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Besser Arbeiten, Infos nach Wunsch: Wir geben Ihnen Informationen, die Sie wirklich brauchen und engagieren uns für eine bessere und ökologische Arbeitswelt. Als Verlag Best of HR – Berufebilder.de® mit einzigartigem Buchkonzept und eKursen bieten wir über 20 Jahre Erfahrung im Corporate Publishing – mit Kunden wie Samsung, Otto, staatlichen Institutionen. Verlegerin Simone Janson leitet auch das Institut Berufebilder Yourweb, das u.a. Stipendien vergibt, und gehört zu den 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen, referenziert in ARD, FAZ, ZEIT, WELT, Wikipedia.

Offenlegung & Bildrechte:  Bildmaterial erstellt im Rahmen einer kostenlosen Kooperation mit Shutterstock. 

Text stammt aus dem Buch: “Sprint: Wie man in nur fünf Tagen neue Ideen testet und Probleme löst” (2016), Mehr Zeit: Wie man sich auf das Wichtigste konzentriert” (2018), erschienen bei Münchener Verlagsgruppe (MVG), Abdruck mit freundlicher Genehmigung des Verlags.

Hier schreibt für Sie:

Jake Knapp entwarf für Google Ventures den Sprint-Prozess.Bei Google leitete er Sprint-Prozesse für Gmail bis Google X. Aktuell ist er einer der wichtigsten Entwickler der Welt.

Aufmerksamkeit Konzentration Fokus: Wie man sein Leben entschleunigt

Wer Aufmerksamkeit will, muss auch bereit sein Sie zu geben. Tatsächlich ist sie nämlich in unserer stressigen Arbeitswelt ein hohes gut.

Wir sind die Zeitfanatiker

Wir sind keine Raketen bauenden Milliardäre
wie Elon Musk, gut aussehende Renaissance-Männer wie Tim Ferriss
oder geniale Topmanager wie Sheryl Sandberg. Die meisten Ratschläge zu Zeitmanagement werden von geradezu übermenschlichen Supermännern und Superfrauen verfasst. Auf diesen Seiten werden Sie
aber nichts Übermenschliches finden. Wir sind ganz normale, fehlbare Menschen, die wie alle anderen in Stress geraten und Opfer vielfältiger Ablenkungen sind.
Was unsere Perspektive so außergewöhnlich macht, ist der Umstand, dass wir Produktdesigner sind, die viele Jahre in der Technologieindustrie verbracht und dazu beigetragen haben, Dienste wie
Gmail, YouTube und Google Hangouts zu entwerfen. Als Designer bestand unsere Aufgabe darin, abstrakte Konzepte (zum Beispiel »Wäre
es nicht cool, wenn sich die E-Mails automatisch sortieren würden?«)
in reale Lösungen (zum Beispiel Gmails Priority Inbox) zu verwandeln. Dafür mussten wir verstehen, wie sich Technologie in unseren
Alltag integriert und diesen verändert. Diese Erfahrung bietet uns Einsichten in die Verführungskraft von Infinity Pools und Erkenntnisse
über die Dinge, die wir tun können, damit sie uns nicht beherrschen.
Vor einigen Jahren wurde uns klar, dass wir Design auch auf etwas
Unsichtbares anwenden können: die Art und Weise, wie wir unsere
Zeit verbringen. Wir begannen, Teams bei Google und anderen Unternehmen dabei zu helfen, ihre Tage anders zu gestalten, damit sie sich
auf ihre wichtigsten Prioritäten konzentrieren konnten. Und wir verwendeten den Designprozess auch bei der Entwicklung dieses Buches.
Doch anstatt Technologie oder Geschäftschancen als Ausgangspunkt
zu nehmen, begannen wir bei den bedeutendsten Projekten und den
wichtigsten Menschen in unserem Leben.
Wir versuchten, jeden Tag ein wenig Zeit für unsere eigenen wichtigsten Prioritäten zu gewinnen. Wir hinterfragten die Standardverhaltensmuster, die den Busy Bandwagon kennzeichnen, und richteten unsere To-do-Listen und Terminkalender neu aus.

Wir stellten die Standardverhaltensmuster im Hinblick auf die Infinity Pools infrage
und bestimmten neu, wie wir Technologie verwenden. Unsere Willenskraft hat Grenzen, daher muss jedes Redesign leicht handhabbar
sein. Wir konnten uns nicht von jeder Pflicht befreien, also arbeiteten
wir mit Eingrenzungen. Wir experimentierten, erzielten Erfolge und
mussten Rückschläge einstecken, und im Verlauf der Zeit lernten wir.
In diesem Buch stellen wir Ihnen die Prinzipien und Taktiken vor,
die wir entdeckt haben, und präsentieren zahlreiche Geschichten über
unsere menschlichen Irrtümer und unbeholfenen Lösungen. Wir fanden, die folgende Episode sei ein guter Ausgangspunkt:

Wir reagieren mehr als zu agieren

Es war im Jahr 2012; meine beiden Söhne spielten mit einer Holzeisenbahn in unserem Wohnzimmer. Luke (8 Jahre) setzte emsig die Gleisabschnitte zusammen, während Flynn (Kleinkind) auf eine Lokomotive sabberte. Plötzlich hob Luke seinen Kopf und fragte: Papa warum guckst du auf dein Telefon. Seine Frage zielte nicht darauf ab, mir Schuldgefühle zu machen; er war
einfach nur neugierig. Aber ich hatte keine gute Antwort. Ich meine, bestimmt hatte ich irgendeine Ausrede dafür, gerade in jenem Moment meine E-Mails zu checken, aber eben keine gute. Ich wollte präsent sein und
diese kostbare Qualitätszeit mit meiner Familie genießen, und dennoch
saß ich da und starrte auf mein iPhone. Den ganzen Tag hatte ich mich
darauf gefreut, Zeit mit meinen Kindern zu verbringen, und nun, da dieser
Moment endlich gekommen war, war ich gedanklich eigentlich woanders.
In diesem Moment wurde mir etwas klar. Es war nicht so, dass ich mich
kurz hatte ablenken lassen; ich hatte ein größeres Problem.

Mir wurde klar, dass ich tagtäglich reagierte: auf meinen Terminkalender, meinen E-Mail-Eingang und den endlosen Strom an neuen Informationen im Internet. Zahllose Momente wie diese vergab ich einfach – aber
für was eigentlich? Damit ich eine weitere Nachricht beantworten oder
einen weiteren Punkt auf meiner To-do-Liste abhaken konnte?
Diese Erkenntnis war frustrierend, weil ich bereits versuchte, eine bessere Balance zu finden. Als Luke im Jahr 2003 geboren wurde, hatte ich
mir fest vorgenommen, produktiver zu arbeiten, um mehr Qualitätszeit zu
Hause verbringen zu können.
Im Jahr 2012 hielt ich mich für einen Meister der Produktivität und Effizienz. Es gelang mir, meine Arbeitsstunden auf ein vertretbares Maß zu
beschränken, und ich war jeden Tag zum Abendessen zu Hause. So sah
Work-Life-Balance aus – glaubte ich zumindest.
Wenn es so war, warum machte mich mein achtjähriger Sohn dann darauf aufmerksam, dass ich abgelenkt war? Wenn ich in der Arbeit stets
alles im Griff hatte, warum fühlte ich mich dann immer so gestresst und
zerrissen? Wenn ich morgens bei 200 E-Mails von meinem Team anfing
und sie am Ende des Tages vollständig abgearbeitet hatte, war das dann
wirklich ein erfolgreicher Tag?
Und plötzlich dämmerte es mir: Produktiver zu sein bedeutete nicht,
die wichtigste Arbeit zu erledigen; es bedeutete lediglich, schneller auf
die Prioritäten anderer Menschen zu reagieren.
Als Folge der ständigen Onlinepräsenz war ich für meine Kinder nicht
präsent genug. Und ich verschob ständig mein großes »Irgendwann«-Ziel,
ein Buch zu schreiben. Tatsächlich schob ich es jahrelang vor mir her, ohne
auch nur eine einzige Seite zu schreiben. Ich war viel zu sehr damit beschäftigt, in dem Meer aus E-Mails, Status-Updates und Selfies anderer
Leute, die beim Mittagessen saßen, Wasser zu treten.

Hilft ein ablenkungsfreies Handy?

Ich war nicht nur von mir selbst enttäuscht, ich war richtiggehend sauer.
In einem Wutanfall schnappte ich mir mein Mobiltelefon und deinstallierte
Twitter, Facebook und Instagram. Als nach und nach jedes dieser Icons von
meinem Bildschirm verschwand, fühlte ich eine große Last von mir weichen.
Dann starrte ich auf die Gmail-App und fletschte die Zähne. Vergessen
Sie nicht, dass ich zu der Zeit bei Google arbeitete und Jahre mit dem Gmail-Team zusammengearbeitet hatte. Dennoch wusste ich, was ich zu
tun hatte. Ich erinnere mich noch immer an die Nachricht, die auf meinem
Bildschirm aufleuchtete und mir beinahe ungläubig die Frage stellte, ob
ich sicher wäre, dass ich die App wirklich löschen wollte. Ich schluckte
schwer und tippte auf »Löschen«.

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Ich erwartete, mich ohne meine Apps nervös, angespannt und isoliert zu
fühlen. In den Tagen danach bemerkte ich tatsächlich eine Veränderung.
Erstaunlicherweise fühlte ich mich aber nicht gestresst, sondern erleichtert. Ich fühlte mich befreit.
Ich hörte auf, beim leisesten Anzeichen von Langeweile reflexartig
nach meinem iPhone zu greifen. Die Zeit mit meinen Kindern verlangsamte sich auf positive Weise. »Auweia«, dachte ich. »Wenn mich das iPhone
nicht glücklicher macht, was ist dann mit all den anderen Dingen?«
Ich liebte mein iPhone und all die futuristische Macht, die es mir verlieh. Aber ich hatte dabei alle Standardverhaltensmuster akzeptiert, die mit
einem Smartphone einhergehen und die mich ständig zu dem glänzenden
kleinen Gerät in meiner Hosentasche hinzogen. Ich fragte mich, wie viele
weitere Bereiche meines Lebens überprüft, neu ausgerichtet und neu gestaltet werden mussten. Welche weiteren Standardverhaltensmuster übernahm ich blind und wie konnte ich diese eigenverantwortlich ändern?
Kurz nach meinem iPhone-Experiment trat ich eine neue Arbeitsstelle
an. Ich arbeitete weiterhin unter dem Dach des Google-Konzerns, nun
aber bei Google Ventures, einem Risikokapitalgeber, der in externe Startups investierte. Und dort lernte ich an meinem ersten Tag einen Typen
namens John Zeratsky kennen.

Der Obi-Wan-Kenobi des Zeitmanagements

Anfangs hatte ich mir vorgenommen, ihn nicht zu mögen. John ist jünger
und – seien wir ehrlich – attraktiver als ich. Und was noch unausstehlicher
an ihm war, war die Tatsache, dass er einfach eine unerschütterliche Ruhe
besaß. John war nie gestresst. Wichtige Arbeit erledigte er immer vor
Fristende und fand daneben auch noch Zeit für andere Projekte. Er stand
morgens früh auf, erledigte seine Arbeit frühzeitig und ging abends früh
nach Hause. Und immer lächelte er. Wie zur Hölle machte er das?
Nun, am Ende kam ich mit John beziehungsweise JZ, wie ich ihn nenne, super aus. Ich entdeckte schon bald, dass er ein Seelenverwandter
war – mein Bruder im Geiste, wenn man so will.
Genau wie ich war JZ vom Busy Bandwagon desillusioniert. Wir sind
beide technikverliebt und haben Jahre damit verbracht, suchtauslösende
Tech-Services zu entwickeln (als ich bei Gmail arbeitete, war er bei YouTube). Aber uns beiden dämmerte auch, dass diese Infinity Pools zu erheblichen Lasten unserer Aufmerksamkeit und Zeit funktionierten.

Und ich war fest entschlossen, etwas dagegen zu unternehmen. In Bezug auf dieses Thema war er eine Art Obi-Wan Kenobi, nur
dass er anstatt einer Kutte Jeans und karierte Hemden trug. Und anstelle
der MACHT glaubte er an das, was er als »das System« bezeichnete. Das
hatte beinahe etwas Mystisches. Er wusste nicht genau, was es war, aber
er glaubte an seine Existenz: ein simples System zur Vermeidung von Ablenkungen und Energieverlusten und zur Gewinnung von Zeit.
Ich weiß, auch in meinen Ohren klingt das irgendwie seltsam. Aber
je mehr wir darüber sprachen, wie ein solches System aussehen könnte,
desto öfter ertappte ich mich dabei, dass ich nickte. JZ beschäftigte sich
intensiv mit den frühesten Epochen der Menschheitsgeschichte und evolutionärer Psychologie und erkannte, dass ein Teil des Problems in der
großen Kluft zwischen unseren archaischen Wurzeln als Jäger und Sammler und unserer verrückten modernen Welt wurzelte. Er betrachtete das
Problem durch die Brille des Produktdesigners und kam zu dem Schluss, dass dieses »System« nur funktionieren würde, wenn es unsere Standardverhaltensmuster durchbrechen und den Zugang zu Ablenkungen erschweren würde, anstatt sich darauf zu verlassen, dass wir diese mit reiner
Willenskraft bekämpfen.
»Verdammt«, dachte ich. Wenn wir ein solches System entwickeln
könnten, wäre es genau das, wonach ich suchte. Also tat ich mich mit JZ
zusammen, und das war der Anfang unserer Zusammenarbeit.

Wie spart man wirklich Zeit?

Mein ablenkungsfreies iPhone erschien vielen ein wenig extrem, und ich
gebe zu, dass ich mir anfangs etwas schwer tat. Aber als ich
mich schließlich dazu durchrang, fand ich es klasse. Und so begannen wir
gemeinsam nach anderen Möglichkeiten zur Neugestaltung zu suchen –
nach Wegen, unser Standardverhaltensmuster von »abgelenkt und zerstreut« in »fokussiert« zu verändern.
Ich begann damit, dass ich nur einmal die Woche Nachrichten las, und
stellte meine Schlafgewohnheiten so um, dass ich zu einem Morgenmenschen wurde. Ich experimentierte mit sechs kleinen Mahlzeiten und versuchte es anschließend mit zwei Hauptmahlzeiten. Ich probierte verschiedene
sportliche Aktivitäten aus, vom Langstreckenlauf über Yoga bis zu täglichen
Liegestützen. Ich überredete sogar meine Programmierfreunde dazu, mir
maßgeschneiderte Apps für To-do-Listen zu entwickeln. Währenddessen
trug Jake ein ganzes Jahr seinen täglichen Energiepegel in Excel-Tabellen
ein, in dem Versuch herauszufinden, ob er besser Kaffee oder grünen Tee
trinken oder besser morgens oder abends Sport treiben sollte, und sogar
ob er gerne andere Leute um sich hat (die Antwort: ja … meistens).
Aus diesem besessenen Verhalten lernten wir eine ganze Menge, aber
uns interessierte mehr als die reine Feststellung, was sich für uns bewährte; wir glaubten noch immer an die Idee eines Systems, das jeder individuell an sein eigenes Leben anpassen konnte. Und um das zu finden,
brauchten wir neutrale Testpersonen. Das Glück wollte, dass wir das perfekte Labor hatten.

Während Jake bei Google arbeitete, entwickelte er einen sogenannten »Design Sprint«. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine Arbeitswoche, die vollkommen neu ausgerichtet wird. Ein Team setzt sich fünf Tage lang zusammen, sagt alle anderen Termine ab und konzentriert
sich ausschließlich auf die Lösung eines einzigen Problems unter Befolgung einer spezifischen Checkliste an Aktivitäten. Das war unser erster
greifbarer Versuch, kein Produkt, sondern Zeit neu zu gestalten. Und es
funktionierte. Der Design Sprint wurde rasch im ganzen Google-Konzern
übernommen.
Im Jahr 2012 begannen wir, gemeinsam Design Sprints bei Start-ups
aus dem Portfolio von Google Ventures durchzuführen. In den folgenden
Jahren waren es mehr als 150 solcher Sprints, an denen fast tausend Leute
teilnahmen: Programmierer, Ernährungsexperten, CEOs, Baristas, Landwirte etc.
Für zwei Zeitfanatiker wie uns war die ganze Sache eine beeindruckende Chance. Wir hatten die Gelegenheit, eine Arbeitswoche neu zu gestalten und von vielen Hundert Hochleistungsteams von Start-ups wie Slack,
Uber und 23andMe zu lernen. Viele der Prinzipien, die in diesem Buch
vorgestellt werden, wurden von den Entdeckungen inspiriert, die wir bei
diesen Sprints machten.

Was uns der tägliche Wandel lehrt

Unsere erste Lektion lautete, dass etwas Magisches geschieht, wenn
man seinen Tag mit einem einzigen wichtigsten Ziel beginnt. An
jedem Sprint-Tag konzentrierten wir uns auf einen einzigen wichtigen Fokuspunkt: Am Montag erstellte das Team eine Problemanalyse, am Dienstag skizzierte jeder Teilnehmer eine einzige Lösung, am
Mittwoch entschied das Team über den besten Lösungsvorschlag, am
Donnerstag entwickelte es einen Prototyp und am Freitag wurde er
getestet. An jedem Tag wurde ein ehrgeiziges Ziel erreicht, und zwar
immer nur ein einziges.
Dieser Fokuspunkt sorgt für Klarheit und Motivation. Wenn Sie
ein ehrgeiziges, aber erreichbares Ziel ansteuern, dann haben Sie am
Ende des Tages etwas erreicht. Sie können es abhaken, sich zurücklehnen und zufrieden nach Hause gehen.
Eine weitere Lektion aus unseren Design Sprints lautete, dass
wir produktiver arbeiteten, wenn wir alle Kommunikationsgeräte aus dem Raum verbannten. Da wir unsere eigenen Regeln bestimmten, konnten wir Laptops und Smartphones verbieten, und der Unterschied war geradezu phänomenal. Ohne die ständige Ablenkung
von E-Mails und anderen Infinity Pools richtete sich die gesammelte Konzentration aller Anwesenden auf die zu lösende Aufgabe.

Das
Standardverhaltensmuster wurde auf Fokussierung umgestellt.
Außerdem lernten wir, wie wichtig Energie für klares Denken
und fokussierte Arbeit ist. Bei unseren ersten Design Sprints arbeiteten die Teams bis spätabends und Energieeinbrüche wurden mit gezuckerten Energieriegeln bekämpft. In dem Maße, wie die Woche voranschritt, sackte der allgemeine Energiepegel aber unweigerlich ab.
Infolgedessen nahmen wir entsprechende Feinjustierungen vor und
stellten fest, dass Dinge wie ein gesundes Mittagessen, ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft, häufige kurze Pausen und ein leicht verkürzter Arbeitstag dazu beitrugen, während der gesamten Woche einen hohen Energiepegel zu wahren, was zu effektiverer Arbeit und
besseren Ergebnissen führte.
Und schließlich lehrten uns diese Experimente die Macht der eigenen praktischen Erfahrung. Mithilfe von Experimenten konnten
wir den Prozess verbessern, wobei uns die Erfahrung, die Ergebnisse der Veränderungen aus erster Hand zu erleben, ein tiefes Vertrauen gab, das wir nie entwickelt hätten, wenn wir uns darauf beschränkt
hätten, über die Experimente und Erfolgsergebnisse anderer zu lesen.
Im Rahmen unserer Sprints arbeitet ein ganzes Teams konzentriert
eine Woche lang zusammen, aber uns war sofort klar, dass es keinen
Grund gab, warum eine Einzelperson ihren eigenen Tag nicht auch auf
der Basis dieser Prinzipien neu gestalten können sollte. Diese Lektionen bildeten die Grundlage für dieses Buch.
Selbstverständlich gab es kein Patentrezept zur Perfektion. Gelegentlich wurden wir immer noch vom Busy Bandwagon mitgeschleift
und gerieten in den Sog der Infinity Pools. Einige unserer Taktiken
wurden zu erfolgreichen Gewohnheiten, andere dagegen klemmten und versagten. Indem wir unsere täglichen Ergebnisse näher untersuchten, wurde uns klar, warum wir an irgendeiner Stelle stecken
geblieben waren. Die Experimentiermethode ermöglichte uns auch,
nachsichtiger mit unseren eigenen Fehlern umzugehen. Schließlich
war jeder Fehler nur ein Datenpunkt, und wir konnten am folgenden
Tag immer einen neuen Versuch unternehmen.

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