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Klare Kommunikation - 2 X 9 Tipps: Sagen Sie Ihre Meinung!


Top20 deutscher Bloggerinnen, referenziert in ZEIT, Wikipedia & Blogger-Relevanz-Index, Seit 15 Jahren Wandel der Arbeitswelt: Beratung, Bücher, News-Dienst Best of HRSeminare & Locations.
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Klar zu sagen, was man will, die eigene Meinung höflich, doch unmissverständlich rüberzubringen, klingt einfach, fällt jedoch vielen Menschen schwer. Dadurch entstehen oft kommunikative Missverständnisse und jede Menge Stress. 2 X 9 Tipps, wie es besser geht.

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Hier schreibt für Sie: Simone Janson, deutsche Top20 Bloggerin, Auftritte in ARD, gelegentlich Artikel für WELT, ZEIT, WIWO, t3n, W&V, macht Best of HR - Berufebilder.de & HR-Kommunikation. Profil

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Einfach sagen, was Sie denken?

Ich bin ja ein Freund klarer Worte. Weil Sie einfach Zeit sparen und zielführend sind. Aber oft muss ich deshalb beobachten, dass das nicht klappt. Viele lavieren lieber um den heißen Brei herum, aus Angst, irgendjemand könnte schlecht von ihnen denken. Meist steckt persönliche Unsicherheit dahinter - oder das fehlen eines klaren Ziels.

Tatsächlich fällt es manchen Leuten schwerer als man glauben sollte, zu sagen, was Sie denken! Das liegt oft daran, dass ihnen selbst nicht klar ist, was sie wirklich wollen. Und da ist es dann einfacher,  sich unklar auszudrücken.

Die Hintergründe

Denn klare Worte bedeuten nicht zwangsläufig Rücksichtslosigkeit - im Gegenteil: Wer sich selbst klar macht, was er will und das auch klar kommuniziert, agiert m.E. deutlich rücksichtvoller als andere.

Dabei passiert es immer wieder und oft unbewusst - im Alltag, im Job, in der persönlichen Beziehung: Wir sagen A, meinen eigentlich B und sind dann irritiert, dass unser Gesprächspartner gar nicht erst versteht, was wir wollen und am Ende vielleicht sogar C tut.

Wenn aus Kommunikation Stress wird

Das Ergebnis sind dann häufig Zickereien, Streit und Machtspielchen, die unnötig Zeit kosten. Sylvana Pollehn hat ein sehr schönes Beispiel von der Restaurantmanagerin Irene beschrieben, die ihre Mitarbeiter durch die Gegend scheucht, statt klare Arbeitsanweisungen zu geben. Ein anderes klassisches Beispiel: Ruhestörung in der Nachbarschaft.

Die alte Dame regt sich über die Lautstärke iher jungen Nachbarin auf. Doch statt einfach mal hinzugehen und mit ihr zu reden, klare Regeln für das Miteinander festzulegen, läutet sie sturm, fordert harsch: «Ruhe bitte!», wähnt sich im Recht. Die Fronten verhärrten, der Streit eskaliert und am Ende findet man sich vor dem Richter wieder. Besser wäre es doch, gleich zu sagen, was wir eigentlich meinen, oder?

Klar kommunizieren macht produktiv

Dabei macht klare Kommunikation nicht nur produktiv, sondern verhindert auch Missverständnisse und spart dadurch Zeit. Doch gerade wenn Unmut oder Widerstand zu befürchten ist, neigen viele Menschen dazu, Wünsche oder Arbeitsanweisungen eher zu umschreiben als Klartext zu reden.

Typische Weichmacher-Beispiele sind etwa: "Ich würde mir wünschen, dass..." statt "Bitte mach das..." oder "Könntest Du das baldmöglichst machen" statt "Bitte erledige das sofort". Motto: "Der wird schon irgendwie verstehen, was ich meine".

Jeder versteht nur was er will

Tut der Kommunikationspartner in der Regel nicht. Denn die meisten Menschen verstehen eben nur das, was sie verstehen wollen, wenn man ihnen die Wahl lässt. Dann sind ihnen die Wünsche des anderen eben egal oder baldmöglichst ist eben nächste Woche und nicht sofort.

Dabei kann man andere Menschen auch überzeugen, wenn man solche Weichmacher vermeidet - etwa indem man für seine eigenen Ziele Akzeptanz schafft und gemeinsame Ziele in den Vordergrund rückt. Doch das ist ein anderes Thema.

Warum nutzen wir Weichmacher?

Für mich ist die spannende Frage bei der klaren Kommunikation erstmal: Warum schaffen wir es nicht, anderen klipp und klar zu sagen, was wir erwarten und wollen, um dabei die Missverständnisse von Anfang an aus dem Weg zu schaffen?

Dafür gibt eine Reihe von Gründen, die je nach Situation mehr oder weniger zum Tragen kommen und die man entsprechend reflektieren sollte. Auch deshalb, weil Viele eigentlich glauben, sie hätten sich doch klar ausgedrückt - und trotzdem hat der Gesprächspartner die Aussage nicht verstanden. Nicht selten kommen bei solchen Missverständnissen mehrere der folgenden Motive zusammen:

9 Gründe für Weichmacher

Was steckt hinter den Kommunikationsfehlern? Warum können viele Menschen nicht klar und dabei höflich kommunizieren? 9 Gründe im Überblick.

  1. Unsicherheit Oft steckt eigene persönliche Unsicherheit dahinter – man traut sich einfach nicht, sich durchzusetzen oder hat Angst vor einem eskalierenden Konflikt.
  2. Der Wunsch geliebt zu werden Jeder Mensch will geliebt werden. Auch Chefs. Bei denen wird es allerdings problematisch, wenn sie Liebe von ihren Mitarbeitern erwarten und sich dafür verbiegen - indem sie z.B. klare Entscheidungen vermeiden, weil sie Angst haben, sich dadurch unbeliebt zu machen. Roland Jäger hat diesen Chef-Typus als "Kuschelchef"  sehr treffend beschrieben.
  3. Der Erwartungshaltung genügen wollen Nicht selten wollen wir auch der impliziten oder offen geäußerten Erwartungshaltung unseres Gegenübers entsprechen – vor allem dann, wenn es sich dabei um den Chef oder andere wichtige Personen handelt.
  4. Implizite Erwartungen an andere Umgekehrt haben aber wir oft auch implizite Erwartungen an andere - z.B. dass sie blind unseren Gedankengängen folgen können und schon verstehen, was wir meinen. Nur: Gedanken-Lesen kann niemand.
  5. Gesellschaft Gelegentlich spielt, gerade auch bei Frauen, das gesellschaftliche Bild eine Rolle. Frauen sollen lieb, nett und freundlich sein, so das Klischee. Und um diesem Bild zu entsprechen und nicht als Zicke zu gelten, versuchen viele Frauen, ihre Meinung zu umschreiben, statt klar und offen zu sagen, was sie denken.
  6. Glaubenssätze Viele Überzeugungen sind uns schon als Kind eingeimpft worden, wie Managementberaterin Claudia Hupprich zeigt. Wer als Kind zum Beispiel häufig das Wort verboten bekam, wird auch als Erwachsener Schwierigkeiten haben, sich durchzusetzen.
  7. Bequemlichkeit Manchmal ist es auch reine Bequemlichkeit – wir wollen einfach keinen Streit und denken, das Problem werde sich schon von selbst lösen, wenn wir es nur freundlich anfangen. Ein gefährlicher Trugschluss.
  8. Stress Sehr ähnlich ist das Motiv, wenn wir unter Zeitnot weiteren Stress und Konflikte vermeiden wollen und daher unsere Bitte zu wenig bestimmt vortragen. Das kann sich bitter rächen, wenn der Arbeitsauftrag, den man delegiert hat, dann doch nicht ausgeführt wird. Hinterher ist der Stress meist größer.
  9. Taktische Ziele Nicht wenige Menschen versuchen auch aus taktischen Gründen, andere Menschen bewusst oder unbewusst zu manipulieren. Auch hier steckt oft Unsicherheit als Grundmotiv dahinter.

9 Tipps für klare Kommunikation mit anderen

Doch wie funktioniert das denn nun mit der klaren Kommunikation, die andere Menschen auch verstehen? Ein paar Tipps:

  1. Achtung Viele Menschen, die eigentlich ihren Standpunkt klar machen wollen, aber Angst haben, sich unbeliebt zu machen, nutzen Weichmacher wie «Ich meine» oder "Sollten wir nicht...". Die aber laden zum Widerspruch ein. Besser ist ein glasklares "Ich will" oder "Ich erwarte."
  2. Akzeptanz erhöhen Natürlich sind nicht alle mit allem einverstanden. Statt aber schon von vornerei herumzudrucksen, können Sie einfach nach der Aussage eine Begründung hinterherschieben: "Halten Sie sich an die Ruhezeite. Ich habe einen sehr anstrengenden Job und brauche meinen Schlaf!"
  3. Alle notwendigen Informationen geben In die gleiche Richtung geht auch dieser Tipp. Denn: Menschen sehen etwa viel eher ein, wenn sie wissen, warum etwas erwartet wird. Daher, auch wenn es im ersten Moment zeitraubend ist: Gib alle notwendigen Informationen zu einer Angelegenheit. Damit vermeiden Sie auch lästige Rückfragen.
  4. Gemeinsames Ziel definieren Viele Menschen sind zugänglicher, wenn sie wissen, wohin die Reise geht und wenn beide Gesprächspartner ein gemeinsames Ziel haben. Beispiel Arbeitsorganisation in einem Unternehmen: "Diesen Monat gibt es viel zu tun und wir alle müssen Überstunden machen. Dafür ist der nächste Monat wesentlich ruhiger."
  5. Direkt zum Ziel Eigentlich wollen Sie den anderen erst mit ein paar positiven News gnädig stimmen, bevorSie ihm die unschöne Nachricht überbringen? Klappt nicht! Die Aufmerksamkeitskurve der meisten Menschen sinkt im Laufe eines Gespräches oft erheblich ab – und viele Gesprächspartner werden nur ungeduldig und gereizt, auch weil sie oft merken, dass etwas im Busch ist. Besser gleich zum Punkt kommen, nach dem Motto: Das wichtigste zuerst!
  6. Der Ton macht die Musik Gerade bei unangenehmen Gesprächen ist es oft wichtig, wie man etwas rüberbringt. Wer gereizt ist, verstärkt oft noch die negative Wirkung. Bei Stress sollte man also gerade unangenehme Gespräche lieber auf den nächsten Tag verschieben.
  7. Falle nicht aus der Rolle Jeder Mensch hat innerhalb der Gesellschaft bestimmte Rollen inne. Mit dem Chef oder Kunden sprechen Sie vermutlich anders als mit dem Lebenspartner. Wie deutlich und direkt Sie also Ihrem Gegenüber werden kannst, hängt auch davon ab, in welchem Verhältnis Sie zum Gegenüber stehen.
  8. Erkenne Grenzen Aber auch Ihr Kommunikationspartner hat eine soziale Rolle. Diese sollten Sie kennen und beachten. Zum Beispiel, indem Sie auf einer Augenhöhe kommunizieren, statt einfach nur brüsk zu sagen: "Ich will, also machen Sie!"
  9. Niemanden Bloßstellen Wenn Sie ein klärendes Gespräch führen müssen, sollte das in der Regel unter vier Augen geschehen, um niemanden vor anderen zu brüskieren. Außer, das Thema betrifft die ganze Gruppe, dann sollten es alle gemeinsam diskutieren.

Fazit

Wer also klar, verständlich und unzweideutig kommunizieren will und doch öfter mal falsch verstanden wird, der sollte sich überlegen, woran das liegt: An der eigenen Unsicherheit, der Bequemlichkeit oder ähnlichen Motiven. Und dann daran arbeiten, die Kommunikationsfehler so gut wie möglich zu beseitigen. Viel Erfolg dabei!

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