Zeitmanagement & Prioritäten setzen: 12 Tipps zur Arbeitsorganisation

Am Zeitmanagement scheitern viele und meist liegen die Ursachen tiefer: Es ist die Unfähigkeit, Prioritäten zu setzen, weil sich viele Menschen nicht zwischen verschiedenen Alternativen entscheiden können. Denn das Fokussieren impliziert auch, Nein zu sagen!

Warum genau planen sinnvoll ist

Für viele Menschen gleicht die richtige Zeiteinteilung einer Wissenschaft für sich. Unter Studierenden beispielsweise fühlt sich jeder Fünfte davon sogar derart überfordert, dass er sein Studium abbricht. Dabei kann man mit ein paar einfachen Zeitmanagement-Tipps die Anforderungen an der im Arbeitsalltag meistern.

Wer Zeitmanagement betreibt, sollte genau planen, was er an einem Tag schaffen will: Dazu macht man sich eine Liste mit allen wichtigen Dingen – die wichtigsten Dinge zuerst – und notiert auch, wie viel Zeit für jede Tätigkeiten einplant wird. Denn: Wie lange eine Sache dauert, ist nicht unbedingt von der Aktivität abhängig.

Eher gilt, dass eine Sache so lange braucht, wie Zeit zur Verfügung steht. Andersherum kann man jede Aktivität mit beliebig viel Zeit ausfüllen. Beispiel: Wer sich vornimmt, tagsüber an der Hausarbeit zu schreiben und abends zur Belohnung ins Kino zu gehen, arbeitet vermutlich effizienter, als wenn er sich eine ganze Woche zu Hause einschließt, um die Hausarbeit zu schreiben.

Freiräume statt starrer Struktur

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Ein weit verbreiteter Irrtum ist es jedoch zu glauben, Zeitmanagement, ersetze den bisherigen Tagesablauf durch ein starres Gerüst an Vorgaben, an die man sich von nun an sklavisch zu halten habe. Das Gegenteil ist der Fall: Zwar gibt Zeitmanagement dem Arbeitsalltag eine Struktur, die nach und nach die bisherigen Lebensgewohnheiten ersetzen soll.

Doch das eigentliche Ziel besteht darin, die eigene Arbeitsweise genau zu analysieren und herauszufinden, wie man diese optimieren kann. Wer sich dann daran hält, wird am Ende mehr Freiräume gewinnen, statt ständig seinem Zeitplan hinterherzulaufen.

Pausen einplanen!

Allerdings sollte man regelmäßige Pausen einplanen – beispielsweise Studierende, die fürs Examen Lernen: Auf eine Lerneinheit von zwei Stunden sollte man zehn Minuten Pause machen, in denen man am besten an die frische Luft geht oder sich zumindest etwas bewegt; das bringt das Gehirn in Schwung.

Wer erst aufhört, wenn er schon müde ist, überanstrengt sich schnell. Ebenso wichtig ist es, auf den persönlichen Biorhythmus zu achten. Wann gelingt die Arbeit besonders gut und wann klappt gar nichts? Die meisten Menschen sind morgens besonders produktiv, Nachmittags ist es hingegen besser Routinetätigkeiten wie eMail-Schreiben zu erledigen.

Wie wichtig das ist, zeigt übrigens eine Untersuchung des Hochschul-Informations-Systems (HIS): Von 100 deutschen Studienanfängern der Jahrgänge 1999 bis 2001 haben 21 ihr Erststudium ohne Examen aufgegeben. An den Fachhochschulen liegt die Quote bei 22 Prozent, in den Bachelor-Studiengängen sogar noch höher: Knapp 30 Prozent der Studienanfänger der Jahre 2000 bis 2004 haben hier ihr Studium abgebrochen. Die Gründe dafür liegen häufig in der fehlenden Orientierung und Motivation.

Achtung Perfektionismus

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Die meisten Menschen, die mit Zeitmanagement beginnen, machen bei der Planung jedoch einen Kardinalfehler: Sie nehmen sich zu viele Dinge auf einmal vor. Und geben das Planen dann schnell frustriert wieder auf, weil sie den Eindruck haben, keine Verbesserung erreicht zu haben.

Das lässt sich ganz einfach vermeiden: Wer nur 60 Prozent seiner Zeit verplant, hat noch genug Luft, für spontane Ereignisse – etwa wenn die Kollegen nach Feierabend noch fragen, ob man auf einen Kaffee mitkommt.

Ziele im Auge behalten

Das aber ist gar nicht so einfach: Denn neben dem eigentlichen Arbeitsalltag bieten viele Unternehmen auch ein umfangreiches Rahmenprogramm an Vorträgen, Veranstaltungen oder studentischen Organisationen. Außerdem gibt es die Verlockungen des Feierabends.

Wer da nicht konsequent wichtige Aufgaben von unnötigem Zeitvertreib trennt, kann schnell seine Ziele aus den Augen verlieren. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass man sich klar macht, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Denn erst das versetzt einen in die Lage, die notwendigen Prioritäten zu setzen, um seine Zeit sinnvoll zu managen. Wichtig ist es allerdings, immer auch Puffer und Erholungs-Pausen einzuplanen.

Prokrastination durch Zu-Viel-Auf-Einmal-Wollen

Hinter dem Zu-Viel-Auf-Einmal-Wollen steckt häufig auch Perfektionismus: Man hat zu hohe Ansprüche an sich selbst, will alles 100-prozentig erledigen (mehr dazu auch in meinem gleichnamigen Buch) – und scheitert dann genau daran.

So etwa bei Hausarbeiten – um mal beim obigen Beispiel vom Studium zu bleiben. Der Professor möchte, dass man noch dieses oder jenes einarbeitet, ein älterer Kommilitone hat einem noch einen Tipp gegeben – und man selbst wollte doch eigentlich etwas völlig anderes. Daher macht man sich großen Stress, allen Anforderungen gerecht zu werden – und hat am Ende doch nur eine drei. Einfach weil man zu viel auf einmal wollte.

Tatsächlich sind perfektionistische Menschen häufig unsicher und ängstlich, können schlecht nein sagen und versuchen, es jedem recht zu machen. Bei manchen Menschen ist das so stark ausgeprägt, dass nur eine psychologische Beratung helfen kann. Meist hilft es jedoch schon, einfach Prioritäten zu setzen und rechtzeitig wichtige von unwichtigen Dingen zu unterscheiden.

Prioritäten setzen

Es gibt nämlich Dinge, die einfach nur schnell erledigt werden müssen. Andere sind hingegen wichtig, diese benötigen in der Regel mehr Zeit. Und manche unwichtigen Aufgaben kann man genauso gut sein lassen. Insgesamt gilt: 20 Prozent des Aufwandes sorgen für 80 Prozent des Erfolges.

Ein Beispiel, an dem sich das gut verdeutlichen lässt, ist das Mitschreiben in Meetings oder Vorträgen: Es bringt überhaupt nicht, jedes Wort aufzeichnen zu wollen, das der Redner sagt. Und was noch schlimmer ist: Es würde sogar die eigene Produktivität behindern, wenn man es täte. Denn zum einen schafft man es gar nicht, wirklich alles mitzuschreiben.

Priorisieren: Den Kern der Aussage herausschälen

Zum anderen wäre man so mit Schreiben beschäftigt, dass man den Sinn des Gesagten gar nicht versteht. Und schließlich würde man sich, wollte man all die Informationen auch wirklich aufnehmen, komplett selbst überfordern.

Nein, besser ist es, schon einem Meeting oder einem Vortrag Prioritäten zu setzen und der Kern eine Aussage herauszuschälen und aufzulisten. Am Ende sollte auf dem Blatt bzw. im Laptop eine nachvollziehbare Argumentationskette der wichtigsten Informationen stehen, die helfen, sich an die Vorlesung zu erinnern, die Informationen aufzuarbeiten und gegebenfalls mit Literatur zu ergänzen.

12 Tipps für Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und Priorisierung

Gutes Zeitmanagement besteht darin, zunächst seine Gewohnheiten zu analysieren und dann den eigenen Zeitplan zu optimieren. Wir zeigen Ihnen in 12 Tipps, wie das geht.

1. Zielsetzung: Machen Sie sich klar: Was ist Ihnen wichtig? Und was müssen Sie dafür tun? Ziele müssen Sie herausfordern, aber auch gleichzeitig realistisch und flexibel sein.
2. Das Zeittagebuch: Analysieren Sie über mehrere Wochen jeden Tag, womit Sie Ihre Zeit herumbringen. Schreiben Sie auf, wo, wann und wie lange Sie effizient arbeiten – und wann, wie oft und wie lange Sie dabei unterbrochen werden.
3. Effizienz messen: Kontrollieren Sie auch, ob Sie effizient genug arbeiten: Ist der Zeitaufwand für eine Aufgabe angemessen? Kommt am Ende das gewünschte Ergebnis heraus? Oder gibt es zu viele Pausen und Unterbrechungen?
4. Biorhythmus analysieren: Auch Ihr persönlicher Biorhythmus ist wichtig – und der ist bei jedem ein wenig anders. Wann arbeiten Sie besonders gut und wann klappt gar nicht?
5. Prioritäten setzen: Welche Ihrer Aufgaben sind wichtig, welche sind dringen? Und welche sind weder wichtig noch dringend? Sie werden feststellen: Manche unwichtigen Aufgaben können Sie genauso gut sein lassen.
6. Zeit planen: Planen Sie genau, wann Sie welche Aufgaben erledigen wollen und wie viel Zeit Sie dafür brauchen. Schreiben Sie es genau auf: Zuerst die wichtigen und dringenden, dann alle anderen.
7. Endpunkt planen: Gerade für längerfristige Projekte gilt: Definieren Sie einen Endzustand und überlegen Sie dann, welche Schritte notwendig sind um diesen zu erreichen.
8. Kommunizieren: Gerade wenn andere Menschen in Ihre Zeitplanung involviert sind, müssen Planänderungen auch kommunizieren. Am besten sind dafür Kalender-Tools geeignet, auf die alle Zugriff haben.
9. Pausen machen: Es bringt wenig, wenn Sie arbeiten bis zum Umfallen. Planen Sie daher Phasen zur Regeneration ein. Planen Sie die Pausen auch nach Ihrem Biorhythmus.
10. Unvorhergesehenes einplanen: Oft passieren Dinge, die Sie gar nicht vorhersehen konnten. Verplanen Sie dabei nur 60 Prozent Ihrer Zeit, dann haben Sie noch Luft für spontane Ereignisse.
11. Ergebniskontrolle: Ist am Ende das gewünschte Ergebnis herausgekommen? Konnten Sie Ihre Effizienz steigern? Haben Sie weniger Stress? Wenn nicht, müssen Sie Ihr Zeitmanagement noch besser der Realität anpassen.
12. Übung macht den Meister: Ärgern Sie sich nicht, wenn es mit dem Zeitmanagement nicht auf Anhieb klappt. Erst mit der Zeit lernen Sie, die Aufgaben, die Sie bewältigen können, realistisch einzuschätzen und Ihre Zeit optimal zu planen.

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