Nicht nur das Bearbeiten von eMails lässt sich effizient erledigen, sondern auch beim Versand lässt sich eine Menge Zeit sparen, wenn man einige wichtige Regeln und Tipps beachtet.
Wiedervorlage
Nicht jede Mail lässt sich sofort beantworten, andere Nachrichten wiederum erfordern keine sofortige Reaktion. Damit die durch eine Mail angestoßenen Vorgänge aber nicht vergessen werden, oder in der Mailflut untergehen, können Sie Nachrichten auch auf Wiedervorlage legen.
Dabei können Priorität, Zeitraum und ähnliches mit einer Alarmfunktion versehen werden. Wie bei Kalender- und Aufgabeneinträgen wird der Anwender dann per Bildschirmhinweis an die Erledigung einer bestimmten Mail erinnert.
Aussagekräftige Betreffzeilen
Wenn Sie eine Mail verschicken, formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Diese kann sogar manchmal den weiteren Text ersetzen. In diesem Fall machen Sie dies mit einem entsprechenden Kürzel kenntlich. Ich verwende beispielsweise “owN” als Abkürzung für “ohne weitere Nachricht”.
Bitte achten Sie auch darauf, bei Ihren Antworten einen eigenen Betreff zu verwenden. Wenn Ihnen keine prägnante Betreffzeile einfällt, dann ist dies oft ein Zeichen dafür, dass der Inhalt selbst gar nicht so wichtig ist. Nicht verschickte Mails sind gute Mails!
Eine Aufgabe pro Mail
Sorgen Sie außerdem dafür, dass eine von Ihnen verschickte Mail grundsätzlich nie mehr als eine Aufgabe enthält. Am besten ergänzen Sie diese dafür auch gleich mit einer entsprechenden Frist für die Beantwortung. Das erhöht das Tempo der Bearbeitung durch den Empfänger.
Textbausteine verwenden
Für häufig verschickte Mails, die ganz oder teilweise denselben Inhalt haben, lohnt es sich, Vorlagen und Textbausteine zu entwickeln. Diese können im Ordner Entwürfe als vorgeschriebene Mails abgelegt oder bei Bedarf bequem mit nur einer Tastenkombination eingesetzt werden.
Allerdings sollte der Kontext der Botschaft im Blick behalten werden: Kein Empfänger will mit vorgefertigten Phrasen abgespeist werden. Die besten Ergebnisse liefern individualisierte Nachrichten, die auf Basis der Bausteine entstehen.
Anhänge separat speichern
Wer darauf vertraut, dass er Studien im PDF-Format, Excel-Auswertungen oder Reports in Form von Word-Dokumenten in Mail-Ordnern rasch wiederfindet, täuscht sich. Anhänge werden von der Stichwortsuche der meisten Mail-Programme nicht durchforstet.
Dateianhänge sollten deshalb gleich in den entsprechenden Ordnern auf dem Computer gespeichert werden, statt über den umständlichen Umweg über das Mail-Programm.
Adressbuch kategorisieren
Je nach Größe Ihres Adressbuches kann es unter Umständen schwierig sein, Adressaten individuell herauszufiltern.
Glücklicherweise erlauben es Programme wie Lotus und Outlook, persönliche Verteilerlisten zu erstellen beziehungsweise Einträge bestimmten Kategorien, etwa Kunde oder Lieferant, zuzuordnen. Es ist auch möglich, selbst Kategorien zu definieren, die den eigenen Geschäftsabläufen gerecht werden.
Smartphone-Signatur
nutzen Dank der zunehmenden Verbreitung der Smartphones findet sich unter vielen Mails inzwischen der Zusatz “Gesendet mit meinem iPhone”, der die Kürze der Mail sowie die fehlende Formatierung und Signaturzeile rechtfertigt.
Wie wäre es, diesen Zusatz hin und wieder auch unter Mails zu setzen, die am PC geschrieben wurden? So haben Sie ein gutes Argument, die Mail mit nur ein bis zwei Sätzen zu beantworten.
4 Abschließende Tipps
- Mails können ein Fluch sein. Sie werden wieder zum Segen, wenn Sie für sich und Ihre Mitarbeiter klare Regeln aufstellen.
- Starten Sie keinesfalls mit dem Abruf Ihrer eMails in den Arbeitstag.
- Bearbeiten Sie Ihre Mails nach den hier definierten Regeln
- Weitere Hinweise entnehmen Sie einfach dem von mir entwickelten Work-Flow- Chart, der sich im Leser-Bereich des Blogs www-zeit-macht-geld.de befindet (Passwort: produktiv)
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