Aufgaben formulieren & Ziele fokussieren beim Konzept erstellen – 9 Tipps

Ein gutes Konzept spart Zeit und macht die Arbeit einfacher. Doch wie erstellt man ein richtig gutes Konzept? Und wie schafft man es, dabei den Überblick zu behalten?

Den Überblick behalten

Es gibt ein grundlegendes Kernproblem, das vielen Menschen bei der Ausarbeitung eines Konzepts im Weg steht, zumal wenn dieses etwas umfangreicher ist:

Sie verlieren in Anbetracht der umfangreichen Informationen den Überblick. Und sehen hinterher den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Doch wie lässt sich das händeln?

Hilfe, zu viele Infos!

Kennen Sie solche Sätze? “Es ist viel zu viel” “Ich habe viel zu viele Unterlagen, aber viel zu wenig Zeit, um alles zu lesen und wirklich durchzuarbeiten.” Oder: “Es ist viel zu viel Material und Stoff, als dass ich alles gleichzeitig im Kopf behalten und in eine wirkliche Übersicht bringen könnte.”

Stopp! Hier lauert schon die nächste Demotivationsfalle: Müssen Sie wirklich alles lesen und durcharbeiten? Und müssen Sie alles zugleich im Gedächtnis jonglieren? Die Antwort lautet eindeutig: Nein!

Unsere Lernmethoden: Schnee von gestern

Zwar sind wir es von unserem Schul- und Ausbildungssystem her gewohnt, alles Punkt für Punkt lesen und dann möglicherweise auch noch auswendig lernen zu müssen, doch das ist Schnee von gestern!

Mit diesem antiquierten Arbeitsstil kommen Sie heute im Zeitalter von permanenter Informationsüberflutung und Highspeed-Management nicht mehr weiter, sondern landen in einer Sackgasse unerledigter, halbfertiger Aufgaben, die Ihnen Energie abziehen.

9 Tipps zum besseren Überblick

Was Ihnen hingegen hilft, den Überblick zu behalten sind folgende Tipps:

1. Machen Sie sich frei für effizientere Lesemethoden

Machen Sie sich frei vom alten Arbeitsparadigma – es gibt effizientere Methoden, die weder Ihre Lesekapazität übersteigen, noch Ihr Gehirn überlasten, Sie aber trotzdem der Informations- und Stoffflut Herr werden lassen.

Ein anderes Problem ist allerdings: “Ich blicke nicht durch” “Mit der Stofffülle habe ich keine Probleme, aber wie soll ich die unterschiedlichen Fakten zueinander in Beziehung setzen und dann interpretieren? Meine Unterlagen sind inhaltlich so heterogen, dass ich befürchte, keinen Durchblick zu bekommen.”

2. Komplexe Sachverhalte verstehen

Insbesondere, wenn eine Sachlage widersprüchlich und unklar zu sein scheint, ist es nicht einfach, daraus ein stimmiges Bild und ein schlüssiges Konzept zu entwickeln.

Ein weiteres Problem besteht in der Komplexität vieler Sachverhalte. Komplexität ist nicht zu verwechseln mit Kompliziertheit. “Kompliziert” heißt einfach “schwierig”; “komplex” jedoch bedeutet “vielschichtig, eine Vielzahl unübersichtlicher Wechselbeziehungen bildend, miteinander vernetzt, ein System bildend”.

3. Entspannen, statt sich von Anfang an demotivieren zu lassen

Viele Sachverhalte sind heute nicht nur kompliziert, sondern auch komplex – aber trotzdem handhabbar. Auch für das Abwägen und Interpretieren unterschiedlichster Informationen gibt es qualitativ bewertende wie quantitativ messende Methoden, zum Beispiel die Morphologische Matrix und den Papiercomputer.

Entspannen Sie sich also, und lassen Sie sich nicht schon vor Beginn von Scheinproblemen demotivieren!

4. Das wirkliche Problem beim Erstellen eines Konzepts

Nachdem Sie nun meine drei Tipps durchgearbeitet haben, möchte ich Ihnen ganz direkt die Frage: Worin liegt Ihr persönliches Problem bei der Erarbeitung Ihres Konzeptes?

Das wirkliche Problem besteht darin, dass Sie sich – bevor es losgeht –, zunächst einmal über Ihre Aufgabenstellung klar werden müssen:

• Mit welcher Zielsetzung erarbeiten Sie Ihr Konzept?
• Welche Bedingungen oder Voraussetzungen sind zu beachten?

5. Worin besteht die Aufgabe?

Nehmen wir an, Ihre Aufgabe besteht darin, eine Werbekampagne für ein neues Softwareprodukt zu erarbeiten. Das Ziel könnte in diesem Fall lauten: “Das Konzept soll alle Elemente des Distributionsmix beleuchten und die erfolgversprechendsten ausfindig machen.”

Eine Bedingung könnte lauten: “Der Werbeetat darf zwei Millionen Euro nicht überschreiten.” Auf den Punkt gebracht Formulieren Sie das Ziel Ihres Konzeptes sowie alle damit verbundenen Bedingungen präzise und vollständig aus, und zwar schriftlich.

6. Die 3 Schritte zum Erstellen eine Konzepts anwenden

Ich möchte Sie hier noch einmal auf die 3 Schritte aufmerksam machen, die zum fachgerechten Erstellen eines Konzepts notwendig sind und die ich in den nachfolgend aufgelisteten Artikeln sehr ausführlich behandelt habe.

1. Konzeption unter Zeitdruck
2. Den Überblick behalten
3. Das Konzept schreiben

7. Ziele im Blick behalten

Auf diese Weise haben Sie das Wesentliche Ihrer Aufgabe jederzeit vor Augen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in der Vielfalt der Informationen und der Komplexität der einzelnen Arbeitsschritte zwischendurch zu “ertrinken” drohen.

Ein Konzept ist zumeist nicht Selbstzweck, sondern verfolgt ein übergeordnetes Ziel; es wird zum Beispiel erstellt, um als Informationsgrundlage für weitere Arbeitsschritte zu dienen. Formulieren Sie nun auch das höhere Ziel schriftlich aus.

8. Das übergeordnete Ziel

Im Falle der Werbekampagne könnte das übergeordnete Ziel lauten: “Das Konzept dient als Entscheidungsgrundlage für das Meeting mit der Werbeagentur am 20. Februar.”

Überlegen Sie nun, ob Sie noch weitere Ziele mit Ihrem Konzept verfolgen. Es kann sich hier beispielsweise um persönliche Ziele handeln, die nicht unmittelbar mit der Arbeitsaufgabe in Verbindung stehen, aber dennoch wichtig sind.

9. Unmittelbare Ziele nicht vergessen

Im Falle des Werbekonzeptes könnte das Ziel heißen: “Ich möchte mit meinem Konzept die Werbeagentur überzeugen und für die von mir gefundene Lösung gewinnen. Mit dem Konzept möchte ich mich als Leiter der Werbekampagne empfehlen.”

Halten Sie sich nicht mit Scheinproblemen auf, mit denen Sie letztlich nur unnötig Ihre Fähigkeiten in Frage stellen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche Ihres Konzeptes, nämlich das unmittelbare Ziel:

• Welches Ziel verfolgt Ihr Konzept?
• Welche Bedingungen und Voraussetzungen müssen Sie dabei beachten?
• Das übergeordnete Ziel: Welchem unternehmerischen Zweck dient Ihr Konzept?
• Das persönliche Ziel: Was wollen Sie mit dem Konzept für sich beruflich oder persönlich erreichen?

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