Auf die Not-To-Do-Liste gehören auch unproduktive und somit falsche Arbeitsweisen. Zum Beispiel einfach wild drauflos zu arbeiten. Oder sich von Social Media ablenken zu lassen.

Nur kein Aktionismus

Arbeiten Sie nicht einfach drauflos, um Ihre Überlastung in den Griff zu bekommen. Wenn Sie keine Prioritäten setzen, ist irgendwie alles dringend oder wichtig. Erliegen Sie nicht der Versuchung, durch Aktionismus vor Ihren Mitmenschen oder sich selbst als fleißig beziehungsweise aktiv dastehen zu wollen.

Machen Sie sich zunächst klare Vorstellungen über das gewünschte und geplante Ziel. Die Antwort auf Überarbeitung ist es nicht, mit noch mehr Bällen zu jonglieren – sprich: mehr zu tun.

Das Wichtige immer im Blick

Die Antwort lautet: Legen Sie die wenigen Dinge fest, die Ihr Geschäft oder Ihr Leben wirklich grundlegend verändern können. Und erledigen Sie diese Aufgaben vor allen anderen. Mit dem Grundsatz: „Erst denken, dann arbeiten“, kommen Sie letzten Endes immer schneller ans Ziel als umgekehrt.

Natürlich muss man dann manchmal ein paar Nachteile in Kauf nehmen (später zurückzurufen und sich entschuldigen, einen kleinen Verspätungszuschlag bezahlen, einen unwichtigen Kunden verlieren etc.), aber das lässt sich verschmerzen. Denken Sie immer zuerst an Ihre wirklich großen und wichtigen Aufgaben.

Vertrödeln Sie keine Zeit in sozialen Netzwerken und Web 2.0

Legen Sie Facebook und Co. an die Leine. Wenn Sie permanent Nachrichten verschicken, Fotos und Filme anschauen oder Kommentare zu irgendwelchen Statusmeldungen abliefern, fehlt Ihnen diese Zeit zwangsläufig für Ihre wesentlichen Aufgaben. Statt, wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben, der Illusion zu unterliegen, dies bringe Ihr Geschäft wirklich weiter, sollten Sie es als Freizeitaktivität begreifen. Und hierfür auch Ihre kostbare Zeit nur sehr dezidiert einsetzen.

Verzichten Sie auch auf Chats als Ablenkung. Deinstallieren Sie Messenger-Programme wie Skype, MSN, ICQ und Co. von Ihrem Rechner. Beantworten Sie auch eingehende Fragen auf Xing nur während einer festen und sehr begrenzten Zeitspanne. Zum Beispiel einmal am Tag 15 Minuten vor der Mittagspause. In dieser Zeit bearbeiten Sie alle Anliegen auf einmal.

Das schwierige ist die Umsetzung

Zeitmanagement ist wichtig im Kampf gegen Zeitdiebe, denn nur mit der richtigen Organisation gelingt es Ihnen, Ihre Energie für das Erreichen Ihrer Ziele einzusetzen. Eine wichtige Methode: Listen, die Ihnen zeigen, was Sie NICHT tun sollten.

Das Prinzip der Not-to-do-Liste hört sich in der Theorie simpel an. Das Schwierige ist wie immer ihre Umsetzung im Alltag. Konzentrieren Sie sich bei der Not-to-do-Liste aber immer nur auf einen Punkt nach dem anderen, so wie Sie es auch mit Ihren To-do-Aufgaben machen.

Zentrale Fragen

Stellen Sie sich bei jeder Aufgabe zwei zentrale Fragen

1. Bringt mich diese Aufgabe dem Erreichen meiner Ziele wirklich näher?
2. Wie schlimm ist es, wenn ich diese Aufgabe einfach nicht erledige?

Aufgaben, die Sie nicht voranbringen

Sie werden überrascht sein, wie viele Ihrer Aufgaben Sie kein bisschen voranbringen und dass die Erde sich weiterdrehen wird, wenn Sie diese Aufgaben ignorieren.

Dann ab damit auf die Not-to-do-Liste. Schätzen Sie einmal ab, wie viel Zeit Sie gewinnen, wenn Sie derart nutzlose Aufgaben eliminieren oder reduzieren.

Übrigens: Gegen Ihr schlechtes Gewissen hilft es, wenn Sie Ihre Gedanken steuern, indem Sie sich immer wieder Ihre enormen Leistungen vergegenwärtigen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Herzinfarkt

Falls Sie zu den wenigen Fällen gehören, denen diese Fragen tatsächlich nicht weiterhelfen, versuchen Sie es mit einer etwas drastischeren Übung:

Stellen Sie sich vor, Sie erleiden einen Herzinfarkt und müssen Ihre Arbeitszeit und – belastung unmittelbar halbieren.

• Welche Aufgaben rutschen in diesem Fall sofort auf Ihre Not-to-do-Liste?
• Und wovon würden Sie ab diesem Zeitpunkt deutlich weniger tun?
• Was sind Ihre schlimmsten Störenfriede?
• Was raubt Ihnen die meiste Zeit?

Weg mit den schlimmsten Störenfrieden

Identifizieren Sie die zehn schlimmsten Störenfriede für Ihre persönliche Not-to-do-Liste. Also diejenigen Aufgaben, die das größte Zeiteinsparpotenzial aufweisen.

Sie werden sicher mehr Störenfriede entdecken, aber wenn Sie sich zunächst auf die zehn schlimmsten Fälle konzentrieren, haben Sie in der Regel schon 80 Prozent Ihrer Zeitfresser ausgemacht.

Ermutigen Sie andere

Aber hören Sie an dieser Stelle noch nicht auf: Ermutigen Sie auch Ihre Mitarbeiter, deren Produktivität durch eigene Not-to-do-Listen zu verbessern. Es wird Ihre Unternehmensergebnisse beflügeln. Denn wie sagte schon der Pionier der modernen Managementlehre Peter F. Drucker:

„Wir verbringen eine Menge Zeit damit, den Führungskräften zu sagen, was sie tun sollten. Wir verbringen nicht genug Zeit damit, ihnen zu sagen, womit sie aufhören sollten. Die Hälfte der Führungskräfte, die ich kennengelernt habe, muss nicht erfahren, was sie tun soll – sie muss lernen, womit sie aufhören soll.“

Und dabei ist die Hälfte nach meiner Erfahrung noch bei weitem untertrieben…

Action Steps – vom Know-how zum Do-now

Sie können unmöglich alle Aufgaben erledigen – streichen Sie Aktivitäten. Erstellen Sie Ihre persönliche Not-to-do-Liste. Welche Aufgaben bringen Sie Ihrem wichtigsten Ziel nicht oder nur unwesentlich näher?

Setzen Sie die Punkte einzeln der Reihe nach um, indem Sie sich jede Woche einen dauerhaft eliminieren. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ebenfalls eine Not-to-do-Liste anfertigen und unterstützen Sie sie bei der Umsetzung.

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