Dienstplan schreiben für Personalabteilungen: 3 X 4 Tipps zur Mitarbeiter- & Team-Koordination

In jedem Unternehmen müssen die Mitarbeiter eine Vielzahl von Terminen miteinander koordinieren. Ein Dienstplan hilft bei dieser Organisation enorm, doch Personalabteilungen müssen einiges beachten.

Warum ein Dienstplan für Mitarbeiter sinnvoll ist

Ein Dienstplan ist eine feste Abfolge von Arbeitsstunden, in der die Dienstreihenfolge eines Arbeitnehmers während einer kürzeren oder längeren Zeitspanne festgelegt werden kann. Auch wenn es nicht notwendig ist, können Sie als Mitarbeiter oder Führungskraft einen Dienstplan verwenden, der genau zeigt, wer welche Aufgaben erledigt und somit hilft, alle Abläufe zu koordinieren.

Dienstpläne erleichtern das Arbeiten in einem Unternehmen, da sie den Mitarbeitern ermöglichen, sich bei der Organisation ihrer Termine an einem Rahmen zu orientieren. Die Zusammenarbeit im Team wird dadurch effizienter und besser planbar. Unternehmen tun daher gut daran, dem richtige Umgang mit Personalplanung und der Notwendigkeit des Handelns nach Dienstplan eine gewisse Priorität einzuräumen.

So profitieren Unternehmen vom Dienstplan

Doch nicht nur für Mitarbeiter ist ein Dienstplan sinnvoll: Personaler, Arbeitgeber und Führungskräfte erhalten durch das Aufstellen eines Dienstplans mehr Überblick, Kontrolle und damit auch Steuerungsgewalt über die Mitarbeiter.

Und sie tragen zu mehr Gerechtigkeit und damit Zusammenhalt im Unternehmen bei – zumindest wenn bei der Dienstplangestaltung eine gewisse Demokratisierung gegeben ist.

4 Tipps: Worauf müssen Personalabteilungen bei der Gestaltung eines Dienstplans achten?

Wenn Sie einen Dienstplan schreiben möchten, sollten Sie einige Punkte beachten. Denn nicht jeder kann einfach willkürlich seinen eigenen Dienstplan zusammenstellen.

1. Vorschriften und Gesetze beachten

In der Regel wird ein Dienstplan von der Personalabteilung erstellt, wobei es auch schon ausreicht, Arbeitgeber mit Weisungsrecht zu sein. Doch auch diese müssen bei der Ausgestaltung des Dienstplans gewisse Vorschriften beachten.

Dabei geht es um Aspekte wie die Regelungen betrieblicher wie auch vertraglicher Art. Hier geht es darum, die Gesetzesvorgaben einzuhalten, ebenso die Regelungen, die durch interne Vereinbarungen im Betrieb, oder in Tarif- und Arbeitsvertrag zu beachten und in den Dienstplan einzubauen.

Am Ende hat bei der Gestaltung es Dienstplans daher auch der Betriebsrat, respektive ein Mitglied bestimmter Arbeitnehmervertreterorgane, ein Wörtchen mitzureden.

2. Mitarbeiter effizient und nach Qualifikation einsetzen

Auch die Erfüllung betrieblicher Ziele, sprich der effektive Einsatz der Mitarbeiter, zählt zu den Punkten, die einen guten Dienstplan ausmachen.

Die Qualifikation der Mitarbeiter zu berücksichtigen bedeutet, dass nicht jeder Mitarbeiter problemlos in eine andere Schicht oder andere Abteilung versetzt werden kann. Jemand, der die Homepage mit Texten versorgt, dies auch gerne nach Feierabend aus dem Home-Office tut, wird Schwierigkeiten haben, wenn es darum geht, in der Fertigungsabteilung sachfremde Aufgaben zu erledigen.

3. Die Motivation der Mitarbeiter beachten

Der Motivation der Mitarbeiter muss durch das Eingehen auf deren Wünsche Rechnung getragen werden. Wenn man das Gefühl hat, dass man – populär ausgedrückt – „der Depp vom Dienst“ ist, führt dies schnell zur inneren Kündigung des fraglichen Mitarbeiters. Immerhin denkt man, dass man fröhlich von unbeliebter Schicht zu unbeliebter Schicht geschoben werden kann, ohne, dass die Personalabteilung auf die eigenen Anmerkungen eingeht.

Daher sollten Personalabteilungen auf arbeitswissenschaftliche Kriterien Rücksicht nehmen und etwa kein Mitarbeiter viermal hintereinander in der Nachtschicht einsetzen und zudem darauf achten, ob Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind.

4. Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen

Ein Dienstplan erfordert auch einiges an Zeit und Aufwand. Zum Beispiel gilt es, bei Urlaub und freien Tagen die Wünsche der einzelnen Mitarbeiter gerecht zu berücksichtigen.

Eine Zusage für einen freien Tag des einen Mitarbeiters kann z.B. eine Absage an andere Mitarbeiter bedeuten. Und auch Brücken- und Feiertage müssen korrekt einkalkuliert werden. Manchmal führen auch Feiertage, die auf einen Sonntag fallen, zu Diskussionen, diese verlorene Freizeit der Arbeitnehmer in der darauffolgenden Woche nachholen zu können.

4 Tools: Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es, um einen Dienstplan zu schreiben?

Wie aber werden solche Dienstpläne nun geschrieben? Damit Firmen durch einen Plan höhere Effizienz und Planbarkeit erreichen, hat sich eine Vielzahl von Tools gebildet. Im Wesentlichen lassen sich die Lösungsmöglichkeiten in vier Gruppen einteilen.

1. Mit einer Softwarelösung

Nehmen wir nur einmal die Möglichkeit, das ganze per Software zu lösen. Ein gutes Beispiel ist etwa Papershift: Hier finden Interessierte einen kurzen Einblick in die der Software eigenen Optionen. Mit einem solchen System kann man sich via Smartphone immer auf den neuesten Stand zu bringen. Des Weiteren lassen sich auch eigene Wünsche bezüglich des Dienstplanes einspeisen. Die Demokratisierung des Dienstplanes steht entsprechend in den Startlöchern.

2. Mit Excel

Natürlich lässt sich auch per Tabellenkalkulationsprogramm ein entsprechend übersichtlicher Dienstplan erstellen. Neues Dokument öffnen, die Tage von Montag bis Freitag in die Zeilen B1 bis F 1 eintragen, von A 2 bis A31 die Uhrzeiten von 07:30 Uhr bis 22:00 Uhr eintragen und dann festhalten, welcher Mitarbeiter welche Schichten übernimmt.

Entsprechend übersichtlich sind die Listen, des Weiteren fallen weniger Flüchtigkeitsfehler an.

3. Mit Zettel und Stift

Der Klassiker. Man nehme ein Blatt und einen Stift, gehe dann die Personalakten durch und sage, wer, wann, welche Schicht übernimmt. Eigentlich ganz einfach. Problematisch wird es dann, wenn nicht nur sechs Mitarbeiter im Betrieb sind, sondern mehrere hundert bis tausend. Dann droht die Sache ziemlich schnell ziemlich unübersichtlich zu werden.

4. Am Whiteboard

Für kleinere Betriebe hat sich daneben auch das Whiteboard bewährt. Es bietet schneller und übersichtlicher als jede Excel-Tabelle einen schnell zugänglichen, übersichtlichen Dienstplan, der sich auch bei Bedarf mit dem Schwamm schnell mal umstellen lässt.

Zudem kann hier jeder Mitarbeiter auf einen Blick sehen, wann und wie die Kollegen arbeiten, was für das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team perfekt ist.

4-Punkte-Checkliste: Mit der richtigen Strategie zum perfekten Dienstplan

Es gibt unterschiedliche Strategien, einen Dienstplan zu schreiben. Im Wesentlichen sind das:

• den zuletzt verwendeten Dienstplan als Blaupause für den neuen Plan nutzen
• einen sogenannten „Rahmendienstplan“ verwenden
• Mitarbeiter selbst planen lassen
• die Wünsche der Mitarbeiter in die Überlegungen einfließen lassen

Diese vier Strategien lassen sich kombinieren, um somit einen sehr starken Plan zu schaffen.

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