Zeitmanagement für Perfektionisten: Angst vor den Prioritäten

Zeit ist Geld ist Geld, lautet die Devise in unserer hektischen Gesellschaft. Da bleibt wenig Zeit für Genauigkeit. Wie bekommt man hohe Ansprüche und Zeitmanagement dennoch unter einen Hut?

Hilfe, zu hohe Ansprüche

Jetzt verrate ich Ihnen etwas: Dass Sie ein wenig perfektionistisch sind, vielleicht einen Ordnungsfimmel haben oder hohe Ansprüche an sich selbst stellen, ist eigentlich kein Problem. Sie müssten auch keinen Stress oder Angst vor Fehlern haben. Lassen Sie mich das erklären: All diese Dinge wären eigentlich kein Problem, wenn Sie im Gegenzug dafür eines unbegrenzt hätten: die Zeit – all die Dinge mit der Sorgfalt zu tun, die Ihnen als Perfektionisten angemessen erscheint.

Im Job geht es häufig darum, Dinge möglichst schnell zu erledigen. Und vergessen Sie nicht: Auch Ihre Lebenszeit ist begrenzt. Um dennoch alles zu schaffen, was sie sich vorgenommen haben, hetzen viele Perfektionisten geradezu durch den Tag und werden durch den unaufhaltsam vorrückenden Uhrzeiger immer weiter angetrieben.

Die Angst, Prioritäten zu setzen

So wie Angela, Redakteurin einer Zeitschrift: Sie steht jeden Morgen bereits um sechs Uhr auf, weil Sie um sieben Uhr um Büro sein will, um wichtige Dinge abzuarbeiten, bevor gegen neun Uhr das Telefon unaufhörlich zu klingeln beginnt. Um elf Uhr ist Redaktionskonferenz, danach Mittagessen. Auch nachmittags gelingt es ihr meist nicht wirklich, weiter an ihren Artikeln zu arbeiten: Mal hat sie Termine, mal sind zusätzliche Meetings angesetzt, mal hat der Chefredakteur noch einen dringenden Auftrag. Kürzlich gab es am Tag vor Redaktionsschluss plötzlich Probleme mit dem EDV-System. Leider hatte eine der Praktikantinnen den Artikel noch nicht abgespeichert und der zuständige Kollege war schon nach Hause gegangen.

“Könnten Sie das nicht schnell neu schreiben…”, fragte der Chefredakteur. Angela konnte – bis ein Uhr nachts. Dann fuhr sie todmüde nach Hause. Aber auch sonst gibt es kaum Abende, an denen sie vor 21 Uhr zu Hause ist und selbst dann fragt sie sich oft genug, ob sie wohl alles richtig gemacht hat und hat ein schlechtes Gewissen, dass sie doch nicht alles geschafft hat. Für ihren Freund bleibt da kaum noch Zeit, geschweige denn für Freunde. Und obwohl Angela sich bewusst ist, dass ihr soziales Leben unter der Arbeit leidet und dass sie Raubbau an ihrer Gesundheit betreibt, kann sie nicht anders.

Getrieben von den eigenen Ansprüchen

Viele Perfektionisten werden von ihren eigenen Ansprüchen getrieben: Angela etwa steht auch deshalb jeden Morgen so früh auf, weil sie ihren Artikel nicht einfach irgendwie gut, sondern sehr gut schreiben möchte. Sie glaubt fatalistisch, es könnte etwas wirklich Schlimmes passieren, wenn sie ihre hohen Ansprüche auch nur einen Deut herunterschraubt. Daher benötigt sie für jede Aufgabe wesentlich länger, als es vernünftig wäre.

Dahinter steckt die Angst, Fehler zu machen und, damit verbunden, eine gewisse Unentschlossenheit – mit höchst negativen Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation vieler Perfektionisten. Denn wenn Sie allen Aufgaben perfekt gerecht werden wollen, schaffen Sie es nicht, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, was zuerst gemacht werden muss und was weniger wichtig ist. Stattdessen verzetteln Sie sich in Ihren Aufgaben.

Zeitmangel – das Hauptproblem vieler Perfektionisten

Stellen Sie sich vor, Sie müssten eine Kundenbeschwerde bearbeiten, ein Projekt organisieren und eine Präsentation ausarbeiten, die Sie morgen halten sollen. Doch ist es nicht Ihr Ziel, sich bei Ihrem Chef im besten Licht darzustellen? Ist nicht das gute Gelingen der Präsentation für dieses Ziel am dienlichsten, hat absolute Priorität und muss sofort erledigt werden? Ist das Projekt nicht auch sehr wichtig, hat aber noch ein wenig Zeit? Tatsächlich haben nicht wenige Perfektionisten, die sich eher auf Details konzentrieren und dabei gern das eigentliche Ziel aus den Augen verlieren, damit Probleme, Prioritäten zu setzen.

Doch achtung, das ist eine Falle, hier handelt es sich um typisch perfektionistische Zeitfresser: Neben dem Grundproblem, keine Prioritäten setzen zu können, tappen Perfektionisten jeden Tag in eine Reihe von weiteren Zeitfallen.

Die Angst, entbehrlich zu sein

Stellen Sie sich nun vor, dass zu dem bereits vorhandenen Stress noch weiterer hinzukommt, etwa weil Ihr Chef Sie bittet, noch schnell eine spezielle Aufgabe für ihn zu erledigen, die nur Sie schaffen können. Sie übernehmen diese ungeplante Zusatzarbeit also, denn Sie können ja nicht anders… Doch, Sie können! Doch haben viele Perfektionisten gerade im Umgang mit anderen zwei Probleme:

Zum einen fällt es ihnen schwer, anderen Menschen Bitten abzuschlagen. Zum anderen haben viele Perfektionisten Schwierigkeiten, Arbeit an Kollegen oder Mitarbeiter abzugeben, denen sie nichts zutrauen. Daher halten sie sich für unersetzbar. Sie bürden sich aus diesem Grund oft Zusatzarbeiten auf, die ihren Zeitplan vollständig sprengen und ihnen noch mehr Stress verursachen. Doch dieser Stress ist vermeidbar! Begründen Sie Ihrem Chef und Ihren Kollegen vernünftig, warum Sie deren Bitten nicht nachkommen können.

Aufschieberitis – die Angst vor dem großen Berg

Wenn Sie hingegen alles perfekt erledigen wollen, was andere und auch Sie selbst erwarten, oder immeretwas Großes und Innovatives leisten wollen, wissen Sie bald nicht mehr, wo Sie anfangen sollen: “Oh Gott, was ich alles zu tun habe, das schaffe ich nie!” Kennen Sie dieses Gefühl auch? Der Berg an Arbeit, der sich da vor Ihnen aufgetürmt hat, scheint plötzlich unüberwindbar. Die beste Lösung wäre, einfach in kleinen Schritten damit anzufangen, den Berg abzutragen.

Einige Perfektionisten tun leider das genaue Gegenteil: Sie werfen plötzlich jede Vernunft und Ihren Zeitplan, sofern Sie vorher einen festgelegt haben, über Bord und beschäftigen sich mit völlig unwichtigen Dingen. Ja, sie schützen in geradezu blindem Aktionismus Geschäftigkeit vor, während sie Aufgaben, die eigentlich Priorität haben, immer weiter hinausschieben. Tatsächlich haben Managementberater festgestellt, dass mancher erschöpfte, hart arbeitende Workaholic bis zu 80 Prozent seiner Arbeitszeit mit eher unnötigen Tätigkeiten füllt: Telefonate, unnötige Meetings, Herumtragen von Unterlagen oder das Herumspielen am Computer gehören zu den bevorzugten Ablenkungsmanövern. In vielen Fällen überprüft niemand, wie effizient ein Perfektionist wirklich arbeitet und auch diesem selbst ist der fehlende Sinn hinter vielen seiner Handlungen oft gar nicht klar.

Seien Sie ehrlich: Haben Sie sich nicht auch schon dabei ertappt, eben etwas im Internet nachzuschauen, während Sie eigentlich eine wichtige Akte auf dem Schreibtisch liegen hatten? Und wie oft haben Sie sich schon mit dem Kollegen verschwätzt, obwohl Sie doch dringend einen wichtigen Kunden anrufen sollten? Vermutlich passiert das viel öfter, als Sie denken.

Einfach unerfüllbar, diese Ansprüche

Stopp! Niemand möchte Ihnen vorwerfen, dass Sie nicht hart und ausdauernd arbeiten. Ganz im Gegenteil: Wenn Perfektionisten einmal mit ihrer Arbeit angefangen haben, sind sie oft überhaupt nicht mehr zu stoppen. Denn was sie auch tun, nie ist es ihnen gut genug, und sie finden immer noch einen Grund, ihre Leistung zu verbessern. Andrea beispielsweise sitzt auch deshalb so lange an der Neufassung des Artikels, weil sie ihre Aufgabe perfekt erledigen will.

Daher recherchiert sie noch in der Nacht vor Redaktionsschluss im Internet einige unwichtige Details, die sie noch einbauen will. Die Angst, sie würde den Artikel unvollkommen abgeben und jemand könnte in dem fertigen Text noch Fehler finden, wiegt für sie schlimmer als die Vernunft, nach Hause zu gehen und sich zu entspannen. Hier hilft nur eines: Werden Sie sich bewusst, was Sie mit Ihrer Zeit anfangen, wo Sie Zeit verlieren und wann Sie zu lange für eine Aufgabe brauchen.

Was sich Perfektionisten einmal vornehmen…

Doch keine Angst: Ich möchte Sie nicht dazu anhalten, zu einer Effizienzmaschine zu werden, die jeden Arbeitsschritt kritisch beäugt und jeden unproduktiven Arbeitsgang gnadenlos eliminiert. Denn bei manchen Perfektionisten birgt Zeitplanung genau diese Gefahr: Die Tendenz, sich an Regeln und ein starres Ordnungssystem zu halten, führt dazu, dass sich diese Menschen rigide an ihren (selbst erdachten) Zeitplan ketten. Sie zwingen sich mitunter regelrecht, alles frühzeitig, detailliert und dann auch unveränderbar vorauszuplanen, um Misserfolge zu verhindern. Doch gerade weil sie auch Unwichtiges besonders gut machen wollen, rauben ihnen letzte Optimierungen wertvolle Arbeitszeit und Energie.

Wenn sie dennoch nicht schaffen, was sie sich vorgenommen haben, stürzt sie das in Verzweiflung. Sie fürchten, die Kontrolle zu verlieren und sie leiden unter einem schlechten Gewissen. Im Extremfall wollen derart rigide Menschen gar nicht einsehen, dass Dinge auch ungeplant passieren können und dass sie selbst auch spontan und emotional handeln. Sie führen dann vor sich selbst allerlei logische Begründungen an, warum es dennoch passiert ist, etwa: “Es ist gut, dass gestern der Computer abgestürzt ist – die zweite Version des Artikels wird jetzt viel besser als der erste”, oder auch: “Es war wichtig, dass ich heute morgen statt zu arbeiten, bei Ebay herumgesurft habe – ich habe dadurch viel über Browser gelernt.” Und dank solcher absurd wirkender Verknüpfungen erhalten sie dann geradezu beschwörend das Bild aufrecht, alles im Griff zu haben.

Machen Sie es besser!

Machen Sie es besser – aber nicht perfekt. Gute Zeitplanung bedeutet nicht, sich noch stärker als Sie es vielleicht ohnehin schon tun, von der Uhr oder Ihrem Timer hetzen zu lassen. Vielmehr passen Sie den Zeitplan flexibel Ihren Wünschen an. Planen Sie moderat, denn auf die richtige Mischung kommt es an.

Verplanen Sie nicht Ihren gesamten Tagesablauf, sondern lassen Sie etwa 40 Prozent für spontane Ereignisse frei. Dann können Sie bei Überraschungen flexibel reagieren. Wenn Sie zu stringent planen, bleibt dazu kein Raum mehr!

Darauf kommt es an

Wichtig ist auch, dass sich interessante, fordernde Aufgaben und Routineaufgaben abwechseln. Natürlich sind diese eher langweilig, aber Sie können sie automatisch und ohne viel Mühe durchführen und dabei etwas entspannen. Sind Sie bei der Planung Ihres Tagesablaufs bisher dem Leitsatz “Erst die Arbeit, dann das Vergnügen” gefolgt? Vergessen Sie das! Viele Perfektionisten übersehen gern, dass auch ihre eigenen Ressourcen zur Neige gehen und sie ihre Kraftreserven wieder auftanken müssen: Planen Sie daher Freizeit bewusst in Ihr Zeitbudget ein, aber verplanen Sie nicht Ihre Entspannungsphasen, sondern gestalten Sie sie spontan danach, worauf Sie gerade Lust haben. Und haben Sie kein schlechtes Gewissen, weil Sie Ihre Zeit nicht optimal ausgenutzt und bis zur Erschöpfung gearbeitet, sondern mit Vergnügen “vergeudet” haben. Genießen Sie Ihre Freizeit lieber bewusst mit schönen Dingen, mit der Familie und mit Freunden.

Wenn Sie Ihre Zeitplanung aktiv umkrempeln, kann es sein, dass Sie auf einige Widerstände stoßen. Vielleicht sind Kollegen sauer, weil Sie Aufgaben, die Sie bisher immer übernommen haben, nicht mehr machen wollen oder Ihr Chef nimmt Ihnen übel, dass Sie nun früher in den Feierabend gehen. Lassen Sie sich dadurch nicht unter Druck setzen, sondern vertreten Sie Ihre Meinung mit rhetorischem Geschick: Erläutern Sie, warum übertriebener Perfektionismus und Arbeitseifer langfristig gesehen alles andere als produktiv ist. Und genau das kann Ihnen helfen, Ihr perfektionistisches Verhalten im Umgang mit anderen abzulegen. Es kann aber sein, dass Sie sich selbst im Weg stehen. Die Umstellung Ihrer Arbeitsweise kostet Zeit und Geduld und funktioniert nicht von heute auf morgen. Werfen Sie also nicht gleich die Flinte ins Korn, wenn es nicht sofort klappt.

Selbstanalyse

Analysieren Sie mit Hilfe der folgenden Übersicht mindestens eine Woche lang Tag für Tag genau, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Für jeden neuen Tag erstellen Sie eine Tabelle wie in dem unten gezeigten Beispiel. Notieren Sie für jede Tätigkeit die Startzeit. Tragen Sie dann die Art der Tätigkeit in Stichworten ein. Benutzen Sie für jeden Tätigkeitswechsel eine neue Zeile. Kreuzen Sie das Feld Routine an, wenn es sich um eine Routinetätigkeit handelt. Schreiben Sie in der nächsten Spalte genau auf, ob und durch was Sie bei Ihrer Arbeit unfreiwillig unterbrochen wurden und sozusagen unbewusst eine Pause gemacht haben; oder ob Sie ganz bewusst eine Pause eingelegt und sich aktiv entspannt haben. Wichtig ist, dass Sie sich diese Entspannungsphasen vor Augen führen. Tragen Sie dann in die letzte Spalte die Dauer der Tätigkeit, der Störung beziehungsweise der Pause in Minuten ein. Die Spalte “Wert” lassen Sie zunächst noch frei.

Auch Angela aus dem Beispiel oben hat eine solche Übersicht angefertigt. Sie sieht nun zum ersten Mal, wie viel der Zeit, die sie eigentlich für das Schreiben ihres Artikels braucht, für unwichtige Dinge aufwendet. Gleichzeitig stellt sie erstaunt fest, dass sie über den Tag verteilt doch mehr Pausen macht, als sie gedacht hat und öfter mal mit den Kollegen schwätzt. Dabei hatte sie immer den Eindruck, den ganzen Tag nur zu arbeiten. Angela nimmt sich vor, diese Entspannungsphasen in Zukunft bewusster wahrzunehmen und zu nutzen. Angelas Übersicht sieht so aus:

Prioritäten setzen

Jetzt kommt die Spalte “Wert” zum Tragen. Denn der Wert ist nichts weiter als die Wichtigkeit, die Sie einer Aufgabe in Ihrem Zeitplan geben. Prioritäten setzen heißt aber auch, sich für eine Sache zu entscheiden und gegen eine andere. Das können Sie nur, wenn Sie wissen, welches Ziel Sie haben und welche Arbeitsgänge für das Erreichen Ihrer Ziele notwendig sind – denn hier liegen Ihre Prioritäten.

Die meisten wichtigen Dinge sind nicht dringlich und die meisten dringlichen Dinge sind nicht wichtig!Das ist eine simple Regel, nicht wahr? Doch leider will jeder immer alles sofort und oft genug lassen wir uns von anderen jeck machen, wie der Kölner sagt, statt einfach in Ruhe zu überlegen, ob die Erledigung dieser oder jener Aufgabe wirklich wichtig ist. Tatsächlich sind aber wirklich wichtige Dinge selten eilig, da es meist um größere Projekte, langfristige Ziele oder Meilensteine auf Ihrem Weg geht. Natürlich kann es auch sein, dass ein wichtiges Projekt schnell zu Ende gebracht werden muss – aber Hand aufs Herz: Wie häufig kommt das vor?

Das Eisenhower-Fenster

Genau darauf baut das folgende Modell auf. Zeichnen Sie ein Quadrat mit vier Feldern auf ein Blatt. Alternativ können Sie das Blatt auch falten, sodass vier Felder entstehen. Wichtig ist, dass in den Feldern genug Platz für alle Aufgaben des Tages bleibt.

Zunächst überlegen Sie, welche Aufgaben wirklich dringend und wichtig sind – etwa der Artikel, der bis übermorgen fertig sein muss und keinen Aufschub mehr duldet – eine echte A-Aufgabe also. Es kann aber sein, das kurzfristig etwas noch Wichtigeres dazwischen kommt. Der Chefredakteur hat beispielsweise bis morgen noch Änderungswünsche. Denn dieses Aufgaben-System ist nicht statisch und unflexibel, sondern kann sich in jedem Moment verändern: Aufgaben, die nicht dringlich waren, müssen plötzlich dringend erledigt werden, und was vorher wichtig erschien, kann ganz plötzlich unwichtig werden.

A- oder B-Aufgaben?

B-Aufgaben sind solche, die zwar wichtig, aber nicht ganz so eilig sind. Die Redaktionskonferenz zum Beispiel ist zwar wichtig, aber sie findet jede Woche statt. Wenn Angela also einmal fehlt, wäre das nicht so schlimm. B-Aufgaben sind meist langfristige, strategische Aufgaben zur Erreichung wichtiger Ziele. Doch auch wenn diese Aufgaben nicht dringend sind, gemacht werden müssen sie auf jeden Fall. Planen Sie sie daher in Ihren Zeitplan ein und erledigen Sie sie konsequent nach Ihrem Zeitplan. Schieben Sie diese wichtigen Dinge nicht unerledigt vor sich her und verlieren Sie sie auf gar keinen Fall aus den Augen. Denn vor allem B-Tätigkeiten helfen Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen.

Was aber hält Sie den ganzen Tag davon ab, die wichtigen A- und B-Aufgaben zu erledigen und lässt Sie abends dennoch erschöpft sein? Meist sind es C- oder sogar D-Aufgaben, die dringend erscheinen, aber eigentlich nicht wirklich wichtig sind. Natürlich ist es wichtig, die Bilder auszusuchen – aber müssen Sie das wirklich machen? Gerade hier müssen Sie konsequent Prioritäten setzten, indem Sie hinterfragen, ob diese Aufgabe für Ihre Zielsetzung wirklich relevant ist.

Dringend oder Wichtig?

Wenn Sie feststellen, dass eine Aufgabe gar nicht notwendig ist, wie etwa die Ressortbesprechung, die Sie nur noch aus Gewohnheit erledigen und deren Inhalte Sie auch per eMail austauschen könnten, seien Sie mutig: Werfen Sie die überflüssigen D-Aufgaben in den virtuellen Papierkorb, denn diese unnötigen Tätigkeiten hindern Sie daran, das zu tun, was für das Erreichen Ihrer Ziele wirklich notwendig ist.

Keine Chance für Zeitfresser: Checkliste

Wenn Sie sich klar gemacht haben, welche Dinge Ihnen wirklich wichtig sind und welche weniger, können Sie daran gehen, die Faktoren zu verringern, die Sie davon abhalten, die wichtigen Dinge zu tun. Natürlich werden Sie das nicht auf einmal schaffen, sondern nur Schritt für Schritt. So kommen Sie Zeitfallen auf die Spur

• Hinterfragen Sie zunächst den Sinn Ihrer zeitraubenden Aktivitäten: “Ist es wichtig, dass ich dies Aufgabe überhaupt mache?” Angela zum Beispiel bräuchte die zahlreichen Telefonate gar nicht entgegenzunehmen, denn eigentlich gibt es dafür eine Sekretärin. Allerdings waren diese Anrufe immer ihre Aufgabe und sie hat es bislang nicht in Frage gestellt.
• Doch selbst wenn eine Arbeit notwendig sein sollte – z.B. das Aussuchen der Bilder – bleibt die Frage, ob Sie diese Arbeit wirklich selbst übernehmen müssen. In vielen Fällen könnten Sie einfache Aufgaben durch jemand anders erledigen lassen (mehr dazu erfahren Sie noch). Angela könnte die Bilder zumindest von einer Praktikantin vorsortieren lassen und den Auswahlprozess dadurch erheblich beschleunigen.
• Sie können sich aber auch fragen, ob Sie eine Arbeit unbedingt jetzt erledigen müssen. Wenn zum Beispiel am nächsten Tag Redaktionsschluss ist, ist es unnötig, dass sich das Ressort ausgerechnet heute trifft, um die Artikel für die übernächste Ausgabe zu planen. Und auch Sie haben sicherlich zwischendurch die eine oder andere Leerlaufphase, in der Sie Arbeiten ohne festen Termin erledigen können. Ihre persönliche Analyse zeigt Ihnen, wo diese liegen. Planen Sie gezielt diese eher unwichtigen Aufgaben, in solchen Phasen zu erledigen.
• Um Zeit zu sparen, sollten Sie darüber hinaus analysieren, ob Sie die Aufgaben auf effiziente Art und Weise erledigen. Überprüfen Sie, ob Sie nicht aus purer Gewohnheit auf eine umständliche Art arbeiten. Überlegen Sie, wie Sie diese Arbeitsweise vereinfachen und damit effizienter gestalten können, ohne dass das Ergebnis leidet. Setzen Sie technische Hilfsmittel wie eine geeignet Software ein oder automatisieren Sie Arbeitsabläufe etwa dadurch, dass Sie auf Ihrem Computer häufig benutze Funktionen direkt einstellen (in Office-Anwendungen beispielsweise funktioniert das mit Makros).
• Nur wenn Sie am Ende Ihrer Analyse feststellen, dass Sie die Arbeit wirklich selbst und unbedingt jetzt und auf diese Weise erledigen müssen, sollten Sie das tun.

Arbeiten en bloc

Am sinnvollsten organisieren Sie kleinere Arbeiten und Routinetätigkeiten, wenn Sie diese in Blöcken zusammenfassen. Dahinter steckt folgender Gedanke: Für jede Arbeit, die Sie beginnen, benötigen Sie Vorbereitung und eine Anlaufzeit. Sie müssen beispielsweise Unterlagen heraussuchen und diese zurrechtlegen, sich einlesen, sich gedanklich mit dem Thema beschäftigen, den Computer hochfahren und vieles mehr.

Wenn Angela die Telefonate und das Schreiben des Artikels in jeweils einem Block zusammengefasst hätte, wäre Sie beim Schreiben nicht ständig unterbrochen worden und hätte produktiver arbeiten können. Sie könnte das dadurch erreichen, indem sie festlegt, dass sie nur zu festgesetzen Zeiten telefonisch erreichbar ist.

Gegen “Aufschieberitis” vorgehen: 8 Schritte

Wenn Sie bei Ihrer Analyse festgestellt haben, dass Sie zwar eigentlich eine bestimmte Aufgabe erledigen sollten, sich aber immer wieder ablenken lassen, ist es wahrscheinlich, dass Sie die Arbeit vor sich herschieben. Vielleicht weil Sie den Sinn dahinter nicht verstehen, Ihnen Informationen fehlen, Sie über- oder unterfordert sind; oder weil Sie als Perfektionist nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Analysieren Sie, warum Sie diese wichtige Aufgabe so ungern erledigen, bevor Sie dann mit einem Acht-Punkte-Plan der Aufschieberitis zu Leibe rücken:

1. Unangenehme Tätigkeiten erledigen Sie sofort. Was weg ist, ist weg und wenn Sie die Aufgabe erst einmal abgeschlossen haben, können Sie viel befreiter Angenehmeres erledigen.
2. Legen Sie sich alles zurecht, was Sie für die Erledigung der unangenehmen Arbeit brauchen – Büromaterial, Papier, Computer. Dann haben Sie schon bereits etwas getan. Dann tun Sie nichts. Irgendwann haben Sie vom Nichtstun genug und fangen einfach an.
3. Setzen Sie sich selbst einen Termin, bis wann Sie die Arbeit erledigt haben wollen!
4. Sie verstehen nicht, warum Sie die Aufgabe machen müssen oder kennen die Hintergründe nicht: Fragen Sie nach, beschaffen Sie sich Informationen.
5. Machen Sie sich bewusst, was Sie durch das Aufschieben verlieren: Ansehen beim Chef, ein wichtiges Projekt – wenn Sie den Termin nicht einhalten – oder einfach nur Ihre Ruhe, weil Sie insgeheim doch immer an die unerledigte Aufgabe denken.
6. Sie haben Probleme anzufangen? Zerlegen Sie große, zunächst unüberschaubar scheinende Aufgaben in kleinere Abschnitte – und plötzlich geht es wie von selbst.
7. Stellen Sie sich nach getaner Arbeit eine Belohnung in Aussicht – damit motivieren Sie sich selbst. Das kann etwas Materielles sein, etwas Schönes, das Sie sich kaufen wollen, aber auch ein schöner Abend mit Freunden oder der Familie.
8. Bei kleineren Aufgaben zwischendurch: Erst eine Sache beenden, dann eine andere beginnen. Wenn Sie das nicht tun, werden Sie immer im Hinterkopf haben, dass noch etwas unerledigt liegen geblieben ist. Das behindert Sie gedanklich bei Ihrer weiteren Arbeit. Bei größeren Projektaufgaben: Diese sinnvoll einteilen und zur Entspannung mit kleineren Routinetätigkeiten abwechseln, denn alles auf einmal geht nicht.

Tagesablauf – gut geplant ist halb gewonnen

Wenn Sie nun wissen, nach welchen Kriterien Sie den Aufwand für Ihre Aufgaben bemessen, können Sie sich der eigentlichen Zeitplanung widmen. Schriftlich. Das hat mehrere Vorteile: Zum einen visualisieren Sie Ihre Aufgaben und auch die Zeitdauer, die dafür vorgesehen ist, und halten dadurch Ihre eigenen Vorgaben besser ein.

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie schon alles im Kopf haben. Wenn Sie Ihre Termine schriftlich fixiert haben, können Sie, wenn Sie plötzlich umplanen müssen, viel besser neue Termine festlegen und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Termine vergessen, wird geringer.

Die Reihenfolge Ihrer Aufgaben

Legen Sie zunächst die Reihenfolge der Aktivitäten fest. Orientieren Sie sich dabei zunächst an der Priorität, die Sie persönlich den einzelnen Aufgaben beimessen. Halten Sie dann für jede Aktivität die Zeitdauer fest. Dabei gilt: Wie lange eine Sache dauert, ist nicht unbedingt von der Aktivität abhängig. Eher gilt, dass eine Sache so lange braucht, wie Zeit zur Verfügung steht.

Sie als Perfektionist, der eine Sache möglichst genau durchführen und dafür den größtmöglichen Zeitraum veranschlagen will, finden es sicherlich erst einmal gewöhnungsbedürftig, sich derart zu beschränken. Doch versuchen Sie es und Sie werden feststellen: Wenn Sie sich für eine bestimmte Aufgabe einen kürzeren Zeitraum geben, gehen Sie in vielen Fällen viel effizienter an die Sache heran und sind dann auch schneller fertig.

Sie machen das so, wie Sie wollen!

Aber: Lassen Sie sich nicht hetzten – auch nicht von Kollegen, die effizienter sind als Sie selbst. Natürlich können Sie sich bei anderen Richtwerte für Ihre Planung abschauen, doch jeder braucht unterschiedliche lange für dieselbe Aktivität. Sie haben Ihren eigenen Rhythmus, entwickeln Sie auch Ihren eigenen Planungsstil. Sie werden natürlich Ihren Perfektionismusanspruch nicht sofort und gänzlich eliminieren können.

Möglicherweise schaffen Sie es daher nicht, für alle Aktivitäten auf Anhieb den richtigen Zeitaufwand einzuplanen. Lassen Sie sich dadurch nicht frustrieren. Wenn Sie gemerkt haben, dass Sie für eine Aktivität mehr oder weniger als die anberaumte Zeitdauer gebraucht haben, planen Sie beim nächsten Mal einfach entsprechend mehr oder weniger Zeit ein. Sie werden sehen, mit der Zeit bekommen Sie Erfahrung damit, wie viel Zeit Sie für eine Tätigkeit brauchen und Ihre Planung wird immer exakter. Wichtig ist daher vor allem am Anfang, dass Sie genug Pufferzeiten auch für unvorhergesehene Dinge einplanen.

Konsequent bleiben

Bleiben Sie konsequent bei der Sache. Wenn Sie das eine Mal planen und ein anderes Mal nicht, kommen Sie nicht zum gewünschten Ergebnis. Sie müssen sich auf Ihren Zeitplan verlassen können. Montags vormittags haben Sie beispielsweise nichts in Ihrem Plan eingetragen.

Wenn Sie jetzt erst überlegen müssen, ob nicht vielleicht doch etwas war, haben Sie Ihren Zeitplan nicht konsequent genug angewendet. Wichtig ist daher, dass sie auf den ersten Blick Bescheid wissen, wenn Sie in Ihren Kalender schauen: Montagmorgen ist noch ein Termin frei! Wenn sich Termine ändern, müssen Sie die Daten umgehend aktualisieren. Das kostet zwar zunächst Zeit, hilft Ihnen aber, Planungs- und Organisationschaos zu vermeiden.

Achtung Leistungskurven

Planen Sie ebenfalls Ihre Leistungskurven ein. Denn auch wenn äußere Ereignisse Ihre Leistungsbereitschaft beeinflussen und sich durch den Adrenalinkick, den Sie bei Stress bekommen, spontan verändern kann, verläuft Ihre Leistungskurve doch in einer gewissen Regelmäßigkeit. Wenn Sie nun Ihren Zeitplan nach diesem natürlichen Tagesrhythmus ausrichten, können Sie Ihre Produktivität erheblich verbessern. Grundsätzlich verläuft dieser Tagesrhythmus bei jedem Menschen ähnlich.

Morgens, etwa gegen zehn Uhr, erreichen die meisten Menschen ihren Leistungshöhepunkt. Bei einem Morgenmuffel ist das vielleicht etwas später der Fall, aber auch er ist morgens besonders produktiv. Vormittags haben Sie daher die besten Voraussetzungen, sich zu konzentrieren und sich auch mit schwierigen Problemen auseinanderzusetzen. Einen solchen Leistungshöhepunkt haben Sie während des gesamten Tages nicht mehr. Wenn Sie beispielsweise kreativ arbeiten wollen, sollten Sie diese Zeit nutzen, um alle Ideen zu sammeln und aufzuschreiben, die Ihr Gehirn im Schlaf ausgebrütet hat. Dadurch geraten Sie in einen regelrechten Arbeitsfluss. Wichtig ist, dass Sie diese Energie nutzen, um sich ganz auf die Sache zu konzentrieren, und dass Sie Störungen, etwa durch das Telefon, Mitarbeiter und Kunden möglichst vermeiden.

Nachmittags, nach dem Mittagessen, erreichen Sie den Tiefpunkt es Tages – besonders wenn Sie schwer gegessen haben. Planen Sie zu dieser Tageszeit Routinetätigkeiten ein, die nicht Ihre volle Konzentration erfordern. Oder machen Sie gleich eine ausgedehnte “Siesta”. Wenn Sie Ihre Zeit lieber sinnvoll nutzen wollen, können Sie jetzt Arbeitsgänge für später oder den nächsten Tag vorbereiten. Auch für eher ungezwungene Besprechungen mit Kunden, die nicht allzu viel Aufmerksamkeit erfordern, ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Am frühen Abend haben Sie einen neuen Höhepunkt, der aber nicht das Niveau des Vormittags erreicht. Jetzt haben Sie noch einmal Zeit für konzentriertes Arbeiten. Danach geht es steil nach unten mit Ihrer Leistungsfähigkeit. Wenn Sie bis in die Nacht hinein konzentriert arbeiten wollen, sollten Sie berücksichtigen, dass Sie am nächsten Morgen wahrscheinlich nicht die gleiche Leistungsfähigkeit erreichen werden.