Zeitmanagement & Konzept erstellen: Umgang mit Stress & Druck

Ein gutes, stichhaltiges Konzept hilft uns, unser weiteres Vorgehen zu strukturieren und ist daher der erste Schritt zum Erfolg. Dennoch stellt Konzeptionieren viele Leute vor große Probleme, scheint mühsam und zeitraubend. Wie kann man es besser machen?

Warum ein Konzept Zeit spart

Ein Problem, das vielen angesichts der Aufgabe “Konzept machen” die Schweißperlen auf die Stirn treibt, ist der Zeitaufwand: Eine Strategie in der Theorie Schritt für Schritt auszuarbeiten, erscheint vielen mühsam und aufwändig. Die meisten würden lieber gleich loslegen.

Was viele unberücksichtigt lassen: Ein gutes Konzept nimmt Ihnen, gerade auch in der Teamkommunikation, viel Arbeit ab und spart somit in der Ausführung viel Zeit und Missverständnisse. Es muss nur entsprechend ausgearbeitet sein.

Immer diese Ausreden

Oft hört man hingegen diese Ausrede: “Ich habe viel zu wenig Zeit, um ein Konzept zu entwickeln und zu schreiben. Das ist eine umfangreiche zeitraubende Arbeit, und die kann ich – neben all meinen anderen Arbeitsaufgaben – kaum bewältigen. Eigentlich bräuchte ich mehr Zeit.”

Keine Zeit zu haben, gehört heute zu den üblichen Problemen im Geschäftsleben. Irgendwie scheint für überhaupt keine Arbeitsaufgabe noch genügend Zeit vorhanden zu sein; überall biegen sich die Schreibtische vor Arbeit und die Zeitplanbücher vor Terminen…

Mehr Zeit ist auch keine Lösung

“Mehr Zeit” ist keine Lösung, sofern Sie nicht genau eingrenzen, wie viel mehr Zeit genau notwendig ist, damit Sie Ihr Konzept erarbeiten können.

Jede Arbeit beansprucht (fast) genauso viel Zeit, wie Sie dafür im Voraus einplanen! Befreien Sie sich innerlich von unnötiger Hast, indem Sie einen realistischen Zeithorizont für die Entwicklung Ihres Konzeptes festlegen und einplanen.

Optimistisch und gelassen durch den Zeitdruck

Ein Trick, der Ihnen den inneren Druck nimmt: Anstatt zu denken “Bis Dienstag, den 31. März ist mein Konzept fertig”, drehen Sie den Spieß einfach um: “Wenn mein Konzept fertig ist, haben wir Dienstag, den 31. März.”

Das klingt sehr viel optimistischer und gelassener und ist auch dann noch glaubhaft, wenn der eine oder andere Arbeitsschritt einmal länger als geplant dauern sollte.

Zeitfallen beim Konzeptionieren

Die beiden größten Zeitfallen beim Ausarbeiten eines Konzeptes bestehen darin, entweder zu viel oder zu wenig Zeit auf die einzelnen Arbeitsschritte zu verwenden.

Wer der Konzeptionierung zu viel Zeit einräumt, gerät in die Perfektionismus-Falle, wer zu wenig Zeit aufwendet, arbeitet “schlampig”. Beides ist gleichermaßen kontraproduktiv. Ein Überblick, der die Unterschiede verdeutlicht:

Der Perfektionist will alles 110%ig machen

Der Perfektionist strebt absolute Vollständigkeit bei der Sammlung aller relevanten Informationen an, obwohl deren Menge insbesondere heute in Anbetracht der allgegenwärtigen Informationsüberflutung nahezu unendlich ist und die Arbeit damit niemals fertig würde, will nicht anfangen, bevor er nicht “alle” Informationen vollständig beisammen hat.

Er verwendet zu viel Zeit auf das Lesen und Durcharbeiten jeder einzelnen Info, ordnet alle Informationen mehrmals wieder neu, ohne sich zu einer endgültigen Ordnung durchringen zu können, vertrödelt unnötig viel Zeit mit dem letzten Feinschliff in der sprachlichen Formulierung des Konzeptes oder schreibt mehrmals alles komplett neu, weil er sich zu wenig Gedanken über die Gliederung seines Stoffes gemacht hat.

20% des Arbeitsaufwandes bringen 80% des Erfolgs

Die Gefahren des Perfektionismus liegen darin, sich in Nebensächlichkeiten zu verzetteln, Wesentliches zu übersehen oder es im Unwesentlichen untergehen zu lassen – und nicht zuletzt im Zeitmangel: Das Konzept wird nicht rechtzeitig fertig und wenn doch, dann ist es nicht optimal.

Auf den Punkt gebracht Beachten Sie das Pareto-Prinzip, das auch als 80:20-Regel bekannt ist: 20 Prozent des Arbeitsaufwandes erbringen bereits 80 Prozent des Erfolges! Umgekehrt tragen 80 Prozent der aufgewendeten Zeit – eben der Teil, der auf die Perfektionierung verwendet wird – nur zu 20 Prozent des Erfolges bei.

Tipps gegen Zeitverlust

• Konzentrieren Sie sich daher auf diejenigen 20 Prozent, mit denen Sie den größten Teil der Arbeit erledigen können, und minimieren Sie denjenigen Anteil, der Ihre Arbeit zwar perfektioniert, aber das Endresultat nicht mehr wesentlich verbessert.
• Lösen Sie sich vom Perfektionismus, indem Sie sich von überhöhten Ansprüchen an die Qualität Ihrer eigenen Arbeit verabschieden. Es genügt vollkommen, dass Sie eine Aufgabe gut bis sehr gut erledigen; das Resultat muss nicht perfekt sein.
• Wenn Sie mit angemessenem Arbeitsaufwand ein gutes Konzept erarbeiten, sparen Sie enorm viel Zeit, die Sie sinvoller in andere Aufgaben investieren können.
• Zeit bei der Konzepterarbeitung können Sie unter anderem dadurch sparen, dass Sie die Arbeit auf mehrere Schultern verteilen und Teilaufgaben an andere (Kollegen, Mitarbeiter usw.) delegieren.

Vorsicht vor Schlamperei

Die Kehrseite des Perfektionismus ist die Schlamperei – sei es nun, dass diese aufgrund von Aufschieberitis, echtem Zeitmangel oder schlicht aus Kapitulation vor dem immensen, geradezu unüberschaubar großen Arbeitsaufwand eintritt.

Die Gefahren der Schlamperei liegen in einem unvollständigen, schlimmstenfalls unbrauchbaren Konzept, das diffus oder widersprüchlich ist, zu Fehlentscheidungen führt, zeitaufwendige Nachbesserungen erfordert oder bei der Zielgruppe nicht die gewünschte Akzeptanz findet.

Typische Fehler bei schlampigem Arbeiten

Wer bei der Konzepterarbeitung oberflächlich arbeitet,

• beginnt zu spät mit den einzelnen Arbeitsschritten,
• sammelt zu wenige Informationen,
• liest die Informationen nur teilweise und nicht gründlich genug durch,
• trifft eine beliebige anstatt einer begründeten Auswahl aus seinen Informationen,
• hat Schwierigkeiten bei der Gewichtung der unterschiedlichen Fakten und interpretiert falsch oder oberflächlich,
• kommt zu falschen Schlussfolgerungen oder Entscheidungen,
• formuliert hastig sein Konzept aus, so dass es für den Leser nicht nachvollziehbar,
• formuliert schlecht oder wenig überzeugend und mit vielen Fehlern.

Gutes Selbstmanagement hilft bei Zeitfallen

Gutes Selbstmanagement bewahrt vor den beiden großen Zeitfallen Perfektionismus und Schlamperei. Planen Sie die Arbeit an Ihrem Konzept in Ihren Tages- und Wochenablauf mit ein und reservieren Sie sich feste Zeiten, zu denen Sie telefonisch nicht erreichbar sind und Ihr eMail-Programm schließen.

Lassen Sie sich nicht von äußeren Einflüssen stören. Kalkulieren Sie deutlich mehr Zeit für die Vorbereitung ein – also für die kreative Ideenfindung, für Informationssammlung, -strukturierung und -interpretation – als für das Ausformulieren Ihres Konzeptes, also die Durchführung.

Proper prior planning prevents poor performance

Die gute und gründliche Vorbereitung Ihrer Konzeptinhalte sollte etwa 60 bis 80 Prozent Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, die Ausführung bzw. Ausformulierung hingegen nur etwa 20 bis 40 Prozent.

Warum? Meist wird der Aufwand der Informationsbeschaffung und -ordnung erheblich unter-, der Aufwand für das textliche Formulieren aber erheblich überschätzt.

Gute Vorbereitung statt hektisches Nacharbeiten

Man glaubt, bereits alles Wesentliche zu wissen, und beginnt, das Konzept zu schreiben. Währenddessen stellt man plötzlich fest, dass noch wichtige Fakten fehlen, ohne die das Gesamtbild unvollständig wäre oder es zu unerklärlichen Widersprüchen käme.

Nun beginnen die Nachrecherchen, und es werden erneut Informationen zusammengetragen. Der sich aus den neuen Fakten ergebende Gesamteindruck lässt alles bereits Ausformulierte inhaltlich hinfällig erscheinen, so dass nun auch der Text noch einmal neu geschrieben werden muss – und so fort.

Nachschleifen zeugt von einem unsystematischen Arbeitsstil

Mehrfache “Schleifen” zwischen Recherchieren, Strukturieren und Formulieren bzw. Vorbereitung und Ausführung zeugen von einem unsystematischen Arbeitsstil und erhöhen unnötig den Zeitaufwand.

Die Wiederholung von Arbeitsvorgängen lässt sich auch unter Zeitdruck durch gekonnte Recherche, Strukturierung und Gewichtung der benötigten Informationen vor Beginn der Schreibphase vermeiden.

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