Multitasking als ideale Lösung für lange Aufgabenlisten? Ganz im Gegenteil: Für unser Gehirn ist Multitasking kontraproduktiv und anstrengend. Eine sinnvolle Alternative ist der sogenannte „Flow“.

Zeit sparen durch Multitasking?

Ein Vorgesetzter, der während eines Mitarbeitergesprächs fortwährend auf sein Smartphone schaut. Ein Berater, der im Meeting seine eMails liest. Oder eine Halbtagskraft, die während dem Einkaufen in Gedanken ihre To-Do-Liste für den nächsten Tag im Büro vorbereitet. Klassische Alltagssituationen in der heutigen Arbeitswelt.

Der Trend zum Multitasking verbreitet sich gerade in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung, in denen Home-Office und mobiles Arbeiten an Bedeutung gewinnt, immer mehr. Auch der zunehmenden Informations- und eMailflut im Büro und dem wachsenden Leistungsdruck begegnen Mitarbeiter häufig mit parallelem Arbeiten an mehreren Projekten und Aufgaben.

Mitarbeiter-Motivation leidet unter Multitasking

Auf den ersten Blick scheint Multitasking eine ideale Lösung für lange Aufgabenlisten zu sein: mehrere Sachen werden gleichzeitig erledigt, Zeit und Ressourcen gespart. Doch die Medallie hat auch eine Kehrseite: Die Motivation der Mitarbeiter leidet erheblich.  Eine Studie zeigt, wie Engagement am Arbeitsplatz gefördert werden kann. Der zentrale Faktor: Mehr selbstbestimmtes Arbeiten!

Wie ist es also um das Engagement in Deutschland bestellt? Gerade einmal 12 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland sind sehr engagiert. Dies belegt eine Studie zum Mitarbeiterengagement, die wir in Zusammenarbeit mit dem Forschungsinstitut Ipsos durchgeführt haben. Die Ergebnisse der globalen Studie helfen uns zu verstehen, wie Engagement und Zufriedenheit im Büro beeinflusst werden können und welche Faktoren dabei entscheidend sind.

Für jede Situation den idealen Platz zum Arbeiten

Eine der insgesamt fünf Schlüsselerkenntnisse der Untersuchung ist, dass engagierte Mitarbeiter in hohem Maße selbst entscheiden können, wo und wie sie arbeiten und sich zurückziehen können, um ungestört ihre Arbeit zu erledigen. Multitasking und Dauerberieselung wirken sich also grundlegend negativ auf die Mitarbeiter-Motivation aus.

Was bedeutet dies nun für die Gestaltung von Büroräumen? Dank der Studienergebnisse wissen wir, dass der Schlüssel zu mehr Selbstbestimmung und damit zu mehr Engagement darin liegt, Mitarbeitern eine große Auswahl an verschiedenen Umgebungen im Büro zu bieten. Wir sprechen dabei von einem so genannten „Ökosystem Arbeitsplatz“. In diesem Ökosystem ist es Mitarbeitern stets möglich, sich einen Arbeitsort auszusuchen, der sie bei der anstehenden Tätigkeit bestmöglich unterstützt.

Konzentration und Privatsphäre: zentrale Faktoren für Engagement

Für konzentrierte Einzelarbeit kann das der eigene Schreibtisch sein, für etwas Ruhe und Erholung ein bequemer Rückzugsraum und wenn Arbeit im Team erledigt werden muss, ein Besprechungsraum, in dem die Gruppe nicht gestört wird. Gerade das Bedürfnis nach Privatsphäre sollte bei der Gestaltung von Arbeitsräumen nicht vernachlässigt werden, denn 98 Prozent der sehr engagierten Arbeitnehmer geben an, dass sie sich ohne Probleme konzentrieren können.

Interessant ist auch, dass sich Selbstbestimmung nicht nur auf die Wahl des Arbeitsortes bezieht, sondern auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes insgesamt. Dazu zählt zum Beispiel auch die Entscheidung über die eigenen Büromöbel, die Regelung der Raumtemperatur oder ob man den Arbeitsplatz mit Bildern oder anderen persönlichen Gegenständen individuell gestalten kann.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

An den Studienergebnissen sehen wir, dass gerade in Deutschland ungenutzte Potenziale in Punkto Raumgestaltung ruhen. So verfügt weniger als die Hälfte der Befragten über Rückzugsräume (44 Prozent), die Mehrheit der deutschen Arbeitnehmer arbeitet noch immer mit fest installierten Technologien (z.B. Festnetztelefone oder Desktop-PCs) und 67 Prozent der Befragten geben an, dass sie nie außerhalb ihres Büros arbeiten.

Auswahl und Kontrolle an einem vielfältigen Arbeitsort – das sind die Schlüssel zu Erfolg und engagierten, zufriedenen Mitarbeitern. Nun haben Wissenschaftler im Labor für Gehirn, Kognition und Aktion der Universität Michigan jedoch nachgewiesen, dass Multitasking eigentlich ein schnelles Hin- und Herwechseln von Aufmerksamkeit ist. Genau durch diese ständige Irritation leidet die Motivation. Und genau hier sollten Unternehmen ansetzen.

5 Tipps gegen den Multitasking-Wahn

Bei jedem Aufgabenwechsel muss die Aufmerksamkeit wieder aufs Neue auf das ursprüngliche Thema gerichtet werden. Für unser Gehirn ist das kontraproduktiv und anstrengend. Daher hier 5 Tipps, wie man dem Multitasking-Wahn entfliehen kann:

1. Komplette unterschiedliche Aufgaben lassen sich besser verbinden: Dabei gibt es zwar eine Ausnahme: wenn die ausgeführten Aktivitäten komplett unterschiedliche Bereiche des Gehirns ansprechen, also zum Beispiel Laufen (manuelle Tätigkeit) und Sprechen (verbale Tätigkeit). Die Beanspruchung gleicher Bereiche führt dagegen zu mehr oder weniger gravierenden Fehlern, wie zum Beispiel ein Tippfehler in einer eMail oder Unaufmerksamkeit im Meeting.
2. Aufmerksamkeit am Arbeitsplatz richtig verteilen: Wir haben bei Steelcase zunehmend beobachtet, dass an den heutigen Arbeitsplätzen meist allzu viele Aufgaben auf einmal auf die Mitarbeiter einprasseln und um Aufmerksamkeit konkurrieren. Gerade im Büro verlangen diese Aktivitäten dabei meist nach denselben „Kanälen“ des Gehirns, das jedoch nur eine Aufgabe auf einmal bewältigen kann.
3. Sich auf eine Aufgabe konzentrieren: Viele Mitarbeiter sind sich heute nicht bewusst, wie sehr sie bei dem Versuch, den ganzen Tag über Multitasking zu betreiben, in ihren mentalen Fähigkeiten eingeschränkt werden. Wichtig ist also, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
4. Besser „Flow“ als Multitasking: Das genaue Gegenteil vom Multitasking ist das, was der Psychologe Dr. Mihaly Csikszentmihalyi als Flow bezeichnet: das völlige Aufgehen in einer Sache über einen längeren Zeitraum und damit ein Zustand, in dem wir nach Meinung vieler Experten am produktivsten sind.
5. Konzentrierte Arbeitsbedingungen herstellen: Ein solcher Flow ergibt sich nicht zufällig, sondern wird nur bei völliger Konzentration erreicht, die sich mühe- und zwanglos wie von selbst einstellen soll und nicht gestört werden darf. Auf einfachem Weg ist ein Flow in den meisten Büroräumen also nicht gerade zu erreichen – und unbegrenzt aufrechterhalten werden kann er ebenfalls nicht. Schade eigentlich, denn nach einem Flow sehnen sich heute bestimmt viele Mitarbeiter.

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