Rechnungsstellung für Selbstständige Freiberufler Kleinunternehmer: Gesetzliche Vorgaben – 2 X 5 Tipps

Rechnungen zu schreiben ist kein Hexenwerk, besonders wer Vorlagen oder eine gute Software benutzt, spart viel Zeit. Doch welche gesetzlichen Vorgaben müssen Selbständige beachten.

Warum ist die Rechnungsstellung wichtig?

Wenn Freiberufler, Gewerbetreibende, Unternehmen oder auch Kleingewerbetreibende eine Leistung erbracht oder ein Produkt verkauft haben, wollen sie dafür natürlich die entsprechende Bezahlung.

Dafür müssen sie eine Rechnung schreiben, die ganz bestimmten gesetzlichen Vorgaben entsprechen müssen, beispielsweise welche Angaben enthalten sein müssen. Bei einer nicht korrekt erstellten Rechnung kann sich der Kunde weigern, die Rechnung zu bezahlen. Das führt zu zeitaufwendigen Korrekturschleifen und verzögert die Zahlung. Was ist bei der Rechnungsstellung wichtig und muss unbedingt in der Rechnung stehen?

Welche Angaben gehören auf jeden Fall auf eine Rechnung?

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Durch das Verschicken der Rechnung entsteht eine Forderung gegenüber dem Kunden. Je nach Versteuerungsart bei der Umsatzsteuer – Ist- oder Sollversteuerung – entsteht gleichzeitig eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt (bei der Sollversteuerung). Bei der Istversteuerung entsteht diese Verbindlichkeit erst, wenn der Kunde bezahlt hat. Die Wahl zwischen Soll- und Istversteuerung haben Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleigewerbetreibende, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 500.000 Euro nicht überstiegen hat. Unternehmen, für die Buchführungspflicht besteht, wie die OHG, GmbH oder KG, und die weniger als 500.000 Euro Umsatz haben, können ebenfalls die Istversteuerung beantragen.

Da Rechnungen laut § 14 Umsatzsteuergesetz offizielle Dokumente sind, sind in eben diesem Paragrafen auch Pflichtangaben festgelegt, die jeder bei der Stellung einer Rechnung einhalten muss. Jede Rechnung muss demnach die Adresse des Absenders und des Empfängers der Rechnung enthalten. Darüber hinaus bekommt jede Rechnung eine fortlaufende Nummer und trägt das Datum, wann sie ausgestellt wurde. Auch die Steuernummer oder Identifikationsnummer ist eine wichtige Information auf der Rechnung. Weiterhin muss die Rechnung genaue Angaben zur erbrachten Leistung oder den erstellten Produkten enthalten und den Zeitpunkt, wenn die Lieferung erfolgt ist oder die Leistung erbracht wurde. Schließlich muss der Rechnungsbetrag als Nettobetrag angegeben sein und die Rechnung muss den Steuersatz enthalten sowie den Steuerbetrag und das Zahlungsziel. Der Rechnungsversand schließlich kann postalisch oder auch online erfolgen. Die Versandart ändert nichts an den Pflichtangaben in der Rechnung.

Wie sollte eine Rechnung formal gegliedert sein?

Außerdem muss jede Rechnung in einer bestimmten Weise gegliedert sein, die so aussieht:

1. Der Briefkopf enthält in der Regel Informationen zum Absender sowie die Adresse des Empfängers der Rechnung. Dabei ist es wichtig, den korrekten Namen des Unternehmens mit der korrekten Bezeichnung der Rechtsform zu verwenden. Hier liegt eine häufige Fehlerquelle, die unnötige Korrekturschleifen und damit Zahlungsverzögerungen verursacht. Zudem stehen im oberen Rechnungsbereich das Datum der Rechnung, Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung und die Rechnungsnummer.
2. Über dem nächsten Abschnitt sollte das Wort Rechnung stehen. Ein kleines Anschreiben, in dem sich der Absender bedankt oder dem Kunden viel Freude mit den Produkten wünscht, ist schön, aber kein Pflichtbestandteil.
3. Im folgenden Abschnitt befindet sich der Kern der Rechnung: die Leistungsbeschreibung. Vermittler listen hier genau auf, welche Leistungen sie erbracht haben und wie hoch das Honorar dafür ist. In der Rechnungssumme sind alle Leistungen aufsummiert. Dabei ist es wichtig, die Rechnungssumme als Bruttobetrag und als Nettobetrag auszuweisen und den Mehrwertsteuersatz sowie den Mehrwertsteuerbetrag genau anzugeben. Der Bruttobetrag ist das, was der Kunde dann bezahlen muss.
4. Wenn der Kunde einen Rabatt bekommt oder besonders schnelle Zahler Skonto erhalten, muss das ebenfalls in der Rechnung aufgeführt sein. Auch das Zahlungsziel gehört immer in eine Rechnung. Gängig ist ein Zahlungsziel von 14 Tagen. Viele Gründer geben sieben Tage als Zahlungsziel an oder verlangen die sofortige Zahlung der Rechnung.
5. Ganz unten sind oft noch ergänzende Angaben zu finden, wie Kontaktdaten des Unternehmens und die Bankverbindung für die Überweisung des Rechnungsbetrags.

Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung: Was müssen verschiedene Berufsgruppen beachten?

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Die Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie es Unternehmen gleicher welcher Art ermöglicht, für die von ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen bezahlt zu werden. Sie hilft darüber hinaus auch, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten und eine professionelle Beziehung zu Ihren Kunden zu pflegen. Allerdings gibt es in einigen Branchen spezifische rechtliche Anforderungen, wie z.B. die Angabe bestimmter Details auf Rechnungen oder Vorschriften zu Zahlungsbedingungen und -fristen.

1. Rechnungsstellung für medizinische Leistungen: Besondere Anforderungen an Ärzte & Therapeuten

Als Leistungserbringer im Gesundheitswesen müssen Sie sicherstellen, dass Sie für die von Ihnen erbrachten medizinischen Leistungen angemessen entlohnt werden. Dazu gehört nicht nur die Diagnose und Behandlung von Patienten, sondern auch die korrekte Abrechnung dieser Leistungen. Die Abrechnung medizinischer Leistungen kann jedoch ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein. Insbesondere die Verwaltung der verschiedenen Abrechnungscodes, Versicherungsanforderungen und gesetzlichen Vorschriften kann entmutigend sein.

2. Rechnungsstellung für Freiberufler: Pflichten trotz Gewerbesteuerfreiheit

Da Freiberufler in der Regel vieles selbst machen, kann sich die Rechnungsstellung oft wie eine entmutigende und zeitraubende Aufgabe anfühlen. Denn auch wenn sie von der Gewerbesteuerpflicht ausgenommen sind, gelten für sie hinsichtlich der Rechnungsstellung die gleichen Regelungen wie für Gewerbetreibende. Für verschiedene Branchen innerhalb der Berufsgruppe Freiberufler gelten zudem besondere Überlegungen, wenn es um die Rechnungsstellung geht. Freiberufliche Autoren müssen beispielsweise Rechnungen für jeden von ihnen geschriebenen Artikel oder Blogbeitrag ausstellen, während Berater Rechnungen vorlegen können, in denen ihre Stundensätze und die von ihnen erbrachten Dienstleistungen aufgeführt sind.

3. Erlaubnispflichtige Gewerbe: Was müssen selbstständige Vermittler über Rechnungsstellung wissen?

In Deutschland sind die Beratung zu und die Vermittlung von Versicherungsverträgen, Darlehen oder Ähnlichem ein erlaubnispflichtiges Gewerbe, das § 34 der Gewerbeordnung unterliegt. Es gelten strenge Erlaubnispflichten und Registrierungspflichten, die dem Verbraucherschutz dienen. Wer eine entsprechende Erlaubnis beantragen will, muss sich dazu an die zuständige IHK wenden. Das bedeutet auch, dass jeder, der als Selbstständiger Kredite vermittelt, ein Gewerbetreibender ist und bei der Rechnungsstellung dieselben Vorgaben einhalten muss, wie alle Gewerbetreibenden.

4. Rechnungsstellung für Kleinunternehmer: Was müssen Sie ohne Umsatzsteuer beachten?

Für manche Gewerbetreibende lohnt sich die Kleinunternehmerregelung. Wer sich dafür entscheidet, sollte auf jeden Fall alle Vor- und Nachteile genau gegeneinander abwägen. Sie kann den Verwaltungsaufwand deutlich verringern und einiges einfacher machen. So erheben Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer. Das erleichtert das Schreiben der Rechnungen. Zwei wichtige Vorteile liegen darin, dass die Umsatzsteuervoranmeldung, die regelmäßig an das Finanzamt zu übermitteln ist, komplett entfällt, und es auch keine Rolle spielt, welcher Steuersatz der richtige ist. Die Rechnung weist nur den Nettobetrag für die erbrachten Leistungen oder die verkauften Produkte aus. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, sollte die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten, dass der Gewerbetreibende die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz anwendet und keine Umsatzsteuer ausweisen muss.

5. Rechnungsstellung für Händler von Antiquitäten & Gebrauchtwaren: Achtung Differenzbesteuerung!

Der Handel mit Antiquitäten, Kunst und gebrauchten Produkten ist ein faszinierendes und lohnendes, aber auch ein komplexes Geschäft. Auch hier sind Besonderheiten bei der Rechnungsstellung zu beachten, denn es ist auf die Anwendung des § 25a UStG als Mittel der Differenzbesteuerung zu achten. Dabei geht es um die Besteuerung von Umsätzen mit beweglichen körperlichen Gegenständen, bei denen ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist (z.B. Erwerb durch Privatpersonen oder Wiederverkäufer). In solchen Fällen wird die Bemessungsgrundlage für die Mehrwertsteuer durch die Differenz zwischen dem Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und dem Einkaufspreis des Gegenstands bestimmt. Auf der Rechnung muss daher auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG hingewiesen werden (§ 14a Abs. 6 UStG). Dabei müssen verpflichtend die Formulierungen „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ verwendet werden.

3 Möglichkeiten: Rechnungsstellung manuell oder mithilfe von Tools?

Für die Erstellung einer Rechnung haben Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende mehrere Möglichkeiten. Sie können die Rechnung mithilfe einer Word- oder Excelvorlage selbst erstellen und sie als unveränderbares Dokument abspeichern. Möglichkeit zwei ist die Nutzung einer Vorlage für Rechnungen aus dem Internet und die dritte Möglichkeit ist eine Software, die die Rechnungsstellung leichter macht. Eine Software hat auch den Vorteil, dass sie allen Vorschriften entspricht und immer aktuell ist, sodass hier weniger Fehler passieren können.

1. Viele Gründer schreiben insbesondere am Anfang ihre Rechnungen mithilfe von Excel- oder Wordvorlagen. Das hat den Vorteil, dass kein Geld für eine Software notwendig ist. Allerdings müssen alle Kunden von Hand angelegt werden. Für die fortlaufende Rechnungsnummer ist der Gewerbetreibende selbst verantwortlich. Wenn das Unternehmen schnell wächst und viele Rechnungen zu schreiben sind, kann das einen hohen zeitlichen Aufwand bedeuten.
2. Musterrechnungen, die es in großer Anzahl im Internet gibt, haben den Vorteil, dass die Pflichtbestandteile schon enthalten sind. Der Gewerbetreibende muss nur noch alles mit seinen Daten ausfüllen. Auch hier ist jeder selbst verantwortlich für die Richtigkeit der Angaben und die fortlaufende Rechnungsnummer.
3. Rechnungssoftware kann eine große Hilfe sein. Sie sind immer aktuell und enthalten alle wichtigen Vorschriften rund um das Thema Rechnungsstellung. Die Tools sind einfach zu bedienen und lassen sich vom Design individuell anpassen. Die Tools verwenden automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer, was die Erstellung der Rechnungen erheblich erleichtert.

Rechnungssoftware kostet Geld und spart Zeit

Rechnungsprogramme kosten zwar Geld, doch handelt es sich nicht um eine enorm große Investition. Im Gegenteil, die Kosten sind vergleichsweise gering, der Nutzen hingegen ist hoch. Mit einer guten Rechnungssoftware sparen auch kleine Unternehmen viel Zeit. Die Adressen und weitere Daten der Kunden lassen sich einfach einpflegen. Damit lassen sich nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebote erstellen. Häufig gibt es auch die Funktionalität Ausgaben zu erfassen. Wie hoch der Monatsumsatz ist, zeigen die Programme auf Knopfdruck an. Die Tools sind immer aktuell, die Daten der Kunden werden automatisch eingefügt. Dadurch reduziert sich die Fehlerquote deutlich.

Viele der Tools verfügen außerdem über eine DATEV-Schnittstelle. Damit hat der Steuerberater Zugriff auf alle Rechnungen und die erfassten Ausgaben. Wer seine Steuer selbst realisiert, hat damit ein hilfreiches Tool, um die Einnahmen-Überschuss-Rechnung korrekt zu erstellen. Wenn alle Einnahmen und Ausgaben immer korrekt erfasst werden, ist es auch möglich, dem Finanzamt alle wichtigen Daten fristgerecht zu schicken.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung

In Deutschland regelt die Abgabenordnung sehr genau, wie Geschäftsunterlagen, zu denen auch die Rechnungen gehören, zu erfassen, zu dokumentieren und aufzubewahren sind. Je nach Dokumentenart gelten unterschiedliche Zeitdauern für die Aufbewahrung. Bei Rechnungen beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Weitere Vorschriften zum ordnungsgemäßen Führen und Aufbewahren von Geschäftsbüchern, geschäftlichen Aufzeichnungen und Unterlagen auch in elektronischer Form und Vorschriften zum Datenzugriff enthalten die sogenannten Vorschriften der GoBD.

Wenn ein Unternehmen noch nicht gegründet, das Gewerbe noch nicht angemeldet ist oder auch bei gelegentlichen Tätigkeiten dürfen auch Privatpersonen eine Rechnung schreiben. Auch hier müssen die Rechnungen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten.

Dürfen auch Privatpersonen eine Rechnung schreiben?

Denn auch Privatpersonen können Rechnungen schreiben, und zwar als natürliche Person. Denn Privatpersonen dürfen in Deutschland ebenfalls bis zu einer gewissen Höhe Einnahmen haben. Dabei ist es sehr wichtig, sich an das Gewerberecht zu halten. Dazu hält das Gewerberegister des jeweiligen Bundeslandes die entsprechenden Informationen bereit. Zuständig für die Registerführung sind in der Regel kommunale Ordnungs- oder Gewerbeämter.

Wichtig ist, dass auch die Rechnungen einer natürlichen Person die vorgeschriebenen Angaben enthalten müssen. Umsatzsteuer dürfen sie allerdings keine ausweisen und auch nicht einnehmen. Zudem ist vorgeschrieben, dass diese Einnahmen bei der jährlichen Einkommensteuererklärung anzugeben sind.

Fazit

Eine Rechnung korrekt zu schreiben, ist gar nicht so schwierig. Wer einmal eine Vorlage erstellt hat, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält, hat schon den größten Teil der Arbeit erledigt. Deshalb ist es am Anfang so wichtig, sorgfältig zu arbeiten und sich genau über die Pflichtangaben zu informieren. Das gilt für Kreditvermittler, Versicherungsvermittler und alle anderen Selbstständigen, Freiberufler und Gewerbetreibende gleichermaßen. Auf Dauer zahlt sich der Zeitaufwand von am Anfang aus.

Denn bei einer korrekt ausgestellten Rechnung ist der Rechnungsempfänger dazu verpflichtet, den Rechnungsbetrag fristgerecht zu bezahlen, sodass das Geld schneller auf dem Konto eingeht. Wer seine Rechnungen dann auch noch entsprechend den Vorgaben der GoBD aufbewahrt, kann einer Überprüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen. Denn damit sind alle Zahlungstransaktionen transparent und ordnungsgemäß nachweisbar.

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