Fakturierung: Komplexe Buchhaltung & Rechnungslegung einfach erklärt

Unter Fakturierung versteht man den Prozess, durch den eine Rechnung in die gesetzlich vorgeschriebene Form gebracht wird. Was müssen Sie dabei beachten?

Definition: Was genau ist Fakturierung?

Über die Fakturierung ist bereits viel gesprochen und geschrieben worden. Doch immer wieder passieren doch Fehler, wenn es um dieses Thema geht. Dies hängt oft mit mangelnden Kenntnissen der Beteiligten zusammen.

Häufig wird so zum Beispiel der Begriff Fakturierung mit dem Ausdruck “Rechnungslegung” gleichgesetzt. Dies ist nicht falsch, greift aber doch etwas zu kurz. Unter Fakturierung versteht man den Prozess, durch den eine Rechnung in die gesetzlich vorgeschriebene Form gebracht wird. Die Rechnungsstellung ist dabei der Vorgang, einem Kunden eine Rechnung zu schicken, in der in der Regel die gelieferten oder erhaltenen Produkte oder Dienstleistungen sowie der Preis aufgeführt sind.

Die wichtigsten Hilfestellungen zum Thema Fakturierung

Die Fakturierung wird traditionell von einem externen Zahlungsdienstleister oder von der Abteilung eines Mitarbeiters durchgeführt und ist in der Regel mit der Kreditorenbuchhaltung des Kunden verbunden. Unternehmen nutzen die Rechnungsstellung, um ihre Ausgaben zu verfolgen und Kundenrechnungen zu erstellen.

Doch mit dem Aufkommen des Cloud Computing nimmt die Bedeutung von digitalen Systemen zu. Cloud-Abrechnungssysteme spielen in Unternehmen zunehmend eine Rolle, da sie die Einnahmen erfassen, die Ausgaben verwalten und den Beteiligten Informationen zur Verfügung stellen. Außerdem ermöglichen sie eine automatisierte Abrechnung und Fehlerbehebung, was zur Rationalisierung von Prozessen und zur Kostensenkung beitragen kann.

Mindestanforderungen bei der Rechnungslegung

Es ist wichtig, alle Daten auf der Rechnung zu vermerken, die zwingend vorgeschrieben sind. Diese Mindestanforderungen sind:

• Die Steuernummer des Rechnungsstellers
• Die Bankverbindung
• Name und Anschrift sowohl vom Ersteller wie auch vom Empfänger der Rechnung
• Eine Liste über alle gelieferten Waren bzw. durchgeführten Dienstleistungen zum Nettopreis
• Der für die Rechnung verwendete Steuersatz
• Der Bruttorechnungsbetrag
• Das Datum der Rechnungserstellung
• Die vereinbarten Zahlungsbedingungen
• Eine logische (fortlaufende und eindeutige) Rechnungsnummer.

Vor- und Nachfakturierung: Was ist zu empfehlen?

In der Literatur stößt man inzwischen häufig auf die Begriffe “Vorfakturierung” und “Nachfakturierung”. Im E-Commerce ist beispielsweise die “Vorfakturierung” an der Tagesordnung.

Damit wird der Vorgang beschrieben, dass die Rechnung vor der eigentlichen Bearbeitung des Kundenauftrags gelegt wird. Ein Kunde hat beispielsweise zehn Paar Schuhe bestellt.

Vorfakturierung

Bei der Vorfakturierung wird zuerst die Rechnung geschrieben, erst anschließend packt der Shopmitarbeiter das Paket und schickt es auf die Reise. Bei der Nachfakturierung ist es genau umgekehrt.

Bei Standardaufträgen ist die Vorfakturierung dabei empfehlenswert, weil sie eine Art Anleitung für die anschließende Bearbeitung des Auftrags ist. Sie gibt an, wer was erhält und vereinfacht somit die Durchführung.

Nachfakturierung

Handelt es sich bei einem Auftrag jedoch um eine maßgeschneiderte Dienstleistung oder erfordert sie mehrere Arbeitsschritte, die (zumindest teilweise) nicht standardisiert sind, so ist die Nachfakturierung ratsam, um wirklich alle erbrachten Leistungen erfassen und berechnen zu können.

Die Nachfakturierung erfordert deshalb eine Protokollierung der Arbeitsschritte: Was wurde gemacht? Wie lange haben die einzelnen Schritte gedauert? Welche Materialien wurden dabei verbraucht?

Spezielle Software für die Fakturierung: Ja oder nein?

Die meisten Unternehmen vertrauen mittlerweile auf Software-Lösungen, um Rechnungen zu verfassen. Der Fall, dass ein leeres Office-Dokument als Grundlage für die Fakturierung dient, und anschließend individuell beschrieben wird, ist zur absoluten Ausnahme geworden.

Der Griff zur spezialisierten Software ist schon deshalb ratsam, weil diese mit Masken arbeitet, bei denen die gesetzlichen Anforderungen schon ausgefüllt sind oder automatisch abgefragt werden (z.B. Adressen).

Dazu kommt, dass die Arbeit der Fakturierung zum Beispiel mit einem Programm wie Haufe Lexoffice von jedem Rechner der Welt aus möglich ist, wenn nur ein Internetanschluss vorhanden ist. Das kann ich aus eigener Erfahrung sagen: Eine Automatisierte Online-Buchhaltungs-Software ist ein hilfreicher Begleiter im Arbeitsalltag, die gerade in kleineren und mittelständischen Unternehmen unendlich viel Zeit spart.

Musterrechnungen vereinfachen den Workflow

Zudem kann man auf diese Weise relativ problemlos verschiedene Musterrechnungen erstellen: Gerade Shops müssen in der Regel nur Adresse, Produktbezeichnung und Preis tauschen, können aber ansonsten die gleiche Rechnung immer wieder verwenden.

Hochwertige Software-Lösungen machen ein solch schnelles “Hin- und herschieben” der Daten ganz einfach.

Software für die Fakturierung: Darauf müssen Sie achten

Bei der Auswahl des richtigen Programms sind allerdings zwei Punkte von besonderer Bedeutung: Erst einmal sollte sich dieses personalisieren lassen. Dies meint das vorher Angesprochene:

Es müssen problemlos bestimmte Musterrechnungen erstellt und gespeichert werden können. Zudem ist es wichtig, dass eine solche Software-Lösung intuitiv funktioniert. Dies meint, dass die Mitarbeiter sie beim Verwenden erlernen können, damit keine (langwierigen und kostspieligen) Schulungsprozesse nötig sind.

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