Mitarbeiter richtig delegieren: 10 Tipps für bessere Kommunikation

Die Fähigkeit, Aufgaben an andere abzugeben, ist entscheidend für den persönlichen Erfolg. Doch nicht immer klappt das reibungslos und ohne Missverständnisse. Tipps, wie man Aufgaben und Ziele an andere richtig kommuniziert.

Was die Ex-Staatschefin zum Delegieren sagt

Die Idee zu diesem Beitrag kam mir, als ich vor einiger Zeit die ehemalige isländische Staatschefin Vigdís Finnbogadóttir interviewte. Sie verriet mir ihr Geheimnis, wie man Kind und Karriere unter einen Hut bekommt: Organisation. Man müsse mit anderen kooperieren und sich Hilfe suchen.

Genau da wurde mir klar, wie wichtig die Fähigkeit, Arbeit an andere abzugeben, für den eigenen Erfolg ist. Alle Diskussionen um Zeitmanagement-Tools, Hilfsmittel und To-Do-Listen sind hinfällig, wenn man Aufgaben, die man selbst nicht mehr schafft, nicht abgeben kann. Oder um es mit dm-Gründer Götz Werner, der genau das auf der Republica 2010 sagte, ein wenig provokativ auf den Punkt zu bringen: “Sie verdienen nur Geld, wenn andere für Sie arbeiten.”

Delegieren: Zwischen Angst und Halbherzigkeit

Dass ich dabei von einer “Fähigkeit” schreibe, ist kein Zufall: Viele Menschen tun sich schwer damit, anfallende Aufgaben auch mal an andere zu delegieren und damit ein Stück weit die Kontrolle abzugeben. Natürlich lässt sich Vertrauen in andere nicht von heute auf morgen erlernen. Aber wenn man erste kleinere Aufgaben erfolgreich abgegeben hat, wird man sehen, dass es mit der Zeit immer leichter fällt, die Kontrolle auch einmal abzugeben. Und bedenken Sie immer: Wenn Sie die Arbeit aus Zeitgründen nicht selbst übernehmen können oder bei einem Arbeitsgang Zeit sparen wollen, führt nun einmal kein Weg daran vorbei, Aufgaben an andere abzugeben. Sie haben also gar keine Wahl, als sich mit dem Thema Delegieren auseinanderzusetzen.

Ich erlebe allerdings sehr oft, dass das Delegieren nur halbherzig durchgeführt wird: Zwar gibt man die Arbeiten weiter, erwartet jedoch implizit, dass die Arbeit genau so erledigt wird, wie man das selbst tun würde – ohne das jedoch explizit zum Ausdruck zu bringen. Nicht alles, was man sagt, wenn man eine Aufgabe an andere delegiert, wird auch genau so verstanden, wie man es meint. Und häufig genug krankt die korrekte Ausführung der Aufgabe daran, dass der andere die Sache schlicht ganz falsch aufgefasst hat. Oder wie heißt es in der Linguistik so schön: Entscheidend ist nicht, was gemeint war, sondern wie der andere es versteht.

Die Schwierigkeiten liegen in der Kommunikation

Delegieren bedeutet daher nicht, dass man einfach die Anweisung gibt nach dem Motto: “Mach das bis übermorgen!” Selbst wenn Sie das als Chef theoretisch tun könnten, sollten Sie es nicht auf diese Weise äußern, denn der Befehlston kommt selten gut an.

Noch weniger ist dieses Vorgehen natürlich angebracht, wenn Sie einen gleichgestellten Kollegen bitten wollen, Ihnen etwas Arbeit abzunehmen. Besser ist es in jedem Fall, Sie führen ein konstruktives Gespräch mit dem Betreffenden und stellen sicher, dass alles genau verstanden wird – denn nur so können Sie sicher sein, dass die Aufgabe auch so ausgeführt werden, wie Sie es meinen.

10 Tipps für richtiges Delegieren

• Selektieren: Am Anfang steht die Auswahl der Person, der Sie die Aufgabe übertragen. Das sollte gut überlegt sein: Können Sie dieser Person voll vertrauen? Hat sie ähnliche Wertvorstellungen und Ziele wie Sie selbst, ist sie ähnlich motiviert? Nicht umsonst tobt in Unternehmen ein heißer Kampf um die besten Köpfe: Es ist eigentlich das schwierigste an der ganzen Sache, die richtige Person für eine Aufgabe zu finden.
• Differenzieren: Es gibt Arbeiten, die lassen sich besser delegieren als andere. Dazu gehören Routineaufgaben wie Schreib- oder Ordnungsarbeiten. Auch Spezialaufgaben, mit denen Sie sich selbst nicht so gut auskennen, sollten Sie unbedingt an Spezialisten delegieren. Andere Aufgaben sollten Sie besser grundsätzlich selbst erledigen: Etwa solche, bei denen Sie als Person gebraucht werden, wie Repräsentationsaufgaben oder der Umgang mit Kunden.
• Motivieren: Ein Grundproblem besteht darin, dass der andere vielleicht nicht mit derselben Motivation an die Sache herangeht wie Sie selbst. Ihm ist die Sache nicht so wichtig wie Ihnen. Das können Sie nicht ändern und Sie sollten nicht zuviel erwarten, aber Sie können zusätzlich motivieren: Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter mit, warum Sie die Aufgabe gerade an ihn übergeben haben. Dieses Vertrauen wirkt motivierend.
• Klare Ansage: Ein Grund, warum Delegieren oft schief geht, sind Missverständnisse. Machen Sie klar, was ganz genau getan werden soll. Sprechen Sie alle Vorgaben zu Quantität und Qualität ab. Achten Sie hierbei auf genaue Formulierungen, vermeiden Sie relativierende Weichmacher und stellen Sie durch Nachfragen sicher, dass die andere Person alles verstanden hat. “Ich möchte, dass Sie bis morgen 12 Uhr für mich die Akte X, die jetzt auf meinem Schreibtisch liegt, durcharbeiten und alle widersprüchlichen Angaben notieren.” Verwechslen Sie aber klare Arbeitsanweisungen nicht mit Kontrolle: Die andere Person sollte zwar wissen, was zu tun ist, aber sprechen Sie ihr dabei nicht die Fähigkeit ab, selbst zu denken. Eine Gradwanderung.
• Das Ziel beschreiben: Achten darauf, dass Sie das Ziel beschreiben, nicht den Arbeitsgang an sich. Unter Umständen können Sie einige Vorschläge zur Ausführung einbringen. Der andere hat so die Freiheit, selbst zu entscheiden, wie er die Arbeit ausführen will. Diese Eigenverantwortlichkeit fördert die Motivation. “Ich erwarte, dass die Präsentation dann bis morgen fertig ist”.
• Informieren: Achten Sie nicht nur darauf, dass Sie den Auftrag verständlich erteilen, sondern auch darauf, dass Sie alles, was zu seiner Ausführung wichtig ist, mitgeben: “Damit Sie wissen, worum es geht, möchte ich Ihnen folgende Fakten und Informationen mitgeben… Außerdem benötigen Sie folgende Materialien…” Setzen Sie nicht voraus, dass die andere Person wichtige Informationen schon bekommen haben, sondern stellen Sie z.B. durch Nachfragen sicher, dass das wirklich so ist.
• Ziele gemeinsam festlegen: Legen Sie den Zeitpunkt der Fertigstellung wenn möglich mit dem anderen zusammen fest: “Mir wäre es sehr recht, wenn die Aufgabe bis Ende der Woche abgeschlossen wäre. Wie sieht Ihr Zeitplan aus? Wann kann die Aufgabe fertig sein?… Übermorgen? Gut, dann lassen Sie uns diesen Termin festlegen…” Wenn das nicht geht, erläutern Sie, warum der Endtermin schon feststeht: “Leider kann ich keine längere Frist einräumen, weil der Kunde auf den entsprechenden Liefertermin besteht…”
• Den Sinn klar machen: Menschen führen nicht gern Arbeiten aus, deren Sinn sich ihnen nicht erschließt. Machen Sie daher noch einmal explizit klar, was der Sinn und Nutzen dieses Arbeitsganges ist und warum die Aufgabe wichtig ist. Wenn der andere das versteht, wird er viel besser arbeiten. Vergessen Sie aber nicht dabei, dass Mitarbeiter vielleicht andere Ziele und Vorstellungen haben als Sie selbst. Versuchen Sie dem anderen also immer auch zu vermitteln, warum das Erreichen dieses Ziels auch für ihn persönlich Vorteile bringt.
• Nachfragen: Hat der andere auch wirklich verstanden, was er wie tun soll? Ist er so motiviert, wie Sie es sich vorstellen? Das sollten Sie sicherstellen, statt einfach blauäugig darauf zu vertrauen, dass es schon gut gehen wird. Aber Achtung: Der Ton macht die Musik. Nie pampig werden, wenn der andere mal nicht so reagiert, wie Sie es sich vorgestellt haben. Das demotiviert nur unnötig.
• Wenn es schief geht: Delegieren kann auch fürchterlich schief gehen. Dann hilft es nicht, wütend zu werden, sondern konstruktiv mit dem Problem umzugehen. Frage Sie sich: “Habe ich mir immer die Zeit genommen, die Aufgabe auch genau zu erklären?” Ein anderer hat vielleicht nur deshalb etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit gemacht, weil er nicht verstanden hat, wie Sie sich das Ergebnis vorgestellt haben.

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