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Offenlegung & Urheberrechte: Bildmaterial erstellt im Rahmen einer kostenlosen Kooperation mit Shutterstock.
Von Simone Janson (Mehr) • Zuletzt aktualisiert am 03.06.2024 • Zuerst veröffentlicht am 10.03.2020 • Bisher 5858 Leser, 1799 Social-Media-Shares Likes & Reviews (5/5) • Kommentare lesen & schreiben
Die Fähigkeit, Aufgaben an andere abzugeben, ist entscheidend für den persönlichen Erfolg. Doch nicht immer klappt das reibungslos und ohne Missverständnisse. Tipps, wie man Aufgaben und Ziele an andere richtig kommuniziert.
Die Idee zu diesem Beitrag kam mir, als ich vor einiger Zeit die ehemalige isländische Staatschefin Vigdís Finnbogadóttir interviewte. Sie verriet mir ihr Geheimnis, wie man Kind und Karriere unter einen Hut bekommt: Organisation. Man müsse mit anderen kooperieren und sich Hilfe suchen.
Genau da wurde mir klar, wie wichtig die Fähigkeit, Arbeit an andere abzugeben, für den eigenen Erfolg ist. Alle Diskussionen um Zeitmanagement-Tools, Hilfsmittel und To-Do-Listen sind hinfällig, wenn man Aufgaben, die man selbst nicht mehr schafft, nicht abgeben kann. Oder um es mit dm-Gründer Götz Werner, der genau das auf der Republica 2010 sagte, ein wenig provokativ auf den Punkt zu bringen: „Sie verdienen nur Geld, wenn andere für Sie arbeiten.“
Tatsache ist: Erfolg wird nicht allein durch die Fähigkeit einer Person bestimmt, jede Aufgabe eigenständig zu erledigen. Effektives Management bedeutet in erster Linie, zu wissen, wann und wie man Verantwortung an andere delegiert. Die Delegation ist eine entscheidende Komponente der Führung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ziele durch Teamarbeit effizienter und effektiver zu erreichen.
Effektives Delegieren kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, die Teamarbeit zu fördern, Stress abzubauen und die Qualität der Arbeit zu verbessern. Sie ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Indem Sie Aufgaben an andere Teammitglieder delegieren, können Sie deren berufliches Wachstum fördern, Vertrauen aufbauen und ein Gefühl von Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit schaffen. Darüber hinaus können Sie durch die Delegation die Stärken und Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder nutzen, was zu besseren Ergebnissen und einer produktiveren Belegschaft führt.
Das Delegieren von Aufgaben ist jedoch nicht so einfach, wie es scheint, und es erfordert erhebliches Geschick, richtig zu delegieren. Die Delegation ist ein wichtiges Instrument für Manager, um die Produktivität und Effizienz zu steigern, indem sie einen Teil ihrer Arbeitslast an andere Teammitglieder weitergeben. Für den Erfolg ist es jedoch entscheidend, die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen zu delegieren. Falsches Delegieren kann zu Verwirrung, verpassten Terminen und schlechter Qualität der Arbeit führen. Daher ist es für Sie als Manager wichtig, zu wissen, wie wichtig es ist, Aufgaben richtig zu delegieren.
Letztendlich ist die Delegation von Aufgaben ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Viele Manager machen den Fehler, Aufgaben ohne angemessene Anleitung zu delegieren, was zu Verwirrung, Verzögerungen und letztlich zu schlechten Ergebnissen führt. Effektives Delegieren bedeutet dagegen, die richtigen Aufgaben und Personen zu identifizieren, die delegiert werden sollen, klare Anweisungen zu geben, was zu tun ist, und den Fortschritt regelmäßig zu überwachen.
Dass ich dabei von einer „Fähigkeit“ schreibe, ist kein Zufall: Viele Menschen tun sich schwer damit, anfallende Aufgaben auch mal an andere zu delegieren und damit ein Stück weit die Kontrolle abzugeben. Natürlich lässt sich Vertrauen in andere nicht von heute auf morgen erlernen. Aber wenn man erste kleinere Aufgaben erfolgreich abgegeben hat, wird man sehen, dass es mit der Zeit immer leichter fällt, die Kontrolle auch einmal abzugeben. Und bedenken Sie immer: Wenn Sie die Arbeit aus Zeitgründen nicht selbst übernehmen können oder bei einem Arbeitsgang Zeit sparen wollen, führt nun einmal kein Weg daran vorbei, Aufgaben an andere abzugeben. Sie haben also gar keine Wahl, als sich mit dem Thema Delegieren auseinanderzusetzen.
Ich erlebe allerdings sehr oft, dass das Delegieren nur halbherzig durchgeführt wird: Zwar gibt man die Arbeiten weiter, erwartet jedoch implizit, dass die Arbeit genau so erledigt wird, wie man das selbst tun würde – ohne das jedoch explizit zum Ausdruck zu bringen. Nicht alles, was man sagt, wenn man eine Aufgabe an andere delegiert, wird auch genau so verstanden, wie man es meint. Und häufig genug krankt die korrekte Ausführung der Aufgabe daran, dass der andere die Sache schlicht ganz falsch aufgefasst hat. Oder wie heißt es in der Linguistik so schön: Entscheidend ist nicht, was gemeint war, sondern wie der andere es versteht.
Delegieren bedeutet daher nicht, dass man einfach die Anweisung gibt nach dem Motto: „Mach das bis übermorgen!“ Selbst wenn Sie das als Chef theoretisch tun könnten, sollten Sie es nicht auf diese Weise äußern, denn der Befehlston kommt selten gut an.
Noch weniger ist dieses Vorgehen natürlich angebracht, wenn Sie einen gleichgestellten Kollegen bitten wollen, Ihnen etwas Arbeit abzunehmen. Besser ist es in jedem Fall, Sie führen ein konstruktives Gespräch mit dem Betreffenden und stellen sicher, dass alles genau verstanden wird – denn nur so können Sie sicher sein, dass die Aufgabe auch so ausgeführt werden, wie Sie es meinen.
Für das richtige Delegieren gibt es verschiedene Ansätze. Wir haben die 10 wichtigsten Tipps zusammengetragen.
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Simone Janson ist Verlegerin, Beraterin und eine der 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen laut Blogger-Relevanz-Index. Sie ist außerdem Leiterin des Instituts Berufebilder Yourweb, mit dem sie Geld für nachhaltige Projekte stiftet. Laut ZEIT gehört ihr als Marke eingetragenes Blog Best of HR – Berufebilder.de® zu den wichtigsten Blogs für Karriere, Berufs- und Arbeitswelt. Mehr zu ihr im Werdegang. Alle Texte von Simone Janson.
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