Memo schreiben in 8 Schritten: Zielsetzung, Prioritäten, Stil

Ein Memo ist einige wichtige Entscheidungsgrundlage – und die optimale Möglichkeit, die eigene Karriere anzukurbeln. Das allerdings nur, wenn es nicht als lieblosen Pflichtübung abgeliefert wird. Wie schreibt man ein gutes, sinnvolles Memo? 8 Schritte.

Ein gutes Memo: Entscheidungsgrundlage und Karrierebaustain

Ein richtiges, aussagekräftiges und damit gutes Memo zu verfassen, gehört heutzutage zu den wichtigsten Fähigkeiten in vielen Berufen: Nicht nur dient es der strukturierten Information von Vorgesetzen und ist damit für viele Entscheidungsprozesse in Unternehmen von größter Wichtigkeit. Genau deswegen heißen Memos in vielen Firmen auch „Vorlage“, „Stellungnahme“ oder „Notiz“.

Ein gut recherchiertes und durchdachtes Memo ist darüber hinaus auch ein wichtiger Schritt, um die eigene Karriere anzukurbeln: Da es in der Regel für Vorgesetzte und Kollegen verfasst wird, ist es eine hervorragende Gelegenheit, auf die eigenen Leistungen und Fähigkeiten aufmerksam zu machen und zu Glänzen – und das gerade für introvertierte Naturen, die sonst vielleicht wenig Präsenz beanspruchen.

Das Handwerkszeug: Worauf es bei guten Memos ankommt

Schreiben kann ja jeder, heißt es oft. Doch weit gefehlt: Auch wenn für viele von uns zu den Haupttätigkeiten im Beruf gehört, besitzen nicht alle die nötigen Skills, um auch leserfreundlich zu schreiben. Denn gerade bei Memos kommt es auf gutes Verständnis an, da sie die Grundlag wichtiger Entscheidungen bilden.

Dabei geht es weniger um Talent als vielmehr um einige ganz grundlegende Techniken. Es hilft dabei, sich vorab klar zu machen, worin der Sinn eines Memos überhaupt besteht: Ziel eines guten Memos sollte es sein, möglichst präzise und objektiv das zugrunde liegende Problem beziehungsweise die Situation zu beschreiben. Üblicherweise sind Memos nicht länger als vier Seiten, wobei es aber auch Vorlagen mit mehr als 30 Seiten gibt.

Wer ein gutes Memo verfassen will, sollte einen Aspekt gabz besonders im Auge haben;: Konzentrieren Sie sich auf das Wichtige und Wesentliche, denn das Thema Ihres Memos ist in aller Regel nur eines von vielen Problemen, die Ihren Vorgesetzten oder Ihre Kollegen beschäftigen.

Schritt 1: Was ist der Sinn Ihres Memos und wer ist Ihre Zielgruppe?

Bevor Sie anfangen zu schreiben, müssen Sie erst einige grundsätzliche Fragen klären:

• Wer sind die Empfänger? Wie viel Vorwissen besitzen sie?
• Wann ist es notwendig, Hintergründe oder Zusammenhänge zu erläutern, und wann nicht?
• Welchen Stellenwert besitzt das Thema beim Empfänger (Ist es „geliebt“ oder „verhasst“)?
• Wie möchte der Empfänger informiert werden? Ist der Empfänger Augen- oder Ohrenmensch, das heißt nimmt er Informationen lieber schriftlich oder mündlich auf?
• Verlangt der Empfänger detaillierte Informationen oder nur eine Zusammenfassung?
• Ist der Empfänger faktenorientiert oder nicht?
• Wer muss sich zum Thema äußern beziehungsweise seinen Standpunkt einbringen, wie etwa eigene Vorgesetzte, Vorgesetzte anderer Abteilungen, Kollegen aus der eigenen Abteilung, Kollegen anderer Abteilungen sowie externe Fachleute (Rechtsanwälte, Berater, Steuerberater, Gutachter…)?

Je nach Antwort auf diese Fragen werden Sie auch Ihren Schreibstil wählen: Widerstehen Sie der Versuchung, Vorgesetzte mit geschwurbeltem Satzbau, Fachwörtern oder Anglizismen beeindrucken zu wollen. Ihr Chef, der wenig Zeit hat, schätz Leserlichkeit besonders und das Ziel sollte immer sein, dass der Leser Ihren Text schnell erfassen kann. Achten Sie daher auf aussagekräftige, gut lesbare Texte. Zum Beispiel ist „Wir liefern pünktlich“ verständlicher und kürzer als „Wir garantieren pünktliche Lieferung.“

Schritt 2: Konzentrieren Sie sich auf die Wesentlichen Aussagen

Der Empfänger muss die Möglichkeit haben, das Problem oder den Sachverhalt sofort einordnen zu können. Versuchen Sie deshalb als erstes, die Priorität anzugeben. Zur Klassifikation empfehle ich die sogenannte „Eisenhower-Methode“ (benannt nach dem US-amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower).

Daraus ergeben sich folgende Kombinationen aus Wichtigkeit und Dringlichkeit:

• Typ 1: eilig, aber geringe Wichtigkeit;
• Typ 2: eilig und hohe Wichtigkeit;
• Typ 3: geringe Dringlichkeit, aber hohe Wichtigkeit;
• alles andere eignet sich nicht für Memos.

Denken Sie stets daran: Lesefreundliche Texte entstehen selten in einem Rutsch. Also den Text einen halben Tag liegen lassen und anschliessend nochmals durchgehen.

Schritt 3: Interesse wecken mit dem richtigen Betreff

Von entscheidender Bedeutung ist die Betreffzeile eines Memos. Dieses sollte auch das Interesse des Lesers wecken. Beschreiben Sie kurz und präzise das Problem oder den Sachverhalt, idealerweise als Frage. Also nicht: „Umstrukturierung Vertriebssystem“, sondern: „Wie sollen wir unser Vertriebssystem umgestalten?“

Denn es gilt immer: Memos dienen der Information oder Entscheidungsfindung dient, sie sollten kurz und präziese sein. In der Regel gilt: So ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich.

Schritt 4: Auf den richtigen Stil achten

Doch nicht nur der Betreff ist wichtig. Damit Ihr Memo auch gelesen und verstanden wird, sollten Sie einige grundlegende stilistische Kniffe beachten:

1. Die Satzlänge prüfen: Sätze bis zu 14 Wörter gelten gemäss vielen Studien als lesefreundlich. Das ist sicher keine absolute Grenze, kann aber eine Orientierungsmarke sein. Stark verschachtelte Sätze sollte man darauf prüfen, ob sie sich nicht in zwei Sätze aufteilen lassen.
2. Negative Formulierungen weglassen: „Denken Sie nicht an den rosa Elefanten.“ Solche Formulierungen lösen genau das Gegenteil aus. Häufig sind negative Formulierungen schwer verständlich, etwa „Ich habe nicht unweit von hier parkiert.“
3. Zu lange Wörter vermeiden: Wörter mit einer Länge von zwei bis drei Silben können am einfachsten und besten gelesen werden. Fremdwörter bitte nur dann, wenn diese komplexe Sachverhalte treffend zusammenfassen. Schwierig finde ich es, wenn sie Unbestimmtes vernebeln und eine Klarheit vortäuschen, die ich vielleicht gar nicht im Kopf habe.
4. Adjektive überprüfen: „Wenn Sie ein Adjektiv verwenden wollen, so kommen Sie zu mir in den 3. Stock und fragen, ob es nötig ist.“ Dem Zitat des französischen Journalisten und Politikers Georges Clemenceau ist wenig beizufügen: Die meisten Adjektive wirken verdoppelnd und haben wenig Aussagekraft. Kürzen, wo’s geht.
5. Hilfsverben und Konjunktive reduzieren: „Ich möchte mich für den Besuch an unserem Messestand bedanken.“ Ja, was jetzt? Will sich der Schreibende bedanken oder nicht? Also kürzer: „Ich danke Ihnen für den Besuch an unserem Messestand.“ Oder: „Vielen Dank für den Besuch an unserem Messestand.“ Gleiches gilt für Modalverben wie „können“ oder „sollen“: Sie können häufig ersatzlos gestrichen werden.

Schritt 5: Stellen Sie den Sachverhalt genau dar und ordnen Sie ihn richtig ein

Bevor Sie mit den eigentlichen Ausführungen beginnen, sollten Sie den Empfänger wissen lassen, was Sie von ihm erwarten. Dringlichkeit sollte allerdings nicht angebracht sein.

Den Empfänger im Blick behalten

Als Empfänger liest man einen Text nämlich anders, wenn man weiß, dass es etwas zu entscheiden gilt, als wenn man nur etwas zur Kenntnis nehmen soll. Beispielsweise könnten Sie folgende Kategorien verwenden: „Zur Kenntnis nehmen“, „Entscheiden bis…“, „Gespräch führen“ oder „Aktion veranlassen“.

In Anbetracht der Vielfalt an Themen, die in Memos erörtert werden können, ist es schwierig, eine allgemeingültige Gliederung zu empfehlen. Hilfreich ist es jedoch immer, anhand von W-Fragen zu prüfen, ob man alle wichtigen Aspekte genannt hat: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Womit? Wie lange?

Wesentliche Aussagen mit Zwischenüberschriften kennzeichnen

Sofern Ihr Memo länger ist, sollten Sie wesentliche Aussagen in (aktivisch formulierten) Zwischenüberschriften zusammenfassen. Schreiben Sie zudem eine Zusammenfassung („executive summary“), die Sie Ihren Ausführungen voranstellen. Memos sollen nicht nur Informationen vermitteln, sondern sondern auch eigene Meinungen und Einschätzungen wiedergeben, um Entscheidungen zu forcieren.

Wenn Sie an mehrere Empfänger schreiben, die sich unterschiedlich gut mit dem zugrunde liegenden Thema auskennen, so können Sie detaillierte und weiterführende Informationen in Anlagen ausgliedern. Dafür geeignet sind zum Beispiel eine Historie oder Vorgeschichte, Berechnungen, Gesetzesgrundlagen oder Details zu Lösungsalternativen (siehe Schritt 7).

Ordnen den Sachverhalt in einen richtigen Kontext ein

Nachdem Sie das Problem oder den Sachverhalt geschildert haben, sollten Sie noch einen Schritt weiter gehen und versuchen, einen Bezug des Themas zur Unternehmensstrategie beziehungsweise zum Gewinnziel herzustellen.

Was ist damit genau gemeint? Die Empfänger von Memos sind wie gesagt in der Regel die Vorgesetzten. Und diese denken strategisch und gewinnorientiert (zumindest sollten sie das tun). Zeigen Sie deshalb immer auf – sofern möglich –, wie Ihr Vorschlag dazu beiträgt, die Unternehmensstrategie zu verwirklichen oder den Gewinn zu erhöhen.

Schritt 6: Geben Sie Entscheidungshilfe und bieten Sie Alternativen mit Vor- und Nachteilen

Nun folgt der für die Empfänger spannendste Teil, nämlich der Part, in dem Sie Ihre Lösungsvorschläge unterbreiten. Dazu ein paar Tipps:

• Finden Sie aussagekräftige Begriffe für Lösungsalternativen (zum Beispiel „Minimallösung“, „Komfortlösung“ oder „Sparpaket“).
• Bedenken Sie, dass sich die Lösungsalternativen deutlich voneinander unterscheiden sollten.
• Beschränken Sie den „Lösungsraum“ – erarbeiten Sie nicht zu viele Varianten.
• Sagen Sie, was nötig ist, um die Lösungen umzusetzen – und zwar in zeitlicher, finanzieller und personeller Hinsicht.
• Verwenden Sie zur Erläuterung eine grafische Darstellung (wie etwa einen Entscheidungsbaum).

Nennen Sie die Alternative des Nicht-Handelns

Häufig wird bei der Darstellung von Lösungen eine Möglichkeit übersehen: nämlich die, nichts zu machen. Manchmal kann dies eine durchaus sinnvolle Alternative sein. Sagen Sie deshalb, was passiert, wenn das Problem nicht gelöst wird. Gehen Sie auf Vor- und Nachteile des Nichthandelns ein.

Mit Szenarien und Kategorien arbeiten

Eventuell kann es auch nützlich sein, Szenarien („best case“, „worst case“) zu entwerfen, also zu prognostizieren, wie sich ein Problem oder ein Sachverhalt entwickeln wird, wenn nichts getan wird.

Daher noch einmal zur Erinnerung: Der Empfänger Ihres Memos liest Ihren Text ganz anders, wenn er oder sie weiß, dass es etwas zu entscheiden gilt. Daher habe ich Ihnen ja schon empohlen, verschiedene Kategorien zu verwenden wie zum Beispiel „Zur Kenntnis nehmen“, „Entscheiden bis…“, „Gespräch führen“ oder „Aktion veranlassen“.

Längere Memos

Daraus ergibt sich quasi von selbst: Sofern Ihr Memo länger ist, sollten Sie wesentliche Aussagen in (aktivisch formulierten) Zwischenüberschriften zusammenfassen. Schreiben Sie zudem eine Zusammenfassung („executive summary“), die Sie Ihren Ausführungen voranstellen.

Schritt 7: Geben Sie eine Empfehlung ab und nennen Sie den nächsten Schritt

Abschließend ist Ihr Urteilsvermögen gefragt. Erleichtern Sie dem Empfänger die Entscheidung, indem Sie sich für eine Alternative aussprechen. Begründen Sie Ihre Meinung mit schlüssigen Argumenten und Beispielen.

Der eigene Standpunkt

Wenn Sie sich nicht eindeutig für eine Lösungsvariante entscheiden können beziehungsweise wenn eventuell andere Abteilungen oder Kollegen gegensätzlicher Ansicht sind, dann geben Sie der Fairness halber alle Standpunkte wieder.

Ausblick geben!

Um den Entscheidungsfindungs- sowie den Umsetzungsprozess zu beschleunigen, sollten Sie zudem noch verdeutlichen, was im nächsten Schritt von wem bis wann zu tun ist. Geben Sie ganz zum Schluss noch einen Ausblick:

Wie sieht der „Endzustand“ aus? Zum Beispiel: „Wenn wir es schaffen, das neue Vertriebssystem bis Ende 2011 umzusetzen, dann werden wir unseren Marktanteil um 30 Prozent vergrößern können.“

Schritt 8: Das Memo noch einmal korrigieren

Wie bei Briefen, eMails und anderen Textarten auch, steht als letzter Schritt eine Korrektur an, auch hier in Bezug auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form. Stellen Sie sich nun noch die wichtigste Frage:

Erleichtert mein Memo dem Empfänger die Entscheidung beziehungsweise das Verständnis? Wenn Sie mit „Ja“ antworten können, dürfen Sie Ihr Memo in Umlauf bringen. Haben Sie Zweifel, müssen Sie nochmals Hand anlegen.

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