Besser arbeiten, Infos nach Wunsch! Wir geben Ihnen Informationen, die Sie wirklich brauchen und engagieren uns für eine bessere und ökologische Arbeitswelt. Als Verlag Best of HR – Berufebilder.de® mit einzigartigem Buchkonzept und eKursen bieten wir über 20 Jahre Erfahrung im Corporate Publishing – mit Kunden wie Samsung, Otto, staatlichen Institutionen. Verlegerin Simone Janson leitet auch das Institut Berufebilder Yourweb, das z.B. Stipendien vergibt, und gehört zu den 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen, referenziert in ARDFAZZEITWELTWikipedia.

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Hier schreibt für Sie:

Simone Janson ist VerlegerinBeraterin und Leiterin des Instituts Berufebilder Yourweb.Unter der eingetragenen Marke Best of HR – Berufebilder.de® betreibt Sie einen Buch-Verlag, eine eLearning-on-Demand-Plattform, einen News-Dienst und gehört zu den 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen laut Blogger-Relevanz-Index und Wikipedia. Laut ZEIT gehört sie zu den wichtigsten Blogs zu Karriere, Berufs- und Arbeitswelt. Daneben leitet das Institut Berufebilder Yourweb für kooperative & nachhaltige Bildung, mit dem sie u.a. Stipendien vergibt und nachhaltige Projekte fördert. Außerdem berät sie Unternehmen wie Samsung, OTTO oder Randstad in HR-Kommunikation und war für diverse Hochschulen und Business-Schools tätig.

Karriere-Erfolg durch Effiziente Ordnungssysteme: 6 Organisations-Tipps von Obama bis Gates

Wer wirklich erfolgreich ist und viel Geld verdient, hat nicht einfach nur hart gearbeitet. Neben anderen Faktoren spielt auch die perfekte Arbeitsorganisation eine wichtige, doch oft unterschätzte Rolle. Tipps für mehr Inspiration durch Ordnung.

Karriere-Erfolg durch Effiziente Ordnungssysteme: 6 Organisations-Tipps von Obama bis Gates

Was Obama und Bill Gates hilft, den Überblick zu halten

Reiche und beruflich erfolgreiche Menschen haben oft spezielle Gewohnheiten. Zum Beispiel eine Morgenroutine, das systematische Lesen von Büchern oder einen gesunden Lebensstil. Das zeigen viele Beispiele von Barack Obama bis Bill Gates. Ordnung kann auch ein wichtiger Antriebsmotor für Veränderungen und Innovation sein, denn viele gute Ideen entstanden aus der Motivation heraus, die Welt ein Stück ordentlicher zu machen.

Was nämlich oft weniger bekannt ist, weil es sich um ein sehr persönliches Thema handelt, das die wenigsten Menschen aktiv reflektieren: Auch der richtige Workflow, ein guter Umgang mit Informationen, dass gute Sortieren und Widerzugänglichmachen von Dokumenten, Adressen usw. ist ein unglaublich wichtiger Erfolgsfaktor. Einer der auf den ersten Blick ein wenig detailversessen und manisch wirkt. Doch wer ständig die Einladungen zu Netzwerktreffen verbaselt, wird nie von seinem Sofa runterkommen.

Reich und erfolgreich mit dem passende Ordnungssystem?

Und Hand aufs Herz, Sie kennen wahrscheinlich das Problem: Sie fangen frohgemut eine neue Aufgabe, ein neues Projekt an, sind fest entschlossen, den Überblick zu behalten – doch nach einiger Zeit stapeln sich alle möglichen Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch. Das liegt vermutlich daran, dass Sie Ihr Ordnungsystem inkonsequent nutzten oder Ihr System nicht optimal ist. Und klar: Dadurch alleine werden Sie nicht reich und erfolgreich. Aber aber Ihr persönliches Archiv kann eine ungeheurere Inspirationsquelle sein.

Was dabei hilft ist ein ausgeklügeltes Ordnungssystem, dass einem immer hilft, sich zu erinnern, wo die Dinge sind, die man braucht. Das mag auf den ersten Blick umständlich wirken. Aber es stellt sich schnell heraus: Das ist es nicht, wenn man eine Lösung für die typischen Ordnungsprobleme gefunden hat. Denn: Solange sich das papierlose Büro nicht ganz durchgesetzt hat, lohnt es sich, für Papier-Unterlagen ein Ordnungssystem konsequent anzuwenden. Und zwar ein kluges Ordnungssystem.

Schuld an Unordnung ist meist ein falsches und schlechtes System

Die meisten Menschen neigen beispielsweise dazu, ihre Unterlagen thematisch zu gruppieren und sortieren, nach Interessen zum Beispiel oder Inhalten, die scheinbar zusammengehören. Aber dieses System birgt Probleme: Haben Sie nicht auch schon lang überlegt, ob ein Dokument nun besser zu diesem oder jenem Thema gehört oder wo Sie es hinterher suchen würden, wenn Sie es mal brauchen?

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Wenn Sie Ihre Unterlagen nach Interessensgebieten, Projekten (die sich ändern und erweitern können) oder Themen sortieren, haben Sie vermutlich viel mehr potenzielle Ablageorte und brauchen länger zum Suchen. Denn wenn man genau darüber nachdenkt, gehören ja alle Themen irgendwie zusammen – oder nicht? Und diese gedankliche Verbindung kann sich auch ändern, manche todsicher geglaubte Eselsbrücke fällt Ihnen vielleicht gar nicht mehr ein.

Ideal: Alphabetische Sortierung

Besser ist es daher, Sie sortieren Ihre Ablage alphabetisch – und zwar wahlweise nach Person, Projekt oder übergeordnetem Thema. Wenn Sie dann vergessen haben, wo Sie die Unterlagen abgelegt haben, müssen Sie nur nach dem betreffenden Buchstaben von einer dieser drei Kategorien suchen.

Beispiel: Der Vertrag mit Kunde A über Projekt C zum Themenkreis W. Wenn Sie Ihre Unterlagen nach Personen sortieren. dann stecke den Vertrag unter A. Wenn Sie nach Projekten ordnen, stecken Sie ihn unter C. Und der Supergau wäre es, wenn Sie etwas chaotisch sind und Ihre Unterlagen mal nach Personen einsortieren, mal nach Themen oder Projekten, lachen Sie nicht, es gibt solche Spezialisten. Bei einer alphabetischen Sortierung gäbe es dann aber nur drei Möglichkeiten, diesen zu finden.

Zu den 6 typischen Ordnungsproblemen gibt es eine Lösung:

  1. Problem: Sie wissen nicht, wo Sie ein Dokument einsortieren sollem, etwa bei den Projekten oder den Briefen. Lösung: Schaffen Sie ein einheitliches, am besten alphabetisches Ordnungssystem, dann wissen Sie jederzeit, wo etwas hin muss und wo Sie es suchen müssen
  2. Problem: Um ein Dokument abzulegen, müssen Sie erst einen Ordner hervorkramen, auf den Stuhl steigen oder in einen anderen Raum gehen. Lösung: Sie sollten nicht länger als 1-2 Minuten brauchen, um etwas aus der Ablage zu nehmen und in ein System einzuordnen. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, vergeht Ihnen die Lust zu sortieren und Sie machen es nicht mehr. Daher: Änderen Sie etwas an dem System.
  3. Problem: Schon beim Öffnen der Aktenschublade quillt Ihnen ein Papierberg entgegen, und auch die Ablage auf dem Schreibtisch ist überfüllt. Damit die Unterlagen nicht untergehen, legen Sie sie aufs Regal – ein neuer Haufen entsteht. Lösung: Gehen Sie Ihr “Archiv” wenigstens einmal pro Halbjahr durch und sortiere Sie Ihre Ablage mindestens einmal pro Woche. Wenn es gar nicht anders geht, erweitern Sie Ihr Ordnungssystem, wenn der Platz dafür mehr als dreiviertel voll ist. Schmeißen Sie auch regelmäßig Überflüssiges weg.
  4. Problem: Sie finden Dinge, die Sie im im Moment nicht brauchen können, z.B. die Werbung für einen Vortrag oder Einfälle für ein Projekt für das kommende Jahr. Später werden Sie sie aber vermutlich benötigen. Lösung: Notieren Sie solche Dinge in einem Terminkalender oder einem Projektmanagement-Tool, möglichst mit Zeitangabe und beginnen Sie eine Liste “Vielleicht irgendwann”. So bekommen Sie die Angelegenheit aus dem Kopf und vom Tisch.
  5. Problem: Sie finden auf dem Schreibtisch Informationsmaterial, dass Sie vielleicht später noch brauchen, aber wiesen jetzt nicht wohin damit. Lösung: Können Sie die Informationen direkt in Ihr System einsortieren? Wenn nicht, brauchen Sie die Informationen wahrscheinlich nie. Weg damit!
  6. Problem:  Sie stoßen beim Aufräumen auf Dinge, bei denen Sie sich nicht entscheiden können, ob Sie sie noch brauchen oder nicht. Lösung: Seien Sie rigoros und leben Sie nach einem grundsätzlichen Prinzip: Im Zweifel weg damit! Das Meiste kann man ohnehin wiederbeschaffen. Ein effizientes Ordnungssystem hilft stets dabei, den Überblick zu behalten und produktiv zu arbeiten.

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