Karriere-Erfolg durch Effiziente Ordnungssysteme: 6 Organisations-Tipps von Obama bis Gates

Wer wirklich erfolgreich ist und viel Geld verdient, hat nicht einfach nur hart gearbeitet. Neben anderen Faktoren spielt auch die perfekte Arbeitsorganisation eine wichtige, doch oft unterschätzte Rolle. Tipps für mehr Inspiration durch Ordnung.

Was Obama und Bill Gates hilft, den Überblick zu halten

Reiche und beruflich erfolgreiche Menschen haben oft spezielle Gewohnheiten. Zum Beispiel eine Morgenroutine, das systematische Lesen von Büchern oder einen gesunden Lebensstil. Das zeigen viele Beispiele von Barack Obama bis Bill Gates. Ordnung kann auch ein wichtiger Antriebsmotor für Veränderungen und Innovation sein, denn viele gute Ideen entstanden aus der Motivation heraus, die Welt ein Stück ordentlicher zu machen.

Was nämlich oft weniger bekannt ist, weil es sich um ein sehr persönliches Thema handelt, das die wenigsten Menschen aktiv reflektieren: Auch der richtige Workflow, ein guter Umgang mit Informationen, dass gute Sortieren und Widerzugänglichmachen von Dokumenten, Adressen usw. ist ein unglaublich wichtiger Erfolgsfaktor. Einer der auf den ersten Blick ein wenig detailversessen und manisch wirkt. Doch wer ständig die Einladungen zu Netzwerktreffen verbaselt, wird nie von seinem Sofa runterkommen.

Reich und erfolgreich mit dem passende Ordnungssystem?

Und Hand aufs Herz, Sie kennen wahrscheinlich das Problem: Sie fangen frohgemut eine neue Aufgabe, ein neues Projekt an, sind fest entschlossen, den Überblick zu behalten – doch nach einiger Zeit stapeln sich alle möglichen Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch. Das liegt vermutlich daran, dass Sie Ihr Ordnungsystem inkonsequent nutzten oder Ihr System nicht optimal ist. Und klar: Dadurch alleine werden Sie nicht reich und erfolgreich. Aber aber Ihr persönliches Archiv kann eine ungeheurere Inspirationsquelle sein.

Was dabei hilft ist ein ausgeklügeltes Ordnungssystem, dass einem immer hilft, sich zu erinnern, wo die Dinge sind, die man braucht. Das mag auf den ersten Blick umständlich wirken. Aber es stellt sich schnell heraus: Das ist es nicht, wenn man eine Lösung für die typischen Ordnungsprobleme gefunden hat. Denn: Solange sich das papierlose Büro nicht ganz durchgesetzt hat, lohnt es sich, für Papier-Unterlagen ein Ordnungssystem konsequent anzuwenden. Und zwar ein kluges Ordnungssystem.

Schuld an Unordnung ist meist ein falsches und schlechtes System

Die meisten Menschen neigen beispielsweise dazu, ihre Unterlagen thematisch zu gruppieren und sortieren, nach Interessen zum Beispiel oder Inhalten, die scheinbar zusammengehören. Aber dieses System birgt Probleme: Haben Sie nicht auch schon lang überlegt, ob ein Dokument nun besser zu diesem oder jenem Thema gehört oder wo Sie es hinterher suchen würden, wenn Sie es mal brauchen?

Wenn Sie Ihre Unterlagen nach Interessensgebieten, Projekten (die sich ändern und erweitern können) oder Themen sortieren, haben Sie vermutlich viel mehr potenzielle Ablageorte und brauchen länger zum Suchen. Denn wenn man genau darüber nachdenkt, gehören ja alle Themen irgendwie zusammen – oder nicht? Und diese gedankliche Verbindung kann sich auch ändern, manche todsicher geglaubte Eselsbrücke fällt Ihnen vielleicht gar nicht mehr ein.

Ideal: Alphabetische Sortierung

Besser ist es daher, Sie sortieren Ihre Ablage alphabetisch – und zwar wahlweise nach Person, Projekt oder übergeordnetem Thema. Wenn Sie dann vergessen haben, wo Sie die Unterlagen abgelegt haben, müssen Sie nur nach dem betreffenden Buchstaben von einer dieser drei Kategorien suchen.

Beispiel: Der Vertrag mit Kunde A über Projekt C zum Themenkreis W. Wenn Sie Ihre Unterlagen nach Personen sortieren. dann stecke den Vertrag unter A. Wenn Sie nach Projekten ordnen, stecken Sie ihn unter C. Und der Supergau wäre es, wenn Sie etwas chaotisch sind und Ihre Unterlagen mal nach Personen einsortieren, mal nach Themen oder Projekten, lachen Sie nicht, es gibt solche Spezialisten. Bei einer alphabetischen Sortierung gäbe es dann aber nur drei Möglichkeiten, diesen zu finden.

Zu den 6 typischen Ordnungsproblemen gibt es eine Lösung:

1. Problem: Sie wissen nicht, wo Sie ein Dokument einsortieren sollem, etwa bei den Projekten oder den Briefen. Lösung: Schaffen Sie ein einheitliches, am besten alphabetisches Ordnungssystem, dann wissen Sie jederzeit, wo etwas hin muss und wo Sie es suchen müssen
2. Problem: Um ein Dokument abzulegen, müssen Sie erst einen Ordner hervorkramen, auf den Stuhl steigen oder in einen anderen Raum gehen. Lösung: Sie sollten nicht länger als 1-2 Minuten brauchen, um etwas aus der Ablage zu nehmen und in ein System einzuordnen. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, vergeht Ihnen die Lust zu sortieren und Sie machen es nicht mehr. Daher: Änderen Sie etwas an dem System.
3. Problem: Schon beim Öffnen der Aktenschublade quillt Ihnen ein Papierberg entgegen, und auch die Ablage auf dem Schreibtisch ist überfüllt. Damit die Unterlagen nicht untergehen, legen Sie sie aufs Regal – ein neuer Haufen entsteht. Lösung: Gehen Sie Ihr „Archiv“ wenigstens einmal pro Halbjahr durch und sortiere Sie Ihre Ablage mindestens einmal pro Woche. Wenn es gar nicht anders geht, erweitern Sie Ihr Ordnungssystem, wenn der Platz dafür mehr als dreiviertel voll ist. Schmeißen Sie auch regelmäßig Überflüssiges weg.
4. Problem: Sie finden Dinge, die Sie im im Moment nicht brauchen können, z.B. die Werbung für einen Vortrag oder Einfälle für ein Projekt für das kommende Jahr. Später werden Sie sie aber vermutlich benötigen. Lösung: Notieren Sie solche Dinge in einem Terminkalender oder einem Projektmanagement-Tool, möglichst mit Zeitangabe und beginnen Sie eine Liste „Vielleicht irgendwann“. So bekommen Sie die Angelegenheit aus dem Kopf und vom Tisch.
5. Problem: Sie finden auf dem Schreibtisch Informationsmaterial, dass Sie vielleicht später noch brauchen, aber wiesen jetzt nicht wohin damit. Lösung: Können Sie die Informationen direkt in Ihr System einsortieren? Wenn nicht, brauchen Sie die Informationen wahrscheinlich nie. Weg damit!
6. Problem:  Sie stoßen beim Aufräumen auf Dinge, bei denen Sie sich nicht entscheiden können, ob Sie sie noch brauchen oder nicht. Lösung: Seien Sie rigoros und leben Sie nach einem grundsätzlichen Prinzip: Im Zweifel weg damit! Das Meiste kann man ohnehin wiederbeschaffen. Ein effizientes Ordnungssystem hilft stets dabei, den Überblick zu behalten und produktiv zu arbeiten.

Top Bücher zum Thema

Text als PDF lesen

Diesen Text als PDF erwerben (nur zur eigenen Nutzung ohne Weitergabe gemäß AGB): Bitte schicken Sie uns nach dem Kauf eine eMail mit gewünschten Titel an support@berufebilder.de, wir schicken das PDF dann umgehend zu. Sie können auch Text-Reihen erwerben.

4,99€Kaufen

Persönliche Beratung für Ihren Erfolg

Egal ob es um das Erreichen von Zielen, die persönliche Entwicklung oder berufliche Fragen geht: Mit dem individuellen Beratungstool, ds Buchkäufer 6 Monate lang kostenlos nutzen können, erhalten Sie einen kompetenten Begleiter, der Ihnen 24/7 interaktiv zur Verfügung steht. Für komplexere Themen bieten wir spezielle Service-Leistungen.

19,99€ / pro Monat   Buchen

eKurs on Demand buchen

Bis zu 30 Lektionen mit je 4 Lernaufgaben + Abschlusslektion als PDF-Download. Bitte schicken Sie uns nach dem Kauf eine eMail mit gewünschten Titel an support@berufebilder.de. Alternativ stellen wir gerne Ihren Kurs für Sie zusammen oder bieten Ihnen einen persönlichen regelmäßigen eMail-Kurs – alle weiteren Informationen!

29,99€Kaufen

Individuelles eBook nach Wunsch

Falls unser Shop Ihnen nicht Ihr Wunschthema bietet: Wir stellen gerne ein Buch nach Ihren Wünschen zusammen und liefern in einem Format Ihrer Wahl. Bitte schreiben Sie uns nach dem Kauf unter support@berufebilder.de

79,99€Kaufen