Perfektes Timing beim eMail-Versand: 10 Knigge-Regeln für gute Kommunikation

eMails mögen praktisch sein, aber sind nicht immer angebracht. Wir zeigen Ihnen, auf welche Knigge–Regeln Sie achten müssen.

eMails: zeitsparend, aber nicht immer angebracht

eMails sind heute eines der wichtigsten Kommunikationsmittel überhaupt, das zu fast jeder Gelegenheit verwendet wird – vor allem im Beruf. Doch nicht immer sind eMails auch das beste Kommunikationsmittel in einer Situation, manchmal sind sie sogar völlig unangebracht.

Gerade im Beruf kommunizieren die meisten Menschen fast nur noch per E-Mail. Denn meist geht es schneller, ein paar Zeilen rauszuhauen, als zum Telefonhörer zu greifen oder gar einen Brief auf den Weg zu bringen. Eine eMail spart also Zeit und Geld, kein Wunder, dass sie so beliebt sind.

Wenn die Zwischentöne im Gespräch fehlen

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Doch nicht immer sind eMails von Vorteil: Sie können zum Beispiel nicht Mimik, Gestik oder Stimme des Gesprächspartner ersetzen. Daher fehlen die feinen Zwischentöne im Gespräch und der reine, ungefilterte Inhalt führt schnell zu Missverständnissen und zu schlimmen Streitereien. Ein Brief hingegen hat den Vorteil, dass man sich das Geschriebene noch einmal ausführlich durch den Kopf gehen lässt, bis man den Brief in den Kasten steckt.

Abgesehen vom Inhalt gibt es auch eine Reihe von Situationen, in denen eMails tatsächlich eher unangebracht sind – und zwar immer dann, wenn ein persönlicher Austausch besser wäre.

Für den eMail-Knigge gelten grundlegende Regeln

So sind zwar Glück- und Weihnachtswünsche per E-Mail weit verbreitet, doch weist der Deutsch-Knigge von Duden daraufhin, dass es vom jeweiligen Anlass, vom persönlichen Stil und vom Verhältnis zwischen Absender und Empfänger abhängt, ob man die guten Wünsche tatsächlich per Mail oder doch lieber in anderer Form übermitteln sollte: Je wichtiger der Anlass, desto eher ist ein Brief eine Karte angebracht. Wenn der Umgang zwischen Absender oder Empfänger jedoch normalerweise recht zwanglos ist, ist auch eine E-Mail möglich.

Auch private Inhalte sollte man besser nicht per E-Mail austauschen: Zwar gilt hier rein rechtlich wie bei Briefen oder Telefongesprächen das Post- bzw. Fernmeldegeheimnis. Allerdings macht es die moderne Technik möglich, dass die eMails jederzeit von unbefugten mitgelesen werden können, während sie versendet werden oder im Posteingang liegen. Falls man also unbedingt private Inhalte per E-Mail versenden muss, sollte man diese zumindest verschlüsseln.

10 Kingge-Regeln: Wenn sind eMails angebracht und wann nicht?

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eMails sind nicht immer angebracht. Wir zeigen Ihnen, zu welchen Gelegenheiten Sie besser zu anderen Kommunikationsmitteln greifen sollten.

1. Dringende Dinge: Wenn es darum geht, dringende Dinge mitzuteilen, sollten Sie besser zum Telefon greifen, denn es kann passieren, dass die wichtige E-Mail doch nicht ankommt.
2. Terminabsprachen: Das gilt auch für Terminabsprachen: Statt mühsam fünfmal hin- und herzumailen können Sie sich am Telefon gleich viel effizienter abstimmen. Ausnahme: Absprachen mit mehreren Leuten gleichzeitig. Wer keine Konferenzschaltung am Telefon besitzt, kann hier zu Massenemails greifen.
3. Achtung vor Kritik! Kritisieren Sie andere nicht per E-Mail. Denn der andere kann per-E-Mail gar nicht erfassen, wie Sie das genau meinen, weil Gestik und Mimik fehlen. Aus dem selben Grund sollten Sie auch nicht sofort auf kritische eMails antworten. Suchen Sie in jedem Fall lieber das persönliche Gespräch.
4. Blos kein Streit via E-Mail: Noch schlimmer ist Streit via E-Mail. Erstens weil man schneller etwas geschrieben hat, was man vielleicht gar nicht so meint. Und zweitens weil es per E-Mail meist noch böser klingt, als es gemeint ist. So kann eine harmlose Auseinandersetzung schnell eskalieren.
5. Persönliches – Achtung Chef liest mit: Unverschlüsselte eMails sind wie offen herumliegende Zettel: Es kann sie jeder lesen. Auch der Chef. Daher sollten Sie gerade mit privaten Inhalten im Büro vorsichtig sein.
6. Rechtsinhalte: eMails haben vor Gericht keine Beweiskraft, denn eine E-Mail kann jederzeit nachträglich ohne großen Aufwand manipuliert werden. Auch der Absender ist nicht zweifelsfrei erkennbar. Daher: Rechtlich wichtige Dinge immer unterschrieben per Post versenden. Oder die E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen.
7. Zustellungssicherheit: Manchmal kommt es auch darauf an, dass Dokumente rechtzeitig und nachweisbar auch ihr Ziel erreichen. Auch diese können Sie beim E-Mail-Versand nicht beweisen – selbst die elektronische Signatur hilft Ihnen nichts.
8. Glückwünsche, Weihnachtsgrüße und Kondolieren: Das hängt davon ab, in welchem Verhältnis Sie zum Empfänger stehen: Je enger die Bekanntschaft, desto eher sind gute Wünsche per E-Mail angebracht. Verzichten Sie aber auf Massenversand, das wirkt schnell plump. Ganz verzichten sollten Sie auf Beileidsbekundungen per E-Mail.
9. Scherze und Späße nicht weiterleiten: Gerade bei Kollegen sollten Sie mit dem Weiterleiten von Internetspäßen vorsichtig sein: Sie halten damit Leute von der Arbeit ab und können schnell deren Chef verärgern.
10. Achtung Hoaxes: Auch wenn Virenwarnungen noch dramatisch klingen: Oft sind es Falschmeldungen, so genannte Hoaxes, die nur dazu führen, Datenmüll unnötig zu vermeher. Also ebenfalls nicht weiterleiten.

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