Perfektes Timing beim eMail-Versand: 25 Tipps & Knigge-Regeln für gute Kommunikation

eMails mögen praktisch sein, aber sind nicht immer angebracht. Wir zeigen Ihnen, auf welche Knigge-Regeln Sie achten müssen.

eMails: zeitsparend, aber nicht immer angebracht

eMails sind heute eines der wichtigsten Kommunikationsmittel überhaupt, das zu fast jeder Gelegenheit verwendet wird – vor allem im Beruf. Doch nicht immer sind eMails auch das beste Kommunikationsmittel in einer Situation, manchmal sind sie sogar völlig unangebracht.

Gerade im Beruf kommunizieren die meisten Menschen fast nur noch per E-Mail. Denn meist geht es schneller, ein paar Zeilen rauszuhauen, als zum Telefonhörer zu greifen oder gar einen Brief auf den Weg zu bringen. Eine eMail spart also Zeit und Geld, kein Wunder, dass sie so beliebt sind.

5 grundlegende Gedanken zum richtigen Erfolg von eMails

Doch damit eMails überhaupt bei Ihrem Empfänger so ankommen wie vom Versender gewünscht, also gelesen und verstanden werden, sollte man sich im Vorfeld ein paar Grundlegende Gedanken über das richtige Timing machen. Dafür gibt es wichtige Gründe:

1. eMail-Stau: Ein wesentlicher Aspekt, der die Bedeutung des richtigen Timings unterstreicht, ist die Überlastung der E-Mail-Postfächer. In einer Zeit, in der die durchschnittliche Person täglich eine Vielzahl von E-Mails erhält, ist es entscheidend, sich in der Flut von Nachrichten abzuheben. Ein optimal gewähltes Versandzeitpunkt kann sicherstellen, dass die eigene Nachricht nicht in einem überfüllten Posteingang untergeht, sondern im richtigen Moment auftaucht, wenn die Wahrscheinlichkeit höher ist, dass der Empfänger sie liest und darauf reagiert.
2. Gewohnhieten der Empfänger: Die unterschiedlichen Gewohnheiten und Routinen der Empfänger sind ein weiterer Faktor, der die Bedeutung des Timings hervorhebt. Menschen haben individuelle Präferenzen und Tagesabläufe, die das Leseverhalten ihrer E-Mails beeinflussen. Das Verständnis dieser Dynamiken ermöglicht es Unternehmen und Einzelpersonen, ihre Botschaften so zu platzieren, dass sie zur richtigen Zeit die größtmögliche Aufmerksamkeit erhalten. Dies gilt insbesondere für den geschäftlichen Kontext, in dem erfolgreiche Kommunikation oft über geschäftliche Transaktionen, Partnerschaften und den Aufbau von Beziehungen entscheidet.
3. Die Psyche der Empfänger: Die Verbindung zwischen dem E-Mail-Versand und dem psychologischen Zustand der Empfänger ist ein weiterer entscheidender Aspekt. Menschen sind zu verschiedenen Tageszeiten unterschiedlich aufnahmefähig und empfänglich für Informationen. Ein klug gewähltes Timing berücksichtigt diese Schwankungen und versucht, die E-Mails dann zu versenden, wenn die Empfänger am aufmerksamsten und am besten in der Lage sind, Informationen zu verarbeiten.
4. Die Nutzung mobiler Geräte: Die Einführung von mobilen Geräten hat das Timing zusätzlich beeinflusst. Die meisten Menschen greifen heute über ihre Smartphones oder Tablets auf ihre E-Mails zu, was zu neuen Verhaltensweisen führt. Abende und Wochenenden könnten beispielsweise besonders effektive Zeitpunkte sein, wenn viele Nutzer ihre Mobilgeräte für private Zwecke nutzen. Diese Entwicklung unterstreicht die Notwendigkeit, nicht nur den Zeitpunkt, sondern auch die Art des Zugriffs auf E-Mails zu berücksichtigen.
5. Kulturelle Unterschiede: Eine erfolgreiche E-Mail-Kommunikation erfordert auch eine Sensibilität gegenüber kulturellen Unterschieden und Feiertagen. Je nach Region und Branche können sich die idealen Versandzeiten stark unterscheiden. Das Beachten von Feiertagen und speziellen Anlässen kann dazu beitragen, dass die eigenen Nachrichten nicht nur im richtigen Moment, sondern auch im kulturellen Kontext richtig ankommen.

Wenn die Zwischentöne im Gespräch fehlen

Wenn die grundlegenden Aspekte der eMail-Kommunikation geklärt sind, ist es Zeit sich über die Kommunikation selbst Gedanken zu machen. Das bedeutet: Vor allem über deren Nachteile. Sie können zum Beispiel nicht Mimik, Gestik oder Stimme des Gesprächspartners ersetzen. Daher fehlen die feinen Zwischentöne im Gespräch und der reine, ungefilterte Inhalt führt schnell zu Missverständnissen und zu schlimmen Streitereien. Ein Brief hingegen hat den Vorteil, dass man sich das Geschriebene noch einmal ausführlich durch den Kopf gehen lässt, bis man den Brief in den Kasten steckt.

Abgesehen vom Inhalt gibt es auch eine Reihe von Situationen, in denen eMails tatsächlich eher unangebracht sind – zum Beispiel immer dann, wenn ein persönlicher Austausch besser wäre. Aber auch sonst spielt das perfekte Timing beim Versenden von E-Mails eine entscheidende Rolle insbesondere im geschäftlichen Kontext. Ein gut durchdachtes Timing kann den Erfolg einer E-Mail maßgeblich beeinflussen und die Chancen auf eine positive Reaktion erhöhen.

Perfektes Timing von eMails – darauf sollten Sie achten

In diesem Text werden verschiedene Aspekte des perfekten Timings beim E-Mail-Versand beleuchtet und wie Unternehmen davon profitieren können.

1. Tages- und Wochenzeit: Das Versenden von E-Mails zu den richtigen Tages- und Wochenzeiten ist entscheidend, um die maximale Aufmerksamkeit der Empfänger zu erzielen. Montagmorgen ist oft hektisch, da viele berufliche Aktivitäten nach dem Wochenende auf die Mitarbeiter warten. Dienstag bis Donnerstag in der Mitte der Woche wird oft als optimal betrachtet, da sich die Arbeitswoche bereits eingespielt hat, aber es noch nicht ins Wochenende geht. Freitag sollte jedoch mit Vorsicht behandelt werden, da viele Menschen dazu neigen, früher aus dem Büro zu gehen.
2. Branchenspezifische Überlegungen: Je nach Branche können sich die idealen Versandzeiten unterscheiden. B2B (Business-to-Business) E-Mails könnten beispielsweise während der regulären Bürozeiten am effektivsten sein, wenn die Empfänger wahrscheinlich im Büro und auf ihre E-Mails zugreifen. Für B2C (Business-to-Consumer) E-Mails könnte das Wochenende effektiv sein, wenn die Empfänger mehr Freizeit haben.
3. Zeitzonen berücksichtigen: Bei internationalen E-Mail-Kampagnen ist es wichtig, die Zeitzonen der Zielgruppe zu berücksichtigen. Das Versenden einer E-Mail zum perfekten Zeitpunkt in der eigenen Zeitzone ist möglicherweise nicht optimal, wenn die Zielgruppe in einer anderen Zeitzone lebt.
4. Verhalten der Zielgruppe analysieren: Das Verhalten der Zielgruppe zu analysieren ist entscheidend. Die Nutzung von Tools für die Analyse von Öffnungsraten und Klickverhalten kann helfen, die Aktivitäten der Empfänger zu verstehen. So können Unternehmen Muster identifizieren und das Versandtiming entsprechend anpassen.
5. Feiertage und besondere Anlässe: E-Mails können an besonderen Tagen wie Feiertagen oder speziellen Ereignissen besonders gut ankommen. Allerdings sollte dies branchen- und kulturspezifisch betrachtet werden. Manche Feiertage könnten dazu führen, dass E-Mails übersehen werden, während sie an anderen Tagen besonders positiv wahrgenommen werden.
6. A/B-Tests durchführen: A/B-Tests sind eine effektive Methode, um das optimale Versandtiming zu ermitteln. Durch das Experimentieren mit verschiedenen Versandzeiten können Unternehmen herausfinden, wann ihre Zielgruppe am reaktionsschnellsten ist.
7. Mobile Nutzung berücksichtigen: In einer Ära, in der viele Menschen ihre E-Mails über mobile Geräte abrufen, ist es wichtig, dies bei der Planung des Versandzeitpunkts zu berücksichtigen. Die Abendstunden könnten beispielsweise effektiv sein, wenn viele Nutzer ihre Mobilgeräte für private Zwecke nutzen.
8. Automatisierte E-Mail-Zustellung: Die Nutzung von Automatisierungstools ermöglicht es Unternehmen, E-Mails zum optimalen Zeitpunkt zu versenden, basierend auf dem individuellen Verhalten jedes Empfängers. Diese Tools analysieren das Öffnungs- und Klickverhalten und passen das Versandtiming entsprechend an.
9. Individualisierung der E-Mails: Das Timing sollte nicht nur auf allgemeinen Trends basieren, sondern auch auf individuellen Präferenzen. Durch die Möglichkeit, E-Mails basierend auf dem Verhalten und den Vorlieben einzelner Empfänger zu individualisieren, können Unternehmen eine höhere Erfolgsquote erzielen.
10. Kommunikation und Feedback einbeziehen: Offene Kommunikation mit der Zielgruppe ist entscheidend. Durch das Einholen von Feedback können Unternehmen besser verstehen, wann ihre Kunden am empfänglichsten für E-Mails sind. Dies könnte durch Umfragen oder direkte Interaktionen erfolgen.

Für den eMail-Knigge gelten grundlegende Regeln

Doch selbst wenn das Timing stimmt, gelten darüber hinaus noch einige wichtige Knigge-Regeln: So sind zwar Glück- und Weihnachtswünsche per E-Mail weit verbreitet, doch weist der Deutsch-Knigge von Duden daraufhin, dass es vom jeweiligen Anlass, vom persönlichen Stil und vom Verhältnis zwischen Absender und Empfänger abhängt, ob man die guten Wünsche tatsächlich per Mail oder doch lieber in anderer Form übermitteln sollte: Je wichtiger der Anlass, desto eher ist ein Brief eine Karte angebracht. Wenn der Umgang zwischen Absender oder Empfänger jedoch normalerweise recht zwanglos ist, ist auch eine E-Mail möglich.

Auch private Inhalte sollte man besser nicht per E-Mail austauschen: Zwar gilt hier rein rechtlich wie bei Briefen oder Telefongesprächen das Post- bzw. Fernmeldegeheimnis. Allerdings macht es die moderne Technik möglich, dass die eMails jederzeit von unbefugten mitgelesen werden können, während sie versendet werden oder im Posteingang liegen. Falls man also unbedingt private Inhalte per E-Mail versenden muss, sollte man diese zumindest verschlüsseln.

10 Kingge-Regeln: Wenn sind eMails angebracht und wann nicht?

eMails sind nicht immer angebracht. Wir zeigen Ihnen, zu welchen Gelegenheiten Sie besser zu anderen Kommunikationsmitteln greifen sollten.

1. Dringende Dinge: Wenn es darum geht, dringende Dinge mitzuteilen, sollten Sie besser zum Telefon greifen, denn es kann passieren, dass die wichtige E-Mail doch nicht ankommt.
2. Terminabsprachen: Das gilt auch für Terminabsprachen: Statt mühsam fünfmal hin- und herzumailen können Sie sich am Telefon gleich viel effizienter abstimmen. Ausnahme: Absprachen mit mehreren Leuten gleichzeitig. Wer keine Konferenzschaltung am Telefon besitzt, kann hier zu Massenemails greifen.
3. Achtung vor Kritik! Kritisieren Sie andere nicht per E-Mail. Denn der andere kann per-E-Mail gar nicht erfassen, wie Sie das genau meinen, weil Gestik und Mimik fehlen. Aus dem selben Grund sollten Sie auch nicht sofort auf kritische eMails antworten. Suchen Sie in jedem Fall lieber das persönliche Gespräch.
4. Blos kein Streit via E-Mail: Noch schlimmer ist Streit via E-Mail. Erstens weil man schneller etwas geschrieben hat, was man vielleicht gar nicht so meint. Und zweitens weil es per E-Mail meist noch böser klingt, als es gemeint ist. So kann eine harmlose Auseinandersetzung schnell eskalieren.
5. Persönliches – Achtung Chef liest mit: Unverschlüsselte eMails sind wie offen herumliegende Zettel: Es kann sie jeder lesen. Auch der Chef. Daher sollten Sie gerade mit privaten Inhalten im Büro vorsichtig sein.
6. Rechtsinhalte: eMails haben vor Gericht keine Beweiskraft, denn eine E-Mail kann jederzeit nachträglich ohne großen Aufwand manipuliert werden. Auch der Absender ist nicht zweifelsfrei erkennbar. Daher: Rechtlich wichtige Dinge immer unterschrieben per Post versenden. Oder die E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen.
7. Zustellungssicherheit: Manchmal kommt es auch darauf an, dass Dokumente rechtzeitig und nachweisbar auch ihr Ziel erreichen. Auch diese können Sie beim E-Mail-Versand nicht beweisen – selbst die elektronische Signatur hilft Ihnen nichts.
8. Glückwünsche, Weihnachtsgrüße und Kondolieren: Das hängt davon ab, in welchem Verhältnis Sie zum Empfänger stehen: Je enger die Bekanntschaft, desto eher sind gute Wünsche per E-Mail angebracht. Verzichten Sie aber auf Massenversand, das wirkt schnell plump. Ganz verzichten sollten Sie auf Beileidsbekundungen per E-Mail.
9. Scherze und Späße nicht weiterleiten: Gerade bei Kollegen sollten Sie mit dem Weiterleiten von Internetspäßen vorsichtig sein: Sie halten damit Leute von der Arbeit ab und können schnell deren Chef verärgern.
10. Achtung Hoaxes: Auch wenn Virenwarnungen noch dramatisch klingen: Oft sind es Falschmeldungen, so genannte Hoaxes, die nur dazu führen, Datenmüll unnötig zu vermeher. Also ebenfalls nicht weiterleiten.

Fazit: Darum ist das perfekte Timing beim eMail-Versand so entscheidend

Die Bedeutung des richtigen Timings wird durch den wachsenden Einsatz von Analyse- und Automatisierungstools weiter verstärkt. Unternehmen können mithilfe dieser Technologien das Verhalten ihrer Zielgruppe detailliert analysieren und die Versandzeitpunkte automatisch optimieren. Das optimale Timing von E-Mails trägt so zur Effizienz und Produktivität von Unternehmen bei. Effektive Kommunikation ist ein Eckpfeiler erfolgreicher Geschäftsbeziehungen. Wenn E-Mails zur richtigen Zeit versendet werden, kann dies die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Entscheidungen schneller getroffen werden, Deadlines eingehalten werden und insgesamt eine reibungslose Kommunikation stattfindet.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Timing beim E-Mail-Versand weit über die bloße Planung von Sendeterminen hinausgeht. Es ist ein strategischer Ansatz, der das Verständnis für individuelle Gewohnheiten, kulturelle Unterschiede und technologische Entwicklungen erfordert. Das perfekte Timing kann den Unterschied zwischen einer übersehenen E-Mail und einer positiven Reaktion ausmachen. In einer Zeit, in der die Aufmerksamkeitsspanne knapp ist und die Konkurrenz um die begrenzte Aufmerksamkeit der Empfänger groß ist, wird das richtige Timing zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg in der Welt der E-Mail-Kommunikation.

Insgesamt ist das perfekte Timing beim E-Mail-Versand ein dynamischer Prozess, der kontinuierliche Anpassungen erfordert. Es erfordert eine Kombination aus Datenanalyse, individueller Anpassung und einem tiefen Verständnis für die Zielgruppe. Unternehmen, die in der Lage sind, ihre E-Mail-Kommunikation optimal zu timen, haben die Möglichkeit, die Wirksamkeit ihrer Kampagnen zu maximieren und die Beziehung zu ihren Kunden zu stärken.

Top Bücher zum Thema

Text als PDF lesen

Diesen Text als PDF erwerben (nur zur eigenen Nutzung ohne Weitergabe gemäß AGB): Bitte schicken Sie uns nach dem Kauf eine eMail mit gewünschten Titel an support@berufebilder.de, wir schicken das PDF dann umgehend zu. Sie können auch Text-Reihen erwerben.

4,99€Kaufen

Persönliche Beratung für Ihren Erfolg

Egal ob es um das Erreichen von Zielen, die persönliche Entwicklung oder berufliche Fragen geht: Mit dem individuellen Beratungstool, ds Buchkäufer 6 Monate lang kostenlos nutzen können, erhalten Sie einen kompetenten Begleiter, der Ihnen 24/7 interaktiv zur Verfügung steht. Für komplexere Themen bieten wir spezielle Service-Leistungen.

19,99€ / pro Monat   Buchen

eKurs on Demand buchen

Bis zu 30 Lektionen mit je 4 Lernaufgaben + Abschlusslektion als PDF-Download. Bitte schicken Sie uns nach dem Kauf eine eMail mit gewünschten Titel an support@berufebilder.de. Alternativ stellen wir gerne Ihren Kurs für Sie zusammen oder bieten Ihnen einen persönlichen regelmäßigen eMail-Kurs – alle weiteren Informationen!

29,99€Kaufen

Individuelles eBook nach Wunsch

Falls unser Shop Ihnen nicht Ihr Wunschthema bietet: Wir stellen gerne ein Buch nach Ihren Wünschen zusammen und liefern in einem Format Ihrer Wahl. Bitte schreiben Sie uns nach dem Kauf unter support@berufebilder.de

79,99€Kaufen