Bewerbungsanschreiben aus Personaler-Sicht formulieren: 10 Tipps für mehr Empathie beim Bewerben

Bewerbungsanschreiben stehen immer wieder in der Diskussion: Zu lang, zu ineffizient, schlicht überflüssig finden viele HR-Experten. Unternehmen wie die Deutsche Bahn haben es längst abgeschafft. Und auch viele Bewerber würden sich die warmen Ergüsse am liebsten schenken.

Was Personaler von Bewerbern wirklich wollen

“Sehr geehrte Damen und Herren…. blabla… in Ihrem Verlag mitarbeiten” So lautete eine Bewerbung, die ich kürzlich auf dem Bildschirm hatte – und in der mir gleich mehrere Fehler auffielen, die nur aus einem resultierten: Der Bewerber hatte sich einfach zu wenig Mühe gegeben!

Schlechte Bewerbungen wandern meist sofort in den Papierkorb. Auch diese hier: Zum einen die unpersönliche Anrede, die darauf hindeutete, dass die gleiche eMail an zig Redaktionen ergangen war. Zum anderen hatte sich der Bewerber offenbar nicht die Mühe gemacht, sic darüber zu informieren, was ich überhaupt mache und wie er sich einbringen kann. Also weg damit!

“Entschuldigung, das war gar nicht für Sie”

So wie mir in diesem Fall ergeht es vielen Personalern und potenziellen Arbeitgebern: Und erstaunlich, dass die gleichen simplen Fehler trotz ungezählten Bewerbungsratgebern immer wieder gemacht werden. Unlängst erzählte mir ein Kollege, er habe eine Bewerbung per eMail bekommen, die offenbar an eine andere Redaktion adressiert war – und eine Stunde später eine eMail: “Oh, Entschuldigung, das war gar nicht für Sie bestimmt…”

Dabei ist es eigentlich immer das gleiche, was Personaler wollen: Jemanden finden, der zum Stellenprofil möglichst gut passt und nicht irgendjemanden. Und jemanden, der es auch wirklich ernst meint mit seiner Bewerbung, der sich wirklich für die Firma einsetzen will und der verlässlich ist.

Personaler gehen von Schummeln aus

Eine erstaunlich Tatsache ist: Offenbar gehen die meisten Finance- und HR-Manager in Deutschland, Österreich und der Schweiz davon aus, dass die Angaben im Lebenslauf geschummelt sind. sagt zumindest eine Studie, für die Personaldienstleister Robert Half über 2.525 Personal- und Finanzprofis in 11 Ländern befragt hat.

Die Studie untersuchte Karrieretrends und Entwicklungen in elf Ländern: Belgien, Brasilien, Deutschland, Dubai, Frankreich, Italien, Luxemburg, Niederlande, Österreich, der Schweiz und der Tschechischen Republik. Und führt zu der Frage: Wenn die Mehrzahl der Personaler derart skeptisch ist, welche Chancen hat man dann noch mit einer ehrlichen Bewerbung – wenn man davon ausgehen muss, dass bei jeder Angabe, die man als Bewerber macht, 50 % abgezogen werden?

Skepsis bei Sprach- und Softwarekenntnissen

Die Versuchung für viele Bewerber ist jedenfalls groß, im Lebenslauf mal eben etwas zu übertreiben – z.B. perfekte Englischkenntnisse anzugeben, wenn man sich nur radebrechend unterhalten kann oder den letzten Urlaub als im imposante Auslandserfahrung zu verkaufen. “Die merken das schon nicht” denken viele. Doch wie sieht die Wahrheit aus?

Insbesondere bei Sprach- und Softwarekenntnissen und den Gründen für den Jobwechsel sind Personalverantwortliche skeptisch. Auch wenn es um Managementfähigkeiten der Bewerber geht, sind Personalverantwortliche auf der Hut.

Warum Jobwechsel?

39 Prozent der deutschen, 40 Prozent der österreichischen und 36 Prozent der Schweizer Recruiter gehen davon aus, dass Bewerber im alten Job weniger Verantwortung inne hatten als sie behaupten. Ebenso misstrauisch ist etwa die Hälfte der Finance- und HR-Manager in Österreich und ein Drittel in Deutschland und der Schweiz, wenn Kandidaten über die genauen Aufgaben der früheren Stelle erzählen.

Doch laut Angabe der Befragten sollten Bewerber den wahren Wechselgrund nicht verschleiern. Denn ein großes Augenmerk legen HR-Manager auf das Fachwissen und die Berufserfahrung eines Kandidaten. Daher nehmen viele Personalverantwortliche beim Studieren einer Bewerbung zunächst die berufliche Qualifikation eines Jobanwärters unter die Lupe (25 Prozent in Deutschland, 32 Prozent in Österreich und 30 Prozent der Schweiz) – und haken, wenn es sein muss, bei den Referenzen nach.

Empathie für den Personaler

Gerne wird auf Personaler geschimpft, die nur standartisiert Einstellungen vornehmen müssen und schon fast Roboterartig die Bewerbungsflut durcharbeiten – nicht umsonst ist das Thema Robot-Recruiting eines der meistdiskutierten der vergangenen Jahre.

Doch auch bei Bewerbern scheint die Fähigkeit, sich in andere Menschen einzudenken und zu fühlen, nicht besonders ausgeprägt. Sonst würden sich nicht viele Personaler, Arbeitgeber, Unternehmen oder Chefs über das gleiche Problem beklagen wie ich es auch immer wieder habe: Sie werden zugeschüttet mit absolut unpassenden Bewerbungen. Und wie viele Personaler haben tatsächlich die Zeit, die Angaben ihrer Bewerber gegenzuchecken und die Referenzen abzuklappern? Und bei wieviel Prozent der Bewerber wird das auch gemacht?

Vollziehen Sie den Rollentausch

Was daher hilft: Vollziehen Sie den Rollentausch. Auf diese Weise können Sie am besten herausfinden, wie man auf Ihre Bewerbung reagiert.Stellen Sie sich selbst doch mal in einer ähnlichen Situation vor:

• Wie würde es Ihnen gehen?
• Wären Sie nicht auch angenervt?
• Stellen Sie sich vor, Sie wären Personalchef der Firma, bei der Sie sich gerade bewerben: Was würden Sie bei Ihrer Bewerbung denken?
• Was müssten Sie denken?

10 Tipps für die Bewerbung aus Personaler-Sicht

Da es wahrscheinlich aber nicht reicht, sich einfach in das Gegenüber einzufühlen, haben wir hier noch einmal 10 Tipps aufgelistet, die der Personalerin oder dem Personaler das Durchforsten Ihrer Bewerbung in jedem Fall erleichtert.

1. Nehmen Sie Bezug: Worauf bewerben Sie sich? Nehmen Sie im Betreff Ihrer Bewerbung Bezug auf den Titel der zu besetzenden Stelle und das Unternehmen. Verwenden Sie dazu die originale, in der Stellenbeschreibung verwendete Bezeichnung (z.B. “Verfahrenstechnik-/ Chemieingenieur (m/w) bei XY Co. KG.”). Doch schon die Anrede birgt einige Tücken: eher allgemein halten oder jemanden direkt ansprechen? Studieren Sie hierzu die Stellenbeschreibung genau und schauen Sie, ob sie nicht den Namen eines konkreten Ansprechpartners finden können. Wenn nicht, lohnt sich ein Anruf und eine Rückfrage beim Unternehmen: “An wen darf ich meine Bewerbung adressieren…?” Dies zeigt Engagement und Interesse.
2. Vermeiden Sie Unkonkretes: Nehmen Sie sich beim Schreiben Ihres Bewerbungstextes genügend Zeit. Der Leser sollte merken, dass Sie sich mit der Stelle wirklich auseinandergesetzt haben. Qualitäten wie Teamfähigkeit, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein sind wichtig, heben Sie jedoch meist nicht von anderen Bewerbern ab. Nehmen Sie die Ausschreibung genau unter die Lupe und überlegen Sie, wie Sie Ihre besonderen Stärken mit dem Anforderungsprofil der Stelle in Einklang bringen können. Erfordert der Job beispielsweise eine “selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise”, könnten Sie Ihre Erfahrung in der selbständigen Leitung von Projekten belegen, welche ein hohes Maß an Eigenorganisation, Gewissenhaftigkeit und Pflichtbewusstsein verlangt.
3. Nutzen Sie Ihr Anschreiben auch bei Formularbewerbungen: Formularbewerbungen liegen voll im Trend. Das liegt hauptsächlich daran, dass sie aufgrund der damit verbundenen Zeitersparnis äußerst praktisch sind – vor allem für Unternehmen. Doch für Bewerber heißt es hier häufig: Nur eine Bewerbung mit Anschreiben ist eine vollständige Bewerbung! Denn Formulare befreien den Bewerber in der Regel nicht davon, ein vollständiges Anschreiben beizufügen. Dieses lässt sich meist unter der Überschrift “Weitere Dokumente hochladen” (o. Ä.) einbinden. Einen Verweis auf die benötigten Unterlagen finden Sie unter den Informationen zum Bewerbungsprozess.
4. Bleiben Sie einheitlich: Auch wenn der Lebenslauf und das Anschreiben voneinander separierte Dateien sind, bilden sie trotzdem gemeinsam Ihre digitale Bewerbungsmappe. Achten Sie deshalb auf ein einheitliches Layout – dabei ist nicht nur die Schriftart von Bedeutung, auch die Schriftgröße, der Zeilenabstand sowie Fuß- und/oder Kopfzeile sollten sich in Anschreiben und Lebenslauf wiederfinden.
5. Fassen Sie sich kurz: Sicher haben Sie viel zu erzählen, besonders wenn es darum geht, Lücken im Lebenslauf oder Branchenwechsel näher zu erläutern und diese ins rechte Licht zu rücken. Doch insgesamt gilt: Ein Anschreiben sollte nicht länger als eine Seite sein. Konzentrieren Sie sich deshalb auf Ihre wesentlichen, für die Stelle bedeutsamen beruflichen Qualifikationen und formulieren Sie konkret Ihre Motivation. Wenn Sie hier überzeugen können, gibt es noch genug Raum, alles Weitere im persönlichen Gespräch näher zu erläutern.
6. Verstecken Sie nicht Ihre Persönlichkeit: Seien Sie individuell und  vermeiden Sie Standardphrasen wie “…hiermit bewerbe ich mich um die Stelle…” oder “…konnte ich mich gleich mit dem Profil der ausgeschriebenen Stelle identifizieren”. Seien Sie Sie selbst – trauen Sie sich, Ihrer Bewerbung eine persönliche Note zu verleihen, ob durch ein wenig Humor, einen besonderen Schreibstil oder einen kreativen Einstieg. Zeigen Sie mit etwas Fingerspitzengefühl, warum Sie der optimale Kandidat für das Unternehmen sind.
7. Vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler: Gehen Sie gewissenhaft mit Ihrer Bewerbung um. Es gibt schließlich nichts Ärgerlicheres als Grammatik- oder Rechtschreibfehler, die durch pure Nachlässigkeit verursacht wurden. Im schlimmsten Fall droht bei einer Häufung dieser sogar das Ausselektieren aus dem Bewerbungsprozess, auch wenn Ihre übrigen Qualifikationen den Anforderungen der Stelle entsprechen. Um eben diese Fehler zu vermeiden, bitten Sie Freunde oder Bekannte, mit einem wachen Auge über Ihren Text zu lesen. Alternativ hilft es, das Anschreiben ein paar Stunden liegen und dann noch einmal einen prüfenden Blick walten zu lassen.
8. Machen Sie es dem Leser nicht schwer: Genau wie bei einer gut geschriebenen Geschichte gilt: Setzen Sie Sinnabschnitte. Damit verhelfen Sie dem Leser zu einem einfacheren Verständnis Ihres Bewerbungstextes. Bedenken Sie: Pro Bewerbung wendet ein  Personalverantwortlicher in der Regel nicht länger als zwei Minuten auf (so unsere Erfahrung). Schreiben Sie also eine spannende Kurzgeschichte und keinen Roman. Auf lange Schachtelsätze sollten Sie auch verzichten. Dies trägt maßgeblich zu einem positiven Gesamteindruck von Ihrer Person bei und erhöht Ihre Chancen, in die engere Auswahl zu kommen.
9. Vermeiden Sie Unsachlichkeit: Nicht erst im Bewerbungsgespräch, sondern bereits im Bewerbungsanschreiben sollten Sie kein schlechtes Wort über Ihren alten oder aktuellen Arbeitgeber verlieren. Dies könnte ein Zeichen für mangelnde Loyalität Ihrerseits sein und wird bei einem potenziellen neuen Arbeitnehmer nicht gerne gesehen. Niemand möchte sich vorstellen, wie schlecht sein Gegenüber in Zukunft einmal über ihn reden könnte.
10. Fragen Sie nach der Bewerbung nach:  Um herauszufinden an was es denn genau lag, können Sie bei Absagen auch einfach mal nachfragen: Woran lag es? Welchen Eindruck hat meine Bewerbung auf Sie gemacht? Denn nur Erfahrung bringt weiter.

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