Wenn Sie Ihre Planung schriftlich festhalten, behalten Sie den Überblick darüber, was wichtig ist und was Sie noch erledigen müssen. Was Ihnen dabei hilft, sind technische Hilfsmittel, aber auch Papier und Stift. Welches ist besser – unter ökologischen wie auch organisatorischen Gesichtspunkten?

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Die Vorteile von schriftlicher Organisation

Wenn Sie sich schriftlich organisieren, müssen Sie nicht ständig an Ihre Planung denken und die Sachen im Kopf behalten, sondern können Ihre Energie anderen Dingen widmen und gelegentlich mal auf Ihren Planer schauen. Doch es reicht nicht, wenn Sie nur irgendwie schriftlich planen: Sie brauchen auch die geeigneten Planungsinstrumente. Ganz wichtig ist dabei, dass Sie sich auf ein Planungsmittel festlegen. Das klingt einfach, ist es aber nicht: Überlegen Sie doch einmal, wie Sie jetzt organisiert sind.

Machen Sie doch mal eine Bestandsaufnahme: Wie sieht Ihr bisheriges Planungssystem aus? Vielleicht so:

Die 10 Tools und Hilfsmittel für die Zeitplanung

Und dann sollten Sie die passenden Tools für Ihren Workflow auswählen. Dazu haben wir einige Vorschläge für Sie. Die nachfolgende Übersicht gibt Ihnen eine Hilfestellung bei der Auswahl des für Sie am besten geeigneten Instrumentes.

1. Daten ordentlich zusammenführen

Es ist natürlich die schnellste Form der Planung: Man lässt Daten einfach da, wo man sie am schnellsten ablegen kann, etwa auf dem Notizzettel, zu dem man am Telefon mal eben greift oder im eMail-Programm, wo die eMail-Adressen automatisch abgespeichert werden. Aber es ist nicht die beste Form: Das merken Sie spätestens dann, wenn Sie auf dem Weg zu einem Termin im Stau stehen und alle Daten zu dem Termin auf dem Notizzettel dabei haben, aber nicht die Handynummer Ihres Gesprächspartners, um ihm die Verzögerung mitzuteilen. Oder Sie müssen während eines Telefonats schnell mal schauen, ob Sie zu einem bestimmten Termin Zeit haben – denn “da war doch irgendwas”, nur finden Sie jetzt den Notizzettel nicht, auf dem das steht und Sie haben den Computer gerade heruntergefahren und können auf die Software, mit der Sie Ihre Termine normalerweise verwalten, gerade nicht zugreifen. Kurz: Wenn Sie derart planen, müssen Sie immer mehrere Medien bemühen und miteinander abgleichen. So kann ganz schnell ein Chaos entstehen.

Überlegen Sie, ob es für Sie sinnvoller ist, mit einem Terminkalender zu arbeiten, einem Zeitplanbuch, einer Zeitplanungssoftware am Computer oder einem elektronischen Organizer. Jeder ist anders und für jeden ist ein anderes Planungsinstrument sinnvoll. Das ideale Werkzeug gibt es noch nicht. Testen Sie die verschiedenen Instrumente vorher, bevor Sie ein teures System anschaffen, mit dem Sie dann doch nicht zu Recht kommen und lassen Sie sich im Fachhandel ausführlich beraten, aber sich nichts aufschwätzen! Suchen Sie im Internet nach aktuellen Testergebnissen von Verbrauchern. Zu einigen Zeitplaninstrumenten gibt es Produkttests, die leider nicht mehr ganz aktuell sind, jedoch eine erste Orientierung bieten können.

2. Planung auf Papier ja oder nein? [+Checkliste]

Tatsächlich gibt es viele Menschen, die auch heute noch Ihre Daten, Termine und Notizen lieber auf Papier verwalten als in elektronischer Form. Entscheiden Sie sich konsequent für ein Planungssystem, dass Sie regelmäßig aktualisieren. Planen Sie die Zeit für das Aktualisieren fest ein. Es mag altmodisch klingen, doch Zeitplanung auf Papier hat für viele Menschen Vorteile. Diese sind:

3. Terminkalender

Reine Terminkalender sind nur dann geeignet, wenn Sie sich sehr wenige Daten und Termine merken und auch sonst nicht viel planen müssen, weil Sie im Wesentlichen mit Ihrer Zeit hinkommen. Dann reicht es, wenn Sie Ihre Termine in einen Kalender eintragen und die nötigen Kontaktdaten dahinter. Und zusätzlich ein kleines Notizbuch verwenden, wenn Sie unterwegs schnell einmal etwas notieren müssen.

Sie scheitern aber mit diesem System bereits dann, wenn Sie neben Terminen auch Adressdaten verwalten wollen oder Ihre Zeit planen wollen. Denn ein Terminkalender erinnert Sie eben nur an Termine: Sie können keine Aufgaben– und Prioritätenlisten mit Zeitdauer und Zielsetzung für die Aktivitäten anlegen. Aus diesem Grund bezeichnet Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert den herkömmlichen Terminkalender als “Totengräber jeder erfolgreichen Zeitplanung”.

4. Das Zeitplanbuch effizent nutzen [+Checkliste]

Ein Zeitplanbuch ist weit mehr als ein einfacher Terminkalender. Es hilft Ihnen, Ihre täglichen Arbeitsabläufe besser zu planen und zu koordinieren und bietet dafür nicht nur einen Kalender, sondern auch zahlreiche weitere nützliche Tools, mit denen meine Anregungen zur Zeitplanung optimal umsetzen können. Zeitplanbücher gibt es in unterschiedlichen Größen, Ausführungen und Preisklassen: Überlegen Sie, welche Übersichten, Pläne und Register für Ihre tägliche Arbeit geeignet sind und wählen Sie danach das Produkt aus: Wenn Sie jeden Tag viele Termine haben, brauchen Sie einen Planer mit Tageskalendarium, sonst reicht auch ein Wochen- oder Monatskalender, aber vielleicht brauchen Sie etwas mehr Platz für Adressen oder Visitenkarten.

Im Supermarkt werden häufig schon sehr preiswerte Modelle für ein paar Euro angeboten, die jedoch häufig auch nur die notwendigsten Funktionen erfüllen. Wenn Sie mit einem Zeitplaner optimal arbeiten wollen, lohnt es sich, für eine individuelle Ausstattung etwas tiefer in die Tasche zu greifen. Wenn Sie Ihre Planung lieber in der Hosen- oder Handtasche herumtragen, ist es sinnvoll, keine DIN A5-Größe zu wählen, sondern einen Planer in A6. Etwas tiefer in die Tasche greifen müssen Sie auch, wenn Sie die Lederausführung bevorzugen – diese hochwertigen Ausführungen können bis 400 Euro kosten. Erstellen Sie eine Checkliste, welche Funktionen Ihr Zeitplanbuch unbedingt enthalten sollte und suchen Sie gezielt danach – so wie in dem Beispiel unten, in der sich einige unbedingt notwendige Funktionen eines Zeitplaners finden:

5. Elektronischen Planungstools effektiv einsetzen [+Checkliste]

Die Plaunung auf Papie hat auch einen sehr gewichtigen Nachteil und dieser ist ökologischer Natur: Mit Zeitplanbüchern wird Papier verbraucht, das man hinterher noch aufwändig entsorgen muss. Zudem sei warnend gesagt: Gleichzeitig zwei Adress- und Terminplanbücher, etwa ein elektronisches und eines auf Papier, aktuell zu halten, ist so gut wie unmöglich: Sie benötigen den doppelten Aufwand. Irgendwann vergessen Sie doch einmal Daten abzugleichen und schon ist Ihr System durcheinander, weil Sie nicht mehr wissen, welches Instrument die aktuelleren Daten enthält. Auch wenn es schwer fällt, weil jedes System seine Vor- und Nachteile hat: Entscheiden Sie sich.

6. Software für den Computer oder Laptop

Wer ohnehin rund um die Uhr den Computer laufen lässt, für den ist eine Zeitplanung auf Softwarebasis, im Fachjargon Personal Infomation Management (PIM) genannt, eine gute Lösung. PIM-Software kann sowohl für einzelne Benutzer als auch für den Betrieb in Netzwerken konzipiert sein.

Bei Netzwerk-Lösungen spielt die Benutzerverwaltung eine wichtige Rolle, da jeder Benutzer seine eigenen Daten verwalten möchte und nicht alle Benutzer alle Daten ansehen oder bearbeiten sollen. Die Preise beim PIMs sind sehr unterschiedlich: Es gibt kostenlose Produkte, gute Software bereits ab 40 Euro, das preisliche Mittelfeld bewegt sich um die 200 Euro und die Höchstpreise liegen über 1000 Euro.

7. Smartphones – elektronische Organizer im Taschenformat

So ändern sich die Zeiten: Früher war es schick, mit einem elektronischen Organizer, einem sogenannten PDA (Personal Digital Assistant – englisch für persönlicher digitaler Assistent) zu arbeiten – z.B. mit einem Palm, Psion oder Windows Mobile Gerät. Heute haben Smartphones fast alle Funktionen übernommen, das heute quasi wie ein Taschencomputer fungiert. Viele Menschen nutzen aber auch Tablets oder Laptops zur Zeitplanung.

Die Grenzen zwischen den einzelnen Produktfamilien sind fließend.Moderne Geräte fungieren heute über Eingabemöglichkeit via Spracherkennung, Tastatur oder Schrifterkennung, meist auch mit Touchscreen, Adressbuch, Terminplaner, Kalender, Notizblock, Aufgabenplaner, eMail, und Projektmanagement. In den moderneren Geräten sind zudem weitere Anwendungen wie beispielsweise Internetfunktion, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Taschenrechner und Spiele integriert. Moderne Smartphones rmöglichen auch das Lesen von E-Books, die Aufnahme und Wiedergabe von Musik, gesprochenen Notizen, Fotos, Fernsehsendungen und Videos und lassen sich auch als Navigationsgeräte nutzen. Die Batterie- oder Akkuleistung beträgt je nach Gerät und Funktionsumfang zwischen wenigen Stunden und einigen Tagen.

Kamera, Handy und Diktiergerät in einem Gerät ist natürlich praktisch, aber wenn das Gerät kaputt ist, können sie auch die anderen Funktionen nicht mehr nutzen. Und wenn Sie den Akku verbraucht haben, um Fotos zu machen, können Sie auf Ihre wichtigen Daten nicht mehr zugreifen.

8. Exchange-Software zum Datenabgleich

Ein großer Vorteil der mobilen Geräte ist, dass man sie z.B. über Exchange-Software problemlos mit dem Computer abgleichen kann. Dabei können beispielsweise eMails, Adressen, Termine, Textdateien, Internetinhalte, Fotos, Sprach- und Musikdateien und vieles mehr zwischen Smartphone, Laptop, Tablet und Computer ausgetauscht werden. Damit bringen sich beide Geräte gegenseitig auf den neuesten Stand und die Daten werden und auf dem Computer vor Systemabstürzen gesichert. Die Übertragung erfolgt alternativ auch per USB-Kabel oder kabellos per Bluetoothschnittstelle. Außerdem kann man an Smartphones auch externe Tastaturen sowie Speichermedien (je nach Modell) anschließen.

Bevor Sie so ein technisches Wunderwerk kaufen, schauen Sie am besten, ob Sie einen testen können. Vielen Leuten ist es angenehmer auf Papier zu schreiben als auf einer Eingabefläche in der Größe einer Briefmarke.

Für Laien ist es auf Anhieb kaum möglich, bei der Vielzahl von Produkten und Namen zu erkennen, welches Gerät genau die Funktionen bietet, die man benötigt. Wer sich hier einen Überblick verschaffen will, wird um eine ausführliche Recherche im Internet oder die Beratung im Fachhandel nicht herum. Eine erste Orientierung kann auch die Stiftung Warentest bieten, deren Testergebnisse jedoch nicht immer ganz aktuell sind.

Es gibt zudem sehr preiswerte Gebrauchtgeräte, etwa bei Ebay. Doch Achtung: Neben dem geringeren Funktionsumfang haben manche älteren Modelle durch die Dauernutzung bereits Fehler. Achten Sie zudem darauf, dass die alten Geräte kompatibel zu moderner Software oder zu den Anschlüssen an Ihrem PC sind, wenn Sie Daten abgleichen wollen. Nichts ist nerviger, als zusätzliche Adapter kaufen zu müssen, damit Sie alte Geräte auch an einen modernen USB-Anschluss anschließen können.

9. Cloudbasierte Web-Organizer und Unified Messaging [+Checklise]

Unified Messaging – dahinter steht die Vereinigung möglichst vieler unterschiedlicher Kommunikationsformen. Sie loggen sich mit einem Password bei Ihrem Anwender ein von jedem beliebigen Rechner der Welt mit Internetzugang ein und verwalten Ihre persönlichnen Termine, Adressen, Aufgaben und Dateien. Besonders praktisch: Auf diese Weise können auch mehrere Personen von verschiedenen Orten der Welt auf die selben Daten zugreifen und daran arbeiten. Dabei muss man genau überlegen: Für welche Aufgaben ist ein Weborganizer sinnvoll?

Dabei ersetzen die cloudbasierten Web-Organizer die bestehenden Dienste nicht, sondern fassen sie unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen. Noch einen Schritt weiter geht das Unified Messaging: Hier können Sie als Nutzer von verschiedenen Geräten wie Notebook, Tablet oder Smartphone auf Ihre Daten zugreifen oder diese von verschiedenen Endgeräten empfangen. So können sogar Fax- und Sprachnachrichten auf der Mailbox empfangen, die als Anlage per eMail versandt oder am Telefon vorgelesen werden.

10. Kontakte und Termine online verwalten

Viele eMail- und Webspace-Anbieter oder Online-Netzwerke bieten die Möglichkeit, Kontakte und Termine online zu verwalten. Die Anbieter wechseln jedoch sehr schnell, daher müssen Sie zwangsläufig selbst recherchieren. Beachten Sie: Der Unterschied zwischen kostenpflichtigen und freien Anbietern ist dabei in der Praxis gering.

Der Verwaltungsaufwand für ein solches Internetbasiertes Organisationssystem kann jedoch groß sein, etwa wenn alle Daten an den unterschiedlichen Speicherorten auf dem gleichen Stand gehalten werden sollen oder mehrere Leute gleichzeitig an der selben Datei arbeiten. Erschwerend kommt hinzu, dass die Systeme nicht 100 Prozent kompatibel zueinander sind. Dadurch kann es passieren, dass man unbemerkt einen verstümmelten Datensatz vom Internet beispielsweise auf seinen Smartphone lädt. Bei der nächsten Synchronisation des mit dem Desktop ist dann guter Rat teuer, wenn der korrekte Datensatz auf dem PC vom mobilen Gerät überschrieben wird.

Darüber hinaus ist es nicht hundertprozentig sicher, sensible Daten dauerhaft im Internet abzulegen, denn nicht nur der eigene Computer, auch die Server der Anbieter sind von Viren und Hackern bedroht. Wer diese Zusatzfunktionen nicht wirklich benötigt, ist mit der Lösung aus Software auf dem Notebook, beziehungsweise einem PDA besser bedient. Die Daten sind haben Sie dann ohnehin dabei und wissen dann auch, was Sie daran geändert haben. Zudem sind die Daten in Ihrer Tasche sicherere als im Internet. Einen cloudbasierten Weborganizer können Sie dann höchstens als zusätzlichen Speicherort einrichten – falls Ihr PDA plötzlicher versagt und Sie dennoch an die Daten müssen. Denken Sie aber auch hier daran, dass Sie dann mehrere Systeme nebeneinander pflegen müssen und dass das wieder Zeit kostet.