Konzept-Erstellen & Strategie-Entwicklung - 2/4: Arbeiten unter Zeitdruck

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Zeit richtig einteilen

Bei der Erstellung eines Konzeptes müssen verschiedene Fäden zusammenlaufen: Informationen recherchieren und auswerten, Meinungen im Team einholen, die Fakten zusammentragen und schließlich ein Fazit formulieren.

Einige dieser Arbeiten können Sie selbst leisten, sollten dafür aber entsprechende Zeit einplanen, während Sie bei anderen Tätigkeiten auf Informationen, Zuarbeiten oder Entscheidungen Dritter angewiesen sind - und dafür sollten Sie wiederum entssprechende Pufferzeiten einplanen!

Zeitaufwand nicht unterschätzen

Meist wird der benötigte Zeitaufwand stark unterschätzt, weil zunächst nicht die Gesamtheit der einzelnen Aktivitäten überblickt wird.

Außerdem will in der Regel der „ganz normale Job“ weiterhin in gleicher Qualität bewältigt werden. Dann kollidiert die Konzeptarbeit mit den Anforderungen des Alltags.

Tipp: Realistisch bleiben!

Nehmen Sie sich die Zeit für eine realistische Zeitplanung. Zerlegen Sie das Paket „Konzeptarbeit“ in einzelne Bestandteile und machen Sie Zeitschätzungen für die einzelnen Phasen. Meistens dauern die Dinge so lange, wie wir Ihnen Zeit geben.

Indem Sie die Zeitaufwände festlegen, grenzen Sie diese schon einmal ein. Reservieren Sie dann entsprechende Termine in Ihrem Terminkalender für sich und Ihr Konzept. Sie werden dadurch Ihre Zeit effektiver planen können und überhaupt erst verbindliche Terminzusagen vornehmen können.

Die Macht der Fragen nutzen

Woran scheitern viele gute Ideen? Häufig daran, dass man sich nicht genug mit anderen gemeinsam Gedanken um Konzepte die Lösung eines Problems macht. Was dabei ungemein hilft: Richtig fragen!

Den Weg zum gemeinsamen Verständnis erreichen Sie über eine gezielte Gesprächsführung. Klingt einfach, ist aber in Wirklicheit schwierig, werden Sie sagen?

Fragen kostet nichts

Nein, denn es gibt ein Mittel, dass in fast allen Situationen die Kommunikation verbessern: Fragen. Merken Sie sich dabei:

• Fragen kosten nichts.
• Und es gibt keine dummen Fragen.

So helfen Fragen Ihnen weiter

Viel mehr strukturieren Fragen die Gespräche, Gedanken und die mentale Landkarte zu dem besprochenen Thema. Fragen helfen also tatsächlich dabei, andere Gesprächs-Teilnehmer ins Boot zu holen.

Fragen sind daher das wichtigste Instrument in der Gesprächssteuerung überhaupt. Leider wird dieses Mittel in der Kommunikation viel zu wenig genutzt.

Fragen - aber richtig!

Zum einen wird viel zu wenig gefragt. Zum anderen ist die Frageführung, wenn Sie überhaupt stattfindet, häufig wenig zielgerichtet und ungeschickt.

Nur zu oft erscheint sie willkürlich, beißt sich an Details fest und endet dann in der ein oder anderen Sackgasse. Jedoch: Gute Fragen in einer sinnvollen Struktur zu stellen, ist eine Frage der gezielter Vorbereitung.

Tipp:

Wenn Sie nicht wissen, was Sie fragen sollen: Erstellen Sie Cecklisten mit konkreten, situationsbezogenen Fragestellungen, die sie dann im konkreten Fall parat haben.

Informationen richtig strukturieren

Konzepte & Strategien entwickelt man nicht aus der hohlen Hand, man benötigt auch jede Menge Informationen dafür. Allerdings: Auch zu viele unstrukturierte Informationen sind ein Problem, die richtige Balance ist wichtig.

Am Anfang nimmt man vielleicht jede Information, die man zum Thema bekommen kann. Nach einer gewissen Zeit der Einarbeitung in ein Thema steht man vor einer Fülle an Informationen, Zusammenhänge, Ursachen, möglichen Auswirkungen, potenziellen Ansätze – das Informationsgeflecht wird größer, die Komplexität steigt.

Orientierung dringend notwendig

Bevor Sie tiefer in den Dschungel der Informationen einsteigen oder willkürlich auf ein beliebiges Gedankengleis aufspringen, sorgen Sie lieber erst einmal für Orientierung.

Nutzen Sie dafür gezielt Informationsverarbeitungs- & Strukturierungs-Tools, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten.

Tipp:

Sorgen Sie erst für den Überblick z.B. in Form eines Mindmaps und eine klare Struktur, bevor Sie mit der Detailarbeit oder der Schreibarbeit beginnen.

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