Kommunikation im Büro: 3 X 7 Tipps gegen Rhetorik-Defizite

Kommunikationsgeschick spielt in den meisten qualifizierten Jobs heute eine Schlüsselrolle. Dennoch gibt es im Berufsalltag bei vielen Menschen erschreckende Kommunikationsdefizite. 21 Tipps, was Sie dagegen tun können.

Warum entstehen Kommunikationsprobleme im Büro überhaupt?

Effektive Kommunikation ist an jedem Arbeitsplatz unerlässlich. Sie stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen, fördert ein positives Arbeitsumfeld und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Es kommt jedoch immer wieder vor, dass die Kommunikation versagt, was zu Verwirrung, Frustration und sogar zu Konflikten führt. In manchen Fällen haben Mitarbeiter mit rhetorischen Defiziten zu kämpfen, die es ihnen erschweren, ihre Ideen klar und prägnant zu vermitteln. Dies kann ein erhebliches Hindernis für die Produktivität darstellen und sogar den Erfolg eines Projekts oder des Unternehmens insgesamt beeinträchtigen.

In diesem Beitrag gehen wir der Frage nach, was die Ursachen für rhetorische Defizite am Arbeitsplatz sind, und geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie sie beheben können. Wir werden darauf eingehen, wie wichtig es ist, auf nonverbale Signale zu achten, aktiv zuzuhören und Jargon und Fachbegriffe zu vermeiden. Darüber hinaus werden wir die Vorteile des Einsatzes von visuellen Hilfsmitteln und anderen Instrumenten zur Verbesserung der Kommunikation und zur Überwindung von Rhetorikdefiziten untersuchen. Wenn Sie diese Tipps und Strategien befolgen, können Mitarbeiter und Manager gleichermaßen die Kommunikation im Büro verbessern und ein produktiveres Arbeitsklima schaffen.

7 Tipps für die richtige eMail-Kommunikation

eMails sind ja mein bevorzugtes Kommunikationsmittel – schnell, stressfrei, gegebenenfalls Zeitversetzt. Das obige Video zeigt dabei nicht nur, wie eMail-Kommunikation schnell ineffizient werden kann, es weist auch auf ein grundlegendes Kommunikationsproblem hin: Viele von uns werden täglich mit einer Flut unnützer eMails überschwemmt müssen viel zu viel Zeit damit verplempern, Nützliches vom Lässlichen zu scheiden.

Denn eMails sind heute das Kommunikationsmittel Nummer eins, das zu fast jeder Gelegenheit verwendet wird – vor allem im Beruf. Doch nicht immer sind eMails auch das beste Mittel, manchmal sind sie sogar völlig unangebracht. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

1. eMails sind nicht immer von Vorteil: Gerade im Beruf kommunizieren die meisten Menschen fast nur noch per eMail. Denn meist geht es schneller, ein paar Zeilen herauszuhauen, als zum Telefonhörer zu greifen oder gar einen Brief auf den Weg zu bringen. Eine eMail spart also Zeit und Geld, kein Wunder, dass sie so beliebt sind. Doch nicht immer sind eMails von Vorteil: Sie können zum Beispiel nicht Mimik, Gestik oder Stimme des Gesprächspartners ersetzen. Daher fehlen die feinen Zwischentöne im Gespräch und der reine, ungefilterte Inhalt führt schnell zu Missverständnissen und zu schlimmen Streitereien. Ein Brief hingegen hat den Vorteil, dass man sich das Geschriebene noch einmal ausführlich durch den Kopf gehen lässt, bis man den Brief in den Kasten steckt.
2. Wann sind eMails unangebracht? Abgesehen vom Inhalt gibt es auch eine Reihe von Situationen, in denen eMails eher unangebracht sind: So sind zwar Glück- und Weihnachtswünsche per eMail weit verbreitet, doch weist der Deutsch-Knigge von Duden daraufhin, dass es vom jeweiligen Anlass, vom persönlichen Stil und vom Verhältnis zwischen Absender und Empfänger abhängt, ob man die guten Wünsche tatsächlich per Mail oder doch lieber in anderer Form übermitteln sollte:
3. Je nach Anlass: Je wichtiger der Anlass, desto eher ist ein Brief eine Karte angebracht. Wenn der Umgang zwischen Absender oder Empfänger jedoch normalerweise recht zwanglos ist, ist auch eine eMail möglich.
4. Privates und Wichtiges gehören nicht in eine eMail: Auch private Inhalte sollte man besser nicht per eMail austauschen: Zwar gilt hier rein rechtlich wie bei Briefen oder Telefongesprächen das Post- bzw. Fernmeldegeheimnis.
5. Vorsicht Lauscher: Allerdings macht es die moderne Technik möglich, dass die eMails jederzeit von unbefugten mitgelesen werden können, während sie versendet werden oder im Posteingang liegen. Falls man also unbedingt private Inhalte per eMail versenden muss, sollte man diese zumindest verschlüsseln.
6. Machen eMails produktiv? Die US-amerikanische Studie „Information Technology Use and Productivity at the Individual Level“ kam vor einigen Jahren gar zu dem Ergebnis: Moderne Internetkommunikation macht produktiver – wenn man sie richtig nutzt. Und das wiederum hängt von vom Netzwerk ab. Laut der Studie sind nicht die Angestellten mit den regsten eMail-Kontaken, dem größten sozialen Netzwerk außerhalb der Firma oder dem höchsten Zeitaufwand für eMails sind besonders produktiv; vielmehr ist entscheidend, wie groß das eMail-Netzwerk innerhalb der Firma ist.
7. eMail mit Maß und Ziel nutzen: Die moderne eMail-Kommunikation unterstützt nicht etwa die Kommunikation nach draußen, sondern fördert, richtig eingesetzt, den Austausch innerhalb der Firma. Zumindest wenn die eMails maßvoll eingesetzt und nicht zu viel Zeit darauf verwendet wird, sind eMails also richtige Produktivitätsbringer.

7 Tipps für die Kommunikation mit Chefs und Kollegen

Rhetoriker punkten beim Chef – wie Umfragen unter Führungskräften zeigen: Offenbar haben Bewerber und Angestellte bei Ihrem Chef bessere Karten, wenn Sie gut sprechen und schreiben können. Wer im Job gut kommunizieren kann, ist klar im Vorteil. Allerdings muss man hier auch nach Branchen differenzieren:

In der Kommnunkiationsbranche sind Kommunikations-Skills sicher noch einmal ganz anders gefragt als z.B. bei Ingenieuren. Dennoch gilt: Spätestens wer Führungsaufgaben übernehmen will, sollte sich mit seinen kommunikativen Fähigkeiten auseinandersetzen. Und er sollte wissen, wie man mit verbalen Angriffen auskommt.

1. Sich verbal besser verkaufen: Extrovertierte Typen haben es auf den ersten Blick einfacher als Introvertierte. Dennoch können auch sie lernen, sich verbal besser zu verkaufen und  durchzusetzen. Und sicherlich hängt ihr Erfolg auch davon ab, ob das jeweilige Umfeld eher kommunikativ – oder eben nicht und wie die entsprechenden Erwartungen sind.
2. Dialogbereit sein: Wer weiterkommen will, sollte stets dialogbereit sein, das bedeutet auch, sich offen für Kritik und Verbesserungsvorschläge sein und bei Konflikten stets eine sachliche bzw. vermittelnde Rolle einnehmen. Nicht immer ist diese Haltung jedoch zielführend – nämlich dann nicht, wenn es sich um verbale Attacken handelt.
3. Verbalattacken parieren: Ein wichtiger Punkt, um im Berufsalltag seine Meinung durchzusetzen, ist es, verbale Attacken gekonnt zu parieren und zu verstehen, dass es sich um solche handelt. „Das ist ja immer das selbe mit Ihnen: Was sagen, von dem Sie keine Ahnung haben. Überlassen Sie das Reden und denken mal den Profi!“ Wer kennt das nicht, solche plötzlichen und unerwarteten Verbalattacken. Und dann steht man sprachlos-verdattert da und denkt sich: „Was soll das jetzt? Und was mache ich nun? Wie begegne ich dem?“
4. Richtig reagieren: Eine einfache und effektive Methode dem dann in einem nächsten Schritt zu begegnen: Geben Sie den schwarzen Peter zurück! Stellen Sie sich vor, der Kollege sagt: „Das ist wieder mal einer Ihrer völlig undurchdachten Vorschläge. Man hat den Eindruck, Sie haben dem Chef nicht richtig zugehört.“
5. Keine Zeit verlieren: Verschwenden Sie keinen Gedanken an den Inhalt der Aussage, sondern kommentieren Sie nur Art des Angriffs – und zwar immer in der Wir-Form: „Ich möchte Sie bitten den Ton zu finden, der unserer Kultur entspricht“, „Dieser Stil ist nicht der Stil, den wir hier gewohnt sind. Würden Sie bitte sachlich bleiben, wie alle anderen“ oder „Es entspricht nicht dem Niveau in dieser Firma, so polemische Äußerungen zu machen.“
6. Unverschämte Kollegen in der Gruppe isolieren: Wenn es Ihnen zu bunt wird: Exponieren Sie den unverschämten Kollegen als denjenigen, der produktives Arbeiten verhindert: „Wir kommen inhaltlich so zu keinem Ergebnis“, „Es ist im Sinne aller hier, dass wir zügig unsere Themen abhandeln“, „Wir alle wünschen uns eine effiziente Sitzung.
7. Zu wichtigeren Themen übergehen: „Wir haben wichtigere Themen“ oder „Mit dieser Art verhindern Sie, dass wir hier weiterkommen.“ Damit isolieren lassen sie unverschämte Kollegen auch vor dem Chef schlecht dastehen, weil er ja das produktive Ergebnis boykottiert.

7 Tipps um Stress zu reduzieren und besser zu Kommunizieren

Auch Stress wirkt sich auf die Kommunikationsfähigkeit aus. Denn langfristig gesehen ist er nicht nur anstrengend, sondern beeinträchtigt auch das Gehirn und ist sogar gesundheitsgefährdend: Man hat keine Zeit mehr, sich zu erholen. Das heißt, man ist immer im Ausnahmezustand.

Dadurch bleiben Schadstoffe im Körper zurück, die sich beispielsweise in den Gefäßen festsetzen und zu Herz-Kreislauf-Erkrankungen führen. Und: Dauerstress kann die Hirnstruktur verändern. Das Gehirn passt sich an negative Belastungen an. Und die Kommunikationsfähigkeit leidet. 7 Tipps, wie sie das verhindern.

1. Atmen: Es klingt banal, aber viele Menschen atmen im Alltag zu tief und zu flach. Atmen reduziert aber erheblich die Stresshormone im Körper. Also einfach mal öfter tief durchatmen!
2. Regelmäßig Pausen und Sport machen: Den gleichen Effekt haben regelmäßige Pausen und Sport, der zu einer besseren Sauerstoffversorgung im Kopf führt.
3. Distanz zu stressigen Situationen schaffen: Oft sind des auch die Umstände, die uns Stress bereiten. In einem stressigen Dialog hilf es daher, mal eben kurz den Raum zu verlassen und z.B. ein Stilles Örtchen aufzusuchen. Wenn das nicht möglich ist: Schieben Sie z.B. einfach eine Kaffeetasse zwischen sich und den Stressfaktor.
4. Perfektionismus vermeiden: Einige Berufsgruppen sind stärker betroffen als andere, etwa soziale Berufe, Hausfrauen und Stewardessen, in letzter Zeit auch IT-Fachleute. Dass dauerhafter Stress aber nicht bei jedem zwangsläufig zum Burnout führt, erklären Psychologen so: Es gibt bestimmte Stress-verschärfende Eigenschaften, die einen Menschen anfälliger werden lassen, z. B. der Drang nach Perfektionismus oder Anerkennung.
5. Konkurrenzdenken hinterfragen: In unserer Gesellschaft gehört Konkurrenz zur Tagesordnung. Doch den Run nach Anerkennung kann eigentlich keiner gewinnen. Sich dieses bewusst zu machen, reduziert Stress enorm.
6. Öfter einfach mal „Nein“ sagen: Wer immer nur Ja sagt, macht sich beliebt – weil andere dann sämtliche Arbeit auf ihm abladen. So lange bis er platzt. Besser: Rechtzeitig „Nein“ sagen, sich damit Respekt verschaffen – und sich den Stress vom Hals halten.
7. Burnout rechtzeitig erkennen: Das Burnout-Syndrom ist eine Form der Stresserkrankung, ein chronischer Zustand der Erschöpfung. Schätzungen zufolge hat bereits jeder vierte Deutsche das Gefühl, der „Akku ist leer“. Vor allem 25- bis 45-jährige Berufstätige sind betroffen. Experten vermuten: Wer bis 45 das Arbeitsleben gut über die Runden gebracht hat, der hat wohl seine Mechanismen gelernt und weiß, wie man mit Stress umgeht.

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