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Buchhaltung selbst erledigen als Gründer & Kleinunternehmer: 5 Tipps & Tricks


Top20 deutscher Bloggerinnen, referenziert in ZEIT, Wikipedia & Blogger-Relevanz-Index, Seit 15 Jahren Wandel der Arbeitswelt: Beratung, Bücher, News-Dienst Best of HRSeminare & Locations.
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Buchhaltung ist für viele Selbstständige eine unbeliebte Aufgabe, die sie deshalb gerne an einen Spezialisten abgeben. Doch insbesondere für Gründer oder kleinere Unternehmen ist eine solche Auslagerung der Buchführung aus finanziellen Aspekten jedoch oft nicht möglich. 5 Tipps die helfen, Buchhaltung und auch Steuern selbst zu machen. Buchhaltung selbst erledigen als Gründer & Kleinunternehmer: 5 Tipps & Tricks


Hier schreibt für Sie: Simone Janson, deutsche Top20 Bloggerin, Auftritte in ARD, gelegentlich Artikel für WELT, ZEIT, WIWO, t3n, W&V, macht Best of HR - Berufebilder.de & HR-Kommunikation. Profil

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Buchhaltung selbst machen - ist das sinnvoll?

Ich verrate meinen Lesern heute ein Geheimnis: Meine Buchhaltung samt Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärung mache ich selbst. Das sorgt oft für Erstaunen, weil das deutsche Steuersystem als eines der schwierigsten der Welt gilt und die meisten Menschen diese unliebsame Aufgabe lieber einem Steuerberater anvertrauen.

Für mich gilt hingegen: Der Mensch wächst mit seinen Aufgaben. Ich habe ja auch unternehmerisch klein angefangen und mich Schritt für Schritt vorgearbeitet. Zu Beginn habe ich das sicherlich gemacht, um Geld zu sparen, mittlerweile jedoch auch, weil ich lieber selbst den Überblick über meine Finanzen behalten will.

Automatisierung hilft bei der Buchhaltung

Denn ich habe im Bekanntenkreis auch einige Schauergeschichten bei denen Leute von Ihrem Steuerberater betrogen wurden. Außerdem kann die Kommunikation mit einem Buchhalter oder Steuerberater eben auch sehr zeitintensiv sein. Da mache ich es lieber gleich selbst.

Dennoch habe natürlich auch ich Hilfe bei diesem komplexen Thema. Und zwar Hilfe von Algorithmen, die mir viel Kalkulationsarbeit abnehmen. Eingeben muss ich meine Daten und Belege auch weiterhin selbst - dazu unten mehr. Aber eine Bekannte von mir stellte kürzlich fest: Sie hat viel mehr Zeit gebraucht, um ihre Daten und Papiere ordentlich ihrem Steuerberater zu übermitteln - und jetzt mit der richtigen Technik spart sie jede Menge Aufwand.

5 Tipps & Tools zur Selbständigen Buchhaltung

Was ich im Laufe der Zeit festgestellt habe: Es gar nicht so schwierig, sich selbst um die Führung der Bücher zu kümmern. Mit den richtigen Tipps und Tricks gelingt die Buchhaltung selbst denjenigen, die kaum Erfahrungen in diesem Bereich haben. Dazu 5 Denkanstöße und Tooltipps:

1. Eine korrekte Buchführung ist essentiell

Für jeden Selbstständigen besteht die Verpflichtung, Bücher zu führen und sämtliche Geschäftsvorfälle so zu dokumentieren, dass ein Dritter das System versteht. Denn das Finanzamt ermittelt mithilfe der Unterlagen aus der Buchhaltung die zu begleichenden Steuern. Deshalb ist es essentiell, bei dieser Tätigkeit sauber zu arbeiten, um Fehler zu vermeiden.

Diese können schwerwiegende Folgen für den Selbstständigen haben und so zum Beispiel zu hohen Strafen führen. Aber nicht nur deshalb ist eine gewissenhafte Erledigung dieser Aufgabe wichtig. Auch für den Unternehmer selbst bietet die Buchhaltung Vorteile. Erledigen sie diese gründlich, so haben sie stets einen Überblick über ihre finanzielle Situation und können bei Bedarf direkt eingreifen. Aus dieser lässt sich letztlich auch der Erfolg eines Betriebs ablesen.

2. Selbst buchen lohnt sich

Sich selbst um die Buchführung zu kümmern, lohnt sich nicht nur aus finanzieller Sicht. Wer selbst bucht, der eignet sich folglich auch wichtiges Wissen in Bezug auf Steuern und Finanzen an. Denn als Unternehmer sollte man nicht blind auf einen Experten vertrauen, sondern auch selbst das nötige Know-How über grundlegende Aspekte in diesem Bereich besitzen.

Zudem bietet das eigenständige Erledigen der Buchhaltung auch den Vorteil, dass man jederzeit Zugriff auf alle nötigen Daten hat und nicht auf die Übermittlung dieser durch den Buchhalter warten muss. Dies sorgt dafür, dass man bei möglichen Problemen direkt handeln kann.

3. Jeder Beleg muss aufbewahrt werden

Es ist nur dann eine Buchung möglich, wenn für diese auch ein entsprechender Beleg vorhanden ist. Deshalb ist es essentiell, jeden einzelnen Beleg aufzubewahren. Nur mit diesen lässt sich nachvollziehen, ob die Buchung korrekt ist. Mehr Infos zum Thema Belege und Rechnungen bietet z.B. das Gründerlexikon.

Grundsätzlich unterscheidet man dabei zwischen Eingangs- und Ausgangsbelegen. Letztere sind Rechnungen, die der Betrieb an seine Kunden versendet. Bei Eingangsbelegen handelt es sich um Rechnungen, die das Unternehmen selbst begleichen muss. Bei Belegen unterscheidet man folgende Belegarten:

  • Rechnungen
  • Kassenbons
  • Quittungen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Gutschriften
  • Bankbelege
  • Kassenbewegungen
  • Kreditkartenbewegungen

Wichtig ist es auch, laufende Kosten wie Versicherungen, Miete oder Gebühren für Telekommunikation nicht zu vergessen.

4. Belege nach einem durchdachten System sortieren

Weiterhin ist wichtig, die Belege nicht wahllos in einem Karton aufzubewahren, sondern die nach einem System zu sortieren. Nur so können diese schnell wiedergefunden werden und unnötiges Chaos wird vermieden. Sinnvoll ist deshalb zum Beispiel eine Sortierung in einem Ordner, in dem man die Belege nach Ausgangs- und Eingangsrechnungen abheftet und dabei chronologisch vorgeht.

Noch schneller lassen sich digitalisierte Belege finden: Dafür benötigt man lediglich ein Tool, das Belege automatisch erfasst. Ich nutze hier z.B. Lexoffice, mit dem ich die Belege auch mit einer Handyapp praktisch einscannen kann. Auf diese Weise können sie innerhalb von wenigen Sekunden abgespeichert werden und dank der Suchfunktion genauso schnell auch wiedergefunden werden.

5. Die richtige Buchhaltungssoftware wählen

Um sich die Arbeit zu erleichtern, empfiehlt sich die Verwendung einer speziellen Buchhaltungssoftware. Mit dieser können auch diejenigen, die kaum Erfahrungen in diesem Bereich haben, diese Tätigkeit ebenfalls ohne Probleme erledigen. Ein solches Programm sorgt letztlich für mehr Effizienz und spart Zeit.

Bei der Auswahl der passenden Lösung muss man jedoch einige Aspekte beachten. So ist es zum Beispiel sinnvoll, dass nötige Schnittstellen wie die zu ELSTER vorhanden sind. Deshalb sollte man sich vor dem Kauf des Programms ausgiebig über Buchhaltungssoftware informieren. Erst dann kann eine gut durchdachte Entscheidung getroffen werden.

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  1. Julio Jansky

    Ihre Inhalte machen wirklich Mut, seinen eigenen Ideen zu folgen. Bitte mehr davon!

    • Simone Janson

      Danke, gerne!

  2. Holzmann

    Ich bin eher durch Zufall über diese Seite gestolpert und finde sie richtig gut.

  3. Robin

    Mir hat seit der Gründung die Automatisierungssoftware Bilendo geholfen. Den Rest konnte ich gut alleine bewältigen, schon richtig. Schöner Artikel.

    • Simone Janson

      Danke für den Hinweis, wir freuen uns, wenn Ihnen der Beitrag gefällt.

  4. Uta

    Was für ein wichtiger und übersichtlicher Beitrag, vielen Dank dafür!

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