7 Projektmanagement-Methoden für den Mittelstand: Mehr Agile bitte!

Erfolgreiches Projektmanagement ist nicht einfach und gerade mittelständische Unternehmen tun sich oft schwer damit. 7 Methoden-Tipps, wie es besser geht.

Definition Projektmanagement: Eine Frage der Organisation

Es ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg, dass Unternehmen das Projektmanagement beherrschen und handhaben können. Das Projektmanagement leitet die Arbeit an einem Projekt in einem definierten Zeitraum in einem festgelegten Rahmen.

Doch was genau ist eigentlich Projektmanagement? Vereinfacht gesagt ist eine Methode, um eine Aufgabe, die durch einen Projektauftrag bestimmt ist, effizient zu planen, zusammenzufassen und durchzuführen. Es ist wichtig, bei der Durchführung von Projekten so viele Dinge wie möglich zu berücksichtigen, z. B. feste Zeitvorgaben, feste Budgets und festgelegte Ressourcen.

Anforderungen an die Projektleitung

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Projekte werden in der Regel auf der Leitungsebene gefahren und abgeschlossen. Der Projektleiter sollte hierfür über professionelle Kenntnisse/Erfahrungen in den verschiedenen Teilbereichen der Projektarbeit verfügen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Projektleiter zu Beginn eines Projekts klare Ziele festlegen, um sich selbst und Ihren Teamkollegen die Verwaltung des Projekts zu erleichtern. Das ist vor allem wichtig für die Arbeitsmotivation: Wer an einem Projekt arbeitet, für den muss klar sein, was das Endergebnis sein soll.

Kommunikationsfähigkeit gefragt: Wie Projektleiter die Teamarbeit organisieren sollten

Projektleiter sollten auch eine angemessene Anzahl von Terminen festlegen, um das Projekt voranzutreiben. Je besser Sie organisiert sind, desto besser kann Ihr Team Ihren Projektplan einhalten. Jede Einheit besteht dabei aus einer Reihe von Maßnahmen, mit denen ein bestimmtes Ziel erreicht werden soll.

An Projekten können mehrere Teams beteiligt sein, was zu Unstimmigkeiten führen kann. Durch steigenden Druck steigt nämlich schnell auch die Nervosität bei den Projekt-Teams. Projektmanagement ist nicht umsonst ein wichtiger Bestandteil der sogenannten Kollaborationsmanagements. Das führt dazu, dass seitens der Projektleitung hervorragende Kommunikiations-Fähigkeiten erforderlich sind.

Die richtige Projektmanagement-Methode für Ihr Unternehmen

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Bezüglich der Projektmanagementmethoden ist jedes Unternehmen anders. Je nach den Bedürfnissen der Firma gibt es verschiedene Methoden des Projektmanagements. Es gibt überhaupt so viele verschiedene Projektmanagement-Methoden, dass die Wahl manchmal zur regelrechten Qual wird.

Welche Methode Sie nutzen, hängt dabei von mehreren Faktoren ab, darunter die Stabilität des Produkts, die Fristen, die Kosten, die Komplexität des Projekts und die erforderliche Dokumentation. Sie können sich für eine bestimmte Methode entscheiden oder mit einer Mischung aus zwei oder mehr Methoden arbeiten.

Erfolg per Checkliste: Die richtigen Fragen zum Projektmanagement stellen

Es gibt keine grundsätzliche Antwort, welche Projektmanagementmethoden benutzt werden, sondern jede Firma hat eigene Vorstellungen darüber. Das bedeutet, dass in jedem Unternehmen ganz bestimmte Fragestellungen berücksichtigt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• Welche Projektmanagementmethoden werden benutzt?
• Wie wird ein Projektteam aufgestellt?
• Wie werden Projektabsichten und Projektziele festgelegt?
• Wie werden Zeit, Geld und Ressourcenplanung vorgenommen?
• Wie werden Fehler vermieden?
• Wie werden Projekte gefahren und abgeschlossen?

Projektmanagement im Mittelstand

Projektmanagement ist also ein Thema, das ungeheuer wichtig ist. Umso schlimmer, dass viele kleine und mittelständische Unternehmen keine Zeit dafür zu haben scheinen. Dabei ist es gerade hier entscheidend, die strategische Planung und operative Umsetzung von Projekten stringent zu organisieren, um zum Erfolg zu führen.

Die Projektarbeit in mittelständischen Unternehmen bedarf daher einer ganzheitlichen Einstellung. Das Besondere an der Projektarbeit in mittelständischen Unternehmen ist, dass in diesen Unternehmen die Projektarbeit oft in qualitativ höherwertigen Bereichen abläuft. Der einzelne Mitarbeiter hat also ungleich mehr Verantwortung.

Wie agiles Projektmanagement Mitarbeiter zu mehr Engagement motiviert

Die meisten Tech-Unternehmen zum Beispiel verwenden dazu Agile als Projektmanagementmethode: Agile ist eine sehr strukturierte und organisierte Methode, um sicherzustellen, dass Tech-Projekte ohne Unterbrechungen oder Verzögerungen ablaufen und dass die beteiligten Teams gut zusammenarbeiten und am Ende ihrer Zeit als Team hervorragende Arbeit leisten.

Die agilen Prinzipien projektbezogener Arbeit und die projektspezifische Zusammenstellung der agilen Softwareentwicklung hat kann beispielsweise kurzen Einheiten, sogenannten Sprints funktionieren, in denen die Teams Ideen entwickeln und Aufgaben abarbeiten. Projekte können letztendlich nur erfolgreich gemacht werden, wenn die Mitarbeiter eine eindeutige und wirksame Projektführung bekommen. Dies ist die entscheidende Motivation für den Mitarbeiter, sich zu engagieren.

7 Tipps gegen das Scheitern von Projekten im Mittelstand

Viele Projekte gerade im Mittelstand schließen mit Verzögerungen oder überhöhtem Budget ab. Die durchschnittliche Projektdauer gerade in KMU geht deutlich über das durchschnittliche Projekt dispositiv von 28 Tagen oft deutlich hinaus. Die folgende Liste zeigt, was oft schiefgeht und wie es besser gelingt:

1. Es bestehen Wünsche, aber keine klaren Ziele: Der Vorstand ist sich einig darin, dass eine neue ERP-Software her muss. Gesagt, getan. Es wird viel Arbeit in die Entwicklung und Implementierung des neuen Systems gesteckt – und trotzdem gefällt es nicht. Das hätten sie sich ganz anders vorgestellt, so die Vorstandsmitglieder. Hier wurden wie so oft das Ziel und die Bedingungen nicht klar kommuniziert.
2. Es gibt keine abteilungsübergreifende Unterstützung: Die Kosten in der Entwicklungsabteilung sollen gesenkt werden. Der Projektmanager steht allein da, die anderen Abteilungen und Teams fühlen sich nicht angesprochen. Dabei haben Kosten verschiedene Ursachen, die über Abteilungsgrenzen hinausgehen.
3. Im Projektverlauf gibt es unvorhergesehene Probleme: Ist das Ziel nicht klar, führen Schwierigkeiten das Projekt schnell auf ein Abstellgleis. Ist der Projektablauf nicht in einzelne Etappen gegliedert und durchdacht und werden nicht gewisse Risikofaktoren miteinbezogen, kommt es nahezu immer zu Problemen. Gibt es eine Struktur im Ablauf, können auch Schwierigkeiten nicht vom Ziel abhalten.
4. Die Projektplanung ist nicht stringent und nachvollziehbar: Wird schon irgendwie. Mit großer Motivation wird ein Projekt gestartet und es ist Pi mal Daumen klar, wo es hingehen soll. Der Weg dorthin ist ein weißes Blatt Papier. Keine gute Idee, denn so läuft jedes Projekt früher oder später aus dem Ruder.
5. Es gibt keinen Handlungsweisenden: Das Projekt wird vom Abteilungsleiter des Vertriebs angeschoben, ein Projektmanager bekommt die Aufgabe der Realisierung übergeholfen. Er darf das Projekt doch bitte ausführen, aber Anweisungen geben nicht. Das erledigt der Abteilungsleiter, der aber für das kleine Nebenprojekt keine Zeit hat.
6. Einmal im Rückstand, wird das ganze Projekt in Frage gestellt:  Wie geht man im Projektmanagement mit Problemen um? An wen richtet sich der Projektmanager bei Schwierigkeiten? Wie ist die Rückmeldung? Gibt es überhaupt eine? Auch hier braucht es eine Kommunikationsstruktur und einen Projektplan, um einen Plan B in der Tasche zu haben, wenn Plan A scheitert.
7. Es fehlt ein geplanter Projektabschluss, der auch ein Feedback enthält: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Wirklich gelungen ist das Projektmanagement nur, wenn nach dem Projektabschluss eine Evaluation stattfindet. So kann das Vorgehen ausgewertet und wichtige Schlüsse für das nächste Projekt gezogen werden.

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