Ein Meeting richtig vorbereiten – mit Checkliste: 2 X 7 Dinge, die Sie wissen müssen!



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Ihre Chefin hat ein Meeting angesetzt. Und zwar schon übermorgen. Und Sie sollen dort referieren. Aber über was eigentlich? Wer genau kommt? Und welche Hilfsmittel haben Sie für die Präsentation? Vorbereitung ist alles. Wir geben Ihnen 2 x 7 Tipps dazu.

Ein Meeting richtig vorbereiten – mit Checkliste: 2 X 7 Dinge, die Sie wissen müssen! Ein Meeting richtig vorbereiten – mit Checkliste: 2 X 7 Dinge, die Sie wissen müssen!

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Hier schreibt für Sie: Simone Janson ist Verlegerin, deutsche Top20 Bloggerin und Beraterin für HR-Kommunikation. Profil

Meetings – besser als Ihr Ruf?

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„Nicht schon wieder ein Meeting!“ Mal ehrlich: Wie oft denken Sie sich das in der Woche? Viele Meetings, die eigentlich dafür gedacht sind, dass Informationen ausgetauscht werden, kranken daran, dass einfach nur sehr viel gerdet, also richtig gehen rumgelabert wird. Deswegen haben Meetings auch so einen schlechten ruf: „Meetings – Viele gehen rein, wenig kommt raus“ heißt es hinter vorgehaltener Hand leider viel zu oft.

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Für die meisten Arbeitnehmer (Solo-Selbständige haben es da ein klein wenig besser) bedeutet „Meeting“: Stundenlanges Rumgelaber, am Ende kommt nur wenig dabei raus, und man fragt sich mal wieder: Wozu eigentlich? Jeder denkt wehmütig an den Berg Arbeit auf dem eigenen Schreibtisch – und an die Überstunden, die man nicht hätte, wären da nur nicht diese zeitraubenden Meetings. Doch es geht auch anders.

Meetings: Warum sind Sitzungen oft so unproduktiv?

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Oft kranken Meetings daran, dass keiner so recht weiß, um was es eigentlich geht. Oder daran, dass keiner so recht weiß, was genau der Zweck des Meetings ist. Zwar hat man das Thema via Einladung wahrgenommen, aber mehr auch nicht.

Denn Meetings sind nicht einfach ursächlich schlecht – vielmehr hat es in der Regel einen Grund, warum sie so unproduktiv ablaufen. Oder mehrere.

7 Gründe: Warum sind Meetings so schlecht?

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Woran kranken Meetings also wirklich? Hier einige der häufigsten Ursachen zur Übersicht:

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  1. Die Teilnehmer haben sich nicht vorbereitet und infolgedessen keine Ahnung vom Thema.
  2. Im Ergebnis weiß keiner so richtig, um was es eigentlich geht, versucht das aber so gut es geht zu kaschieren.
  3. Der Chef hat das vorher einfach nicht ausreichend klar gemacht, was das Thema sein soll.
  4. Dementsprechend fehlt dem Meeting eine klare Struktur und Zielsetzung,
  5. Daher reden alle wild durcheinander und keiner weiß so richtig, wo die Reise hingehen soll.
  6. Einzelne nutzen das Meeting zur Selbstprofilierung und ziehen es damit unnötig in die Länge.
  7. Wieder andere nutzen die Gelegenheiten, um ihre persönlichen Befindlichkeiten loszuwerden.

Effiziente Meetings: Es könnte so einfach sein!

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Das Ergebnis ist immer das Selbe: Am Ende wundern sich alle, wie unproduktiv solche Meetings sind und wie wenig dabei herauskommt. Und man denkt: Wieder die Zeit mit Meetings verschwendet.

Doch Meetings können oft besser als ihr Ruf sein: Dann nämlich wenn von allen Beteiligten richtig produktiv Informationen ausgetauscht, Arbeitsprozesse abgestimmt und gemeinsam Entscheidungen getroffen werden. Glauben Sie nicht? Ist aber so!

Ein Meeting kann eine äußerst kreative Veranstaltung sein. Man kann es gezielt nutzen, um seine Arbeit ins rechte Licht zu rücken und wichtige Informationen abzugreifen. Dann ist das Meeting keine Zeitverschwendung mehr, sondern einem Projekt ebenso wie der Karriere sehr dienlich.

Meetings moderieren: Keine Angst vor dem Chef

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Es könnte also alles so einfach sein – wenn sich alle vorbereiten und der Chef als Besprechungs-Leiter eine klare Linie vorgibt. Aber das hat ihm leider noch keiner gesagt, weil sich niemand traut.

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Die Lösung des Problems: Selbst ist der Mitarbeiter – bzw. die Mitarbeiterin. Wer sich gezielt auf ein Meeting vorbereiten will, braucht alle Basics, die er kriegen kann. Keine Angst, dass der Chef sich auf den Schlips getreten fühlen könnte: Gerade bei Vorgesetzten kommt ehrliches Interesse von Mitarbeitern besonders gut an, zeigt es doch Ihr Engagement für das Unternehmen.

Die Lösung des Problems: Fragen Sie nach fehlenden Informationen

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Außerdem wichtig: Einfach nach fehlenden Informationen fragen. Denn wer fragt, wirkt interessiert und das macht immer einen guten Eindruck. Wer fragt, gewinnt! Fragen Sie also z.B. vorher gezielt, was genau besprochen werden soll. Und bereiten Sie sich dann gezielt vor, recherchieren Sie zum Beispiel Fakten, die Sie noch nicht kennen.

Denn schließlich brauchen Sie genaue Infos, um sich optimal vorbereiten zu können. Klären Sie also die folgenden Punkte unbedingt vorher ab – die folgende Checkliste kann Ihnen bei der Vorbereitung helfen

Checkliste: 7 Dinge, die Sie vor einem Meeting unbedingt wissen müssen

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Damit Sie wirklich optimal vorbereitet ins Meeting gehen, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

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  1. Was ist das Thema des Meetings, um was geht es? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Idee zu Verfügung?
  2. Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
  3. Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
  4. Wie viele Personen nehmen teil? W23er nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
  5. Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
  6. Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden? (Wichtig: ein fester Zeitrahmen)
  7. Wo findet die Besprechung statt? Wie ist der Raum ausgestattet (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung usw.) Wie sieht die technische Ausstattung des Raumes aus (Flipchart, Beamer, Projektor usw.)

Fazit: Wer fragt, gewinnt

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Wenn Sie solche Fragen im Voraus stellen, hilft das nicht nur Ihnen; Sie bringen ganz automatisch auch die anderen Teilnehmer dazu, sich mehr Gedanken zu machen als bisher.


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  1. Nick

    Toll, danke, jetzt weiß ich endlich wie ich durch langweilige Meetings komme!

  2. Sabine

    Genau, mir geht es auch immer so, dass ich Meetings furchtbar finde. Danke für diese hilfreiche Checkliste.

  3. Elena

    Danke für den tollen Beitrag, weiter so!

    • Simone Janson

      Vielen Dank!

  4. Alfred

    Super Beitrag, werde ich mir auf jeden Fall fürs nächste Meeting merken!

    • Simone Janson

      Vielen Dank, freut uns, wenn wir helfen konnten!

  5. E. Sloglehus

    Toller Beitrag mit vielen guten Tipps gegen schlechte Meetings. Weiter so.

  6. ThomasCoets

    Toller Beitrag, vielen Dank dafür!

  7. QuercusApp

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  8. BEGIS GmbH

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  9. Thomas Eggert

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  10. Jobcollege

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  11. Simone Janson

    Frisch gebloggt: Hilfe, ein Meeting! Was Sie vorher wissen sollten!

  12. transfercoach

    #Meetings besser planen und vorbereiten – grundlegende Tipps für #führungskräfte und Teilnehmer via @jobcollege

  13. Anke van Bebber

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  14. KompetenzPartner

    Hilfe, ein Meeting! Was Sie vorher wissen sollten!: Chefchen hat ein Meeting einberufen. Schon über…

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