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Ein Meeting richtig vorbereiten – mit Checkliste: 2 X 7 Dinge, die Sie wissen müssen!


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Ihre Chefin hat ein Meeting angesetzt. Und zwar schon übermorgen. Und Sie sollen dort referieren. Aber über was eigentlich? Wer genau kommt? Und welche Hilfsmittel haben Sie für die Präsentation? Vorbereitung ist alles. Wir geben Ihnen 7 Tipps dazu.


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Ihre Chefin hat ein Meeting angesetzt. Und zwar schon übermorgen. Und Sie sollen dort referieren. Aber über was eigentlich? Wer genau kommt? Und welche Hilfsmittel haben Sie für die Präsentation? Vorbereitung ist alles. Wir geben Ihnen 7 Tipps dazu.

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Simone JansonSimone Janson, Auftritte in der ARD, Artikel für WELT, ZEIT, WIWO, t3n, W&V, macht Best of HR – Berufebilder.de & HR-Kommunikation.

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Meetings – besser als Ihr Ruf?

Viele Meetings, die eigentlich dafür gedacht sind, dass Informationen ausgetauscht werden, kranken daran, dass einfach nur sehr viel gerdet, also richtig gehen rumgelabert wird. Deswegen haben Meetings auch so einen schlechten ruf: „Meetings – Viele gehen rein, wenig kommt raus“ heißt es hinter vorgehaltener Hand leider viel zu oft.

Doch Meetings können oft besser als ihr Ruf sein: Dann nämlich wenn von allen Beteiligten richtig produktiv Informationen ausgetauscht, Arbeitsprozesse abgestimmt und gemeinsam Entscheidungen getroffen werden. Glauben Sie nicht? Ist aber so!

7 Gründe: Warum sind Meetings so schlecht?

Denn Meetings sind nicht einfach ursächlich schlecht – vielmehr hat es in der Regel einen Grund, warum sie so unproduktiv ablaufen. Oder mehrere. Hier einige der häufigsten Ursachen zur Übersicht:

  1. Die Teilnehmer haben sich nicht vorbereitet und infolgedessen keine Ahnung vom Thema.
  2. Im Ergebnis weiß keiner so richtig, um was es eigentlich geht, versucht das aber so gut es geht zu kaschieren.
  3. Der Chef hat das vorher einfach nicht ausreichend klar gemacht, was das Thema sein soll.
  4. Dementsprechend fehlt dem Meeting eine klare Struktur und Zielsetzung,
  5. Daher reden alle wild durcheinander und keiner weiß so richtig, wo die Reise hingehen soll.
  6. Einzelne nutzen das Meeting zur Selbstprofilierung und ziehen es damit unnötig in die Länge.
  7. Wieder andere nutzen die Gelegenheiten, um ihre persönlichen Befindlichkeiten loszuwerden.

Es könnte so einfach sein!

Das Ergebnis ist immer das selbe: Am Ende wundern sich alle, wie unproduktiv solche Meetings sind und wie wenig dabei herauskommt. Und man denkt: Wieder die Zeit mit Meetings verschwendet.

Dabei könnte es so einfach sein – wenn sich alle vorbereiten und der Chef als Besprechungs-Leiter eine klare Linie vorgibt. Aber das hat ihm leider noch keiner gesagt, weil sich niemand traut.

Die Lösung des Problems

Die Lösung des Problems: Selbst ist der Mitarbeiter – bzw. die Mitarbeiterin. Wer sich gezielt auf ein Meeting vorbereiten will, braucht alle Basics, die er kriegen kann.

Und die Lösung für dieses Problem heißt: Einfach Fragen. Denn wer fragt, wirkt interessiert und das macht immer einen guten Eindruck. Wer fragt, gewinnt!

Keine Angst vor dem Chef

Keine Angst, dass der Chef sich auf den Schlips getreten fühlen könnte: Gerade bei Vorgesetzten kommt ehrliches Interesse von Mitarbeitern besonders gut an, zeigt es doch Ihr Engagement für das Unternehmen.

Und schließlich brauchen Sie genaue Infos, um sich optimal vorbereiten zu können. Klären Sie also die folgenden Punkte unbedingt vorher ab:

Checkliste: 7 Dinge, die Sie vor einem Meeting unbedingt wissen müssen

Damit Sie wirklich optimal vorbereitet ins Meeting gehen, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

  1. Was ist das Thema des Meetings, um was geht es? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Idee zu Verfügung?
  2. Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
  3. Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
  4. Wie viele Personen nehmen teil? W23er nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
  5. Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
  6. Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden? (Wichtig: ein fester Zeitrahmen)
  7. Wo findet die Besprechung statt? Wie ist der Raum ausgestattet (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung usw.) Wie sieht die technische Ausstattung des Raumes aus (Flipchart, Beamer, Projektor usw.)

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