Digitaler Wissensaustausch im Unternehmen: 5 Tipps für optimalen Wissenstransfer

Helfen digitale Lösungen beim Wissenstransfer?

Können Mitarbeiter ihr Wissen nachvollziehbar miteinander teilen, ohne dabei die eigene Arbeit zu vernachlässigen? Die allgemeine Annahme ist: nein! Denn viel zu oft ist Wissenstransfer aufwendig und ineffektiv.

Die meisten von uns haben Probleme damit, Informationen effektiv für das Team bereit zu stellen. Kenntnisse über Prozesse werden meistens spontan abgefragt, und zwar immer dann wenn ein Problem entdeckt wird oder Änderungen ins Haus stehen. Dann prasseln die Anfragen auf mich als erfahrenen Mitarbeiter ein und ich muss an allen Fronten gleichzeitig Lösungsvorschläge und Feedback geben.

3 Voraussetzungen für den digitalen Erfolg

Auf diese Problematik hat die IT Industrie reagiert und Software auf den Markt gebracht, mit der Wissen zu Unternehmensprozessen digital festgehalten und bei Bedarf abrufbar gemacht werden kann. Nur, wie effektiv sind diese Systeme? Helfen sie dem Unternehmen und sind wir Mitarbeiter bereit, Arbeit in die Bereitstellung zu investieren? Der Erfolg hiervon liegt an einigen Voraussetzungen:

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1. Einfache Erstellung: das Festhalten von Wissen darf den “Trainer” nicht viel Zeit kosten.
2. Leichter Zugang: Trainer und Teilnehmer erleben keine Hemmschwellen beim Abrufen der Inhalte.
3. Aktive Unternehmenskultur: Trainer und Teilnehmer halten den Wissensaustausch gemeinsam aufrecht.

Schnelle Konvertierung

Wissen digital festhalten und dem Teilnehmer überlassen, wann er die Informationen abruft, ist im Kommen. Oft wählt ein Unternehmen eine Plattform aus, auf der ich als Mitarbeiter mein Material in Online-Trainings konvertieren kann. Wer keine Erfahrung auf dem Gebiet der Kurserstellung hat, fühlt sich von solchen technischen Begriffen schnell abgeschreckt.

“Konvertierung” – was heißt das? Zum Glück wird die Technik immer benutzerfreundlicher. Heute kann jeder Laie einen Film drehen oder eine Website erstellen. So kann auch aus mir als Mitarbeiter ein “Trainer” werden, ohne dass ich aufwendige Schulungen geben muss.

Konvertierung heißt dann, dass ich eine PowerPoint Präsentation oder ein PDF-Dokument hoch lade und in eine Kursstruktur umwandeln lasse. Mit Multimedia und Fragen angereichert ergibt sich hierdurch eine interaktive Lernumgebung mit den relevanten Informationen.

5 Tipps für den Wissensaustausch auf Augenhöhe

1. Am liebsten lernen Mitarbeiter in ihrer eigenen Zeit, um Inhalte richtig verstehen und in Erinnerung behalten zu können. Den letzten Punkt kann man etwas einschränken, denn heute ist es nicht mehr unbedingt nötig, sich jedes Detail zu merken. Wenn ich weiß, wo Informationen gesammelt sind, kann ich jederzeit dorthin zurückkehren. Die Bereitschaft, Online-Trainings regelmäßig abzurufen und Wissensstände zu erweitern, muss aber gegeben sein. Daher ist es unbedingt nötig, dass die Lernumgebung intuitiv und frei von Technikhürden ist.
2. Zudem sollten Inhalte benutzerfreundlich aufgebaut sein. Learning und Development Experten sprechen hier vom “Microlearning”, dem effektiveren Lernen in kleinen Häppchen. Allerdings finde ich es zu viel verlangt, dass ich als “Laien-Trainer” Inhalte fachgerecht in didaktisch wertvolle Häppchen teilen soll. Vielmehr möchte ich es dem Teilnehmer überlassen, Trainings zu unterbrechen wenn die Aufmerksamkeit nachlässt. Das Stichwort hierfür lautet: on-demand. Was sich im Streaming-Bereich etabliert hat, macht auch beim Lernen Sinn, denn wir legen immer mehr Wert auf Flexibilität und Selbstbestimmung.
3. Anhaltender Wissensaustausch funktioniert nur, wenn in meinem Unternehmen eine Kultur herrscht, die Feedback und Teamwork erlaubt. Mir als Vorgesetztem ist es dabei wichtig, dass meine Mitarbeiter sich trauen, Rückfragen zu stellen. Manche fühlen sich behaglicher, wenn sie das digital tun können, und ich in meiner eigenen Zeit Antwort gebe.
4. Aber auch Rückmeldungen auf das Training sind mir wichtig. Mitarbeiter schätzen das Mitwirken am Produkt und nehmen es gerne an, passende Dokumente hochladen und ihre eigenen Erfahrungen ergänzen zu können. Grade die jüngeren Generationen wünschen sich ein Teamwork-Gefühl im Unternehmen; und dieses Gefühl sollte die gemeinsame Trainingsplattform unbedingt unterstützen.
5. Mitarbeiter in Führungspositionen tun sich nach wie vor oft schwer damit, ihre “Hoheitsposition” aufzugeben und ihr Wissen als gemeinsames Gut zu betrachten. Offenlegen der Kenntnisse führt jedoch selten zu Autoritätseinbußen, denn nicht das gesammelte Wissen qualifiziert zur höheren Position. Vielmehr ist es der souveräne Umgang mit Wissen und die Befähigung der Teammitglieder zu kenntnisbasierten Entscheidungen, der für den Erfolg eines Projekts sorgt.