Damit unsere Arbeitsabläufe effizienter werden, ist es sinnvoll, sie zu automatisieren. Doch Change-Management kann nur umgesetzt werden, wenn man überhaupt so weit denkt. Praktische Tipps.

Change Management in Deutschland: Euphorie vs. Verweigerung

In Deutschland gibt es zur Zeit zwei Fraktionen, so scheint mir: Die Fortschrittseuphoriker und die Fortschrittsverweigerer. Und erstere schaffen es schlicht nicht, die anderen mit ihrer Begeisterung anzustecken.

So las ich gestern einen Beitrag über den erst geplanten und dann verhinderten Google-Campus in Berlin-Kreuzberg und den Widerstand der Anwohner dagegen, der schließlich dazu führte, dass das Projekt nicht umgesetzt wurde. Der Artikel stellte ziemlich einseitig die Vorzüge eines Google-Campus übereuphorisch dar, ließ aber dabei ziemlich die spezielle Berliner Situation der zu schnell steigenden Mieten außer Acht. Wenn man wie ich fünf Jahre in Berlin gelebt hat, versteht man, warum das Projekt scheitern musste.

Wer Change will, muss erst Denkmuster ändern!

Es ist eben nicht damit getan, sich über die Fortschrittsunfähigkeit anderer Menschen auszulassen: Menschliche Gehirne kann man nicht nach belieben umpolen, denn andere Menschen haben oft ganz andere Denkmuster als man selbst.

Dazu bekam ich neulich abends ein eindrückliches Beispiel: Am Kölner Hauptbahnhof fiel mir eine alte, eher ärmlich aussehende Frau auf, die sich anschickte, einen mit Tasche und Wasserkasten vollgeladenen Karren die Treppe hinunterzuzerren. Ich fragte: „Gibt es hier denn keinen Aufzug?“ Die Frau verneinte.

Bessere, einfachere Lösungen finden statt die gleichen Probleme wieder zu haben

So mancher bietet sich in solchen Fällen als Hilfe zum Schleppen an, ich habe damit aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen so meine Probleme. Außerdem war mir aufgrund der Logik klar, dass es irgendwo am Bahngleis einen Aufzug geben musste. Und den ging ich nun, da mein Anschluss Verspätung hatte, für sie suchen – und fand ihn nach einigen Minuten auch am ziemlich genau anderen Ende des Bahnsteigs.

Daraus stellte ich mir zwei Fragen:

1. Warum kann die Deutsche Bahn ihre barrierefreien Zugänge nicht besser und deutlicher ausschildern, wenn man sie schon für viel Geld einbaut, noch dazu an einem so wichtigen Bahnhof?
2. Und: Warum denken manche Leute gar nicht erst darüber nach, dass Sie sich das Leben auch deutlich einfacher machen könnten, wenn sie nur nach einer besseren Lösung suchen würden? Warum behalten Sie stattdessen lieber den beschwerlichen, alten Weg bei, selbst wenn offensichtlich ist, dass es schon bessere Lösungen gibt.

Deshalb sind Change-Prozesse kompliziert

Ich glaube übrigens nicht, dass die Frau jetzt glücklicher war, sondern viel eher genervt. Wahrscheinlich dachte sie, sie wäre selbst viel schneller die Treppe heruntergegangen. Insofern sollte man auch seine eigene Motivation gelegentlich hinterfragen.

Davon abgesehen zeigt dieses simple Beispiel aber sehr eindrücklich für mich, wie kompliziert eigentlich Veränderungsprozesse bei Menschen sind und dementsprechend wundert es mich mittlerweile, dass sich überhaupt etwas verändert.

Wann sind Automatisierungen sinnvoll?

Dazu kommt noch: Nicht jede Automatisierung und Verändung ist überhaupt sinnvoll. Man solle sich daher im die Frage stellen: Wann sind Automatisierungen eigentlich sinnvoll – und wann nicht (mehr)? Meines Erachtens sind sie dann sinnvoll, wenn sie uns nutzen und als Routinevorgänge Zeit sparen. Sie sind aber nicht mehr sinnvoll, wenn sie ihr Ziel verfehlen und uns im schlimmsten Fall sogar Zeit kosten.

Ein Beispiel: Bei WordPress kann man standardmäßig Shortcodes für alles Mögliche einrichten. Zum Beispiel habe ich mir einen Shortcode eingerichtet, der den Namen meines Blogs anzeigt. In der Praxis sieht das so aus: Ich tippe [B in dent Text und es wird Best of HR – Berufebilder.de® angezeigt.

Wenn Automatisierungen noch mehr Arbeit machen

Soweit so schön. An diesen Shortcode kann ich mich gut erinnern, weil ich ihn relativ häufig nutze. Bei anderen Shortcodes ist es leider nicht so. Und aus technischen Gründen ist der Aufbau auch jedes Mal verschieden – bei einigen muss ein = eingesetzt werden, bei anderen nicht. Mein persönlicher Tipp an Shortcode-Fans wäre an dieser Stelle: wenn schon Shortcode, dann alle nach dem gleichen Muster. Aber das ist hier nicht das Thema.

Das Thema ist, dass ich nun eigentlich auch noch eine Shortcodeliste bräuchte – und wieder ein Arbeitsgang mehr. Automatisierungen sind Fluch und Segen zugleich. Ich erinnere mich auch an die vielen Male, die ich stundenlang im Internet damit zugebracht habe, für eine kleine Aufgabe nach Automatisierungen zu googlen – in der Zeit hätte ich vermutlich alles von Hand schneller erledigt.

Wie viel Automatisierung ist sinnvoll?

Problematisch wird es auch dann, wenn irgendein Tool oder Dienst plötzlich seinen Dienst versagt. Etwa weil der Service eingestellt wird oder verkauft worden ist. Oder weil die aktualisierte Version des Programms nicht mehr zum nützlichen Add-on passt. So etwas passiert mir leider relativ oft.

Und dann keimt ein ketzerischer Gedanke in mir: Vielleicht sind Automatisierungen und diese ganzen Automatisierungstools längst gar nicht so sinnvoll, wie wir immer meinen. Vielleicht sollte man manchmal auch einfach darauf verzichten, das Letzte an Effizienz aus seinen Arbeitsabläufen zu pressen und einfach mal alles ruhiger angehen. Vielleicht führt gerade das dann dazu, dass mehr Menschen sich für den Wandel auch begeistern können?

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