Einführung von Personalsoftware: 12 Schritte für kleine & mittlere Unternehmen

Personalarbeit bedeutet jede Menge Arbeit. Eine geeignete Personalsoftware kann helfen, Arbeitsgänge zu automatisieren. Wie gelingt die Implementierung reibungslos gegen alle Widerstände auch in kleinen Unternehmen?

Was kann eine Personalsoftware für Unternehmen leisten?

Was ist eine Personalsoftware? Eine Personalsoftware ist ein Computerprogramm, mit dem Unternehmen solche Daten wie Löhne, Ferien, Urlaube, Firmenumzüge etc. berechnen, verwalten, verschieben, aufbauen und gesellige Daten-Archive erstellen. Angenommen, ein Arbeitgeber hat mehrere Standorte, ist die Personalsoftware eine Möglichkeit für Arbeitgeber, um diese zu koordinieren, Daten zu transferieren und zu synchronisieren.

Ausgangspunkt: Ein Unternehmen hat alle seine Ziele für das kommende Jahr erreicht. Sie sind so zufrieden mit ihrem neuen Produkt, dass sie beschließen, in neue Werkzeuge zu investieren, um ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten – gerade auch im Personalwesen. Das Unternehmen sucht sich also einen Berater für seine neue Software. Der macht geeignete Vorschläge und berät sich mit der Geschäftsleitung.

Das typische Szenario: Eine Firma will Personalsoftware einführen

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Alle sind begeistert von der Idee, mit diesem Werkzeug Personalarbeit noch effektiver verwenden zu können. Besonders euphorisch ist der Personalvorstand. Dieses neue Produkt wird einige großartige Funktionen haben. Dazu gehört die Verwaltung von Mitarbeitenden und den damit anfallenden Aufgaben, aber auch die Verwaltung von Verträgen, Gehaltsabrechnung, Arbeitszeit, Urlaubszeit, Krankenzeit etc. Die Personalsoftware wird auf diese Weises auch jede Menge Geld sparen.

Die Geschäftsleitung trifft sich daraufhin mit einigen der leitenden Angestellten aus der IT-Abteilung, um einen Plan und neue Ziele auszuarbeiten. Und genau die legt ein Veto ein, weil sich die Software nur schwerlich in bestehende Prozesse implementieren lässt. Also alles auf Anfang – und am Ende stirbt die eigentlich gute Idee vor der effizienteren Personalabteilung, weil keiner mehr Lust und Zeit hat, sich darum zu kümmern.

Nicht jede Software passt in jedes Unternehmen

Kennen Sie solche Situationen auch? Tatsächlich ist die Anzahl der Unternehmen, die eine Personalsoftware verwenden, ist in den letzten Jahren stetig gestiegen. Kein Wunder, Es ist ja im Prinzip auch sehr praktisch, den So eine Software ermöglicht jedem Mitarbeiter einen Überblick über seine Arbeit, seinen Lohn und seine Rechte.

Doch nicht für jedes Unternehmen ist Personalsoftware wirklich geeignet. Nicht überall gibt es die Leute, die über das technische Know-how verfügen, diese ins bestehende System zu implementieren und die Mitarbeiter, die diese im Alltag nutzen sollen, zu schulen, damit im Alltag reibungslose Abläufe gewährleistet sind.

So kann die richtige Software Personalarbeit erleichtern

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Dabei gibt viele Gründe für den Einsatz einer Personalverwaltungssoftware: Personalabteilungen können damit Personalkosten, Zeiterfassungsbögen, Zeitkarten und Anwesenheitslisten von Mitarbeitern verwalten. Im Bereich Talentmanagement können Arbeitgeber hier Bewerberdaten speichern, auch die das Unternehmen bei Bedarf später zurückkommen kann.

Auch Personalvermittler können damit ihre Bewerberdatenbank organisieren und Lebensläufe einsehen. Vor allem aber kann sie für die Beantragung von Freistellungen und sogar für die Organisation von Seminaren und E-Learning-Angeboten genutzt werden. Kurz gesagt: Eigentlich in allen Bereichen des Personalwesens ist Software heute ein Muss.

Warum die Einführung von Personalsoftware dennoch oft scheitert

Soweit die Theorie. Doch das Personalwesen ist ein komplizierter Bereich, und die Auswahl der passenden Software ist schwierig. In dieser Branche müssen Ihre Tools in der Lage sein, alle Ihre HR-Anforderungen auf einmal zu erfüllen. Verlassen Sie sich nicht auf ihre IT-Abteilung, sondern sprechen Sie mit Experten, die Erfahrung in diesem Bereich haben. Sie werden Ihnen sagen, welche Art von Software für Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist.

Gerade weil die Ansprüche das Programm so hoch sind, ist die Auswahl einer Software für die Personalabteilung allerdings oft ein langwieriger und mühsamer Auswahlprozess, an dem viele Personen beteiligt sind. Und gerade deshalb – man denke an die alte Weisheit “viele Köche verderben den Brei” – kann die Implementierung einer neuen HR-Software ziemlich nervenaufreibend sein.

Einführung von Personalsoftware: 12 Schritte zum Erfolg

Damit die Implementierung gelingt, sollten einige häufig vorkommende Fehler vermieden werden. Wir raten Ihnen daher, die folgenden 12 Schritte zu implementieren.

1. Legen Sie Ziele und den Verantwortlichen fest: Alle sind sich einig, dass sich etwas ändern muss, aber niemand weiß, was genau die Ziele sind und wer für die Umsetzung des Softwareprojektes verantwortlich ist. Und im schlimmsten Fall wird diese auch von den Mitarbeitern nicht mitgetragen. Wichtig ist daher eine klare Strategie.
2. Beschreiben Sie die Ziele genau: Beschreiben Sie Anforderungen und Ziele der neuen Software möglichst genau. Warum? Weil gerade am Anfang weder Ihnen noch Ihren Mitarbeitern klar ist, wem dieser Schritt eigentlich genau nützt. Wie sollen die Arbeitsabläufe denn aussehen, wenn Sie nicht definieren, was Sie erreichen wollen und welche Probleme Sie lösen müssen?
3. Agieren wie ein Projektmanager, denken Sie an die Komplexität: Die Einführung von Software in bestehende Systeme ist immer komplex. Damit sie funktioniert, muss man die klassischen Schritte des Projektmanagements befolgen. Und die IT-Abteilung sollte von Anfang an in den Auswahlprozess einbezogen werden.
4. Die richtige Budget-Planung: Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen die Kosten und den Zeitaufwand für die Einführung einer Personalsoftware unterschätzen. Oft denkt man “ach das wird schon gehen” und lässt die IT-Abteilung einfach mal loslegen. Bei Ihren Recherchen stellen Sie dann vielleicht fest, dass es viel teurer ist, als Sie erwartet haben. Daher: Planen, damit das nicht passiert!
5. IT- und HR-Abteilung müssen zusammenarbeiten: Lassen Sie die IT-Abteilung nicht die HR-Software auswählen, ohne die Personalabteilung einzubeziehen. “Software ist ein IT-Thema!” Das stimmt zwar zum Teil, ist aber zu kurz gedacht. Die Personalarbeit betrifft jeden Mitarbeiter des Unternehmens und besteht aus vielen einzelnen Arbeitsabläufen, die in der Software abgebildet werden müssen. Bei der Produktentwicklung sollte man nicht auf die Quantität achten, sondern nur die richtigen Leute einbeziehen.
6. Entscheiden Sie mit den richtigen Leuten: Es ist aber auch wichtig, dass die richtigen Leute auch die Entscheidung treffen. Hier hilft es nicht, endlose Meetings mit zig Leuten abzuhalten, die von dem Thema keine Ahnung haben. Gerade Meetings in großen Gruppen ziehen sich oft endlos in die Länge und kommen auch nach 10 Sitzungen zu keiner Entscheidung. Besser ist ein kleiner Kreis von Experten, der die wichtigen Entscheidungen fällt.
7. Flexible Softwarelösungen finden: Wenn eine Software eingeführt wird, müssen sich nicht zwangsläufig auch die dazugehörigen Geschäftsprozesse ändern. Denn das würde mehr Arbeit bedeuten statt schlankere Prozesse. Finden Sie daher lieber flexiblere Software-Lösungen, die sich an die internen Prozesse des Unternehmens anpassen.
8. Denken Sie an die Skalierbarkeit: Denken Sie an die Zukunft. Bleiben Sie gedanklich nicht nur bei dem stehen was Sie jetzt tun können. Wenn Sie die Zeichen der Zeit erkannt haben und sicherstellen wollten, dass Sie sich an das künftige Wachstum anpassen können, ist es leider zu spät. Es wäre besser gewesen, von Anfang an auf eine modulare, skalierbare Lösung zu setzen.
9. Recherchieren und entscheiden Sie gründlich: Nachdem Sie viele Angebote recherchiert haben, sollten Sie noch einmal die wichtigsten Pro’s & Contras zusammenstellen. Denn nach dem Abschluss eines Vertrags, wenn Sie feststellen, dass eine bessere Lösung die bessere Wahl gewesen wäre, ist es nämlich zu spät. Vielleicht hätten Sie sich anders entschieden, wenn Sie vor dem Kauf alle Funktionen, die Zukunftssicherheit sowie die Referenzen und Bewertungen der Software sorgfältig abgewogen hätten.
10. Planen Sie die Integration genau: Vernachlässigung Sie nicht die Integration der Software in bestehende Systeme. Die Implementierungsdetails sind festgelegt, der Vertrag ist ausgehandelt, alle Mitarbeiter sind informiert. Dann kommt der IT-Administrator zur Tür herein. “So geht das nicht”, sagt er. Man hätte besser vorher abgeklärt, ob die Anbindung an andere Systeme überhaupt möglich ist.
11. Die Einführung der Software rechtzeitig und gut kommunizieren: Bringen Sie die Mitarbeiter nicht in eine Situation, in der sie das Gefühl haben, dass sie gezwungen werden, ein neues System zu benutzen. Eine klare und rechtzeitige Kommunikation ist in diesem Fall immer hilfreich.
12. Den Change-Prozess gegen alle Widerstände meistern: Change-Prozesse in Unternehmen sind tricky und erzeugen viel Widerstand. Denken Sie auf keinen Fall, gute Kommunikation wäre nicht nötig, denn der Zweck der Einführung einer neuen Mitarbeitersoftware sei ja selbsterklärend. Leider wird der Klatsch und Tratsch im Büro das Gegenteil behaupten. Schon wieder ein neues System und die Dokumentationen dazu bleiben ungelesen im Intranet liegen. Gegen diese Dynamik müssen Sie mit Information gegen arbeiten.

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