Human Resources, kurz HR, ist das Rückgrat eines Unternehmens: Hier fließen die Vorgänge und Entwicklungen der Firma zusammen. Umso wichtiger ist es, dass diese Abteilung produktiv arbeiten kann und technisch auf dem neuesten Stand ist. In vielen Unternehmen mangelt es aber an eben jener Innovation – mit einigen Schritten lässt sich das jedoch ändern!

Veraltete Arbeitsweisen im Personalwesen: Das sollte vermieden werden

Eines der größten Probleme der meisten HR-Abteilungen ist es, an veralteten Abläufen festzuhalten. So ist es in vielen Abteilungen nach wie vor üblich, Dokumente in Papierform zu lagern. Das nimmt nicht nur viel Platz ein, sondern ist auch unübersichtlich. Als Folge müssen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Human Resources häufig lange nach dem richtigen Ordner und dem passenden Dokument suchen. So wird im Arbeitsalltag wertvolle Zeit verschwendet!

Zudem ist das Prinzip des „Mädchen für alles“ immer noch sehr weit verbreitet: Eine Person ist dabei für alle erdenklichen Aufgaben zuständig, die unter Umständen gar nicht in den eigentlichen Aufgabenbereich fallen. Auch gibt es immer noch zahlreiche Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden, aber eigentlich keinen nennenswerten Mehrwert haben: Darunter etwa aufwendig erstellte Berichte, die letztendlich von niemandem gelesen oder ausgewertet werden.

Produktivere Arbeitsprozesse schaffen durch Digitalisierung und Aufgabenverteilung

Obwohl die genannten Probleme und Hindernisse ganzheitlich wirken, kann der Leiter des Unternehmens Maßnahmen gegen die veralteten Arbeitsweisen einleiten. Ein zentraler Punkt der nötigen Modernisierung ist es, die Digitalisierung in der Human Resources Abteilung voranzutreiben. Das gelingt am besten, indem eine zentrale HR-Software wie Haufe People Operations angeschafft wird. Hier sollte darauf geachtet werden, dass nicht viele verschiedene Programme eingeführt werden:

Das würde die Übersichtlichkeit wieder erschweren, da eine Kopplung mit unterschiedlicher Software häufig nicht möglich ist. Die beteiligten Mitarbeiter müssen dann natürlich in die Software eingeführt werden: Häufig sind diese Programme so einfach aufgebaut, dass diese Einführung die interne IT-Abteilung übernehmen kann. So wird sichergestellt, dass das gesamte Personal auf dem aktuellen und auf dem gleichen Stand ist. Zudem müssen die alten Dokumente digitalisiert werden.

Effizient umstrukturieren und eine klare Aufgabenteilung einführen

Im Zuge dieser Umstrukturierung bietet es sich an, mehrere Fliegen mit einer Klappe zu schlagen und eine klare Aufgabenteilung vorzunehmen: Alle Mitarbeitenden erhalten klar definierte, strukturierte Arbeitsbereiche. So werden doppelte Arbeit und Unsicherheiten im Arbeitsalltag vermieden. Auch die oben beschriebenen unnötigen Arbeiten können aussortiert werden: Hier können Chefs auf die Erfahrungen des Personals bauen, die Arbeiten ohne Mehrwert in der Regel am besten erkennen. Insbesondere zeitintensive Arbeiten ohne große Wertschöpfung sollten hinterfragt werden.

Eine moderne Human Resources Abteilung zeichnet sich durch eine agile Arbeitsweise aus, in der die Arbeitsabläufe, Kompetenzen und Aufgabenbereiche dennoch klar strukturiert sind. Diese Ziele können über digitale Produkte wie unterstützende Software schneller und langfristig auch kostengünstiger erreicht werden. Obwohl eine solche Umstrukturierung nämlich zunächst mit einigen Kosten verbunden ist, lohnt sich die Investition gleich mehrfach: So werden durch die Optimierung der Arbeitsprozesse langfristig Kosten eingespart. Zudem werden es auch die Mitarbeiter danken, die sich nun nicht mehr mit unnötigen Aufgaben aufhalten müssen und ein klar definiertes Aufgabengebiet haben.

Fazit: So kann die Human Resources Abteilung der Zukunft aussehen

Wer im Bereich der Human Resources mit der Zeit gehen und ein effizientes Arbeitsumfeld schaffen will, sollte sich um die Digitalisierung der Prozess in diesem Bereich kümmern. Nur so können die Mitarbeiter ihre Tätigkeiten modern umsetzen und sich zuverlässig um das Personalmanagement kümmern.

Gerade Umbrüche und Krisen sollten dabei als Herausforderungen gesehen werden: Sie laden nämlich dazu ein, die Tätigkeiten in dieser Abteilung neu zu denken und eine klare Arbeitsteilung zu schaffen, bei denen die einzelnen Aufgaben Hand in Hand gehen.

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