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Führungstools für die neue Arbeitswelt (3/3): Das Touchpoint-BarCamp



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Wer unternehmerisch handelnde Mitarbeiter will, muss diese unternehmerisch arbeiten lassen. Deren „Wollen“ ist immer dann zu erreichen, wenn sie aus eigenem Antrieb sagen, wie sie die Dinge anpacken werden. Touchpoint-BarCamps bieten dazu reichlich Gelegenheit.

Touchpoint BarCamp 


Hier schreibt für Sie:

 

anne-m-schueller_portrait-mit-hutAnne M. Schüller ist Managementdenker & mehrfache Bestsellerautorin.

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Change Management per Roll-out: Meistens ein Flop

Um die internen und externen Touchpoints eines Unternehmens – das sind die Interaktionspunkte zwischen Mitarbeitern, Kunden und Organisation – zu optimieren, schlage ich heute fast nur noch Großgruppen-Veranstaltungen vor. Die so lange gelebte Praxis, Konzepte gemeinsam mit Consultants im „obersten Stock“ auszuhecken, um sie dann per Roll-out nach unten durchzudrücken, führt nicht nur zu interner Unlust, sondern oft auch zum Flop.

Werden hingegen die Mitarbeiter persönlich eingebunden, dann können schon lange schlummernde Ideen ans Tageslicht befördert und praxistaugliche Konzepte entwickelt werden. Neue Perspektiven, neue Kontakte und Kommunikationsnetze entstehen. Die Suche nach einer gemeinsamen Zukunft schweißt die ganze Mannschaft zusammen. Bei den althergebrachten Verkündungsprogrammen hingegen bleibt alles kreativlos im Müssen.

Großgruppen-Veranstaltungen bringen alle ins Wollen

Charakteristisch für das Barcamp-Veranstaltungsformat sind der ungehinderte Wissensaustausch und die freie Gestaltung. Per Abstimmung wird entschieden, an welchen Themenvorschlägen gearbeitet werden soll. Jeder Anwesende kann dabei mal impulsgebender Sprecher und mal interessierter Zuhörer sein. Je hochwertiger und konstruktiver der jeweilige Input, desto qualitativer ist dann auch der Output.

Der Aktivitätsgrad ist hoch, das Engagement umfassend, und außergewöhnliche neue Ideen können entstehen. Vor allem aber: Die gravierendsten Bremsklötze, nämlich Hierarchie- und Abteilungsfilter, werden aus dem Weg geräumt. Für die Führungsmannschaft bedeutet dies zwar Kontrollverlust, doch dafür erhalten sie praxistaugliche Ideen und ein hohes Engagement.

Indem Macht und Verantwortung an die „Vielen“ abgegeben werden, kann das Ergebnis in unvorhersehbar interessante Richtungen gehen. Insgesamt sind dabei die Chancen weit größer als das Risiko. Denn die Teilnehmer gehen mit einem solchen Vertrauensvorschuss erfahrungsgemäß äußerst sorgfältig um. Und am Ende steht der „Mein-Baby“-Effekt.

Das Touchpoint-BarCamp Schritt für Schritt

Damit sich vorhandenes Wissen mit neuem verknüpft, eignet sich ein Impulsvortrag am Vormittag, der zukunftsweisend eine Reihe von Leitgedanken anklingen lässt. Am Nachmittag schlagen die Teilnehmer – idealerweise sind es um die 50 Personen, bereichs- und hierarchieübergreifend zusammengesetzt – darauf aufbauend Themen vor, an denen sie gemeinsam arbeiten wollen.

Die Arbeitsgruppen entstehen, indem die Teilnehmer sich selbst dem von ihnen favorisierten Thema zuordnen. Gibt es großes Interesse an einer bestimmten Thematik, können auch zwei oder drei Gruppen am gleichen Thema arbeiten. Die Ergebnisse werden verschieden sein, was gut ist, weil man dann in der Folge auf mehrere Varianten zurückgreifen kann.

Um einen bestmöglichen Output zu erzielen und zu umsetzbaren Konzepten zu kommen, sollten sich die Arbeitsgruppen an einer Minimumstruktur orientieren:

  • Skizzieren der Ist- und der Sollsituation
  • Erarbeiten eines To-do-Plans mit Zeitplan, Budget und Messinstrumenten
  • Übertragung des Konzepts auf ein Präsentationsformat
  • Bestimmung eines Sprechers oder mehrerer Sprecher
  • Absprache über die Art und Weise der Präsentation

Sind mehrere Hierarchieebenen anwesend, arbeiten die Topführungskräfte in einer eigenen Gruppe. Hierarchie bremst nämlich den Arbeitsfluss ganz erheblich und lähmt. Nur, wenn die Leute unter sich sind, können Ideen wirklich mutig und unbefangen bearbeitet werden.

Azubis machen lassen – an einem Beispiel gezeigt

In einem Fall haben Azubis im Rahmen einer Großgruppen-Veranstaltung innerhalb einer Stunde – und nicht in den sonst üblichen ewig dauernden Arbeitskreisen – den hauseigenen Onboarding-Prozess neu konzipiert. So nennt man das Gestalten der ersten Tage und Wochen eines neuen Mitarbeiters ja jetzt.

Azubis sind für ein solches Projekt bestens geeignet. Sie haben mehr oder weniger jeden Bereich eines Unternehmens kennengelernt. Und sie sind noch nicht blockiert durch Bereichsscheuklappen und eingespielte Prozesse.

Das Onboarding – neu und effizient konzipiert

Bis dahin hatte es in diesem Unternehmen oft mehrere Tage gedauert, bis ein neuer Mitarbeiter produktiv werden konnte. Solange war er damit beschäftigt, sich zu orientieren und die notwendigen Arbeitsmittel und Genehmigungen zu beschaffen.

Das fing schon damit an, dass am ersten Arbeitstag beim Empfang niemand wusste, wo genau überhaupt sein Arbeitsplatz war. Bei der erarbeiteten Lösung war nun sozusagen per Mausklick alles organisiert:

Ein paar Tage vor dem Start erhielt der/die Neue eine Willkommensbox mit wichtigen Informationen, einen Einarbeitungsplan und ein kleines Willkommensgeschenk. Elektronisch wurde er/sie mit Bild und einer Art Steckbrief allen zuständigen und involvierten Personen vorgestellt.

Am ersten Arbeitstag wurde er/sie beim Betreten des Gebäudes auf einem Display namentlich willkommen geheißen. Die notwendigen digitalen Arbeitsmittel wie E-Mail-Account, Benutzername und Passwort für alle wichtigen IT-Anwendungen, Softwarelizenzen und so weiter waren vorhanden.

Ein perfekter Start – auch für Knowledge Worker

Ein A-bis-Z-Handbuch für den perfekten Start wurde skizziert. An das nötige Equipment wie Computer, Telefon, Rollcontainer, Mitarbeiterausweis, Visitenkarten und Posteingangsschild war gedacht. Eine kleine Welcome-Zeremonie wurde vorgesehen, um die soziale Integration zu beschleunigen. Und ein Mentor stand für alle Fälle bereit.

Ein ähnliches Vorgehen wurde für IT-Freelancer und Knowledge Worker mit befristeten Arbeitsverträgen initiiert. Diese verplemperten bislang oft den ganzen ersten Vormittag, um sich zurechtzufinden – für 200 Euro die Stunde. Und was noch sehr viel schlimmer war: Sie bekamen Zugang zur EDV und damit auch zu hochbrisanten Daten, ohne im Vorfeld die notwendigen Verschwiegenheitserklärungen unterschrieben zu haben. Was das für die Sicherheit eines Unternehmens bedeuten kann, ist ja wohl klar.

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  1. Sebastian Hollmann
    Sebastian Hollmann

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  2. Anne Schüller

    Danke für Ihre Frage, Frau Lemcke.

    Die erarbeiteten Ergebnisse werden vom jeweiligen Gruppensprecher im Plenum präsentiert. Erste Umsetzungsentscheidungen werden sofort durch Mehrheitsentscheid getroffen. Der Chef hat dabei nie das erste, sondern höchstens das letzte Wort. Komplexe Themen werden zeitnah im Anschluss an die Veranstaltung weiterbearbeitet und zügig entschieden.

    Anne Schüller

  3. Harriet Lemcke

    Moin Moin,

    ein lesenswerter Artikel. Offen lässt die Autorin aus meiner Sicht jedoch, wie die im Barcamp entstandenen Ideen im Anschluss gebündelt, ausgewertet und in konkrete zur Strategie passende Maßnahmen überführt werden. Wie transparent wird dieser Prozess gestaltet und wer übernimmt die Bewertung? Aus meiner Erfahrung kommen bei Barcamps in ihrer Qualität höchst unterschiedliche Ergebnisse zustande – je nach Zusammensetzung der Gruppen und der fachlichen Expertise der einzelnen Teilnehmer.

    Herzliche Grüße,
    Harriet Lemcke
    www.harriet-lemcke.de

  4. KompetenzPartner
    KompetenzPartner

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