Effiziente Arbeitsorganisation am Computer: So nutzen Sie den PC richtig


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Effizient arbeiten am Computer will gelernt sein: Mit 10 offenen Browserfenstern und einem vollen Desktop arbeitet es sich einfach schlechter. Aber wie geht nun produktiveres Arbeiten?

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Hier schreibt für Sie: Simone Janson ist Verlegerin, deutsche Top20 Bloggerin und Beraterin für HR-Kommunikation. Profil

Grundproblem Arbeitsorganisation am PC

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Immer wieder berate ich Kunden zu Themen wie Online-Marketing, Bloggen oder Social-Media-Nutzung. Eigentlich geht es  dabei in der Regel darum, den Kunden die Grundlagen der Benutzung diverser Social Media Tools zu vermitteln.

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Dabei stelle ich aber immer wieder fest, dass in einigen Fällen die Schwierigkeiten ganz woanders liegen: Nämlich bei der effizienten Nutzung des Arbeitsgerätes Computer. Diese dürfte für viele Menschen das Grundproblem ihrer Arbeit darstellen. Was lässt sich dagegen tun?

Volle Arbeitsfläche, leeres Hirn

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Effiziente Nutzung meint dabei nicht etwa den Arbeitsspeicher, die Schnelligkeit des WLANs oder sonstige technische Probleme. Die Problem sind eher grundlegender Art, zum Beispiel ein viel zu voller Desktop-Bildschirm, mehr als 10 gleichzeitig geöffneten Browserfenster oder einem überquellenden eMail-Postfach.

Wobei das eMail-Postfach noch das geringste Problem darstellt. Ein eMail-Programm hat schließlich eine Suchfunktion. Es gibt sogar Leute, die mittlerweile ganz auf das Einordnen und Labeln ihrer eMails verzichten und nur noch suchen. Ganz ehrlich, ich komme allmählich auch dahin, weil das Sortieren der eMails einfach zu viel Zeit kostet und auch nicht zur besseren Auffindbarkeit beiträgt.

Simplify your Computer

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Anders verhält es sich mit der Arbeitsfläche und den Browserfenstern. Denn dort geht es nicht darum, irgendwann etwas wiederzufinden, sondern im Moment effizienter arbeiten zu können. Und das bedeutet: Weg mit allem, was überflüssig ist. Weniger ist schließlich mehr!

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Das ist ein wenig wie bei den Simplify-Tipps fürs Aufräumen der eigenen Wohnung: Das beste Ordnungssystem bringt nichts, wenn einfach zu viel Inhalt für zu wenig Platz da ist. Da hilft nur noch radikal ausmisten – auf dem Desktop ebenso wie im Browser.

Radikal ausmisten heißt die Devise

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Genau das fällt aber vielen Leuten schwer: Sie finden im Internet irgendetwas Interessantes, laden es auf ihren Desktop und vergessen es da. Oder sie arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig, alle scheinen gleich wichtig – und alle liegen daher auf dem Desktop.

Das Problem ist nur, dass jedes neue Projekt die Situation noch verschlimmert. Denn je voller die Arbeitsfläche wird, desto schwieriger wird es, die einmal abgelegten Dateien auch wiederzufinden. Und die Suchfunktion des Computers braucht meist viel zu lang dafür.

Die Angst loszulassen

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Ähnlich verhält es sich mit offenen Browserfenstern oder Tabs: Bis fünf kann man meines Erachtens gut gleichzeitig offen haben, bei mehr als fünf verklickt man sich öfter mal – und das kostet Zeit. Wer behauptet, er könne mit dem dadurch entstehenden Chaos gut umgehen, der redet sich schlicht und ergreifend die Welt schön.

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Dahinter steckt, wie beim Ordnung Machen in der Wohnung auch, die Angst, sich von irgendetwas zu trennen – man könnte es schließlich irgendwann nochmals brauchen und es dann nicht wiederfinden.

Computer sind wie Kleiderschränke

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Mit leerem Desktop und weniger Browser-Tabs lässt sich wirklich besser arbeiten. Die Wahrscheinlichkeit von Ineffizienz beim Internetsurfen steigt tatsächlich, je mehr Tabs offen sind, weil die offenen Fenster und Titel ständig ablenken und irritieren. Und: Die meisten Sachen, die man sich so herunterlädt und bookmarkt, braucht man hinterher eh nicht mehr.

Das ist wie beim Aufräumen des Kleiderschranks: Was man in den letzten zwei Jahren nicht getragen hat, zieht man ohnehin nicht mehr an. Oft passt es sogar nicht mehr oder ist unmodern. Fürs Internet gilt das um so mehr: Wer interessiert sich morgen noch für die Artikel vom vergangenen Monat, wo jeden Tag so viel neue Informationen hinzukommen.

Müllkörbe als Auffangbecken

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Ich verfahre daher seit einiger Zeit radikal so: Nach jedem Arbeitsgang, den ich abschließe, entferne ich alle Dateien, die dafür nötig waren, vom Desktop. Meist schmeisse ich sie gleich in die Mülltonne.

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Einige verschiebe ich in einen Ordner mit „Material“, um sie später nochmals hervorzuholen, wenn ich sie verbloggen will. Das kommt so gut wie nie vor, weswegen ich den Material-Ordner mittlerweile in einen Unterordner verschoben habe. Der Papierkorb fungiert hingegen als Auffangbecken: Zur Not finde ich die Sachen hier auch mal wieder.

Nicht lange überlegen, einfach wegschmeißen

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Das Wesentliche bei dieser Methode: Ich überlege nicht bei jeder Datei und jedem interessanten Link, was ich behalten will und was nicht, sondern schmeiße die Sachen in der Regel in Sekundenschnelle in die Tonne – zack zack, und klar und sauber ist die Arbeitsfläche.

Natürlich leere ich den Papierkorb auch alle paar Monate. Natürlich entrümple ich auch die Lesezeichen. Natürlich verliere ich dann in der Eile doch mal den einen oder anderen interessanten Artikel, und kürzlich ist es mir passiert, dass ich einen ganzen Blogartikel nochmal neu schreiben musste, weil ich zu schnell mit dem Löschen war.

Daten synchronisieren schafft Sicherheit

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Was hier zusätzliche Sicherheit schafft, ist eine Software, die Daten auf verschiedenen Laufwerken miteinander synchronisiert. Eine solche Anwendung aus Deutschland, die ich seit einiger Zeit nutze, um meine Daten auf verschiedenen Endgeräten abzugleichen, ist TeamDrive: TeamDrive ist HIPAA-konform und verschlüsselt Daten vor dem Upload mit einem AES-256 Algorithmus verschlüsselt TeamDrive Ihre Daten vor dem Upload.

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Laut Anbieter ist der Service dabei nicht nur DSGVO-Konform, sondern bietet auch eine „Zero-Knowledge“-Privacy. Das bedeutet, dass der Anbieter zu keiner Zeit Kenntnisse über den Inhalt Ihrer Daten erlangen kann oder Einblick hat, mit wem Sie zusammenarbeiten. Alle Schlüssel sind exklusiv auf Ihrem Computer hinterlegt, so dass weder die NSA noch andere Institutionen Ihre Daten entschlüsseln können.

Praktisch dabei: Wenn ich eine Datei auf einem Computer ändere, wird diese auf allen anderen Systemen auch synchronisiert. Dabei gibt es die Software für alle gängigen Betriebssysteme, d.h. Windows, Mac OS X, Linux, Android, iOS. Was für mich dabei besonders praktisch ist: Auf meinem Handy sind die Daten zwar auch verfügbar, belasten jedoch den Speicher nur, wenn man sie auch offline verfügbar macht.

Schutz gegen Viren und Fishing

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Ebenfalls wichtig ist für produktives Arbeiten natürlich auch ein wirksamer Schutz gegen Viren und Fishing, also das unberechtigte Abgreifen von Daten im Internet. Hier bietet ein Virenprogramm wie z.B. Kaspersky umfassenden Schutz gegen Datendiebe. U.a. bietet Kaspersky dabei ein Antivirenprogramm, ein Sicherheitspaket für Internetzugänge (Kaspersky Internet Security), sowie Pakete zur Verschlüsselung und integriertem Passwortmanager, Backup und Kindersicherung.

Das Beste ist: Kaspersky gibt es nicht nur für Windows, sondern auch für Apple-Produkte, Tablets und Smartphone. Die Android-Version hat z.B. eine Funktion zum Schutz vor Crimeware und Datendiebstahl bei Verlust des Gerätes. Eine sehr nützliche Software.

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Datenschutz und Produktivität – kein Widerspruch

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Und ja, teilweise sensible Daten wie Buchhaltungsübersichten oder verschlüsselte Dateien, die meine Passwörter enthalten, liegen irgendwo in der Cloud auf einem Server, und ich rufe sie jeweils vom gerade benutzten Gerät aus ab – selbst von fremden Rechnern aus.

Das ist natürlich mit gewissen Risiken verbunden. Sicherheitsexperten raufen sich bei solchen Systemen wahrscheinlich die Haare. Als Anwender auf der anderen Seite muss ich aber feststellen, dass ich mit der Menge an Daten, die ich zwischen verschiedenen Geräten abgleichen muss, auf andere Weise schlicht überfordert wäre. Sonst müsste man Stunden und Tage mit Datensicherung zubringen.

Das perfekte Ordnungssystem – ein Märchen?

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Perfekt ist wahrscheinlich kein Ordnungssystem. Aber, und das ist das Entscheidende, ich habe mit dieser schonungslosen Entrümplungsmethode stets mehrere gut strukturierte mobile Geräte, sodass ich effizient arbeiten kann.

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