Effizenter organisieren, einfacher leben und arbeiten: Ordnung und Minimalismus


Gut arbeiten, 500 Bäume pflanzen! Wir machen die Arbeitswelt menschlicher wie ökologischer und spenden – urkundlich belegt – Einnahmen für Aufforstung. Als Verlag Best of HR – Berufebilder.de® mit einzigartigem Buchkonzept, on-Demand eKursen und News-Dienst geben wir über 15 Jahre Erfahrung an unsere Kunden (u.a. Samsung, Otto, staatliche Institutionen) weiter. Von der Top20-Bloggerin Simone Janson, referenziert in ARD, ZEIT, WELT, Wikipedia.
Bildrechte:  Bildmaterial erstellt im Rahmen einer kostenlosen Kooperation mit Shutterstock. .

Wir haben uns in den vergangenen Jahren ausführlich mit dem Gebrauch technischer Geräte beschäftigt. Und festgestellt: Sie verändern unser gesamtes Leben grundsätzlich, auch die nicht-digitalen Bereiche.

Best of HR – Berufebilder.de®

Hier schreibt für Sie:

 

Simone Janson Simone JansonSimone Janson ist Verlegerindeutsche Top20 Bloggerin und Beraterin für HR-Kommunikation.

  Profil

Wie sehr die Digitalisierung unsere Arbeit und Leben verändert

Wie sehr die Digitalisierung als Lebens- und Arbeitsform in unser aller Leben eindringt, und zwar explizit auch in die nicht-digitalen Bereiche, konnte ich vor einiger Zeit am eigenen Beispiel erfahren: Beim Aufhängen von Gardinen, die ich in die falsche Schienenreihe eingehängt hatte, suchte mein Gehirn intuitiv den Reset-Knopf.

Soweit sind wir schon, wird jetzt so mancher denken. Aber mir fällt immer wieder auf wie sehr und grundlegend sich durch die Einführung von Tablets, Smartphones und Apps nicht nur unsere Nutzeroberflächen, sondern unser gesamtes Arbeiten und Denken grundsätzlich verändern.

Label statt Ordner: Das Ende der hierarchischen Ordnung?

Wir sind es zum Beispiel gewohnt, unsere Arbeit hierarchisch zu organisieren, in Ordnern, Unterordnern und Unter-Unter-Ordnern. Wir bilden uns ein, die Sachen dann leichter wiederzufinden, wenn wir nur gut genug sortieren. Bei vielen technischen Neuerungen funktioniert das allerdings nicht mehr, weil sich das Prinzip gewandelt hat:

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So sortiert Gmail Mails nicht mehr in Ordnern, sondern in Labels und Konversationen. Ebenso funktionieren neuere Nutzeroberflächen von PC-Desktops nicht mehr nach dem Schubladenprinzip, sondern sie lassen uns unsere bevorzugten Programme ohne Ordnungszwänge frei nach unseren Wünschen sortieren – wie etwa Windows 8 oder Unity in Ubuntu. Beide Systeme stießen (und stoßen noch) auf große Widerstände unter den Nutzern, eben gerade weil die neue Freiheit verwirrt.

Die Applifizierung unseres Denkens

Ich nenne die beschriebene Entwicklung Appifizierung unseres Denkens. Oder einfach in Fortführung des Slogans “Simplify your life” “Appify your life”. Es geht nicht mehr nur ums Vereinfachen, sondern darum, Arbeitsabläufe auf so wenige Arbeitsgänge wir möglich herunterzubrechen und intuitiv zu gestalten, statt in festgelegten Strukturen zu agieren.

Das betrifft auch und gerade das Thema Aufräumen, das ja auch irgendwie ein Dauerthema ist, wenn es um Zeitmanagement und Produktivität geht. Logisch, denn es ist auch eines der weit verbreitetesten Probleme, das wir in unserer überfüllten Wohlstandsgesellschaft und damit unseren überfüllten Wohnungen haben: Ordnung halten und den Überblick bewahren. Und auch dabei kann uns digitales Denken helfen. Es gibt sogar praktische Apps, die einem helfen, die unnötige Sachen schnell und einfach loszuwerden.

Ordnung nebenbei: Einfach weg mit dem Kram

Denn die für mich effektivste Methode beim Aufräumen ist nach wie vor: Weg mit dem unnötigen Kram- Denn je mehr sich die Regale biegen und je heftiger die Schränke überquellen, desto schneller ist wieder Unordnung – da kann man aufräumen und systematisieren, so lange man will. Andersherum wird es automatisch ordentlicher, je leerer es ist. Meine Lieblingsmethode zu mehr Ordnung ist das Aufräumen in einer Stunde. Denn sie hilft vor allem chronischen Prokrastinierern, die vor lauter Unordnung gar nicht wissen, wo sie mit Aufräumen anfangen sollen.

Am Ende erhält man dabei drei Häufchen: A für Papiere und Dinge, die Du noch behalten willst. B für Dinge, die Du noch durchsehen musst. C für Dinge, die Du wegwerfen willst und die somit sofort in den Papierkorb gehören. Nun schlage ich vor, das System um einen weiteren Haufen zu erweitern: Nämlich D für Papiere und Dinge, die Du verkaufen willst. Die Sache mit dem Verkaufen ist dabei auch ein psychologischer Trick: Viele Dinge behalten wir nur deshalb, weil sie uns zu schade sind zum Wegwerfen. Wenn wir sie zu Geld machen können, trennen wir uns viel leichter. Und genau da hilft das Smartphone zeitsparend weiter.

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Verkaufen als psychologischer Trick

Die wohl bekannteste Möglichkeit dabei ist Ebay – auch die mit der größten Reichweite. Doch der Aufwand, sich durch die diversen Optionen bei Ebay zu klicken ist immens – gerade auf kleinen Bildschirmen. Zwar hat Ebay das Einstellen von Artikeln mit der Zeit auch wieder einfacher gemacht. Dennoch: Wenn ich an Ebay denke, vergeht mir mittlerweile die Lust, etwas zu verkaufen.

Ich entsorge Gegenstände dann lieber anderweitig, durch Verschenken, Spenden oder Wegschmeissen. Das geht schnell und – wenn man mal ehrlich ist – sind die Verdienstmöglichkeiten bei Ebay, abgesehen von technischen Geräten, doch eher mau. Wer daran gut verdient, sind diverse Paketbeförderer. Dafür lohnt es sich kaum, Dinge einzustellen und zur Post zu bringen.

Simplify your Mind

Tatsächlich gab es im Laufe der Zeit – und gibt es immer wieder – eine Reihe von Apps und Diensten, die das Verleihen, Verschenken oder Verkaufen von überflüssigen Dingen erleichtern sollten und sollen. Allerdings war kein Dienst langlebig genug, um die magische Hürde bei den Nutzerzahlen zu knacken. Der Knackpunkt ist dabei oftmals die geringe Reichweite, durch die das eigene Angebot in der Regel eher einer vergleichsweise kleinen Community mit eher lokal vor Ort vertretenen Mitgliedern zugänglich ist.

Dabei waren die Ansätze oft gut, Beispielsweise die inzwischen liquidierte App Stuffle – eine Wortkombi aus Stuff und Sale – die dabei half, Dinge schnell und gegen Bares loszuwerden. Ihr Vorteil lag darin, dass all die Dinge, die Ebay so abschreckend macht, hier wegfielen: Das Einstellen samt Foto geht in nur zwei Klicks. Und das lästige Versenden entfällt, weil man die Ding wie auf dem Flohmarkt um die Ecke anbietet – der Location Based Service von Smartphones lässt grüßen. PR-Fachmann Markus Mayr hat das seinerzeit so beschrieben:

“Stöbern: Das ist wohl das Tollste, was ein Flohmarkt zu bieten hat. Und das gibt es jetzt auch digital. Wie jetzt? Schon mal was von Ebay gehört? OK, Ebay und Konsorten gibt es schon länger. Aber viel einfacher als Stuffle geht es wohl kaum – das Kaufen und Verkaufen, das Stöbern nach Angeboten um die Ecke. Und genau das ist die Stärke von Stuffle: das “Um die Ecke”. Denn die App zeigt – basierend auf der Lokalisierungsfunktion des Smartphones – Angebote aus der Umgebung, gegliedert nach Entfernung (1 km, 3 km, 5km usw.).”

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Und auch Social-Media-Experte Nico Kirch hat die App umfangreich getestet. Sein Fazit klang, als hätte er die Simplify-your-Life-App schlechthin gefunden: Und wie auf dem reelen Flohmarkt war es sogar möglich, zu handeln!

“Die App hat einen sehr geringen Funktionsumfang, geradezu minimalistisch. Und genau das begeistert mich! Einfach nur ruhig stöbern, keine langen Beschreibungen und keine Kategorien, die ablenken. Stöbern, finden, verhandeln, kaufen. Die App erledigt genau das, wofür sie gemacht wurde. Nicht mehr – aber auch nicht weniger. Ich persönlich bin begeistert!”

5 Tipps zur Appifizierung unseres Denkens

Dieses Beispiele zeigen: Digitalisierung und die Applifizierung unseres Denken können unser Leben und die Art und Weise wie wir Ordnung machen, also erheblich vereinfachen. Die Frage ist nun: Wie passen wir unsere alte Arbeitsweise dieser neuen Denkweise an? Einige Tipps, wie wir unsere gesamte Arbeit, nicht nur unser Smartphone appifizieren und damit erheblich vereinfachen.

  1. eMails nicht mehr sortieren: Wie viele Ordner und Labels für Deine eMails hast Du? Und wieviel Zeit verbringst Du damit, die eMails entsprechend einzusortieren? Und was bringt es Dir, wenn Du dann wirklich einmal eine Nachricht suchst? Eben! Ich habe festgestellt, dass ich für eMails die Suchfunktion weitaus häufiger nutze als die entsprechenden Ordner durchzugehen. Den Aufwand des Einsortierens können wir uns also gleich schenken.
  2. Den Schreibtisch appifizieren: Der Nachteil bei Unterlagen aus Papier ist, dass es keine Suchfunktion gibt. Abgesehen davon ist das Problem ähnlich gelagert wie bei eMails: Wenn man zu viele Ordner hat, dann findet man erst recht nichts wieder. Abhilfe schafft es, wichtige Informationen möglichst zeitnah elektronisch einzupflegen und sonst gnadenlos wegzuwerfen. Was hingegen nicht hilft, ist, mehrere Behältnisse als Auffangbecken für Unterlagen aufzustellen und irgendwie zu sortieren.
  3. Die Wohnung appifizieren: In der Regel stapeln sich in unseren Wohnungen zu viele unnötige Gegenstände, die uns nur belasten. Nun kann man aussortieren, was man nicht mehr braucht, aber einige Dinge wirst Du dennoch benötigen. Die Lösung ist, Funktionen möglichst zusammenzulegen – beispielsweise eine multifunktionale Küchenmaschine statt viele verschiedene Geräte.
  4. Den Computerbildschirm appifizieren: Bislang waren Desktops vor allem in Menüs und Ordnern sortiert. Auf neueren Desktops, etwa bei Windows 8, ist das plötzlich anders und führt zu allgemeiner Verwirrung. Dabei entfällt auch hier das lästige Einordnen von Programmen in Menüs. In Linux Unity nutze ich mittlerweile auch nur noch die Suchfunktion, um ein bestimmtes Programm zu finden. Das geht deutlich einfacher und schneller als ein individuelles Menü zu erstellen.
  5. Das Internet appifizieren: Das klingt erstmal widersinnig, da Internetanwendungen im Idealfall schon für mobile Funktionen appifiziert sind. Tatsächlich geht es aber eher um unsere Surfgewohnheiten: Statt z.B. Bookmarks in Ordnern zu sortieren, kann man auch hier Dienste wie Delicious nutzen, um gefundene Informationen zu verzeichnen. Und auch beim Surfen durch das Netz selbst sollten wir wenig hierarchisch vorgehen, sondern uns durch den Informationsfluss intuitiv leiten lassen.

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Deutsche Ausgabe: ISBN 9783965961234

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