Digitaler Workflow – 11 Tipps: Ist die Zukunft der Arbeit remote?

Gemeinsames Arbeiten wird immer digitaler werden. Remote Work könnte schon bald der Standard der Zusammen-Arbeit sein. Was müssen Unternehmen und Mitarbeiter bei der Organisation ihres digitalen Workflows beachten? 11 Tipps.

Wie sieht die Zukunft der Arbeit aus?

Wenn von der “Zukunft der Arbeit” gesprochen wird, geht es darum, wie Arbeitsgewohnheiten, -orte und -praktiken in den kommenden Jahrzehnten aussehen könnten.

Viele Experten sehen hierbei die Remote-Arbeit, also die standortunabhängige Arbeit von Mitarbeitern für ein Unternehmen, als eindeutigen und langfristigen Trend an. Und gerade auch die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie gut die Zusammenarbeit über große Distanzen gelingen kann.

Hoffnungsträger Remote-Arbeit?

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Dennoch müssten Unternehmen wie Mitarbeiter aller Hierarchieebenen einiges beachten, wenn die Arbeit auf Distanz reibungslos gewinnen soll. Da Remote-Unternehmen ortsunabhängig sind, können sie ein breites Netzwerk aus einer Vielzahl von Orten, Lebensstilen und Werdegängen aufbauen und die besten Arbeitskräfte unabhängig von ihrem Aufenthaltsort einstellen.

Es bleibt dennoch fraglich, was dies für Unternehmen und Arbeitnehmer auf lange Sicht bedeuteten würde und ob die Vorteile dieser Arbeitsform tatsächlich überwiegen.

Remote-Arbeit muss sicher sein

Das Thema Cybersicherheit in der Arbeitswelt wird in der nahen Zukunft noch wichtiger werden. Gerade bei Remote-Arbeit stellt sich die dringende Frage, wie auf Daten zugegriffen wird und wie sie effektiv geschützt werden können.

Während die Umstellung auf Remote-Arbeit in vielen Unternehmen bereits stattgefunden hat, wurden die dabei entstandenen Sicherheitslücken vielerorts nicht beachtet. Unternehmen müssen strategischer über Investitionen in ihre Cybersicherheit nachdenken und darüber, wie sie Mitarbeiter, Daten und Geräte am besten schützen können.

Investieren in Cybersicherheit

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Der in den letzten Jahren zunehmende Trend zur Remote-Arbeit hat viele Unternehmen dazu veranlasst, erhebliche neue Investitionen in ihre IT-Systeme und -Infrastruktur zu tätigen.

Allein in Deutschland wird dem Markt für IT-Sicherheit laut einer bitkom-Studie ein Rekordumsatz von ca. 6,2 Milliarden Euro für das Jahr 2022 prognostiziert.

Tools zur Absicherung von Arbeitsnetzwerken, wie Virtual Private Networks (VPN), sind ein gutes Beispiel für eine solide und effektive Sicherheitsmaßnahme sowohl für mittelgroße als auch kleine Unternehmen.

So können Mitarbeiter ihren digitalen Workflow verbessern

VPN ist nur ein Beispiel für die Vielzahl von digitalen Tools, die remote arbeitenden Mitarbeitern auf diese Weise den Arbeitsalltag erleichtern. Vergleichsweise kostengünstig oder anfangs sogar kostenfrei mit einem VPN Test können Arbeitnehmer sich über eine sichere Verbindung über einen Drittserver in das Unternehmensnetzwerk einwählen und von jedem Standort der Welt aus arbeiten.

Ein VPN erhöht somit „nebenbei“ auch die Produktivität und den Workflow von Remote-Mitarbeitern und ermöglicht es Unternehmen, Arbeitskräfte standortunabhängig anzuheuern und in den Arbeitsalltag zu integrieren.

11 Tipps für den perfekten digitalen Workflow

Wenn Mitarbeiter über große Distanzen zusammenarbeiten wollen, müssen sie bei der Organisation ihres Workflows einiges beachten. Wir geben 11 konkrete Tipps für das Arbeiten der Zukunft.

1. Ordnung: Verwenden Sie auf sämtlichen Ebenen das selbe Ablagesystem – egal ob in der Papierwelt oder in der digitalen Welt.
2. eMails: Schluss mit der permanenten Aufmerksamkeit für eMails. Schalten Sie die Push-eMail-Funktion aus. Rufen Sie eMails nur noch manuell ab. Überflüssige und private Nachrichten löschen Sie sofort nach dem Lesen.
3. Aufgaben: Als Manager werden viele zeitintensive, aber völlig irrelevante Aufgaben an Sie herangetragen – häufig per eMail. Statt lang und breit eine Erklärung für eine Absage zu suchen, löschen Sie einfach die Anfrage.
4. Arbeitszeit: Bearbeiten Sie eMails niemals am Vormittag. Da ist nämlich die Konzentration am größten und sollte für Wichtigeres verwendet werden. Nutzen Sie Pausenzeiten für das Abrufen und Lesen der eMails.
5. Eat the frog: Beginnen Sie jeden Arbeitstag mit den unangenehmen Arbeiten.
6. Hot Spots finden: Sie sind in einer fremden Stadt und brauchen dringend ein kostenloses WLAN? Apps von McDonald’s oder Starbucks laden! Denn wo McDonald’s oder Starbucks ist, ist auch ein WLAN.
7. Adressbücher auf dem iPhone: Wer Cobook statt des Standard-Adressbuchs von Apple nutzt, integriert viele Daten aus Social Media automatisch.
8. Visualisierungen: Grafiken werden besonders leicht und fehlerfrei erfasst, wenn sie einheitlich sind. 1000-Euro-Schritte sollten beispielsweise immer gleich groß sein.
9. Soziale Netze in der Firma: Yammer ermöglicht es Firmen, eigene soziale Netze einzurichten.
10. Termine koordinieren: Bei Google Calendar gibt es eine Funktion, die automatisch Pausen zwischen zwei Terminen einfügt.
11. Private Nutzung von Facebook und Co: Seien Sie vorsichtig mit der Angabe des vollständigen Geburtsdatums in Social Media. Der Geburtstag wird häufig zum telefonischen Sicherheits-Check herangezogen, etwa bei Banken. Es reicht aus, wenn Sie in sozialen Netzen Monat und Tag preisgeben.

Qualität statt Quantität

Diese Beispiele zeigen: Remote-Arbeit erfordert neue Strategien im Performance-Management. Unternehmen müssen sich zunehmend auf die geleistete Arbeit anstelle der Arbeitsstunden konzentrieren, sodass Tools und Apps zur Verwaltung der Leistung von Remote-Mitarbeitern immer wichtiger werden.

Ein Umdenken bei der Festlegung von Zielen und die Ermittlung wichtiger Leistungskennzahlen werden für die Führung von Remote-Mitarbeitern in der neuen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung sein.

Das klassische Büro gibt es nicht mehr

Auch der Bedarf an großen Büroräumen wird mit dem Fortschreiten der Remote-Arbeit zunehmend der Vergangenheit angehören. Völlig dezentral organisierte, ausschließlich remote-arbeitende Unternehmen werden entstehen, während viele andere Unternehmen bereits jetzt beschließen, ihre Büroflächen für hybride Teams umzugestalten, zu verkleinern oder ganz darauf zu verzichten.

Ohne einen großen Hauptsitz unterhalten zu müssen, können Unternehmen somit durch Remote-Arbeit viele Kosten sparen.

Die Zukunft der Arbeit erfordert Umdenken und Innovation in allen Bereichen

Und auch für die Mitarbeitenden selbst kann dies Vorteile mit sich bringen. Durch das Wegfallen des Arbeitswegs können sie einerseits Kosten sparen, andererseits aber auch etwas mehr Freizeit dazugewinnen. Im Endeffekt könnte sich dies sogar positiv auf die Work-Life–Balance auswirken.

Die Zukunft der Remote-Arbeit wird viele Veränderungen erforderlich machen, darunter Investitionen in die digitale Infrastruktur und die Freigabe von Büroflächen. Für die meisten Unternehmen wird die Arbeit von Mitarbeitern außerhalb des Büros ein Umdenken bei vielen Prozessen und Richtlinien erfordern. Die Zeit wird zeigen, ob die Vorteile die Nachteile überwiegen werden.

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