Halbwissen oder gar Unwissenheit ist nicht nur unsexy, sondern beim Datenschutz für Unternehmen sogar gefährlich: Bei Nichteinhaltung der rechtlichen Anforderungen drohen empfindliche Geldbußen sowie Haftstrafen von bis zu zwei Jahren.

Gefährliches Halbwissen

Viele Unternehmer wissen teils nicht wie Datenschutz in der Praxis richtig funktioniert. Das gilt für Selbstständige und Freiberufler ebenso wie für Verantwortliche in Kleinunternehmen bis hin zum Mittelstand.

Paragraph 9 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) enthält acht so genannte technische und organisatorische Maßnahmen, die zu treffen sind, um den Datenschutz zu gewährleisten:

• Zutrittskontrolle
• Zugangskontrolle
• Zugriffskontrolle
• Weitergabekontrolle
• Eingabekontrolle
• Auftragskontrolle
• Verfügbarkeitskontrolle
• Datentrennungskontrolle

Als ergänzender Aspekt des Datenschutzes dienen all diese Kontrollen dem übergeordneten Ziel der Datensicherheit. Allein schon die begriffliche Nähe der Worte Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle legen einen definierten Blick und Obacht im täglichen Umgang nahe. Es ist also angebracht, sich etwas intensiver damit zu beschäftigen.

Zutrittskontrolle – „Wer muss draußen vor der Tür bleiben?“

Im Datenschutz bedeutet Zutrittskontrolle, Maßnahmen zu ergreifen, die verhindern, dass unbefugte Personen den physikalischen Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen erhalten. Im weitesten Sinn zählen dazu Computer jeglicher Art – Server, PC, Notebook, Smartphone, Kopierer, Scanner und andere Geräte, die sich zur Verarbeitung personenbezogener Daten eignen.

Unbefugte Personen sind all jene, welche sich aufgrund der ihnen zugewiesenen Aufgaben nicht bei den entsprechenden Geräten aufhalten müssen. Ziel ist es, die Möglichkeit unbefugter Kenntnis- oder Einflussnahme von vornherein auszuschließen.

Die Schutzmaßnahmen sollen mit zunehmender Sensibilität der Daten entsprechend steigen. Maßnahmen im Rahmen Zutrittskontrolle der Zutrittskontrolle sind:

• Empfang mit Personenkontrolle sowie das Tragen von Firmen-/ Besucherausweisen
• Verschlossene Türen
• Alarmanlage
• Videoüberwachung und Wachdienst
• Schlüssel- und Chipkartenregelung sowie biometrische Einlass-Systeme
• Einbruchhemmende Fenster

Zugangskontrolle – „Nutzung des Systems nur für Befugte!“

Während die Zutrittskontrolle den physikalischen Zutritt verhindert, unterbindet die Zugangskontrolle die Nutzung des Systems. Die Zugangskontrolle verhindert die Nutzung der Datenverarbeitungsanlagen durch Unbefugte.

Keinesfalls außer Acht lassen dürfen Unternehmen die Angreifbarkeit von außen via Datenverbindung (Internet) – ein bedeutendes Einfallstor für Cyberkriminelle und Datendiebe.

Der unerlaubte Zugang zu personenbezogenen Daten kann mit folgenden Maßnahmen, einzeln oder in Kombination, verhindert werden:

• Bildschirmschoner mit Passwortschutz
• Passwortrichtlinie
• Magnet- und Chipkarte
• Benutzername und Passwort
• PIN-Verfahren
• Einsatz von Spamfilter und Virenscanner
• Biometrische Verfahren

Zugriffskontrolle – „Deine, meine und unsere Daten!“

Dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, Programme, und Dokumente erhalten, wird durch die Zugriffskontrolle sichergestellt.

Aus der Aufgabenzuweisung und der Organisation des Unternehmens ergibt sich die jeweilige Berechtigung. Was viele nicht wissen: Der Vorgesetzte eines befugten Mitarbeiters verfügt nicht automatisch auch über eine Zugriffsberechtigung.

Ein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Löschen personenbezogener Daten während ihrer Verarbeitung, Nutzung oder Speicherung soll ausdrücklich verhindert werden. Mittels einer Zugriffsmatrix wird unter Zuhilfenahme eines Berechtigungskonzepts dokumentiert, welcher Mitarbeiter auf welche Daten und Programme Zugriff hat. Bei der Verwendung mobiler Datenträger und Endgeräte (USB-Stick, Notebook, Kamera, usw.) ist der Zugriffskontrolle erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen. Zusätzlich sollte hier durch den Einsatz eines entsprechenden Verschlüsselungsverfahrens die Datensicherheit gewährleistet werden.

Maßnahmen der Zugriffskontrolle sind:

• Erstellen eines Berechtigungskonzepts
• Einrichten von Administratorenrechten
• Verschlüsselung der Datenträger
• Regelungen für den Gebrauch von mobilen Datenträgern und Endgeräten
• Verschlüsselung des WLAN
• Löschung wiederbeschreibbarer Datenträger und deren datenschutzkonforme Vernichtung

Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle schließen jeweils nahtlos aneinander an. Im Einzelfall muss daher jedes Unternehmen prüfen, welche der einzelnen Maßnahmen zweckmäßig und umsetzbar sind.

Nicht nur aufgrund der engen Begrifflichkeiten: Um kostspielige Missverständnisse in der Datensicherheit zu vermeiden, braucht es Sorgfalt und Expertise. Externe Datenschutzbeauftragte bieten fachkundige Unterstützung und sicheren Umgang mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie allen weiteren datenschutzspezifischen Themen. Professionell betreut gehen Datenschutz und Datensicherheit Hand in Hand – zum Schutz vor Strafe und vor allem zum Schutz des eigenen Unternehmens.

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