ASAP? Nein, weil Kundenbegeisterung etwas (mehr) Zeit braucht!

Zeit ist Geld! In unserer Leistungsgesellschaft ist Schnelligkeit ein Leistungsmerkmal. Immer mitdenken und vorausplanen, agieren statt reagieren – das ist das Spiel, in dem wir von einer Aufgabe zur nächsten hetzen.

Wer hat die Macht?

Fragt sich nur, wer dabei der Schachspieler und wer die Figur auf dem Spielfeld ist. Wer Bauer oder Turm, wer Läufer oder König ist. Wer sich waagrecht oder senkrecht, wer sich diagonal bewegen oder sogar springen kann.

Wer also die Macht besitzt, zu entscheiden, welcher Aufgabe ich mich als nächstes widme. Was mit meinem ursprünglichen Tagesplan geschieht. Und warum man nicht auch einmal „Nein“ sagen kann und darf.

As soon as possible!

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Ja, manchmal muss es schnell gehen, wenn ein Kunde etwas braucht. Aber zum Standard sollte „so bald wie möglich“ nicht werden. Sonst hetzen wir nur noch Aufgaben hinterher – was es auf Dauer anstrengend bis ungesund macht.

Von der mangelnden Qualität der Ergebnisse bis hin zu unnötigen Nachbesserungen ganz zu schweigen – was das Ganze auch wirtschaftlich in Frage stellt. Aber was tun, wenn ein Kunde grundsätzlich auf die rascheste Erledigung drängt? Schließlich will man diesen ja begeistern!

Positive Stimmung überträgt sich

Längst ist bekannt: Nicht gehetzte und ständig in Action, sondern zufriedene und in sich ruhende Mitarbeiter sind in der Lage, Kunden zu begeistern. Und das hat einen Grund: Fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt, sicher und wohl, strahlen sie dieses Selbstvertrauen gut gelaunt auch aus. Und ihre positive Stimmung überträgt sich automatisch auf ihr Umfeld.

Freundliche Worte, ein Lächeln auf den Lippen und ein ungezwungenes, authentisches Auftreten schaffen in jedem Unternehmen und in jedem Bereich eine harmonische Atmosphäre. Mitarbeiter agieren sowohl untereinander als auch im Kundenkontakt verantwortungsbewusster.

Hochmotiviert und mit einer hohen Leistungsbereitschaft wird es jedem Mitarbeiter zur persönlichen Herzensangelegenheit, dem Kunden bei jedem Kontakt – ob persönlich, per Telefon oder E-Mail – ein unvergesslich positives Erlebnis zu bescheren.

ASAP: keine Lösung auf Dauer!

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In einigen Unternehmen haben sich die englischen Abkürzungen in E-Mails durchgesetzt, in anderen sind sie verpönt. Aber kaum jemand, der nicht schon einmal ein Dokument weitergeleitet hat mit dem Vermerk FYI (=For your information). Andere wie BTW (=By the way) oder ATTN (= Attention) sind weniger geläufig.

ASAP hingegen spiegelt in manchen Bereichen eine Kultur wider, die es lohnt, in Frage zu stellen. Warum? Weil diese Kultur uns schadet. Weil sie Menschen zu Marionetten macht. Weil sie für Stress sorgt und Druck erzeugt. Weil sie Arbeit ineffizient macht.

Wie ASAP gute Qualität verhindert

Weil sie uns abhängig macht. Und das, obwohl wir doch in einer Zeit leben, in der persönliche Freiheit und Selbstbestimmung eine Renaissance erleben, in der Verantwortung und Sinn als Werte in den Unternehmen großgeschrieben werden.

ASAP verhindert (selbst gewählte) Prioritäten und behindert unsere Kreativität. Wo bleibt die Chance zu Innovationen, wenn wir von allen Seiten ständig Aufgaben bekommen, die „so schnell wie möglich“ erledigt sein müssen? Sollten wir diese Mentalität also nicht jeden Tag aufs Neue überdenken? Oder sogar ganz aktiv dagegen vorgehen?

Chaos pur! Im Kopf und in der Aufgabenplanung

Klar ist es manchmal klasse, wenn wir auf eine (An-)Frage per E-Mail gleich eine Antwort bekommen. Aber wenn es denn schon so eilt, warum rufen wir unser Gegenüber dann nicht einfach mal an? Wir wollen den anderen nicht stören. Aber ist eine E-Mail nicht auch eine Störung?

Mit dem Vermerk ASAP könnte die Störung gar nicht größer sein, weil sofort das Gedankenrad zu kreisen beginnt. Nicht nur, dass man herausgerissen wird aus der augenblicklichen Aufgabe, man startet auch sofort mit den Überlegungen: Muss das denn wirklich gleich sein? Wo habe ich nochmal die Informationen zu dem Vorgang gespeichert? Wen muss ich evtl. schreiben, um die Frage zu lösen?

Dabei ist ASAP ursprünglich keine Aufforderung, etwas sofort zu tun. Vor allem das P=Possible deutet darauf hin, dass es um den Bereich des „Möglichen“ geht. Ein kurzer Hinweis darauf, wieviel Zeit das Ganze in Anspruch nehmen wird und wann mit der Fertigstellung zu rechnen ist, ist also durchaus legitim.

EOD und COB: einen Gang zurückschalten!

Wie wäre es stattdessen mal mit dem Hinweis – wenn eine Aufgabe schon eilig ist – EOD oder COB? Dahinter verbirgt sich grundsätzlich ein ähnlicher Zeithorizont: End of day und Close of business. Das Ende des (Geschäfts-)Tages ermöglicht sozusagen mehr Bewegungsfreiheit auf dem Spielfeld. Gedanklich und ganz konkret in der Tätigkeit.

Der Hinweis zeigt Verständnis dafür, dass jeder zu tun hat. Die Abkürzungen geben dem anderen etwas mehr Freiraum und zeigen Vertrauen, dass der andere selbst am besten einschätzen kann, wann etwas sinnvollerweise am besten zu erledigen ist.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Wie wäre es, wenn wir alle mehr kommunizieren und weniger bestimmen? Mehr auf Augenhöhe und weniger in Rangordnungen denken und handeln?

Unabhängig in welcher Rolle wir uns gerade befinden: Anbieter oder Kunde, Händler oder Konsument, Dienstleister oder Patient – sorgsam miteinander umzugehen, ist Teil des Erfolgs und Geheimnis der Kundenbegeisterung.

Genau dabei helfen uns, auch wenn wir es eilig haben, weil wir vielleicht von unterwegs mobil unsere E-Mails schreiben, beantworten oder weiterleiten, auch noch so wohlklingende Abkürzungen nicht wirklich weiter!

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