Prokrastination & Zeitmanagement im Team: Achtung Zeitdieb!

Wer kennt das nicht: Ständig wollen alle was von uns und stehlen uns kostbare Zeit. Verhindern kann das nur, wer auf Tunnelblick umstellt und uninteressante Anfragen radikal abblockt. Das kann Konsequenzen haben.

Telefonate ohne Ziel und Zweck?

Wir hatten es auf Best of HR – Berufebilder.de® schon öfters davon, wie man mit zeitfressenden eMails umgeht. Darüber, welches Problem eigentlich dahinter steckt, wird hingegen selten gesprochen. Denn das Problem am Computer sitzt ja bekanntlich zwischen Rückenlehne und Tastatur, also im Kopf des Menschen, der da kommuniziert. Und das betrifft eben nicht nur eMails, sondern die gesamte Kommunikation.

Ich muss nur daran denken, wie oft ich im Rahmen meiner Tätigkeit als Blogger um ein Telefonat gebeten werde, wofür es in der Regel keinen Grund gibt – außer dass mein Gegenüber glaubt, es könne mich am Telefon noch besser von seinem Standpunkt überzeugen. Vielleicht ist den Leuten auch gar nicht klar, was sie nun wirklich wollen, und sie tun sich dementsprechend schwer damit, ihr Anliegen kurz und prägnant in Worte zu fassen.

Radikal kommunizieren

Oder der Fall, als mich jemand bei Xing bezüglich einer Kooperation anschrieb und unverschämt-penetrant immer wieder um einen Telefontermin bat. Wie sich später herausstellte, ist besagter Mensch pleite und einschlägig für seine Aufdringlichkeit bekannt. Zum Glück hatte ich mich nie darauf eingelassen. Und kürzlich wurde ich von einer großen deutschen Jobbörse behelligt, deren Mitarbeiter durch erschreckende Unkenntnis ihres Fachgebietes auffielen und die sich am Ende noch wünschten, dass ich mir die Zeit für ein ausführliches Feedback nehme – unentgeltlich, versteht sich.

Zugegeben, die Lösung, die ich dafür habe, ist vergleichsweise radikal. Und vielleicht auch nicht jedermanns Sache. Denn sie impliziert durchaus, dass einem durch dieses Vorgehen auch mal eine spannende Gelegenheit oder sogar ein wichtiger Kunde entgeht. Auch wenn ich hier die Devise verfechte, dass Kunden, die sich wirklich interessieren, wieder kommen.

Prokrastination – Definition

Mir geht es vielmehr um die erzwungene Prokrastination durch Kollegen. Erzwungene Prokrastination? Das Wort Prokrastination ist – auch dank Sascha Lobo – ein Fachbegriff, der sich durchgesetzt hat. Vor einigen Jahren veröffentlichte Lobo gemeinsam mit Kathrin Passig ein Buch mit dem schönen Titel: „Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin“.

Prokrastination. Ganze Studien werden zu diesem Phänomen verfasst. Von Spiegel Online wurde die Aufschieberitis sogar zum Trendleiden hochstilisiert. In dem Video oben wird ganz einfach erklärt, wie es funktioniert. Und die Bloggerin Julie Paradise schrieb einst so treffend:

„Solange theoretisch noch genug Zeit bleibt, fange ich praktisch nicht an.“

Prokrastination – erzwungen im Team

Vermutlich könnte man zu dem Thema noch einige Bücher schreiben, etwa „Sorge dich nicht – schiebe“, „Übernächster Mittwoch ist auch noch ein Tag“ und „Sommerhaus aufräumen, später“ – und vielleicht fallen dem einen oder anderen noch viele weitere Beispiele ein.

Aber die Tatsache, dass Probleme verschoben werden, ist eben nur eine Seite der Medallie. Solange Prokrastination freiwillig stattfindet, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Mir geht es hier vielmehr um das Aufschieben von Aufgaben, dass im Team erzwungen wird. Um Kollegen und auch Chefs, die bewusst oder vielleicht auch unbewusst die Höflichkeit und Bescheidenheit der netten, wohlerzogenen Kollegen ausnutzen.

Leute, die man getrost als gefühlte Vorgesetzte bezeichnen kann. Gefunden habe ich diesen Ausdruck in der Kolummne von Julia Bönisch in der Süddeutschen Zeitung. Er Bezeichnet Kollegen, die sich wie Chefs aufführen. Schön sarkastisch beschreibt Frau Bönisch auch gleich, wie man mit dieser Spezies fertig wird: Indem man sie beim Wort nimmt, indem man seine Autorität voll und ganz akzeptiert und alle Komplimente an ihn weiterreicht.

Der gesellschaftliche Konsens wird ausgenutzt

Solche Menschen machen sich einen bestehenden gesellschaftlichen Konsens in der Kommunikation zu eigen: Nämlich den des höflichen Umgangs miteinander. Denn selbst wenn man schon ahnt, dass der Dialog eigentlich zu keinem Ergebnis führen wird, will man ja doch kein Unmensch sein und die Leute nicht gleich abwimmeln: Erstmal hören was der andere zu sagen hat, denkt man – und merkt dann früher oder später, dass diese Höflichkeit ein Fehler war.

Denn wenn die Zeitdiebe erstmal den Fuß in der Tür haben, lassen sie so schnell nicht mehr locker. Aus Erfahrung sozusagen klug geworden, wimmle ich daher schon instinktiv jede Anfrage ab, die irgendwie nicht ganz klar und eindeutig daher kommt.

Zeitmanagement: Tunnelblick statt Serendipität

Im vergangenen Jahr hätte mich diese Abwehrtaktik beinahe einen gut bezahlten Auftrag gekostet, ganz zu schweigen von den vielen interessanten Menschen, die ich auf diese Weise niemals treffe – Tunnelblick statt Serendipität sozusagen. Auch Menschen als Zeitfresser zu titulieren, ist sicher nicht die feine englische Art. Und doch erscheint mir diese Methode die einzig mögliche, um mit den Zeitdieben aus Fleisch und Blut fertig zu werden.

Nun bin ich selbständig und habe das Glück, unabhängig von der Wut eines Chefs agieren und mir meine Kollegen und Kunden quasi aussuchen zu können. Der Ärger mancher möchtegern-Kunden oder Kooperationspartner ist mir indes sicher. Was aber tun Arbeitnehmer, die sich ja in gewisser Weise mit solch problematischen Kollegen oder gar einem Chef, der einem die Zeit stiehlt, abfinden müssen? Für sie folgen einige Tipps.

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