Zeitmanagement – 6 Tipps: Effizienter arbeiten durch ein freundliches “Nein!”

Immer “Ja” zu sagen, wenn Freunde, Kollegen oder Chefs um etwas bitten, ist der einfachste Weg – aber einer, der sich mit der Zeit rächt. Ein freundliches “Nein” bei der ein oder anderen Anfrage hilft – und zwar allen Beteiligten.

Die Angst vor dem klaren “Nein”

Viele Menschen meiden ein klares “Nein” wie der Teufel das Weihwasser. Der Grund: Es hat fast immer Konsequenzen, anderen Menschen einen Wunsch oder eine Bitte abzuschlagen. Der andere könnte sauer werden. Oder verletzt sein. Und gerade im Berufsalltag kann es besonders unangenehm werden, wenn man Kollegen oder gar Chefs vor den Kopf stößt. Was also tun, wenn der Büronachbar mal wieder fragt: “Herr…, könnten Sie mir bitte diesen kleinen Gefallen tun?” oder der Boss befiehlt: “Frau…, könnten Sie noch das und das für mich erledigen?”

Logisch, wenn Sie einfach machen, was der andere will, haben Sie erstmal keine Probleme: Sie vermeiden Konflikte, der Entlastete freut sich, und Sie bekommen für Ihren Einsatz sogar Anerkennung und Lob. Das Problem ist nur: Nicht “Nein” zu sagen hat auch negative Konsequenzen, denn man kann sich nicht einfach “nicht verhalten”. Das machen sich Ja-Sager aber meist gar nicht bewusst.

Wer es allen Recht macht, vergisst seine eigenen Ziele

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Das Hauptproblem: Wer immer versucht, es anderen Recht zu machen, verliert bald seine eigenen Ziele aus den Augen. Wenn Du dem Kollegen X diese Aufgabe abnimmst und dem Kollegen Y jene, haben Sie bald keine Zeit mehr, Ihre eigenen Aufgaben zu erledigen. Sie werden unproduktiv, geraten unter Zeitdruck und Stress, werden vielleicht sogar aggressiv.

Und schlimmer noch: Schnell laufen Sie Gefahr, ausgenutzt zu werden. Die anderen meinen das nicht einmal böse: Sie gewöhnen sich nur daran, dass Sie immer “Ja” sagen, fangen an, sich darauf zu verlassen, dass Sie es schon machen werden. Um so problematischer wird es, wenn Sie die versprochene Aufgabe nicht schaffen – dann verlieren Sie schnell an Ansehen und Respekt.

Respekt und Kompetenz erwerben

Das ist auch wissenschaftlich belegt: Eine Studie der RespectResearchGroup (RSG) an der Universität Hamburg zeigt: Menschen haben ganz einfach bestimmte Vorstellungen davon, wie kompetente und respektable Personen sein sollten:

Nämlich unter anderem vertrauenswürdig, verlässlich und fair. Wer da Versprechungen macht, die er nicht halten kann, setzt seinen guten Ruf aufs Spiel. Daher sollten Sie Kollegen und Chefs gegenüber keinen Kuschelkurs fahren. Viel mehr kann ein klares, für den anderen nachvollziehbares “Nein” Ihre Anerkennung noch erhöhen. Machen Sie dabei aber immer deutlich, dass Sie nicht einfach willkürlich eine Bitte ausschlagen, sondern gute Gründe für Ihr “Nein” haben, und somit verantwortungsbewusst handeln.

Ehrlich und freundlich absagen

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In der Praxis bedeutet das: Den anderen ernst nehmen, sich in seine Situation hineinversetzen und vermitteln, warum Sie ein Ansinnen abschlagen müssen. Geben besser gleich ehrlich zu, dass Sie nicht weiterhelfen können und reden Sie sich nicht heraus – genau diese Konsequenz wird der andere verstehen und respektieren. Aber: Andere Menschen wollen immer auch das Gefühl haben, dass man sich um sie bemüht. Der Ton macht also die Musik – die Kunst besteht einfach darin, freundlich “Nein!” zu sagen. Das gilt besonders im Umgang mit Chefs.

Wenn Sie sich beispielsweise von den Anforderungen Ihres Vorgesetzen überfordert fühlen, wird der wenig begeistert sein, wenn Sie verzweifeln (“Ich schaffe die ganze Arbeit einfach nicht mehr”) oder aggressiv meckern (“Sie immer mit Ihren Ansprüchen”). Vielleicht haben Sie sich so mal kurz Luft gemacht, aber erreicht haben Sie wenig. Im Gegenteil, wenn Sie Pech haben, stehen Sie demnächst sogar auf der Abschussliste.

Freundlich “Nein” sagen: 6 Tipps

Viel besser ist folgendes Vorgehen, denn dann sind – mit etwas Glück – beide Seiten zufrieden:

1. Analysieren Sie die Situation genau: Was exakt stört Sie, was ist Ihnen zu viel, womit fühlen Sie sich überfordert? Warum schaffen Sie es nicht, gelassen zu bleiben?
2. Legen Sie sich eine Strategie zurecht. Sammeln Sie z.B. Belege und Argumente für Ihre Überbelastung. Notieren zum Beispiel minutiös, wie voll Ihr Zeitplan ist oder belegen Sie in Zahlen, welche negativen Konsequenzen Ihre Überarbeitung für die Firma haben könnte.
3. Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten mit dem Standpunkt des Chefs, nicht nach Unterschieden. Arbeiten Sie die Aspekte heraus, in denen Sie mit Ihrem Chef übereinstimmen, finden Sie Verbesserungsmöglichkeiten und legen Sie darauf den Schwerpunkt Ihrer Argumentation.
4. Üben Sie bei Bedarf Ihre Argumentation zu Hause, damit es Ihnen nicht mehr so schwer fällt, das Ansinnen Ihres Chefs abzulehnen.
5. Bevor Sie mit Ihrem Chef sprechen: Sorgen Sie für eine positive Grundstimmung. Sobald Sie innerlich aufgewühlt oder aggressiv sind, besteht die Gefahr, den Chef mit unsachlichen Vorwürfen zu überhäufen.
6. Seien Sie im Gespräch mit dem Chef konstruktiv: Zeigen Sie, was Sie alleine schaffen können, machen Sie Verbesserungsvorschläge und zeigen Sie beispielsweise anhand Ihrer Statistiken, warum das nötig ist. Wählen Sie dabei ein positives Vokabular, z.B. Optimierung oder effektive Planung.

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