Zeitmanagement – effizienter arbeiten & schreiben: 9 Tipps für produktivere eMails

Viel wird darüber geschrieben, wie man eingehende eMails managt. Doch genau so gut können wir zur Zeitersparnis und Produktivität bereits beim Schreiben einer eMail beitragen – indem wir einige wichtige Regeln beachten.

eMail macht dümmer als kiffen

Die Ratgeber zur eMail-Flut ist inzwischen fast gleich gross wie die Anzahl versendeter eMails. Pragmatisches Vorgehen ist gefragt. eMails machen dumm, arm und krank ist ein Buch der österreichischen Digital-Therapeutin Anitra Eggler. Eggler hat nach eigenen Angaben gefühlte 3’716’796 eMails bearbeitet, eineinhalb Lebensjahre vermailt und zweieinhalb Lebensjahre im Internet versurft. Und in ihrem Buch und ihren Vorträgen verrät sie, wie sie „vom Burnout-Boarderliner zur effizienten Digital-Domina mit XL-Freizeit und Privatleben wurde.“

Eggler berichtet darin von einer Studie des britischen King’s College, nach der bekiffte Menschen IQ-Tests besser lösen als Menschen, die durch eMails abgelenkt werden: eMails verminderten den gemessenen IQ-Wert um 10 % – doppelt so stark als bei den Kiffern. Oder dass 60 Prozent aller US-Amerikaner eMails via Handy morgens im Bett lesen und zehn Prozent rund um die Uhr. Und die New Yorker Beraterfirma Basex hat bereits 2008 herausgefunden, dass Angestellte durch Ablenkung im Schnitt 2,1 Arbeitsstunden am Tag verplempern – 28 Milliarden Arbeitsstunden im Jahr. Das wurde als gesamtwirtschaftlicher Schaden von 588 Milliarden US-Dollar beziffert.

Pragmatik gegen die eMail-Flut gefragt

Die Tipps, die Eggler dazu gibt, klingen soweit sehr vernünftig: Zum Beispiel, dass man den Tag offline beginnt und seine eMails nicht schon im Bett oder auf der Toilette checkt. Oder ein eMail-Budget für Unternehmen: Jeder Mitarbeiter darf am Tag nur 21 eMails senden. Drei fest definierte Internet-Surf-Zeiten pro Tag oder ein maximales Surf-Zeiten-Budget. Oder einfach aufzuhören, aus geistiger Erschöpfung, unersättlichem Recherche-Zwang, purer Langeweile oder innerer Leere zwanghaft Ablenkungsheil im Web zu suchen

Manche Tipps klingen vernünftig, vor allem, weil sie die eigenen Handlungen im Web bewusst machen. Die Zeit genau zu beschränken halte ich für nicht zielführend. Überhaupt ist vieles eine Frage der Betrachtungsweise: Natürlich macht man sich durch Smartphones und Co. allseits verfügbar – aber mir persönlich sparen sie auch eine Menge Zeit, weil ich in Leerzeiten unterwegs eMails und Tweets lesen und beantworten kann.

Eine Frage des richtigen Kanals

Interessanter finde ich die Idee, seine Kommunikationspartner auf bestimmte Kanäle zu beschränken, die für die jeweilige Kommunikation besser geeignet sind. Experten stellen immer wieder fest, dass die Zukunft des Internet vermutlich nicht weg vom Internet sondern noch mehr ins Internet hinein führen wird – und auf entsprechend effizienteren Kanälen als eMail stattfinden wird.

Denn was beim Schimpfen auf die eMail-Flut gerne vergessen wird: Wie hat denn Kommunikation in der Vor-eMail-Zeit stattgefunden? Natürlich auch per Post, die aus Kostengründen sicher nicht in solchen Massen ins Haus kam wie eMails. Aber eben auch per Telefon. Wenn ich mir nur vorstelle, dass ich am Tag nur halb so viel Anrufe erhalte wie eMails – dann würde ich schier verrückt werden bei dem ständigen Geklingele. Interessant ist aber, dass es zahlreiche Studien zu Überforderung und Stress durch Soziale Netzwerke, eMails und Internet gibt – aber eben kaum zum Telefon.

eMails richtig schreiben und konzipieren – 9 Tipps

Wie wichtig einige Grundregeln beim Konzipieren und Schreiben von eMails sind, stelle ich selbst immer wieder im Arbeitsalltag fest: Wenn ich mich zum Beispiel kurz und bündig fasse, das Wichtigste nach vorne packe und den Empfänger nicht mit unnötigen Informationen überfrachte, sind die Ergebnisse ungleich besser.

Man profitiert also durchaus auch selbst davon, wenn man von vornherein dafür Sorge trägt, dass der Adressat beim eMail-Lesen Zeit spart. Daher hier die wichtigsten Regeln für produktives Schreiben von eMails:

1. Achte auf die Rechtschreibung. Wenn Du sicher gehen willst, dass Deine eMail auch richtig ankommt, schreibe Umlaute „ae“, „oe“ usw. Merkwürdige Zeichen in einer eMail wirken unhöflich – auch wenn es gar nicht so gemeint ist.
2. Vermeide zu viele Ausrufezeichen. Diese können einzelne Aussagen unterstützen, in der Masse setzen sie den Leser jedoch unter Druck und sind extrem störend.
3. Damit Dein Empfänger gleich weiß, um was es geht: Verwende einen aussagekräftigen Betreff. Verzichte auf umständliche Einleitungen, komme gleich zum Punkt. Markiere besonders wichtige Aussagen zusätzlich fett. Aber schreibe niemals nur Großbuchstaben – das wirkt, als wolltest Du schreien.
4. Das Wichtigste an den Anfang: Verschwende die Zeit Deines Lesers nicht mit unnötigem Herumgeplänkel, sondern komme möglichst schnell auf den Punkt und schreibe das Wichtigste immer am Anfang einer eMail. Dabei aber dennoch höflich bleiben.
5. Wenn Du Deine eMail ein wenig auflockern willst und der Anlass informell ist: Drücke Deine Gefühle durch Smilies aus, etwa Freude oder Ironie durch:-), oder negative Gefühle durch:-(. Aber Vorsicht: Übertreibe es nicht. Ein Smilie pro eMail reicht.
6. Vorherige eMails zu zitieren, kann sinnvoll sein, damit der Leser den Zusammenhang wiederfindet. Aber: Kennzeichne das Zitat deutlich und schreibe Deine eigene eMail immer darüber, damit der Leser das Wichtige gleich vor sich hat.
7. Die Signatur sollte maximal aus vier Zeilen bestehen. Achte darauf, dass Du nicht bei jeder Antwort mit den vorangegangenen Mails auch die Signaturen verdoppelst.
8. Der Versand: Auch wenn Massenmails schneller gehen: Schreibe jedem Adressaten eine persönliche eMail  – das wirkt freundlicher und höflicher.
9. Verwende nur die höchste Prioritätsstufe, wenn es wirklich wichtig ist.

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