Meetings sind für viele Arbeitnehmer der pure Frust und oft auch unproduktiv. Doch nicht nur im Silicon Valley absolvieren Arbeitnehmer mehrere Dutzend Meetings pro Woche – inklusive hervorragende Ergebnisse. Wie schaffen sie das?

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Termine mit Waren Buffet funktionieren nur kurzfristig

Termine nur kurzfristig abmachen um Überraschungen zu vermeiden: Einen Termin bei Waren Buffett bekommt man nie mehr als einen Tag im Voraus – selbst wenn man Jahre im Voraus anfragen würde.

Das sorgt dafür, dass man nicht Meetings wegen unvorhergesehener Ereignisse plötzlich absagen muss. Tatsächlich machen sich ja darüber viele Menschen keine Gedanken: Es ist eben sehr leicht, im Voraus den noch leeren Kalender zu füllen.

Konkrete Agenda für Marissa Mayer

Bevor Marissa Mayer, Ex-Vizepräsidentin bei Google und Ex-CEO bei Yahoo eine Einladung zu einem Meeting annimmt, will sie ganz genau wissen, worum es geht und was ihre Rolle dabei ist. Auch wichtig: Worüber soll wie lange diskutiert werden? Nur das, was bereits im Vorfeld als Ziel genannt wird, wird im Meeting dann auch wirklich diskutiert.

Das führt dazu, dass sich alle Teilnehmer darauf konzentrieren, was erreicht werden soll. Und natürlich, dass sich jede(r) einzelne vorbereiten muss. Deswegen wird die Agenda idealerweise allen Teilnehmern vorher zur Verfügung gestellt. Themen, die während des Meetings auftauchen, werden notiert, um Gegenstand eines späteren Meetings zu werden, zu dem vielleicht ein anderer Teilnehmerkreis eingeladen wird.

Meetings im Stehen abhalten von John Trosko

Meetings können die unschöne Angewohnheit haben, länger zu dauern als nötig. Einen simplen Trick, um Meetings kurz zu halten, hat John Trosko: Er empfiehlt, die Meetings einfach im Stehen abzuhalten:

“Anstatt an einem traditionellen Konferenztisch zu sitzen, nehmen wir die Stühle aus dem Raum und führen Meetings durch, während wir auf den Füßen stehen. Nun, die Länge der Meetings hat sich DRASTISCH verringert, weil die Leute nicht lange stehen wollten. Die Meetings dauerten von 30-60 Minuten bis etwa die Hälfte davon, während sie immer noch Ergebinse lieferten.”

Die Idee, Sitzungen im Stehen durchzuführen, ist nicht neu. Allen Bluedorn, Professor an der Universität von Missouri, fand heraus, dass bereits während dem Zweiten Weltkrieg Sitzungen im Stehen durchgeführt wurden. In seiner Studie von 1998 bestätigt er, dass Steh-Meetings im Schnitt ein Drittel kürzer sind als wenn man sitzend diskutiert. Und dies ohne die Qualität der Entscheidungen zu beeinträchtigen. Weitere Vorteile: Jeder wird miteinbezogen. Niemand kann sich mehr in seinem Stuhl verkriechen und ungestört den Einkaufszettel schreiben oder Blümchen zeichnen und Buchstaben ausmalen.

Asynchrone Meetings bei Martin Labuschin

Wann ist eine Information am nützlichsten? Wenn man sie erst dann erhält, wann sie benötigt wird. Es gilt also, Informationen immer dann bereitzustellen, sobald sie verfügbar sind.

Interessierte rufen die Information dann bei Bedarf ab. Nur bei plötzlich eintreffenden Anlässen, wo es um schnelle und zeitgleiche Information aller Beteiligten geht, solle man kurze Ad-hoc-Meetings einberufen.

Alles transparent machen bei Google

Google hat spezielle Meetingräume mit mehreren Displays. Auf einer Seite des Raumes läuft evtl. eine Präsentation. Gleich daneben läuft ein Display, auf dem das Protokoll live geschrieben wird. Dieses Protokoll können alle Anwesenden sehen und es wird im Anschluss an weitere Leute verschickt, die evtl. nicht teilnehmen konnten, aber informiert sein sollten.

Ein weiteres Display zeigt eine Stopp-Uhr, damit alle Anwesenden wissen, wie viel Zeit bereits abgelaufen ist und wie viel noch bleibt. Wichtig ist, gleich zu Anfang jemanden festzulegen, der das Protokoll während des Meetings schreibt. Nur so enthält es alle wichtigen Informationen.

Meetings und deren Nutzen öffentlich bewerten lassen bei Seth Godin

Auch Marketing-Autor Seth Godin ist kein großer Freund von Meetings. Wer es ernst meine mit “Gettings Things Done” und “Zeit sparen”, der müsse sein Meeting-Problem angehen, meint er. Einige seiner Regeln sind wohlbekannt (“Verlange Vorbereitung”), andere ungewohnter und provokativ: “Plane Meetings in Sequenzen von fünf Minuten. Der Sitzungsorganisator muss einen wirklich guten Grund haben, mehr als vier dieser Sequenzen Deiner Zeit zu beanspruchen” Auf diese Weise sollte ein Meeting sollte maximal 20 Minuten dauern.

Godin fordert aber auch dazu auf, Meetings und deren Nutzen öffentlich bewerten zu lassen. Und fordert: Man verlasse eine Sitzung, wenn man nichts Gescheites dazu beitragen kann. In manchem Unternehmen würde solches Verhalten die Effizienz fast schon explodieren lassen.

Singen und Gummiratten werfen bei Mountain Goat Software

“Mitarbeiter, die zu spät zur Sitzung erscheinen, müssen zur Strafe ein Lied singen, eine Runde um den Block drehen oder einen kleinen Strafbetrag bezahlen”, sagt Mike Cohn, President der Mountain Goat Software. Wenn jemand zu lange redet und scheinbar nie zum Punkt kommt, wird mit einer Gummiratte gedroht. Falls derjenige trotz Warnung weiterredet, kommt die Gummiratte geflogen.

Sitzen dürfen nur schwangere, kranke oder verletzte Personen. Auch Leute, die sich per Skype zuschalten, müssen stehen – da gelten die gleichen Regeln für alle. Damit nicht alle wild durcheinander reden, sondern schön der Reihe nach zu Wort kommen, wird ein Gummitier von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergeben. Wer es in den Händen hält, darf sprechen. Der Rest hört zu und wartet auf seinen Einsatz.

Meetings Topless bei Adaptive Path

Um ihre Meetings produktiver zu gestalten, führen die Mitarbeiter der amerikanischen Agentur Adaptive Path sie “topless” durch.

Das meint natürlich nicht “oben ohne”, sondern “laptop-less”: Laptops, Blackberrys, iPhones sind am Konferenztisch verboten. Und siehe da: Die Teilnehmer schauen sich wieder ins Gesicht.

Meeting einfach ganz weglassen wie Dustin Wax

Meetings sind oft unproduktiv. Und manchmal wäre es besser, eine Alternative zu wählen – man muss sich nicht für jeden Zweck zusammensetzen.

Dustin Wax meint sogar, ein Face-to-Face-Meeting sollte die letzte Wahl sein, und empfiehlt fünf Wege, die man vorher erwägen sollte: Instant Messaging, Telefonkonferenzen, Wikis, Mailinglisten und Webanwendungen für kollaboratives Arbeiten.

Mini-Meetings ermöglichen bei Marissa Mayer

70 Meetings pro Woche klingt imposant – aber damit meint Marissa Mayer auch ihre häufigen Mini-Meetings von gerade mal 5-10 Minuten Dauer. Um die hinzukriegen, schafft sie in ihrem Terminplan Zeitblöcke von bis zu 2 Stunden, die nur für diese Mini-Meetings reserviert sind. Mini-Meetings finden bisweilen auch ohne Protokoll und ohne Protokollführer statt.

Der Vorteil von Mini-Meetings? Sie lassen sich deutlicher einfacher vereinbaren: der Terminplan von Marissa Mayer enthält jeden Tag einen solchen Mini-Meeting-Zeitblock, in den man leichter rein kommt, als mit ihr ein großes Meeting zu vereinbaren und einen Terminblock zu finden, an dem alle vorgesehenen Teilnehmer gleichzeitig Zeit haben. An Mayers Büro hängt eine Tafel, in der sich ihre Mitarbeiter für diese Micro-Meetings eintragen können.