Zeitmanagement für den Arbeitsalltag: 9 Schritte zum Erfolg [+Checkliste]

Wie sinnvoll ist Zeitmanagement?

Tipps und Ratschläge, wie sie viele Trainer und Coaches geben, also die klassische Führungsliteratur, hat häufig einen Nachteil: Sie ist viel zu theoretisch und und versteckt sich hinter Methoden und Konzepten, die jungen und dynamischen „Machern“ kaum anwendbares, praktisches Wissen vermittelt. Doch es geht auch anders.

Nehmen wir mal das Thema Zeitmanagement. Wie viele Stunden arbeiten Sie täglich? Zu viele meinen Sie und auch, dass Sie ständig Überstunden machen? Planen Sie denn Ihre Aufgaben? „Wozu, ich weiß, was ich zu tun habe!“ sagen Sie vielleicht.

3 Vorteile Ihres Zeitmanagements

Zeitmanagement hat viele Vorteile. Ich habe hier 3 Vorteile Ihres Zeitmanagements als übersichtliche Check-Liste zusammengefasst.

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1. Vorteil: Ihr innerer Druck vermindert sich.
2. Vorteil: Sie arbeiten effektiver und vergessen nichts.
3. Vorteil Sie machen weniger Überstunden, sind entspannter und haben mehr Spaß im Leben.

Probieren Sie es aus!

Hilfsmittel:

Diese Hilfsmittel benötigen Sie für die Umsetzung:

• Checkliste
• Leerdokument

Checkliste: 9 Schritte für Ihr besseres Zeitmanagement

Alles was, Sie als Hilfsmittel brauchen ist eine Checkliste, die Sie Schritt für Schritt abarbeiten und eine Leere Tabelle, mit der Sie Tag für Tag Ihre Aktivitäten planen.

1. Erstellen Sie Ihren Aufgabenplan.
2. Delegieren Sie Aufgaben.
3. Ermitteln Sie für jede Aufgabe das Zeitlimit.
4. Ordnen Sie Ihren Aufgaben einen festen Termin zu.
5. Verteilen Sie alle Aufgaben sinnvoll in Ihrem Jahreskalender.
6. Bereiten Sie sich einen Monatsplan vor.
7. Planen Sie jeden Monat exakt.
8. Übertragen Sie nicht Geschafftes sofort auf den nächsten Tag.
9.  Seien Sie konsequent.

Die Umsetzung: In nur 9 Schritten zum besseren Zeitmanagement

Nun geht es an die Umsetzung. Auch gehen Sie ganz konkret Schritt für Schritt vor, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

1. Aufgabenplan erstellen

• Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen möchten.
• Alles notieren, was Ihnen einfällt.
• Sortiert wird später.

2. Aufgaben delegieren

• Welche Aufgaben können Sie delegieren?
• Tun Sie es!

3. Zeitlimit objektiv ermitteln

• Vergeben Sie nun ein Zeitlimit
• Wie lange brauchen Sie in etwa für die jeweiligen Aufgaben?
• Schreiben Sie es hinter die Aufgaben.
• z.B. 10 Minuten, 30 Minuten usw.

4. Termin zuordnen

– Notieren Sie jetzt die entsprechenden Buchstaben vor Ihre Aufgaben. – J = Jahr – Q = Quartal – M = Monat – W = Woche – T = Tag

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5. Jahresplan

• Verteilen Sie nun alle Aufgaben in Ihrem Jahres-Kalender.

6. Monatsplan vorbereiten

• Bei einem neutralen Monatsplan, (siehe Anhang), ordnen Sie zuerst dem jeweiligen Datum den Tag zu.
• Jetzt schreiben Sie Ihren Dienstplan hinein (z.B. früh, mittags oder die Uhrzeit)

7. Monat planen

• Bringen Sie zuerst die Monatsaufgaben auf Ihrem Monatsplan sinnvoll unter.
• Jetzt folgen die Wochen- und Tagesaufgaben.
• Zeitlimit beachten!
• Belegen Sie die Tage nur zu zwei Drittel.
• Ein Drittel bleibt für Zusatzaufgaben.

8. Geplant und nicht geschafft

• Übertragen Sie nicht Erledigtes täglich auf den folgenden Arbeitstag.

9. Konsequent und routiniert

• Disziplinieren Sie sich anfangs besonders.
• Ungewohnte Arbeitsabläufe brauchen Routine.
• Sie spüren den Erfolg, wenn Sie es konsequent durchziehen.

Fazit

Wenn Sie diese Listen konsequent anmerken, werden Sie feststellen: Zeitmanagement hat tatsächlich mehrere Vorteile:

Ihr innerer Druck innerer Druck vermindert sich. Sie arbeiten effektiver und vergessen nichts. Sie machen weniger Überstunden, sind entspannter und haben mehr Spaß im Leben. Probieren Sie es aus!

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