5 X 5 Tipps zum perfekten Buchhaltungsprogramm für StartUps: Software oder Cloud?

Buchhaltung ist ein lästiges Thema – aber heutzutage denkbar einfach möglich mit der richtigen Software. Gerade StartUps sollten nicht am falschen Ende sparen. 3 X 5 Tipps, die Ihnen die Entscheidung erleichtern.

Checkliste: Buchhaltungssoftware – was bringt sie?

Für die meisten Unternehmen ist eine Buchhaltungssoftware unerlässlich, um der Flut an Informationen Herr zu werden. Denn sie hilft Firmen dabei, die einzelnen Aspekte der Buchführung nicht nur zu automatisieren, sondern ebenfalls zu optimieren und schlichtweg zu vereinfachen. Ich spreche das aus eigener Erfahrung, wie ich nachfolgend kurz erläutern werde:

1. Die richtige Software vereinfacht die Arbeit erheblich. Denn nicht nur Großkonzerne nutzen Softwareprogramme, um sich die Arbeit zu erleichtern. Auch Start-ups sollten frühzeitig mit der Digitalisierung beginnen – vor allem dann, wenn externe Berater das finanzielle Budget zu stark belasten würde, das eigene Know-How aber nicht ausreicht, um die Buchhaltung allein zu erledigen. Doch was ist für ein Start-up besser? Software oder Cloud?
2. Von Excel zur Cloudsoftware – ein Erfahrungsbericht! Ich gestehe hier reumütig ein: Auch ich habe jahrelang meine Buchhaltung mit einer Excel-Tabelle erledigt. Erst als ich im vergangenen Jahr beschloss, einen auf Best of HR – Berufebilder.de® einen Onlineshop mit Woocommerce zu erstellen, habe ich mich auch eingehender mit Buchhaltungssoftware beschäftigt.
3. Belegeverwaltung mit Handy: Meine Wahl fiel schließlich auf Lexoffice von Haufe, eine cloudbasierte Buchhaltungs-Software, die z.B. auch das Eingcannen und den Upload von Belegen mit dem Handy ermöglicht. Mit der Nutzung von Lexoffice ist mein Leben spürbar einfacher geworden, die zuvor verhasste Buchhaltung macht mir nun sogar richtig Spaß und auch die Steuererklärung wird im kommenden Jahr erstmals ein Klacks sein. Einziges Manko ist, dass ich nicht mit einem Account meine beiden Unternehmen verwalten kann, sondern zwei Accounts benötige. Aber wahrscheinlich kann man nicht alles haben.
4. Anbindung an die Warenwirtschaft: Was mich jedoch endgültig überzeugt hat, mich für Lexoffice zu entscheiden, war die Idee, auf Best of HR – Berufebilder.de® einen Online-Shop mit Woocommerce zu integrieren. Die Abrechnung war mir zuvor immer zu umständlich gewesen. Und für die Verbindung zwischen Lexoffice und Woocommerce gibt es ein ganz phantastisches Plugin: Mit der Erweiterung German Market erledigt sich auch die Buchhaltung im Online-Shop spielend einfach: So können PDF-Rechnungen sowie Retourenscheine und Stornos erstellt werden, und, sehr bequem, mit einem Klick lassen sich diese Rechnungen dann in Lexoffice importieren.
5. Buchhaltungssoftware ermöglich Expansion:  German Market unterstützt auch noch andere Buchhaltungssoftware, aber damit nicht genug: Es hilft auch umfassend dabei, den eigenen Online-Shop rechtssicher anzulegen, indem es zum Onlineshop alle nach dem deutschem Recht notwendigen Funktionen hinzufügt, etwas eine Double-Opt-In-Funktion bei der Registrierung oder eine eine Bestell-Abschlusseite. Das Beste allerdings: Das Plugin bringt auch Vorlagen für alle rechtlich relevanten Seiten wie (AGB), Angaben zum Widerruf oder Datenschutz mitbringt, die von einem Anwalt erstellt und regelmäßig aktualisiert werden. Man muss nur noch seine eigenen Angaben ergänzen – auch dazu gibt es ausführliche Kommentare – und kann sich dann auch bezüglich DSGVO und potenzieller Abmahnungen ganz sicher fühlen. Ich kann nur definitiv sagen: Die richtige Software macht eine wirtschaftliche Expansion erst möglich.

Checkliste: Warum sollten Sie sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden?

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Doch zurück zu Ihnen. Die Frag ist ja: Warum sollten Sie sich überhaupt für eine Buchhaltungssoftware entscheiden? Wie bereits erwähnt, haben Sie in der Regel folgende Möglichkeiten, um die Buchführung zu erledigen:

1. Sie suchen sich einen Steuerberater, der Sie bei allen Tätigkeiten unterstützt.
2. Sie erledigen alle Aufgaben selbst und händisch
3. Sie beauftragen ein Unternehemen mit der Buchhaltung
4. Sie kaufen sich eine Buchhaltungssoftware wie z.B. Lexware (auch von Haufe)
5. Sie nutzen ein Cloud-System

Start-ups sind am Anfang ihrer Karriere in der Regel noch nicht zu einer doppelten Buchführung mit Jahresabschluss und Bilanz verpflichtet. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung können Sie theoretisch also auch händisch erledigen. Von Vorteil ist dieses Vorgehen jedoch nicht immer.

Denn gerade dann, wenn der oder die Verantwortliche(n) nicht über das entsprechende Know-How verfügen, kann es im schlimmsten Fall zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Auch eine händische Vorgehensweise ist nicht immer sonderlich zielführend. Sie mag funktionieren, solange wie das Unternehmen noch sehr klein ist. Sobald die Prozesse und Strukturen aber komplexer werden, liegen die Vorteile ganz klar bei einer Buchhaltungssoftware.

Checkliste: Was sollten Sie bei Ihrer Kaufentscheidung beachten?

Wichtig ist in erster Linie, dass Sie sich bei der Auswahl Zeit lassen und nicht überstürzt handeln. Das erste Softwareprogramm muss nicht unweigerlich auch das Richtige für die eigenen Bedürfnisse sein. Es gilt daher besonders auf folgende Aspekte zu achten:

1. Ist die Software auch von Laien bedienbar? Die Antwort auf die Frage liegt in der Usability. Ein nutzerfreundliches Programm mit Hilfestellungen ist optimal, wenn nicht nur fachkundige Experten, sondern ebenfalls Laien das Programm nutzen sollen.
2. Wie lange brauchen die Mitarbeiter, um sich einzuarbeiten? Im Idealfall erfolgt die Einarbeitung so schnell wie möglich. Gerade kleine Unternehmen haben weder die Zeit noch das Geld, um sich zu lange mit der Materie zu befassen.
3. EÜR und Doppelte Buchführung: Buchhaltungsprogramme können sehr vielseitig sein. Zum einen muss es sowohl die EÜR als auch die doppelte Buchführung beherrschen. Denn wenn alles gut läuft, wird ein Start-up nicht immer ein Start-up bleiben, sondern stetig wachsen. Dann sind sie irgendwann zur doppelten Buchführung gesetzlich verpflichtet.
4. Besitzt die Software alle relevanten Komponenten? Zum anderen sollten alle relevanten Komponenten vorhanden sein wie z.B. Mahn- und Rechnungswesen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen. DATEV- und ELSTER-Schnittstelle oder Online-Banking.
5. Unsere Empfehlung: Die meisten Hersteller bieten im Vorfeld eine kostenlose Testversion an. Diese sollten Firmeninhaber nutzen, um das Programm bis ins Detail zu prüfen. Denn nur so können Sie verhindern, dass Sie sprichwörtlich die Katze im Sack kaufen.

Checkliste: Die Vor- und Nachteile einer On-Premise-Lösung

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Wenn Sie sich eine Buchhaltungssoftware kaufen möchten, werden Sie sich über kurz oder lang mit der Antwort auf diese Frage beschäftigen müssen. Welche Vorteile bietet nun eine On-Premise-Lösung? Ein Überblick:

1. Die Implementierung ist einfach.  Der unschlagbare Vorteil bei einem On-Premise-Modell liegt in der Implementierung. Sie müssen die Software kaufen, herunterladen (optional) und installieren.
2. Vielmehr müssen Sie in der Regel nicht tun. Je nachdem, wo Sie die Software kaufen, erhalten Sie entweder eine CD oder Sie können sich die Software direkt von der Herstellerseite herunterladen. Nach der Installation ist sie sofort einsatzbereit.
3. Auch die Kosten sind relativ überschaubar. Oftmals haben Sie die Wahl zwischen einem Kaufexemplar oder einer Mietlösung. Das bedeutet, Sie können das Buchhaltungsprogramm zu einem festgelegten Preis direkt käuflich erwerben und unbegrenzt nutzen. Oder Sie entscheiden sich für eine monatliche bzw. jährliche Lizenz. Diese sind zwar langfristig gesehen teurer als die Kaufexemplare, aber die Kosten fallen nicht einmalig so hoch aus, sondern verteilen sich über das gesamte Jahr.
4. Einen weiteren Pluspunkt stellt der Datenschutz dar. Gerade im digitalen Zeitalter ist der Schutz der eigenen Informationen besonders wichtig für Kunden, Partner und Mitarbeiter. Bei einer On-Premise-Lösung werden alle Details lokal abgespeichert und bleiben stets in der Hand des Unternehmens. Ein Zugriff Dritter ist deutlich schwerer möglich als bei einem Cloud-Modell.
5. Aber natürlich gibt es nicht nur Vorteile. Neben den Anschaffungskosten fallen laufende Kosten an – denn Sie müssen Wartungsarbeiten und Reparaturen selbst durchführen. Zudem sind Sie dafür zuständig, die notwendige Hardware bzw. das Rechenzentrum zu stellen. Dafür benötigen Sie entsprechende IT-Experten.

Checkliste: Die Vor- und Nachteile von Cloud-Software

Welche Vor- und Nachteile hat dagegen die Cloud-Software, die häufig auch eine mobile, von überall zugängliche Lösung bietet? 5 Punkte im Überblick:

1. Flexibilität, Mobilität, Kostenübersicht. Das sind die Schlagwörter, die mir zu einer Cloudsoftware einfallen. Und darin liegen auch die Vorteile einer mobilen Buchhaltungssoftware wie z.B. Lexoffice. Mit dieser sind Sie nicht auf das Büro oder Ihren Arbeitsplatz beschränkt. Da Sie Ihre Daten auf einen externen Server auslagern, können Sie von der ganzen Welt auf die Cloud zugreifen.
2. Mobiler und flexibler als eine On-Premise-Lösung. : Die hohe Flexibilität gestaltet die gesamte Arbeit selbstverständlich deutlich mobiler und flexibler als eine On-Premise-Lösung.
3. Achtung Datenschutz. Gleichzeitig liegt darin aber auch ein Nachteil dieses Modells. Sie geben die Daten aus der Hand. Und gerade in den heutigen Zeiten, wo Datenschutz wichtiger ist denn je, sollten Sie das Buchhaltungsprogramm vorher genauestens prüfen und sich erkundigen, ob sich der Hersteller auch wirklich an die vorgeschriebene Datenschutzgrundverordnung hält. Im schlimmsten Fall müssen Sie sonst bei einem Zugriff Unbefugter haften.
4. Ein weiterer, klarer Vorteil ist die Kostenfrage. Sie benötigen weder Hardware noch Rechenzentrum. Weiterhin bieten Cloudlösungen die Möglichkeit, die Software entsprechend der eigenen Anforderungen anzupassen. On-Premise-Modelle sind nämlich oftmals sogenannte Komplettpakete.
5. Modulare Lösungen sind flexibler. Doch gerade Start-ups benötigen nicht alle Komponenten – vor allem nicht am Anfang. Besser ist es, wenn das Programm mit dem eigenen Unternehmen mitwächst und die Funktionen erst hinzufügen, wenn Sie diese wirklich benötigen.

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