Steuer & Finanzamt richtig organisieren als Gründungsvoraussetzung: 10 Tipps für die Bürokratie

Eine der wichtigsten Aufgaben von Gründern besteht darin, sich mit Steuern, Finanzen und Bürokratie auszukennen. 10 Tipps im Überblick.

Deutsche Steuergesetze – alles andere als Unternehmerfreundlich

Die deutschen Steuergesetze sind gerade für Unternehmer alles andere als einfach anzuwenden. Dennoch sollte sich jeder Gründer ausführlich mit dem Thema befassen – denn selbst wenn Sie in einen guten Steuerberater haben, ist es wichtig, auch selbst die wichtigsten Regelungen zum Thema zu kennen.

Das Finanzamt entscheidet zunächst darüber, ob ein Gründer Gewerbetreibender oder Freiberufler ist. Jeder Gewerbetreibende muss sich zunächst beim Ordnungsamt oder Gewerbeamt seiner Gemeinde anmelden. Die Kommune kontaktiert dann automatisch das zuständige Finanzamt und man bekommt das Formular zur Anmeldung beim Finanzamt automatisch zugeschickt.

Freiberuflich oder Gewerbe?

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Einige Selbständige, etwa Juristen, Ärzte, Journalisten, Pädagogen, Berater oder Künstler, gelten als Freiberufler. Welche Berufsgruppen das sind, ist im Einkommenssteuergesetz unter Paragraph 18 festgelegt. Freiberufler erbringen demnach eine persönliche, geistige und schöpferische Dienstleistung aufgrund hoher Fachkompetenz, Ausbildung und/oder Begabung.

Im Gegensatz dazu handeln Gewerbetreibende mit Massenprodukten. In Spezialfällen entscheidet das Finanzamt. Wer als Freiberufler eingestuft wird, muss kein Gewerbe anmelden sondern direkt beim Finanzamt eine Steuernummer beantragen.

Wie erhält man seine Steuernummer?

Um eine Steuernummer zu erhalten, muss man auf jeden Fall den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Davon gibt es mehrere Exemplare: Den Fragebögen zur steuerlichen Erfassung zur Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit füllt aus, wer ganz alleine als Einzelunternehmer eine Personengesellschaft gründen will.

Wer sich hingegen an einer Personengesellschaft beteiligen will, füllt Sie das entsprechende Formular aus. Und auch zur Gründung einer Personengesellschaft/-gemeinschaft gibt es ein eigenes Forumular. Wer hingegen die Gründung einer Kapitalgesellschaft, etwa einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, einer Limited oder einer Aktiengesellschaft planen, muss dafür einen eigenen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

Kleinunternehmer oder nicht?

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Wer sich Selbständig macht, muss sich außerdem die Frage stellen, ob er sich von der Umsatzsteuer befreien lässt. Denn so lange er im Vorjahr weniger als 17.500 Euro Umsatz pro Jahr erwirtschaftet hat, ist eine Befreiung möglich. Die Befreiung spart zwar einigen bürokratischen Aufwand, kann aber bares Geld kosten.

Denn Unternehmer geben zwar die Umsatzsteuer, die sie vom Kunden erhalten (je nach Ware oder Dienstleistung 7 Prozent oder 19 Prozent) an das Finanzamt weiter, allerdings dürfen sie von davon die Vorsteuer abziehen, also die Umsatzsteuer, die sie selbst für Ihre Waren und auch Ihre Arbeitsmittel gezahlt haben. Der Aufwand mit der Umatzsteuer wird dadurch vereinfacht, dass viele Berufsgruppen nach §§ 69 und 70 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung ihre Vorsteuer vereinfacht pauschal nach einem bestimmten Prozentsatz vom Umsatz zu berechnen können.

10 Tipps: Das Wichtigste zu Steuer und Finanzamt

Die deutschen Steuergesetze sind für viele ein Buch mit sieben Siegeln. Dennoch muss man sich als Unternehmer damit auseinandersetzen. Ausführliche Informationen finden Sie bei Simone Janson, 8 Schritte zur erfolgreichen Existenzgründung (Redline Wirtschaftsverlag). Wir zeigen Ihnen hier in Kürze die wichtigsten Punkte.

1. Gewerbe oder Freiberuflich? Fragen Sie beim Finanzamt nach, ob Ihre unternehmerische Tätigkeit als freiberuflich gilt. Denn als Gewerbetreibender haben Sie einige Nachteile: So müssen Sie Pflichtmitglied der Industrie- und Handelskammer werden und und ab einer bestimmten Einkommensgrenze Gewerbesteuer zahlen.
2. Anmeldung beim Finanzamt: Füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fristgerecht aus. Vergessen Sie auch folgende Unterlagen nicht: Die Teilnahmeerklärung am Lastschrifteneinzugsverfahren, die Empfangsvollmacht, bei Übernahme beziehungsweise Umwandlung eines Unternehmens die Verträge, bei Kaufleuten eine Eröffnungsbilanz und den Handelsregisterauszug, bei Gründung einer GbR, OHG, Partnergesellschaft oder Kapitalgesellschaft den Gesellschaftsvertrag.
3. Die Einkommenssteuer: Die wichtigste Steuer ist die Einkommenssteuer: Sie müssen für Ihren Gewinn, sofern er oberhalb bestimmter Freibeträge liegt, Einkommenssteuer abführen. Daneben gibt es noch andere Einkommensarten, die ebenfalls zu besteuern sind, etwa die Einkünfte aus Kapitalvermögen oder Ihr Gehalt, dass Sie bekommen, wenn Sie haupt- oder nebenberuflich Arbeitnehmer sind.
4. Gewinn ermitteln: Der Gewinn ist der Betrag, der nach Abzug Ihrer Betriebsausgaben dasteht. Eigentlich ganz einfach, denn im Prinzip sind das alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Erwirtschaftung Ihrer Einnahmen stehen. In der Praxis gibt es für das Absetzen dieser Kosten teilweise recht komplizierte Regelungen. Dabei gilt: Selbstständige können nur solche Beträge als Betriebsausgaben absetzen, die sie tatsächlich und nachweislich ausgegeben haben. Diese müssen sie durch entsprechende Belege nachweisen.
5. Sonderausgaben absetzen: Vorsorgeaufwendungen und Ausgaben für die Gesundheitsversorgung können, wie als Angestellter auch, als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Entscheidend für die Anerkennung als Betriebsausgabe ist, dass die jeweilige Aufwendung beruflich veranlasst war und nicht der privaten Lebensführung zuzurechnen ist.
6. Verluste: Am besten ist es, steuerliche Verluste nach Möglichkeit ganz zu vermeiden. Denn auch wenn das Finanzamt eine Zeit akzeptiert, in der nur Verluste auftauchen (etwa weil Sie hohe Investitionen getätigt haben): Wenn das Finanzamt nach mehreren Jahren immer noch keine Einkünfterzielungsabsicht erkennt, kann es Ihren Onlineshop zur Liebhaberei erklären.
7. Die Einkommenssteuererklärung: Die Steuererklärung besteht aus mehreren Formularen. Wichtig sind vor allem die Formulare für die Einkommensteuererklärung (Formular »ESt«), für die Einkünfte aus Gewerbebetrieb und aus selbständiger Arbeit (Anlage »GSE«) und für die Einnahmenüberschussrechnung (Anlage »EÜR«).
8. Die Gemeindewirtschaftssteuer: Die Gemeindewirtschaftssteuer, besser bekannt als Gewerbesteuer, ist eine kommunale Steuer. Jeder, Gewerbetreibende muss sie zahlen. Allerdings setzt die Gemeindewirtschaftssteuer bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften erst ein, wenn deren Gewinn 24.500 Euro überschreitet. Von den übrigen Unternehmen erhalten einige – insbesondere gemeinnützige – einen Freibetrag.
9. Die Umsatzsteuer: Als Selbständiger sind Sie in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Sie müssen dann auf alle Waren und Dienstleistungen 19 Prozent, bzw. je nach Branche und Produkt auch nur 7 Prozent Mehrwertsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Kleinunternehmerinnen, deren Umsatz im vorangegangenen Jahr höchstens 17.500 € betrug, sind automatisch von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Allerdings können Sie auch auf diese Befreiung verzichten. Diese Entscheidung ist allerdings für fünf Jahre bindend. In diesem Fall dürfen Sie keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen und können auch keine Vorsteuer geltend machen.
10. Die Steuererklärung: Die Einkommens-Steuererklärung ist unaufgefordert für das Vorjahr abzugeben. Sie können beim Finanzamt auch formlos eine Fristverlängerung beantragen. Auch eine Umsatzsteuererklärung für das Vorjahr müssen Sie abgeben und die Steuerschuld im Gegensatz zur Einkommensteuer ohne Aufforderung durch das Finanzamt bezahlen – spätestens einen Monat nach Abgabe der Steuererklärung. Wenn Ihre Umsatzsteuerschuld im Vorjahr eine bestimmte Summe übersteigt, verlangt das Finanzamt vierteljährlich, bzw. monatlich eine Vorsteueranmeldung, die Sie nur via Internet abgeben können.

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