Projektmanagement – Grundlagen Methoden Aufgaben: Risikomanagement in 5 Schritten

Projekte ohne Risiken gibt es nicht. Daher ist es wichtig, für jedes Projekt möglichst früh, bestenfalls schon während der Planungsphase des Projektes, eine Risikoanalyse durchzuführen und ein Risikomanagement für das Projekt zu etablieren.

Was bewirkt Risikomanagement?

Das Risikomanagement ist ein sehr mächtiges Mittel zur Projektsteuerung, welches wirklich einfach anzuwenden ist. Ich bin immer wieder über die geringe Anzahl derer erstaunt, die meine Frage, wer von meinen Seminarteilnehmern Risikomanagement für sein Projekt betreibe, bejahen. Es melden sich meist nur einzelne Teilnehmer.

Das ist wirklich schade, denn eine Studie, welche die Potenziale und Bedeutung des Projektmanagements aus der Perspektive des Topmanagements untersuchte, bestätigt im Rahmen ihrer Ergebnisse, dass Unternehmen, die Projekte erfolgreich abwickeln, ihrem Risikomanagement eine hohe Bedeutung zumessen.

Die 3 Säulen des Risikomanagements

Das Projektgeschäft birgt ein hohes Risikopotenzial. Daher ist das Risikomanagement eine wichtige Aufgabe für Sie als Projektleiter.

1. Risiken sind mögliche Ereignisse, die die Erreichung wesentlicher Projektziele (Zeit, Umfang, Budget, Qualität) gefährden können.
2. Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, der während des gesamten Projektlebenszyklus durchgeführt wird.
3. Risikomanagement ist der proaktive Weg, Probleme im Projekt so weit wie möglich zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Dabei werden für jedes Risiko mögliche Maßnahmen identifiziert, um:

• ein Risiko zu verhindern,
• die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos oder die Tragweite der Auswirkungen eines eingetretenen Risikos zu vermindern,
• mit den Auswirkungen des eingetretenen Risikos umzugehen.

3 Schritte zum Risikomanagement

Welche Art von Maßnahmen zu den Risiken definiert wird, ist projektspezifisch festzulegen.

1. Identifizierte Risiken müssen regelmäßig überwacht werden, um Änderungen in den Risiken selbst, den Risikoparametern oder den notwendigen Maßnahmen so früh wie möglich zu identifizieren.
2. Die Durchführung des Risikomanagements in Projekten ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor und wird in den frühen Phasen eines Projektes begonnen. Beginnen Sie bereits frühzeitig am Anfang des Projektes, Risikoquellen für Ihr Projekt zu identifizieren. Aus diesen Risikoquellen lassen sich Risiken identifizieren und gegebenenfalls weiter kategorisieren.
3. Um mögliche Quellen für Projektrisiken zu identifizieren, sollten alle relevanten Stakeholder einbezogen, alle Prozesse betrachtet und alle Rahmenbedingungen berücksichtigt werden.

Risiken rechtzeitig identifizieren

Bei der Identifikation von Risiken ist es wichtig, darauf zu achten, dass auf der einen Seite nicht zu viele Risiken, auf der anderen Seite nicht zu wenige Risiken dokumentiert werden. Es ist bei jedem möglichen Risiko abzuwägen, ob es sich tatsächlich um ein Risiko oder eventuell nur um alltägliche Vorkommnisse in Projekten handelt.

Ein typisches Risiko, das gerne aufgenommen wird, ist die mögliche Erkrankung von Mitarbeitern. Das kann ein Risiko sein, wenn es sich um unverzichtbare und nur schwer zu ersetzende Schlüsselmitarbeiter handelt. Meist ist es aber kein besonderes Risiko, da sich kurzfristige Mitarbeiterausfälle in der Regel ausgleichen lassen.

Auch wenn sich praktisch keine Auswirkungen des möglichen Risikos beschreiben lassen, sollten Sie sich die Frage stellen, ob es sich wirklich um ein Risiko handelt. Bei der Aufnahme und Bewertung von Risiken muss auch immer darauf geachtet werden, welche Risiken welchen Stakeholdern bekannt gemacht werden sollen. Ein gutes Risikomanagement setzt klar definierte Projektziele voraus.

Risiko-Management in 5 Schritten

Mögliche Strategien zum Risiko-Management sind:

1. Risiken vermeiden
2. Risiken oder deren Auswirkungen vermindern
3. Risiken akzeptieren
4. Risiken übertragen
5. Risiken beobachten

Üblicherweise erfolgt das Risikomanagement in fünf Schritten:

1. Risikomanagement initialisieren
2. Risiken identifizieren
3. Risiken analysieren
4. Maßnahmen definieren
5. Risiken überwachen

Planung der Risikomanagement-Tätigkeiten im Projekt

Ein weiterer Schritt ist die Planung der Risikomanagement-Tätigkeiten im Projekt. Planen Sie in regelmäßigen Zeitabständen eine Neubewertung der Risiken ein.

Sie legen fest, wer an dem Risikomanagement aktiv beteiligt wird. Vergessen Sie hier nicht, den Aufwand für das Risikomanagement zu planen und zu berücksichtigen.

Informationsquellen nutzen

Um mögliche Risiken zu identifizieren, sollten Sie alle zur Verfügung stehenden Informationsquellen nutzen. Dazu gehören zum Beispiel der Projektstrukturplan und die Ablaufplanung Ihres Projektes, Projektverträge oder die Lessons Learned aus abgeschlossenen ähnlichen Projekten.

Tipp: Identifizieren Sie Risiken immer gemeinsam mit Ihrem Projektteam und relevanten Stakeholdern. Wenn Sie im Alleingang die Projektrisiken identifizieren, dann besteht die Gefahr, dass Sie nicht den Überblick über alle fachlichen Aspekte haben oder andere Projektbeteiligte mehr oder andere Erfahrungen einbringen könnten. Unterschiedliche Personen haben in der Regel mehr und bessere Ideen.

Projektrisiken auflisten

Die Liste Ihrer Projektrisiken müssen Sie nicht ausschließlich im Rahmen einer Projektbesprechung erstellen. Sie können auch alle oder einen Teil der Projektmitarbeiter bitten, Ihnen mögliche Risiken per eMail zu senden. Weitere Quellen zur Identifizierung sind Ihre Projektplanungsdokumente, Verträge etc.

Sie können auch eine generische Risikoliste erstellen, welche typische Projektrisiken enthält. Die generische Risikoliste können Sie ebenfalls im Laufe der Zeit um Projektrisiken aus anderen abgeschlossenen Projekten erweitern. Sie erhalten so eine Basis, die Sie für die Risikoanalyse aller Ihrer Projekte einsetzen können.

Risikoidentifizierung

Das Ergebnis der Risikoidentifizierung ist eine Liste der möglichen Risiken mit einer Risikobeschreibung.

Beispiel: Generische Risikoliste

• Kooperationsbereitschaft Kunde
• Know-how Kunde
• Sprache
• Projektkommunikation
• Kundenverfügbarkeit
• Konflikte oder unterschiedliche Interessen beim Auftraggeber
• Verfügbarkeit von Mitarbeiter-Ressourcen
• Unterschätzter Aufwand für die Umsetzung
• Termine, die nicht zu verschieben sind, zum Beispiel SEPA-Umstellung
• Personalwechsel
• Überlastung des Projektleiters

Die genannten Risiken werden in der Projektrisikoliste gesammelt. Im ersten Schritt werden die Risiken noch nicht bewertet. Daher kann es sein, dass eine Reihe von Risiken aufgenommen wird, die in der späteren Bewertung wieder wegfallen, da sie redundant, nicht relevant oder nicht signifikant sind.

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