Erfolgreiches Projektmanagement: 7 Tipps für die Arbeit mit externen Beratern

Herausforderungen bei der Arbeit mit Beratern

Unternehmerische Herausforderungen, für die sich der Einsatz externer Unternehmensberater anbietet, gibt es viele.

Dennoch ergab eine Umfrage vom Online-Portal Consulting.de und dem Marktforschungsanbieter Norstat, dass nur 53 Prozent der befragten Führungskräfte einen deutlichen Mehrwert in der Zusammenarbeit mit den Consultants sehen.

Allerdings lag dieser Wert in der Gruppe der Führungskräfte, in deren Unternehmen in den vergangenen fünf Jahren externe Berater tätig waren, mit 67 Prozent deutlich höher. Erfahrung im Umgang mit Beratern zahlt sich also offensichtlich aus.

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7 Tipps für die Arbeit mit externen Beratern

Was also sind die Erfolgsfaktoren für Projekte, die mit Hilfe externer Berater durchgeführt werden? Nach unserer Erfahrung sollten Unternehmer und Führungskräfte insbesondere die folgenden Punkte beachten:

1. Formulieren Sie klare Ziele und Erwartungen: Der erste Schritt auf dem Weg zum Projekterfolg hat nichts mit dem Berater zu tun! Oft habe ich es in meiner Beraterrolle erlebt: Hat ein Klient klare Vorstellungen, was er mit seinem Projekt erreichen will und welchen Wertbeitrag er von den Consultants erwartet, kann man zielgerichtet arbeiten und schnelle Fortschritte erzielen. Sind hingegen die Vorstellungen noch unklar, intern umstritten oder häufigen Änderungen unterworfen, geht viel Energie verloren. Also: Investieren Sie am Anfang Zeit, um sich Klarheit über Ihre Ziele zu verschaffen.Gegebenenfalls. kann ein erfahrener Berater natürlich auch dabei unterstützen.
2. Stellen Sie das Commitment sicher: Machen Sie sich bereits im Vorwege Ihres Projekts klar: Auch der beste Consultant wird Ihrem Unternehmen nur dann einen Mehrwert bieten können, wenn Sie als Entscheider voll hinter dem Projekt stehen. Dazu zählen neben dem nötigen Budget auch die Bereitschaft, relevante Informationen zugänglich zu machen, beteiligte interne Mitarbeiter anteilig für die Projektarbeit freizustellen – und natürlich die notwendigen Entscheidungen auch dann zu treffen, wenn sie nicht die populärsten sind. Definieren Sie schon im Vorweg des Projekts, welchen Stellenwert es für Sie hat, und handeln Sie entsprechend.
3. Definieren Sie die nötigen Qualifikationen: Es mag abgedroschen klingen, aber: Selten ist der billigste Berater auch der günstigste. Dies gilt umso mehr, je wichtiger das Projekt für Ihr Unternehmen ist. Am Anfang des Auswahlprozesses sollte also eine Anforderungsanalyse stehen: Welchen Wertbeitrag erhoffe ich mir von dem Berater und welche Qualifikationen muss er dafür mitbringen?
4. Definieren Sie Ihre Anforderungen: Wenn wir unsere Kunden im Vorweg eines Projekts fragen, welche Anforderungen sie an mögliche Berater haben, sind diese meist Kriterien, die man oft schon anhand der Lebensläufe oder Projektlisten der Kandidaten abschätzen kann, zum Beispiel Branchenerfahrung, Seniorität, Honorarvorstellungen, manchmal auch bestimmte Sprachkenntnisse. Wenn wir dieselben Klienten nach Projektende um Feedback zur Leistung des Beraters fragen, stehen hingegen oft eher methodische und kommunikative Fähigkeiten im Vordergrund: Hat der Berater mir wirklich zugehört und mein Problem verstanden? Hat er mich mit den richtigen Analysen und einer klaren Logik von seinen Empfehlungen überzeugt? Hat er es geschafft, die Organisation mitzunehmen und nachhaltige Veränderungen dadurch erst möglich zu machen? Stellen Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen also sicher, dass Sie auch an die weniger offensichtlichen, aber ebenso wichtigen Anforderungen gedacht haben.
5. Engagieren Sie den richtigen Berater: Bei der Auswahl geht es dann darum, eine möglichst hohe Übereinstimmung zwischen dem Anforderungsprofil und dem präferierten Kandidaten zu erreichen. In vielen Fällen sind Entscheidern bereits gute Consultants oder bewährte Beratungsfirmen aus der eigenen Zusammenarbeit bekannt, was die Prüfung natürlich erleichtert. In anderen Fällen sollten Sie sich auf Empfehlungen stützen, zum Beispiel aus Ihrem unternehmerischen Umfeld oder auch von Beraternetzwerken. In jedem Fall lohnt es sich, sich immer einen eigenen Eindruck zu verschaffen, die Kandidaten im Rahmen von Interviews auf ihre Eignung zu prüfen und sich Referenzen geben zu lassen.
6. So managen Sie die Beratung richtig: Ist der richtige Berater oder das richtige Beraterteam schließlich gefunden, geht es darum, das Projekt und alle Beteiligten optimal zu managen, zu unterstützen und zu führen. Für das operative Management empfiehlt es sich, einen internen Projektleiter zu bestimmen, der die Organisation gut kennt und zum Beispiel hilft die richtigen internen Stakeholder zu identifizieren und einzubinden. Darüber hinaus sollte er im regelmäßigen Austausch mit dem Berater stehen, sich über Fortschritte informieren, nächste Schritte abstimmen und helfen, offene Punkte zu klären. Zur Unterstützung des Projektteams kann es in vielen Fällen hilfreich sein, ein internes Projektteam mit den wichtigsten Experten für das Thema zusammenzustellen, die nach Bedarf mit einem Teil ihrer Zeit eingebunden werden können.
7. So führen Sie das Projekt richtig: Zur Führung des Projekts empfiehlt es sich, frühzeitig einen Lenkungskreis aus den wichtigsten Entscheidern zu bestimmen, der regelmäßig zusammenkommt. In den entsprechenden Sitzungen hat das Projektteam die Möglichkeit, auf der Basis von Zwischenergebnissen und Empfehlungen kritische Richtungsentscheidungen für den weiteren Projektverlauf einzuholen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der Berater stets in Ihrem Sinne agiert.