Briefe schreiben für den beruflichen Erfolg - 2/2: 5 Tipps für perfekte Formulierung



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Wer Karriere machen will muss heute mit mehr als Fachwissen überzeugen. Höflichkeit, Professionalität und ein hohes Kommunikationsvermögen stehen hoch im Kurs bei Vorgesetzten und Kunden - gerade im Zuge der schnellebigen Digitalisierung. Kein Wunder, das die Fähigkeit, gute Briefe zu schreiben, zu den unterschätzten Erfolgsfaktoren zählt. 5 Tipps für die perfekte Formulierung.

Briefe schreiben für den beruflichen Erfolg - 2/2: 5 Tipps für perfekte Formulierung Briefe schreiben für den beruflichen Erfolg - 2/2: 5 Tipps für perfekte Formulierung


Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil


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Schritt 6: Formulieren Sie einen packenden Einstieg

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Der Einstieg erfüllt – ähnlich wie die Betreffzeile – verschiedene Funktionen. Er soll einerseits beim Leser das Interesse wecken und andererseits das Thema nennen sowie die Tonart etablieren. Idealerweise sprechen Sie gleich mit dem ersten Satz den Leser an und beziehen ihn ein. Legen Sie also hohen Wert auf den ersten Satz und schreiben Sie nicht aus der Ich- oder Wir-Perspektive, sondern wenden Sie sich direkt an den Leser.

Der erste Satz sollte immer kurz sein. Verwenden Sie kurze, bekannte Wörter. Nennen Sie zuerst das Bekannte, dann das Neue. Wer etwas Bekanntes mitteilt, macht es dem Leser einfacher, die nachfolgenden Aussagen zu verstehen; das Allgemeine und Bekannte liefert den Rahmen, in den das Besondere und Neue eingeordnet werden kann.

Nennen Sie zuerst das Einfache, dann das Schwere oder Komplizierte; zuerst das Konkrete, dann das Abstrakte. Erläutern Sie zuerst das Problem, dann die Lösung.

Schritt 7: Formulieren Sie einen überzeugenden Mittelteil

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Im Mitteilteil nennen Sie Ihre Argumente. Achten Sie dabei auf einen „dramaturgischen Aufbau“ – das heißt:


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Beginnen Sie mit dem schwächsten Argument und steigern sich dann. Führen Sie nie ein Argument an, ohne es anschließend zu beweisen und Beispiele dafür zu bringen.

Schritt 8: Formulieren Sie einen zielorientierten Schluss

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Auch der Schlusssatz wird besonders aufmerksam gelesen. Bedenken Sie deshalb genau, was Sie hier schreiben. Verzichten Sie auf Floskeln („Bei Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit telefonisch zur Verfügung“) und langatmige Abgesänge. Verwenden Sie stattdessen Fragen, die den Empfänger zu einer Handlung auffordern, zum Beispiel:

  • „Konnten wir Ihnen mit diesen Angaben helfen?“
  • „Sind Sie mit diesem Vorschlag einverstanden?“
  • „Welche Fragen haben Sie jetzt noch?“
  • „Wollen wir dazu nächste Woche telefonieren?“
  • „Wann wollen Sie loslegen?“
  • „Haben wir Ihre Vorstellungen/Erwartungen damit getroffen?“
  • „Was kann ich noch für Sie tun?“
  • „Sind Sie mit diesem Vorschlag zufrieden?“

Schritt 9: Formulieren Sie eine adäquate Grußformel und eine treffende PS-Zeile

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Der Gruß gestaltet ebenso wie die Anrede die Beziehung zum Briefpartner. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie auch hier lieber die konservative Variante. Die DIN 5008 empfiehlt übrigens „Freundliche Grüße“. „Mit freundlichen Grüßen“ gilt als leicht veraltet.

Außerdem gibt es noch einige Formalien, die Sie bei der Grußformel beachten sollten:

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  • Nach der Grußformel steht weder Komma oder Punkt noch Ausrufezeichen.
  • Falls mehrere Personen unterzeichnen, so setzt der Ranghöhere seine Unterschrift links.
  • Eventuelle Anlagen- oder Verteilervermerke sollten Sie, durch eine Leerzeile abgetrennt, unter den Unterzeichnernamen oder rechts neben den Grußteil schreiben.
  • Die Anlagen sollten bereits im Brieftext erwähnt werden und können (nochmals) genau aufgezählt werden.

Die PS-Zeile wird besonders aufmerksam gelesen.

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Trotzdem nutzen viele Briefschreiber die PS-Zeile nicht! Machen Sie es besser: Verwenden Sie die PS-Zeile für wichtige, zusätzliche Informationen. Schreiben Sie jedoch nicht mehr als zwei Zeilen. „PS“ als Vorsatz ist veraltet.

Besser und moderner sind Formulierungen wie „Übrigens: …“, „Noch etwas: …“, „Bitte beachten Sie: …“, „Zu guter Letzt: …“ oder „Denken Sie daran: …“.

Schritt 10: Korrigieren Sie den Brief

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Lesen Sie im letzten Schritt Ihren fertigen Brief noch einmal sorgfältig durch – nicht nur am PC-Bildschirm, sondern auch ausgedruckt. Auf diese Weise entdecken Sie wahrscheinlich Fehler, die Ihnen sonst entgangen wären.


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Am besten lesen Sie sich den Brief auch (halb)laut vor. Lassen Sie (wichtige) Briefe mindestens einen Tag liegen, um Abstand zu bekommen, und lassen Sie ihn gegebenenfalls von unbeteiligten Dritten lesen.

Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, Fehler auszumerzen:

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  • Stimmt die Anschrift?
  • Stimmen die Anschrift und der Name in der Anrede überein?
  • Ist der Text inhaltlich korrekt?
  • Ist der Text formal korrekt?
  • Ist der Text orthografisch korrekt?
  • Haben die Vorgesetzten den Text freigegeben?
  • Sind betroffene Mitarbeiter im Haus informiert?
  • Sind alle Anlagen beigefügt?

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  1. Barbara

    Gut schreiben zu können ist leider in unserer Gesellschaft fast nichts mehr wert. Umso begeisterter bin ich daher von Ihrem Beitrag.

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