Briefe schreiben für den beruflichen Erfolg: 10 Schritte zur perfekten Formulierung

Briefe schreiben wirkt im schnellebigen eMail- und Social-Media-Zeitalter auf den ersten Tipp altmodisch: Doch wer gut formulieren kann, kann sich damit praktisch zum beruflichen Erfolg schreiben. 10 Schritte.

Warum sind Briefe sinnvoll?

Wer Karriere machen will muss heute mit mehr als Fachwissen überzeugen. Vor allem höfliche Umgangsformen, professionelle Arbeitstechniken und ein moderner Kommunikationsstil sind Grundvoraussetzungen dafür, um im Beruf voranzukommen. Denn Professionalität und ein hohes Kommunikationsvermögen stehen hoch im Kurs bei Vorgesetzten und Kunden – gerade im Zuge der schnellebigen Digitalisierung.

Kein Wunder, das die Fähigkeit, gute Briefe zu schreiben, zu den unterschätzten Erfolgsfaktoren, denn sie wirken nur auf den ersten Blick altertümlich. Bei genauerer Betrachtung machen genau diese Fähigkeiten erfolgreich.

eMail vs. Brief

Auch wenn eMails einen immer größeren Anteil an der Korrespondenz haben, so konnten sie doch den klassischen Brief nicht komplett verdrängen. Im Gegenteil: (Individuelle) Briefe haben heute eine größere Bedeutung als früher.

Denn die Empfänger in der Regel wissen, dass diese einen größeren Aufwand verursachen und somit eine höhere Wertschätzung für den Adressaten ausdrücken. Wenn Sie jemanden also hinsichtlich der Karriere besonders beeindrucken wollen, sind Briefe unschlagbar.

Was macht gute Briefe aus

Zunächst einige generelle Bemerkungen, die fast ausnahmslos für alle Brieftypen gelten: Das Wort Brief stammt vom lateinischen breve/brevis, und das bedeutet „kurz“. Bedenken Sie daher, dass geschäftliche Korrespondenz immer präzise und sachlich informieren sollte – verzichten Sie auf weitschweifige Ausführungen und kommen Sie direkt zur Sache.

Formulieren Sie aber auch nicht zu knapp, denn sonst klingt Ihr Brief zu sehr nach einem Telegramm oder es könnten eventuell wesentliche Inhalte verloren gehen oder falsch verstanden werden.

Orientieren Sie sich an der „goldenen Briefregel“: Ein Brief sollte nicht länger als eine Seite sein. Wenn Sie doch einmal mehr Inhalte unterzubringen haben, dann lagern Sie diese am besten in Anlagen aus. Mehr als drei Anlagen sollten Sie Ihrem Schreiben jedoch nicht beifügen.

Schritt 1: Welcher Brieftyp?

Klären Sie, um welchen Brieftyp es sich handelt und welches Ziel Sie erreichen wollen. Überlegen Sie:

• Wollen Sie mit Ihrem Brief informieren und die Kommunikation beenden (zum Beispiel bei Informationen zum „Pishing“)
• oder wollen Sie für etwas werben (zum Beispiel für die „weltmeister-Anleihe“)
• oder wollen Sie weitere Kommunikation ermöglichen, etwa, dass der Kunde in die Filiale kommt.

Schritt 2: Beantworten Sie die Grundsatzfragen

Bevor es losgeht, beantworten Sie im nächsten Schritt folgende Grundsatzfragen:

• Ist ein Brief das am besten geeignete Format? Wäre ein Anruf oder ein persönliches Gespräch vielleicht angebrachter?
• Wie kann ich meinem Leser einen Nutzen verschaffen?
• Was wollen die Leser wissen? Was interessiert sie?
• Wer ist/sind der/die Empfänger?
• Wer sollte den Brief unterschreiben?

Schritt 3: Schreiben Sie das Anschriftenfeld

• Lassen Sie Herrn/Frau nie weg.
• Das Wörtchen „An“ in der ersten Zeile ist veraltet und sollte entfallen.
• Die Abkürzungen „c/o“, „i. H.“ und „z. Hd.“ sind nicht mehr üblich.
• Schreiben Sie den Vornamen des Empfängers stets aus.
• Wenn Sie möchten, dass nur der Adressat und kein anderer Ihr Schreiben öffnet, dann nennen Sie zuerst den Namen des Empfängers und in der Zeile darunter den Namen des Unternehmens. Außerdem können Sie in der Vermerkzone noch „Persönlich/vertraulich“ hinzusetzen.
• Das Datum schreiben Sie entweder numerisch („2010-03-28“) oder alphanumerisch („28. März 2010“).
• Die Angabe des Ortes ist nicht mehr zeitgemäß.
• Beachten Sie die Vorgaben der DIN 5008:2005.

Schritt 4: Formulieren Sie eine prägnante Betreffzeile

Formulieren Sie aktivisch (mit Verb). Wo angebracht, können Sie Fragen verwenden. Ihre Betreffzeile sollte nicht länger als eine Zeile sein.

Verwenden Sie kurze Wörter. „Betreff“ als Leitwort ist nicht mehr üblich. Eine Betreffzeile hat keinen Schlusspunkt und sollte auch nicht unterstrichen werden.

Schritt 5: Formulieren Sie eine passende Anrede

Die Anrede (und der Gruß) gestalten die Beziehung zum Briefpartner. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie lieber konservative Varianten. Nach der Anrede folgt ein Komma, danach wird klein weiter geschrieben. Verwenden Sie bei Titeln keine Abkürzungen, sondern die Langform (also: „Professor“ oder „Direktor“. Ausnahme: „Dr.“); „Herr/Frau“ kann entfallen, und auch der Name kann weggelassen werden.

Bei mehreren akademischen Graden wird nur der höchste genannt. Wird eine Amts- oder Berufsbezeichnung gebraucht, so wird der Name weggelassen (also: „Sehr geehrter Herr Bürgermeister“). Wenn Sie an mehrere Empfänger schreiben, dann beachten Sie Folgendes: Die Hierarchie steht über dem Geschlecht – nennen Sie also zuerst den Vorgesetzten, dann die Mitarbeiterin.

Die Verwendung des Begriffes „Eheleute“ in der Anschrift und Anrede ist veraltet, ebenso wie „Jürgen Engelhardt und Frau“. Richtig ist: „Sehr geehrte Frau Engelhardt, sehr geehrter Herr Engelhardt.“

Schritt 6: Formulieren Sie einen packenden Einstieg

Der Einstieg erfüllt – ähnlich wie die Betreffzeile – verschiedene Funktionen. Er soll einerseits beim Leser das Interesse wecken und andererseits das Thema nennen sowie die Tonart etablieren. Idealerweise sprechen Sie gleich mit dem ersten Satz den Leser an und beziehen ihn ein. Legen Sie also hohen Wert auf den ersten Satz und schreiben Sie nicht aus der Ich- oder Wir-Perspektive, sondern wenden Sie sich direkt an den Leser.

Der erste Satz sollte immer kurz sein. Verwenden Sie kurze, bekannte Wörter. Nennen Sie zuerst das Bekannte, dann das Neue. Wer etwas Bekanntes mitteilt, macht es dem Leser einfacher, die nachfolgenden Aussagen zu verstehen; das Allgemeine und Bekannte liefert den Rahmen, in den das Besondere und Neue eingeordnet werden kann.

Nennen Sie zuerst das Einfache, dann das Schwere oder Komplizierte; zuerst das Konkrete, dann das Abstrakte. Erläutern Sie zuerst das Problem, dann die Lösung.

Schritt 7: Formulieren Sie einen überzeugenden Mittelteil

Im Mitteilteil nennen Sie Ihre Argumente. Achten Sie dabei auf einen „dramaturgischen Aufbau“ – das heißt:

Beginnen Sie mit dem schwächsten Argument und steigern sich dann. Führen Sie nie ein Argument an, ohne es anschließend zu beweisen und Beispiele dafür zu bringen.

Schritt 8: Formulieren Sie einen zielorientierten Schluss

Auch der Schlusssatz wird besonders aufmerksam gelesen. Bedenken Sie deshalb genau, was Sie hier schreiben. Verzichten Sie auf Floskeln („Bei Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit telefonisch zur Verfügung“) und langatmige Abgesänge. Verwenden Sie stattdessen Fragen, die den Empfänger zu einer Handlung auffordern, zum Beispiel:

• „Konnten wir Ihnen mit diesen Angaben helfen?“
• „Sind Sie mit diesem Vorschlag einverstanden?“
• „Welche Fragen haben Sie jetzt noch?“
• „Wollen wir dazu nächste Woche telefonieren?“
• „Wann wollen Sie loslegen?“
• „Haben wir Ihre Vorstellungen/Erwartungen damit getroffen?“
• „Was kann ich noch für Sie tun?“
• „Sind Sie mit diesem Vorschlag zufrieden?“

Schritt 9: Formulieren Sie eine adäquate Grußformel und eine treffende PS-Zeile

Der Gruß gestaltet ebenso wie die Anrede die Beziehung zum Briefpartner. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie auch hier lieber die konservative Variante. Die DIN 5008 empfiehlt übrigens „Freundliche Grüße“. „Mit freundlichen Grüßen“ gilt als leicht veraltet.

Außerdem gibt es noch einige Formalien, die Sie bei der Grußformel beachten sollten:

• Nach der Grußformel steht weder Komma oder Punkt noch Ausrufezeichen.
• Falls mehrere Personen unterzeichnen, so setzt der Ranghöhere seine Unterschrift links.
• Eventuelle Anlagen- oder Verteilervermerke sollten Sie, durch eine Leerzeile abgetrennt, unter den Unterzeichnernamen oder rechts neben den Grußteil schreiben.
• Die Anlagen sollten bereits im Brieftext erwähnt werden und können (nochmals) genau aufgezählt werden.

Die PS-Zeile wird besonders aufmerksam gelesen.

Trotzdem nutzen viele Briefschreiber die PS-Zeile nicht! Machen Sie es besser: Verwenden Sie die PS-Zeile für wichtige, zusätzliche Informationen. Schreiben Sie jedoch nicht mehr als zwei Zeilen. „PS“ als Vorsatz ist veraltet.

Besser und moderner sind Formulierungen wie „Übrigens:…“, „Noch etwas:…“, „Bitte beachten Sie:…“, „Zu guter Letzt:…“ oder „Denken Sie daran:…“.

Schritt 10: Korrigieren Sie den Brief

Lesen Sie im letzten Schritt Ihren fertigen Brief noch einmal sorgfältig durch – nicht nur am PC-Bildschirm, sondern auch ausgedruckt. Auf diese Weise entdecken Sie wahrscheinlich Fehler, die Ihnen sonst entgangen wären.

Am besten lesen Sie sich den Brief auch (halb)laut vor. Lassen Sie (wichtige) Briefe mindestens einen Tag liegen, um Abstand zu bekommen, und lassen Sie ihn gegebenenfalls von unbeteiligten Dritten lesen.

Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, Fehler auszumerzen:

• Stimmt die Anschrift?
• Stimmen die Anschrift und der Name in der Anrede überein?
• Ist der Text inhaltlich korrekt?
• Ist der Text formal korrekt?
• Ist der Text orthografisch korrekt?
• Haben die Vorgesetzten den Text freigegeben?
• Sind betroffene Mitarbeiter im Haus informiert?
• Sind alle Anlagen beigefügt?

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