Effizienz steigern durch Zeitmanagement & Prioritäten setzen: 7 Schritte zum Erfolg

“Was ist der nächste beste Schritt?” So schwer die Frage manchmal zu beantworten ist, so leicht fallen einige Tätigkeiten sofort raus. Die äußeren Rahmenbedingungen zu checken, bevor man eine Aufgabe beginnt, spart oft viel Mühe und Energie.

Nur wer seine Ziele im Blick hat, wird erfolgreich!

Fokussieren lautet das Zauberwort zum Erfolg. Denn nur, wer seine Ziele bei jedem Schritt klar und konsequent im Blick hat, wirkt effektiv und erhöht seine Leistungsfähigkeit.

Setzen Sie sich also an jenem Donnerstag um 10:35 Uhr an Ihrem Schrebitisch bzw. in ihr Büro. Rechts und links liegen Ihre To-Do- oder Not-To-Do-Listen, die Ihnen mit verschiedene Kriterien helfen, den nächsten erfolgversprechenden Schritt zu gehen.

7 Schritte zur perfekten Priorisierung

Wie setzt man aber nun richtig Prioritäten, und zwar solche, die man auch im Blick behält? Orientieren Sie sich an folgenden Rahmenkriterien in dieser Reihenfolge.

1. Kontext: Welchen Handlungsschritt können Sie in Ihrer Umgebung überhaupt durchführen? Sitzen Sie zum Beispiel im Zug oder Flugzeug, erweist sich Telefonieren als beschwerlich bis unmöglich. Im Auto hingegen muss Computerarbeit warten, ein Telefonat kann sich hier als besonders zielführend erweisen.
2. Verfügbare Zeit: Reicht die Zeit, das Projekt ganz oder teilweise abzuschließen? Die Frage stellt sich oft vor einem anderen Termin oder dem nahenden Feierabend. Sie haben nur noch eine halbe Stunde? Die Handlung wird aber länger dauern? Sie finden etwas anderes!
3. Verfügbare Energie: Fühlen Sie sich frisch und kreativ? Jeder Mensch hat im Laufe des Tages bestimmte Phasen, in denen er fitter, wacher und konzentrierter ist. Wirkungsvolle Menschen nutzen diese Phasen ganz bewusst.
4. Das richtige Zeitfenster: Sind Sie ein Morgenmuffel? Dann planen Sie lieber mehr Vorlauf zum “Hochfahren” ein. Ein Frühstücksmeeting ist dann nicht die beste Idee. Steigt Ihr Aktivitätslevel hingegen ab 16 Uhr, sollten Sie wichtige Entscheidungen auf den Nachmittag verlegen.
5. Prioritäten setzen: Was entspricht Ihrer Priorität? Um diese Frage zu beantworten, ist es essenziell, dass Sie Ihre Ziele kennen. Sie brauchen ein klares “Warum”. Denn jede Entscheidung sollte von Ihren Prioritäten bestimmt sein.
6. Andere Faktoren zurückstellen: So ist es möglich, dass Sie die anderen Faktoren (Kontext, Zeit und Energie) zurückstellen müssen. Wer erfolgreich sein will, muss jedoch oft trotz schlechter Verbindung ein Telefonat annehmen und trotz Nachtaktivität an einem 7:30-Uhr-Meeting teilnehmen.
7. Wie erkennen Sie Ihre Prioritäten? Glauben Sie mir: Das, was für Sie in diesem Moment – Donnerstagmorgen – am Wichtigsten und Zielführendsten ist, entspringt Ihrer Intuition.

Fazit: Sich und Ihr Projekt aus verschiedenen Dimensionen betrachten

Erfolgreich sind Sie am Ende mit Ihrem Projekt oder ihrem Thema aber nur, wenn Sie sich und Ihre Projekte aus verschiedenen Dimensionen betrachten. Diese Multi-Perspektive hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben aus ganz unterschiedlichen Perspektiven zu bewerten.

Dazu wie das geht, gibt es mehr Informationen in Teil 3 “Ziele stets im Fokuss”, in dem es auch um die Hilfsmittel zur Priorisierung geht – und die ausgesprochen wichtige Frage, wie man sein Tun und Handeln so überprüft.

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