Zeitmanagement 8 Tipps: Offline-Sein effektiv und produktiv nutzen



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Die meisten von uns arbeiten stets online. Was, wenn wir doch mal offline sind und arbeiten müssen? Ein Workflow, wie man auch die Offline-Zeit sinnvoll nutzt.

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Hier schreibt für Sie: Simone Janson ist Verlegerin, deutsche Top20 Bloggerin und Beraterin für HR-Kommunikation. Profil

Allways on oder Offline-Zeiten?

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Überall gibt es WLAN oder zumindest UMTS und wir sind es gewöhnt, „always on“ zu sein. Überall? Nein, es gibt tatsächlich immer noch Situationen, in den wir ohne das gewohnte Internet zurechtkommen müssen oder oder freiwillig darauf verzichten, z.B. weil wir die teueren Zusatztarife nicht bezahlen wollen.

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Dazu gehören z.B. Flugreisen, Bahnreisen auf den Überlandstrecken, Auslandaufenthalte, diverse ländliche Regionen mit Funklöchern oder Familienaufenthalte bei Angehörigen, die kein WLAN haben.

Wir sind es gewöhnt, stets online zu sein

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Ich denke, jeder war schon einmal in einer solchen Situation, in der auch mir immer wieder schmerzlich bewusst wird, wie sehr wir mittlerweile daran gewöhnt sind, dass wir jederzeit über die Cloud Zugriff auf unsere Daten haben, mit sozialen Medien oder per eMail stets und mit allen kommunizieren können und vor allem in der Lage sind, jede Information, die wir gerade benötigen, im Handumdrehen im Internet zu finden.

Abgesehen von den Besitzern eines Google-Chrome-Books haben die meisten von uns einen Laptop oder Computer, der auch offline funktioniert. Und damit lässt sich auch ohne Internet genau so gut arbeiten – vorausgesetzt, man bereitet sich auf die Phasen des Offline-Seins entsprechend vor.

8 Tipps für den produktiven Nutzen von Offline-Zeit

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Ein kleiner Workflow aus meiner praktischen Arbeit, der sich sicher noch durch Euch ergänzen lässt:

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  1. Planen: Der wichtigste Tipp ist kein Tool. Es geht darum, sich im Vorfeld klar zu machen, welche seiner Arbeiten man offline erledigen kann und für welche zwingend das Internet erforderlich ist. Schreiben ist z.B. eine Arbeit, die man hervorragend offline auf Zugfahrten oder im Flugzeug erledigen kann, weil man da nicht gestört wird. Für die Recherche hingegen braucht man das Internet. Wenn ich z.B. weiß, dass ich für längere Zeit offline sein werde, hebe ich mir das Schreiben für später auf, versuche aber die Recherche im Vorfeld zu erledigen. Es klappt nicht immer, weil ich auch zwischendurch immer wieder Informationen brauche – betreffende Stellen markiere ich mir dann z.B. jeweils im Text. Aber Offline-Zeiten lassen sich so höchst produktiv nutzen.
  2. Benötigtes Material vorher abspeichern: Wie sieht nun meine Recherche aus, wenn ich weiß, dass ich über einen längeren Zeitraum offline sein werde und das Material benötige? Ich habe lange nach einer guten Möglichkeit gesucht, Websites schnell und gut lesbar abzuspeichern, tatsächlich ist das nicht so einfach. Und genau aus diesem Grund bieten wir auf  Best of HR – Berufebilder.de® unsere Texte auch als PDF-Download an.
  3. Cloud ja, aber offline verfügbar: Seit einiger Zeit nutze ich Dropbox als Desktop, also als Zwischenablage für alle Artikel, an denen ich gerade arbeite. Bei streng vertraulichen Daten, etwa meinen Passwörtern, hätte ich mit cloudbasierten Diensten nach wie vor Probleme, aber für Dateien, die laufend aktualisiert werden, hat es sich einfach am praktischsten erwiesen, weil ich sonst schnell durcheinander komme. Dabei ist die Dropox als ganz normaler Ordner auf allen Rechnern verfügbar und synchronisiert sich dann, wenn man online geht. Achtung: Wenn man unterwegs nur ein beschränktes Datenvolumen hat, sollte man die Dropbox ausschalten.
  4. eMails schreiben und beantworten: Wer häufig an unerledigten eMails hängen bleibt, für denen bietet es sich geradezu an, dieses offline zu erledigen. Dazu verschiebe man die unerledigten eMails in einen ToDo-Ordner und kann diese dann in während der Offline-Zeit beantworten. Nach dem „Absenden“ landen sie im Postausgang. Das nächste Mal, wenn das Gerät wieder Kontakt zu einem WLAN oder mobilen Hotspot hat, gehen alle Mails automatisch an die Empfänger raus. Allerdings sollte man sich nicht nur auf das Beantworten angesammelter eMails fokussieren, sondern auch neue verfassen, etwa zum Delegieren von Aufgaben. Oder Anfragen verschicken, zu denen man bislang nicht gekommen ist. Hierzu hilft auch ein Blick das Aufgabenmanager-Tool Ihrer Wahl, sofern dieses ebenfalls offline funktioniert.
  5. eMails Offline verfügbar machen: Wer einen POP-3-Zugang und ein Desktop-eMail-Programm nutzt, hat hier wenig Probleme. Die meisten von Euch werden aber mittlerweile sicherlich IMAP nutzen, um den eMail-Abruf auf verschiedenen Geräten synchron zu halten. Ich habe dazu lange Thunderbird genutzt, bei dem man die Offline-Verfügbarkeit von eMails optional einstellen kann. Für den Posteingang klappte das auch jedesmal relativ reibungslos, allerdings habe ich oft vergessen, meine zahlreichen Unterordner zu synchronisieren – und musste dann feststellen, dass ich die notwendigen Informationen nicht dabei hatte. Eine Zeitlang war ich übrigens auch, wie so viele andere, gänzlich auf Gmail als eMail-Programm umgestiegen – weil dann das lästige, fehleranfällige Synchronisieren mit dem Mailprogramm ganz wegfällt. Nicht jedoch, ohne mich zu vergewissern, dass es auch für Gmail eine Offline-Lösung gibt. „Gmail offline“ heißt das Tool ganz schlicht und ist als App in Google Chrome zu haben. Auch hier sollte man übrigens darauf achten, nicht nur den Posteingang, sondern auch alle benötigten Folder zu synchronisieren. Aus Datenschutzgründen nute ich Gmail mittlerweile aber nicht mehr.
  6. Kollaborationstools: Es gibt auch hier Tools, die zur Offline-Nutzung bestimmt sind, auf die ich mich aber noch nicht verlassen möchte. Das Kollaborationstool Gdrive ist so eines. Man kann bei Google einstellen, dass die Dateien auch offline verfügbar sein sollen, schreibt sie dann offline direkt in Gdrive und die Inhalte werden beim nächsten Online-Gang synchronisiert. Könnte eine feine Sache sein, jedoch hatte ich aus diversen Gründen den Eindruck, dass Gdrive noch nicht ganz ausgereift ist. Daher bleibe ich hier erstmal bei der altmodischeren Office-Desktop-Lösung.
  7. Artikel in Sozialen Medien teilen: Auch wenn man offline ist, kann man für lesenswert empfundene Texte im sozialen Web teilen. Dafür gibt es eine praktische Lösung: ifttt ermöglicht es, Beiträge per eMail zu twittern oder bei Facebook oder anderswo im Web zu posten. Dazu verschicke man den jeweiligen Link per Mail an eine spezielle ifttt-Adresse und versehe den Betreff mit dem bei ifttt definierten Hashtag. Der Tweet oder Facebook-Post wird dann veröffentlicht, sobald die eMail den Postausgang verlassen hat.
  8. Brainstorming und schreiben: Meine beliebteste Tätigkeit während meiner Offline-Phasen ist allerdings das Schreiben von Texten. Diese speichere ich z.B. in Google Docs oder meiner Dropbox ab. Alternativ kann man diese sich auch selbst per eMail schicken. Später, wenn ich wieder im Netz bin, kann ich diese Texte dann auch gleich praktisch von anderen Geräten aus abrufen und daran weiterarbeiten, etwa um daraus einen Buch- oder Blogbeitrag zu machen.


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  1. Daniel

    Danke für die tollen Tipps wie man Offline-Zeit effizient nutzt!

  2. Margot

    Ist ja lustig. Gerade gestern haben ich mit jemandem darüber gesprochen, wie man diese tote Zeit sinnvoll nutzt, heute finde ich über Google Ihre Beiträge. Toll.

  3. Sonja

    Super, Super, Super! Daumen hoch! Wir vertrödeln alle viel zu viel Zeit!

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