Geschäftsreisen richtig organisieren: 12 einfache Tricks Lifehacks für den Business-Alltag

Reisen zu Kunden und Geschäftspartnern sind für viele im Business unabdingbar – und angenehmer wird jeder Business-Trip mit den passenden Lifehacks.

Warum die gute Organisation von Geschäftsreisen wichtig ist

Zeit ist Geld, heißt es, und das gilt insbesondere für Geschäftsreisen. Die können nämlich aufregend und gewinnbringend sein, aber genauso schnell können Sie auch im Chaos enden. Bei so vielen Details, die es zu beachten gilt, ist es entscheidend, Ihre Geschäftsreisen richtig zu organisieren, damit alles reibungslos abläuft. Von der Buchung von Flügen und Hotels bis zum effizienten Packen und der Vorbereitung auf Meetings gibt es viele Faktoren, die bei der Planung einer erfolgreichen Geschäftsreise zu berücksichtigen sind. In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist Zeit Geld, und eine schlecht organisierte Geschäftsreise kann Ihr Unternehmen beides kosten.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Planung von Geschäftsreisen strategisch und professionell vorgehen, um Ihre Zeit und Produktivität unterwegs zu maximieren. In diesem Beitrag finden Sie praktische Tipps und Strategien, wie Sie Ihre nächste Geschäftsreise richtig organisieren können. Wir besprechen die wichtigsten Schritte, die Sie vor Ihrer Reise unternehmen müssen, wie z.B. die Recherche über Ihr Reiseziel und die Erstellung eines detaillierten Reiseplans. Wir gehen auch auf die besten Methoden ein, um leicht und effizient zu packen und wie Sie sich auf erfolgreiche Meetings und Präsentationen vorbereiten können. Darüber hinaus werden wir erkunden, wie Technologie dazu beitragen kann, Ihre Reisevorbereitungen zu rationalisieren und Ihre Reise produktiver zu gestalten.

Geschäftsreisen sind für Unternehmen ein Mittel der Selbstdarstellung

Als vielbeschäftigter Berufstätiger ist Ihre Zeit wertvoll, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie auf Ihren Geschäftsreisen das Maximum aus Ihrem Potenzial herausholen. Mit der richtigen Planung und Vorbereitung können Sie sich auf die wichtigsten Ziele Ihrer Reise konzentrieren. Aber auch Arbeitgeber sollten daran denken, dass organisierte Geschäftsreisen nicht nur für den Reisenden von Vorteil sind, sondern auch ein positives Licht auf das Unternehmen werfen. Sie zeugen von Professionalität, Bereitschaft und Engagement für den Job.

Da Unternehmen immer weiter expandieren und die Globalisierung zur Norm wird, ist die Notwendigkeit, Geschäftsreisen zu organisieren, zu einer grundlegenden Fähigkeit in der Unternehmenswelt geworden. Ob Sie sich mit Kunden treffen oder an Konferenzen und Schulungen teilnehmen, jede Geschäftsreise bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Netzwerk zu erweitern, neue Fähigkeiten zu erlernen und Ihr Unternehmen zu vergrößern. Die Organisation einer Geschäftsreise kann jedoch eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere wenn es sich um eine internationale Reise handelt. Schlechte Planung kann zu unnötigen Ausgaben, verpassten Terminen und allgemeiner Ineffizienz führen. Daher ist es wichtig, bei der Organisation von Geschäftsreisen die richtige Strategie zu verfolgen.

Was muss man auf Geschäftsreisen beachten?

Um die Anreise und den Aufenthalt bei Geschäftsreisen angenehmer und mit weniger Gepäck zu bestreiten gibt es einige einfallsreiche Lebenskniffe, sogenannte Lifehacks. Im Nu verwandelt sich durch einen simplen Trick ein Gegenstand, den man vielleicht sowieso mit hätte, zu einem praktischen Helferlein.

Geschäftsreisen sind aufregend, impulsgebend, voll mit neuen Erfahrungen – und nerven manchmal fürchterlich. Vor allem wenn Flüge, Hotels, Mietautos, Meetings und Präsentationen von heute auf morgen organisiert werden müssen.

• Welches Verkehrsmittel soll man wählen?
• Wie steht es um den Internetempfang im Hotel?
• Werde ich mich im zugeteilten Zimmer wohlfühlen?
• Gibt es Möglichkeiten, sich zu entspannen?

Die Wahl der richtigen Unterkunft

An erster Stelle bei der Organisation steht die Überlegung, wo der oder die Geschäftsreisende übernachten soll. Die richtige Unterkunft kann den entscheidenden Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, die Reise zu einem Erfolg werden zu lassen und einen komfortablen und bequemen Ausgangspunkt für Arbeit und Entspannung zu schaffen.

Bei der Vielzahl der Möglichkeiten, die es gibt – von Hotels bis hin zu Serviced Apartments – kann die Suche nach der richtigen Unterkunft überwältigend sein, insbesondere wenn man Budget, Lage und Ausstattung berücksichtigt. Bei Veranstaltungen z.B. sollte eine Übernachtung möglichst in der Nähe gewählt werden, sonst ist eine zentrale, verkehrsgünstige Lage empfehlenswert, die sich aber wieder auf den Preis niederschlagen kann.

Den Transport effizient planen mit dem passenden Verkehrsmittel

Ebenso wichtig ist das richtige Verkehrsmittel: Bahn, Flugzeug oder doch lieber der eigene PKW? So mancher Geschäftsreisende kommt gar mit dem eigenen Wohnmobil nebst Übernachtungsmöglichkeit. Bei der Fülle an Reisemöglichkeiten kann es jedoch eine entmutigende Aufgabe sein, das richtige Transportmittel für Ihre Geschäftsreise zu wählen. Die richtige Transportmöglichkeit kann Ihnen Zeit, Geld und Stress ersparen.

Andererseits kann die Wahl der falschen Option zu verpassten Gelegenheiten, Verspätungen und erhöhten Kosten führen. Daher ist die Organisation von Geschäftsreisen und die Auswahl des geeigneten Transportmittels ein entscheidender Aspekt jeder Geschäftsreiseplanung. Je nach Zielort, Entfernung und Zweck der Reise können verschiedene Verkehrsmittel besser geeignet sein als andere. Bei der Entscheidung, welches Verkehrsmittel am besten geeignet ist, müssen Faktoren wie Kosten, Bequemlichkeit, Zeit und Komfort berücksichtigt werden.

Vor der Abreise genau planen

Trotz der Hektik lohnt es sich schon vor der Reise mit Köpfchen zu planen. Zum Beispiel mit Lifehacks. Das ist nichts anderes wie der altbewährte Trick 17, den vielleicht Oma schon kannte, aber irgendwann in Vergessenheit geriet.

Simple Dinge mit großer Wirkung. Wer seine Kleidung beispielsweise zusammenrollt, spart nicht nur Platz im Koffer, sondern beugt auch Falten vor. Genauso ein klassisches Seidenpapier zwischen den empfindlichen Teilen. Schließlich soll man zum Geschäftstermin auch adrett erscheinen.

Simple Tricks mit großer Wirkung

„Verflixt, das habe ich zu Hause vergessen“ oder „diese Dinge wären jetzt sehr praktisch“: Trotz ausgefeilter Vorbereitung kommt man auch auf Geschäftsreisen in Situationen, in denen sich solche Gedanken in den Kopf drängen.

Lifehacks, also aus dem Leben gegriffene kreative Tricks und Kniffe, schaffen Abhilfe. Aber nicht nur das. Sie wecken auch den Geist der Improvisation und Inspiration, um aus Vorhandenem das Beste zu machen. Oder besser noch: Utensilien vollkommen anders zu verwenden als ursprünglich vorgesehen.

12 genial einfach Tipps, die den Reisealltag erleichtern

Blickt man auf Reisen genauer hin, ergeben sich spannende Möglichkeiten Gegenstände weiterzuverwenden. In diesem Sinne sind Lifehacks nicht nur einfallsreich, sondern auch nachhaltig. Schließlich achten nachhaltige Geschäftsreisende genauso auf den ökologischen Fußabdruck.

1. Nie ohne Smartphone, Tablet oder Netbook aus dem Haus gehen ist eine feste Grundregel für Geschäftsreisende. Die Erreichbarkeit muss bei wichtigen Projekten gegeben sein. Somit sind Sitzplätze bei Steckdosen Pflicht. Egal, ob im Warteraum oder im Zug.
2. Bei Reiseunterlagen sind Digitalisierungen zu empfehlen: Reisepass, Buchungsbestätigungen, Reisepläne oder Arbeitsunterlagen sollten als digitale Kopie am Handy gespeichert werden. Auch Serverdienste leisten unterwegs gute Dienst, um überall Zugang zu haben.
3. Wichtig ist ferner auch, seine Produktivität während der Reise aufrechtzuerhalten. Den Webzugang checken, gegebenenfalls einen Taschenrouter mitnehmen, damit das Hotelzimmer zu einem zweiten Büro wird. Generell gilt es bei den Unterkünften seine ausgeglichene Balance nicht aus den Augen zu verlieren.
4. Ruhe und Effektivität hängen eng miteinander zusammen. Tipp: Eine Alternative zu einem Hotel könnte ein möbliertes Appartements sein. Die Chance auf ein „wie daheim“-Gefühl ist dort am Größten. Mehr Komfort bietet natürlich ein Hotel.
5. Und nicht vergessen: Den Schlafrhythmus je nach Destination rechtzeitig anpassen, um Jetlag und Müdigkeit vorzubeugen.
6. Ein Teebeutel ist ein wichtiger Helfer in der Not. Ist jemand den ganzen Tag unterwegs, hetzt von einem Meeting zum anderen oder steigt nach langen Stunden aus dem Flugzeug, fangen Schuhe unweigerlich an Gerüche abzusondern. Vielleicht fehlt jetzt ein passendes Spray im Hotelzimmer oder das Eigene steht brav im heimischen Schrank. Dann kommt der Teebeutel ins Spiel. Zumeist am Zimmer oder am Buffet zu finden, eliminiert er in den Schuh gelegt ideal jeglichen Gestank. Am besten funktioniert das mit schwarzem Tee, aber auch Kräuter- oder Früchtetee wirkt über die Nacht.
7. Ist man unterwegs kann ein Brillenetui als Aufbewahrungsort für Kopfhörer einer Freisprecheinrichtung oder Datensticks verwendet werden. Stoßsicherheit und Schutz vor Kabelsalat sind schlagende Argumente.
8. Ist jemand geschäftlich in einem Land ohne Euro auf Besuch, kann die Fremdwährung mittels Büroklammer angenehm von etwaigen Euro Banknoten getrennt werden. Einfach, aber effektiv.
9. Lifehacks für Flugreisen: Welches Terminal war das nochmal? Und wo bitte ist der Check-in-Schalter? Anstatt planlos übers Flughafengelände zu hetzen oder stundenlang auf Airport-Webseiten zu suchen, gebe einfach die Flugnummer in die Suchmaschine eingebe und schon hat man auf einen Klick alle Informationen.
10. Bei Langstreckenflügen oder Fernbusverbindungen ist eine Nackenrolle praktisch, wenn sie nicht zu Hause liegen würde. Damit es trotzdem komfortabel wird, ein paar längliche Luftballons in die Tasche stecken. Aufgeblasen und umwickelt mit einem Pulli, sind sie eine gute Polster-Alternative.
11. Gegen das Schnarchen vom Sitznachbarn helfen Ohrstöpsel geformt aus einem Taschentuch, ein Tuch auf den Augen dient als Schlafmaske und Desinfektionsmittel als Deo-Ersatz.
12. Eine Notfall-Socke mit einem zusammengerollten Shirt, einer Hose und Unterwäsche kommt immer ins Handgepäck. Die textile Wurst lässt sich leicht verstauen und ist unauffällig.

Geschäftsreisen organisieren: Darauf kommt es an

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Organisation von Geschäftsreisen kein leichtes Unterfangen ist und sorgfältige Planung und Liebe zum Detail erfordert. Mit den richtigen Werkzeugen, Ressourcen und einem klaren Verständnis der Ziele Ihres Unternehmens kann die Reise jedoch reibungslos und erfolgreich verlaufen.

Indem Sie die richtige Kommunikation, Budgetierung und Sicherheitsmaßnahmen in den Vordergrund stellen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Geschäftsreise effizient, produktiv und für alle Beteiligten angenehm ist. Denken Sie daran: Vorbereitung ist das A und O. Nehmen Sie sich also die Zeit, im Voraus zu planen und die notwendigen Vorkehrungen zu treffen, um den Erfolg Ihrer nächsten Geschäftsreise zu gewährleisten.

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