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#Blogparade mit #Samsung zur Zukunft der Arbeit – 2/2: 3 X 5 Tipps zum Digitalen Workflow



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Nicht nur bei den Wirtschaftsweisen oder in der Jamaika-Koalition sind Home Office und flexible Arbeitszeiten umstritten. Auch viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber tun sich schwer mit virtueller Teamarbeit und Führung. Daher geben wir 3 X 5 Tipps zum Digitalen Workflow und veranstalten in Kooperation mit Samsung eine Blogparade, um das Thema gemeinsam weiterzudenken.


Hier schreibt für Sie:

 

Simone JansonSimone Janson, Auftritte in der ARD, gelegentlich Artikel für WELT, ZEIT, WIWO, t3n, W&V, macht Best of HR – Berufebilder.de & HR-Kommunikation.

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5 Tipps: Ängste von Arbeitnehmern und wie Führungskräfte damit umgehen

Arbeiten können wie und wo man will – für Arbeitnehmer ist das Home Office eigentlich das Paradies, sollte man meinen. Doch auch die haben ihre Sorgen und Ängste mit dem Thema. Laut einer Spiegel-Umfrage wünschen sich 67,5 von 5000 Befragten feste, regelmäßige Arbeitszeiten. Aus verschiedenen Untersuchungen kritisieren sich 5 typische Vorbehalte gegen Home Office und Flexibles Arbeiten heraus, die immer wieder vorgebracht werden, sind:

  1. Von informellen Kanälen abgeschnitten: Laut einer vom Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) an der Universität Bamberg zusammen mit der Stellenbörse Monster herausgegebene Studie haben 43,8 Prozent der 7.040 Befragten im Home Office weniger soziale Kontakte zu Kollegen und laufen dadurch Gefahr, von der informellen Kommunikation abgeschnitten zu werden. Und 24,3 Prozent befürchten gar verringerte Karrierechancen.
  2. Kein Beziehungsaufbau: Eine Studie der Unternehmensberatung RW3 CultureWizard unter 30.000 Angestellten zeigt: Für 75 Prozent der Befragten ist es schwierig, Vertrauen in virtuellen Teams zu entwickeln. 79 Prozent beklagten zu wenig Zeit für den Beziehungsaufbau und 71 Prozent zu wenig Anteilnahme. Bei 33 Prozent lebte die Hälfte der Teammitglieder nicht im eigenen Land, so dass unterschiedliche Zeitzonen die Kommunikation erschweren. Und 70 Prozent stören sich an kulturellen Unterschieden im Konfliktmanagement, zumal 41 Prozent ihre virtuellen Kollegen nie persönlich getroffen haben.
  3. Fehlendes Feedback kann unsicher machen: Nach 13 Jahren im Home Office weiß ich selbst aus eigener Erfahrung, welche psychologischen Herausforderungen das Home Office an Mitarbeiter stellen kann: Der fehlende soziale Kontakt kann zu Vereinsamung führen. Fehlendes Feedback gerade bei den kleinen Dingen kann unsicher machen. Nicht umsonst erfreuen sich unter Freiberuflern Coworking-Spaces großer Beliebtheit, die genau das Bürogefühl simulieren und Möglichkeiten zum regelmäßigen Austausch und Networking geben.
  4. Mehr Selbstdisziplin notwendig: Außerdem muss man sich im Home Office stärker selbst disziplinieren, um sich nicht von Familie, Nachbarn, dem Haushalt oder dem schönen Wetter ablenken zu lassen. Umgekehrt muss man sich aber auch manchmal regelrecht zu Pausen, Sport und gesunder Ernährung zwingen – Dinge, die man im Büro vielleicht automatisch mitmachen würde. Wer frei entscheiden kann, wann und wie viel er arbeitet, arbeitet in der Regel mehr und oft bis zur Selbstausbeutung.
  5. Angst vor schlechten Bewertungen: Und die Umfrage, die das Markt- und Meinungsforschungsinstitut YouGov im Auftrag von Samsung unter 1.039 Arbeitnehmern und 301 Führungskräften durchführte, zeigt: Zwar widersprechen fast 80 Prozent der befragten der Aussage, dass Home Office Kreativität und Austausch im Team verhindert. Im Gegensatz dazu denkt aber fast ein Viertel der befragten Mitarbeiter, dass Kollegen, die physisch im Büro anwesend sind, besser bewertet werden als diejenigen, die von zuhause oder von einem anderen Ort aus arbeiten.

Genau daran zeigt sich, dass es wenig Sinn hat, einfach mal das Home Office einzuführen: Führungskräfte müssen sich mit diesen nicht ganz unberechtigten Ängsten der ihrer Mitarbeiter befassen und gemeinsam Lösungen erarbeiten.

Unternehmenskultur & Führung müssen passen

Dazu gehört ein richtiger Change-Prozess, die gesamte Führungs- und Unternehmenskultur und die Mitarbeiter-Kommunikation müssen auf  diese Veränderungen ausgerichtet sein. Das geschieht nicht von Heute auf Morgen, sondern nur Schritt für Schritt, ist aber unabdingbar, sonst geht der Schuss mit der großen Freiheit schnell nach hinten los.

Daher hat es für mich immer einen schalen Beigeschmack, wenn Manager Eigenverantwortung bei ihren Mitarbeitern voraussetzen und diesen scheinbar freie Wahl bei Arbeitszeit und Arbeitsort lassen. Hört man nämlich genauer hin fallen Sätze wie: „Natürlich muss jeder selbst wissen, wie oft er fehlen kann, wenn Führungsaufgaben oder Teamentscheidungen anstehen“, die Mitarbeiter auch schnell unter Druck setzen, rund um die Uhr zu arbeiten. Tatsächlich bin ich der Ansicht, dass das Management sehr viel zum gelingen des Home-Office-Experiments beitragen kann.

5 Tipps zur virtuellen Führung: Teams trotz räumlicher Trennung zusammenhalten

Die besondere Herausforderung des Remoted Working besteht schließlich darin besteht, ein Team trotz räumlicher Trennung virtuell zusammenzuschweißen, zu führen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu ermöglichen. Eine Aufgabe, mit der sich im Zuge zunehmender globaler Vernetzung immer mehr Unternehmen beschäftigen müssen.

  1. Vermehrter Organisationsaufwand: Ein großes Problem in vielen Unternehmen ist unbestreitbar der verstärkte Organisationsaufwand: Wie soll man Kollegen X erreichen, wenn der lieber nachts arbeitet oder in einer anderen Zeitzone? Ich erlebe selbst immer wieder, dass Mitarbeiter mal gerne schnell zum Telefon greifen wollen. Hier sind Umdenken und neue technische Tools gefragt: Weg vom dialogischen, den auch die eMail beinhaltet hin zur kollektiven virtuellen Arbeit.
  2. Arbeiten mit Online-Tools: Kollegen können statt über ein Projekt zu sprechen, dieses gleich gemeinsam Dokumente erarbeiten, etwa via Etherpads oder Projektmanagement-Tools wie Slack. Jeder weiß dabei, was der andere beigetragen hat. Und es spart Zeit, weil man nicht auf die Bearbeitung anderer warten muss oder nicht genau weiß, welche Version eines Dokuments jetzt die neueste ist. Auch Chat-Foren, Wikis und digitale Boards helfen allen Team-Mitgliedern dabei, sich immer und überall über den Projekt-Status und die Ergebnisse zu informieren.
  3. Flurfunk simulieren mit Tablets: Wenn es darum geht, Teams virtuell zusammenzuhalten, muss auch die informelle Kommunikation, der Flurfunk, berücksichtigt werden. Klingt schwierig, weil digitale Kommunikation in der Regel zweckgebunden ist und wenig Raum für zufällige Begegnungen lässt. Bei der amerikanischen Foto-Agentur Shutterstock beispielsweise arbeiten meist kleine Teams über große Entfernungen und in verschiedenen Zeitzonen gemeinsam an Projekten. Zum Einsatz kommen dabei eMail, Skype und Google-Hangout sowie cloudbasierte Collaboration-Tools wie Google Drive. Doch es wird auch die normale Büro-Situation samt Flurfunk simuliert, viele Produktentwickler arbeiten an unterschiedlichen Standorten reden während der Arbeit ständig über Tablets miteinander, die am Schreibtisch platziert haben.
  4. Teams virtuell zusammenhalten: Wie aber schafft man es, ein Team auch über räumliche Distanzen zusammenzuhalten? Hier kann Abhilfe geschaffen werden, etwa durch die virtuelle Kaffeebar oder den virtuellen Lunch, regelmäßige virtuelle Treffen und auch persönliche Meetings, bei denen das ganze Team zusammenkommt. Wenn solche neue Arbeitsformen noch nicht in der Unternehmenskultur angekommen sind und man das Home Office nur mal so aufpfropft, weil es ja alle so machen, sehe ich tatsächlich schwarz für dieses Experiment.
  5. Regelmäßige Treffen organisieren: Trotz Digitalisierung sind auf Dauer persönliche Treffen unabdingbar, da sich zwischen Teammitgliedern nur so eine Beziehung aufbaut. Es ist also notwendig sich regelmäßig persönlich zu treffen – der wenn das nicht möglich ist, wenigstens Skype zu nutzen.

5 Anregungen zum Mobilen Arbeiten der Zukunft

Dennoch lohnt es sich, bestehende Arbeitsroutinen zu hinterfragen und das Thema Mobile Arbeit noch weiterzudenken, als das in vielen Fällen getan wird. Denn die bisherige Diskussion geht mir einfach noch nicht weit genug und wird viel zu kleinteilig geführt. Auch das Home Office verlagert die Arbeit nur räumlich vom Büro nach Hause, verändert aber nicht den dahinterstehenden Leistungsgedanken „Wer viel arbeitet leistet auch mehr“.  Daraus ergeben sich für mich folgende Fragen:

  1. Wie wäre es stattdessen, wenn sich Arbeit mehr darauf konzentrierte, dass wirklich kreative Ideen entstehen, statt nur Dinge „abzuarbeiten“?
  2. Wie wäre es, wenn wir darüber diskutieren, wie man wirklich mobil arbeiten könnte – z.B. beim Wandern oder an anderen ungewöhnlichen Orten?
  3. Wie müssten mobile Geräte aussehen und beschaffen sein, um solches Arbeiten zu ermöglichen? Ich denke hier an neue Entwicklungen wie faltbare Screens, die für mich eindeutig eine Verbesserung meiner Arbeitsbedingungen darstellen würden.
  4. Was muss sich gesamtgesellschaftlich und auch gesetzlich ändern, um solche Arbeitsformen zu fördern und zu verbreiten? Hat das nur Vorteile oder für viele Arbeitnehmer nicht auch Nachteile? Und solche Veränderungen daher überhaupt wünschenswert?
  5. U.a. Facebook arbeitet daran, das Gehirn direkt mit mobiler Technologie zu verbinden und das Internet quasi per Denkleistung zu steuern. Sind solche Entwicklungen wünschenswert und förderlich im Hinblick auf mobiles Arbeiten – oder eher erschreckend?

Aufruf zur Blogparade

Und jetzt seid Ihr dran: Wir möchten gerne dieses Thema mit Euch diskutieren, Eure Meinung und Einschätzung dazu lesen und hören. Daher: Schreibt bis zum 28. Februar 2018 einen Beitrag zum Thema Mobiles Arbeiten, verlinkt darin diesen Beitrag – und wir verlinken dann im Rahmen der Blogparade hier zurück.

In diesem Sinne: Viel Spaß und Erfolg beim mobilen, digitalen Arbeiten – und beim Entdecken der Zukunft!

Die Teilnehmer der Blogparade

Und hier sind die Beiträge, die an der Blogparade teilnehmen:

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