Fehler in Geschäfts-E-Mails vermeiden: 10 Tipps gegen die böse Business-Falle

Allerdings haben viele eMails eher den lieblosen Charakter einer SMS. Das macht nicht nur einen schlechten Eindruck, sondern kann auch unnötig Zeit kosten.

Warum viele eMails eher schaden als nutzen

Hunderte Millionen eMails werden täglich in Deutschland verschickt, viele davon geschäftlich. Eine typische eMail ist dabei so aufgebaut: Informationen werden häufig lieblos, teilweise auch salopp oder lückenhaft von A nach B gesendet. Kein Betreff, keine Prädikate, ein kurzes MfG, fertig.

Das Problem: Eine solche eMail hinterlässt nicht nur einen schlechten Eindruck, sondern kann auch zu vermehrtem Nachfragen und damit zu weiterem eMail-Verkehr führen. Und schon wird die ganze Angelegenheit unnötig zeitintensiv.

Das Bearbeiten von eMails ist die größte Zeitverschwendung

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Eine aktuelle US-Studie hat gezeigt, dass 45 Prozent aller Angestellten nicht einmal 15 Minuten ohne Unterbrechungen arbeiten können. Das Berarbeiten von eMails stellt dabei die größte Ablenkung dar. Allein deswegen wäre es der verkehrte Ansatz, künftig so lange an einer eMail zu feilen, bis der „perfekte“ Text gefunden ist. Schließlich ist eine eMail auch keine Doktorarbeit.

Entscheidend ist vielmehr, dass man die Zeit sinnvoll und effektiv nutzt. Denn merke: Je mehr eMails man bekommt, desto weniger Zeit nimmt man sich zum Lesen. Sinnvoll ist es daher, in einer eMail alles wegzulassen, was Absender und Empfänger nur Zeit raubt. Gleichzeitig gehört aber alles hinein, was wichtig ist und möglichst viele Gegenfragen schon vorab beantwortet.

Eine gut strukturierte eMail kommt beim Empfänger besser an

Ein treffend formulierter Betreff, ein seriöser Umgangston, pointierte Aussagen, die ein Anliegen knapp, aber vollständig umreißen – schon weiß der Empfänger, woran er ist. So wird verhindert, dass eine eMail direkt in den Papierkorb wandert oder aufgrund eines schier endlosen Textes wieder geschlossen und „später einmal“ gelesen wird.

Soviel zu den Grundregeln. Doch leider bleiben immer noch jede Menge Fehlerquellen, die es zu umgehen gilt. Schreihälse hat beispielsweise niemand gern. Wer permanent eMails mit hoher Priorität verschickt, wird irgendwann nicht mehr ernst genommen. Wer meint, in seiner eMail Dinge durch Fetten oder Versalien hervorheben zu müssen, gilt als aufdringlich.

Nachfassen und Anhänge können schwierig sein

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Gleiches gilt für Menschen, die mit einer weiteren eMail drängeln, wenn sie nach ein paar Minuten noch keine Antwort erhalten haben. Wenn etwas wirklich wichtig ist, ist es immer besser, zum Hörer zu greifen und anzurufen.

Auch das Versenden großer Anhänge sollte man genau überdenken. Viele Mailserver haben ein Größenlimit. Im Idealfall mit dem Empfänger absprechen! Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Versand zu stückeln. Eine eMail ohne Anhang oder ein blockierter Mailserver sorgen dagegen immer für schlechte Laune.

10 Tipps für das Schreiben von Geschäfts-eMails

Das Schreiben von eMails wird immer wichtiger. Mit den folgenden Tipps sorgen Sie dafür, dass Ihre Mails auch Gehör finden.

1. Betreff klar formulieren: Formulieren Sie in der Betreffzeile Ihr Anliegen kurz, aber präzise. So helfen Sie dem Empfänger, Ihre Mail nach Thema und Priorität einzuordnen.
2. Persönliche Anrede: Begrüßen Sie den Empfänger Ihrer eMail nach Möglichkeit mit Namen („Herr Schmitz“). Bleiben Sie im Ton höflich und formal.
3. Vollständige Signatur: Unter jede geschäftliche eMail gehört eine Signatur mit Namen, Anschrift und Kontaktdaten. So kann der Empfänger Sie zuordnen und in dringenden Fällen umgehend telefonisch kontaktieren.
4. Zum Punkt kommen: Reden Sie in Ihrer eMail nicht um den heißen Brei, sondern kommen Sie sofort zum Punkt. Das erhöht die Chance, dass der Empfänger Ihre eMail auch wirklich durchliest.
5. Formal bleiben: Saloppe Formulierungen, Ironie oder Smileys haben in geschäftlichen eMails nichts verloren. Sie wirken unseriös und können zu Missverständnissen führen.
6. Rechtschreibung und Kommasetzung beachten: Fehlerhafte Rechtschreibung und Kommasetzung zeugen nicht nur von Schlamperei und fehlendem Respekt, sondern lassen auch auf mangelnde Bildung schließen.
7. Klassische Schriftarten wählen: Geschäftliche eMails sind nicht der Ort, um seine Kreativität auszuleben. Verwenden Sie seriös wirkende Schriftarten, wie Times New Roman, Arial oder Calibri. Verzichten Sie zudem auf Ausrufezeichen, Fettdruck oder Versalien. Sonst gelten Sie schnell als Schreihals.
8. Schnell antworten: Jede geschäftlich relevante eMail sollten Sie binnen 24 Stunden beantworten. Damit signalisieren Sie dem Absender, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen.
9. Informationen selektieren: Bevor Sie eine eMail an mehrere Empfänger oder den Firmenverteiler verschicken, sollten Sie sich überlegen, wer welche Informationen überhaupt benötigt.
10. Wortwahl abwägen: Was Sie in einer eMail schreiben, lässt sich theoretisch noch Jahre später im Wortlaut nachverfolgen (und gegen Sie verwenden). Vermeiden Sie daher Antworten aus dem Affekt heraus und wägen Sie Ihre Worte ab.

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