eMail Inbox 0: Schritte zum leeren Posteingang

Es gilt, die Mail-Flut zu bändigen. Die Produktivität in unserer digitalen Welt ist abhängig vom Verringern der Belastung durch eMails. Wenn Ihnen dies gelingt, werden Sie durch einen signifikanten Gewinn an Konzentration belohnt.

Es beginnt im eigenen Kopf

Der richtige Umgang mit eMails beginnt im eigenen Kopf: Es ist definitiv nicht notwendig, jeder eingehenden Mail sofort ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Nichts ist weniger effizient, als eine Aufgabe nur halbherzig zu erledigen, während ein Teil der Konzentration einem ganz anderen Prozess gewidmet ist.

Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich auf Ergebnis-Output statt Informations-Input. Auf Ihre Schritte zum leeren Posteingang. Denn auch ich bekomme dutzende, manchmal hunderte Mails pro Tag.

Tricks gegen die eMail-Flut

Würde ich alle sofort beantworten, würde ich vermutlich zu gar nichts mehr kommen. Auch bei mir gehörten eMails lange Zeit zu den größten Zeitdieben. Inzwischen habe ich mir im Kampf gegen die tägliche eMail-Flut einige Tricks angeeignet, die das Abarbeiten deutlich erleichtern und meine Produktivität verbessern.

So bin ich – im Gegensatz zu vielen anderen Betroffenen – mittlerweile auch in der Lage, meine Mails entsprechend schnell zu bearbeiten. Werfen wir einen Blick auf meine Strategien, die auch Sie dazu befähigen werden, Ihren Posteingang innerhalb kürzester Zeit zu bewältigen.

Die effektivste Anti-eMail-Methoden

Hier sind die schnellsten und effektivsten Methoden, die ich gefunden habe, um ein hohes eMail-Aufkommen in den Griff zu bekommen:

• Keine eMails am Vormittag: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag grundsätzlich nicht mit dem Abrufen von Mails, sondern mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, die Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben. Erst mittags oder nachmittags machen Sie sich dann an die Bearbeitung Ihrer Mails.
• Altlasten bearbeiten: Wenn Sie im Augenblick einen übervollen Posteingang mit unzähligen aufgelaufenen Nachrichten haben, sollten Sie hierfür zunächst einen temporären Ordner erstellen und diese dorthin verschieben.: An diesen Mails arbeiten Sie jeden Tag während einer zuvor festgelegte Zeitspanne – und zwar nachdem (!) Sie sich um die neu eingegangenen Mails gekümmert haben.
• Nicht ständig nachschauen: Unterwegs oder zwischen zwei Aufgaben kann es durchaus sein, dass Sie die Angewohnheit, kurz den Posteingang zu überprüfen, nicht besonders aufhält. Aber bedenken Sie: eMails sind immer eine Störung. Wenn man an etwas arbeitet, ist es keinesfalls eine gute Idee, seine eMails abzurufen.
• Eine Barriere installieren: Deshalb sollten Sie versuchen, keine Ausnahmen zu machen. Am besten installieren Sie eine Barriere: Stellen Sie das automatische Herunterladen der Mails aus, lassen Sie sich über den Eingang neuer Nachrichten nicht benachrichtigen,  tragen Sie Ihr Handy nicht bei sich, wenn Sie zu einem Kunden gehen. Was auch immer es Ihnen schwerer macht, Ihre Mails zu checken – setzen Sie es ein.

Das Ziel klar vor Augen

Ziel ist es immer, im Posteingang keine Mail zu haben, deren Bedeutung nicht klar erkennbar ist. Jede wirklich unnötige Mail müssen Sie von vornherein daran hindern, überhaupt in Ihren Posteingang zu gelangen. Wie geht das am besten?

Die meisten der mich täglich erreichenden Mails landen direkt in meinem Spam-Ordner oder dem Papierkorb. Ein guter Spam-Filter ist Gold wert.

Vorsortieren, aussortieren, wegwerfen

Darüber hinaus empfiehlt es sich, Mails vor zu sortieren. Dazu gibt es eine Reihe von technischen Tools und Filtern.

Die meisten Mailprogramme bieten Regeln an, die dafür sorgen, dass eingehende Nachrichten nach einer kurzen Überprüfung von zuvor festgelegten Kriterien wie beispielsweise Betreff, Absender oder Stichwort automatisch in einen entsprechenden Ordner verschoben und damit gleichzeitig priorisiert werden.

Wie sortiert man eMails?

Mögliche Unterordner sind beispielsweise Social Media, Abwarten, Abrechnungen oder Newsletter. Diese Benachrichtigungen kann ich dann kontrollieren, wann ich es möchte. Sie landen in einem entsprechenden Ordner und überfüllen nicht meinen Posteingang.

Darüber hinaus erhalte ich regelmäßig Mails, die ein schnelles Handeln erfordern, beispielsweise Bestellungen meiner Hörbücher oder Anmeldungen zu Seminaren. Da ich den Inhalt und die erforderlichen Aktionen dieser Mails genau kenne, habe ich eine Regel erstellt, so dass auch diese automatisch in einen entsprechenden Sammelordner verschoben werden.

Gründlich aussortieren

Diesen bearbeite ich dann einmal pro Tag. Dies dauert etwa 30 Sekunden pro Mail und für den gesamten Ordner insgesamt maximal fünf Minuten. Der Vorteil: Ich muss die Mails nicht mühsam im Posteingang suchen und kann sie en bloc bearbeiten.

Sortieren Sie sämtliche Newsletter aus, die Sie nicht regelmäßig lesen oder die Ihnen keine relevanten Informationen liefern. Richten Sie auch RSS-Feeds und vergleichbare News- Systeme nur für die Informationen ein, die Sie tatsächlich interessieren.

Keine Kettenbriefe mehr

Wenn Sie Freunde haben, die Ihnen Ketten- oder Fun-Mails senden, lassen Sie diese wissen, dass Sie gerade versuchen, die große Menge an eMails, die Sie täglich erhalten, zu verringern. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie sich zwar darüber freuen, dass an Sie gedacht wird, dass Sie diese Art von Nachrichten aber künftig nicht mehr erhalten möchten.

Einige Menschen werden verletzt sein, aber sie werden über kurz oder lang darüber hinweg kommen. Andere werden Ihnen weiterhin derartige eMails senden. Erstellen Sie daraufhin einen Filter, um diese geradewegs in den Papierkorb zu schieben.

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