Management & Personalarbeit 4.0: 10 Tools für digitale Kooperation

Unternehmen wie Google, Microsoft oder WordPress stellen es ihren Mitarbeitern frei, wann und wo sie arbeiten. Büros und feste Arbeitszeiten sind überflüssig, stattdessen arbeiten sie weltweit über digitale Kommunikationskanäle zusammen. Welche Vor- und Nachteile bieten digitale Kommunikationsformen? Und was muss man beachten?

Tools zum Digitalen Arbeiten

Dr. Anja C. Wagner berät Organisationen zur digitalen Bildung und zu modernem Workflows. Je nach Anwendungsbereich kommen dabei verschiedene Tools und Arbeitsprozesse zum Einsatz, wie sie erklärt: „Wir veranstalten beispielsweise regelmäßig Videokonferenzen mit Google Hangouts. Die Teilnehmer können dabei das Gespräch in einem Etherpad-Dokument mit protokollieren – alle gemeinsam in Echtzeit oder auch darüber hinaus.“

Die Vorteile liegen für die Beraterin auf der Hand: „Jeder sieht sofort, was der andere beigetragen hat. Das spart nicht nur Zeit, weil man nicht erst auf die Bearbeitung anderer warten muss oder nicht genau weiß, welche Version eines Dokuments jetzt die neueste ist. Und: Zusammen ist man kreativer!“

Das gilt auch für die Zusammenarbeit in geschlossenen Facebook-Gruppen, Google+ Communities, mit Dropbox, Google Drive oder den Google Office-Anwendungen, in denen die Projektteilnehmer Texte, Präsentationen oder Excel-Sheets gemeinsam in Echtzeit oder zeitversetzt bearbeiten können. Daneben dient Slack als eMail-Ersatz und mit Evernote werden persönliche Gedanken oder Mitschriften digitalisiert und untereinander ausgetauscht. „Für zeitkritische Aufgaben nutzen wir Trello als Projektmanagement-Umgebung. Hier kann man Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten dynamisch definieren, kommentieren und gemeinsam abarbeiten“, erläutert Wagner.

Klare Regeln sind notwendig

Damit die digitale Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, sind allerdings klare Regeln und gemeinsame Ziele nötig: „Durch digitale Kollaboration kann Großartiges entstehen – Stichwort kollektive Intelligenz. Aber es braucht Vertrauen“, ist Wagner überzeugt.

Viele Unternehmen nutzen mittlerweile die Vorteile virtueller Arbeitsumgebungen etwa für Meetings, Weiterbildung oder sogar in Bewerbungsgesprächen. Sie sparen damit Zeit und Kosten für aufwändige Reisen. Laut Virtual Teams Survey Report von RW3 CultureWizard arbeiteten bereits 2012 in 30.000 befragten Unternehmen 87 Prozent des Managements und 50 Prozent der Mitarbeiter teilweise virtuell. Dennoch zeigen Studien wie die Monster Recruiting Trends 2015, wie groß die Skepsis gerade in Deutschland immer noch ist: 79,8 Prozent der Befragten gaben an, dass flexible Arbeitszeit eine Herausforderung für die Zusammenarbeit darstellt.

Vorbehalte unter Mitarbeitern und Management

Dabei gehen die Vorbehalte nicht alleine vom Management aus, sondern auch von den Mitarbeitern, die Angst haben, durch abwesende Kollegen selbst mehr Arbeit zu haben oder umgekehrt von wichtigen Informationen abgeschnitten zu werden. Technische Machbarkeit ist nicht das Problem: Wie das IRCAD Straßburg demonstrierte, sind heutzutage selbst virtuelle chirurgische Eingriffe kein Problem, ganz zu schweigen von digitalen Konferenzen.

Die RW3-Studie untermauert viel mehr, dass der Aufbau von Vertrauen eine verbreitete Herausforderung in dezentralen Teams ist: 75 Prozent der Befragten gaben an, dass es schwierig ist, Vertrauen in virtuellen Teams zu entwickeln. 79 Prozent beklagten zu wenig Zeit für den Beziehungsaufbau und 71 Prozent zu wenig Anteilnahme. Bei 33 Prozent lebte die Hälfte der Teammitglieder nicht im eigenen Land, so dass die Arbeit in verschiedenen Zeitzonen die Kommunikation erschwert und belastet. 70 Prozent stören sich an kulturellen Unterschieden im Konfliktmanagement, zumal 41 Prozent ihre virtuellen Kollegen nie persönlich getroffen haben.

Rechtliche Unwägbarkeiten

Auch rechtlich ist das Thema virtuelles Arbeiten mit Unwägbarkeiten behaftet. So machte der Bundesverband der Arbeitsrechtler in Unternehmen kürzlich darauf aufmerksam, dass selbstbestimmte Arbeitszeiten dem geltenden Arbeitsrecht widersprechen – und forderte eine Deregulierung. Und Mitarbeiter, die ihre privaten Geräte und Tools zum Bearbeiten und Speichern von geschäftlichen Daten nutzen, stellen ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko für die Datensicherheit und IT-Systeme von Unternehmen dar.

Das größte Problem aber dürfte die Messbarkeit von Leistung sein, wie Executive Coach und Unternehmensberaterin Roswitha A. van der Markt aus der Praxis weiß: „Führungskräfte fragen (mich) oft, wie sie die Leistung ihrer Mitarbeiter wahrnehmen sollen, wenn sie diese nicht sehen?“ Zur Lösung empfiehlt sie klare Zielvereinbarungen und Kollaborations-Tools wie Chats, Wikis oder digitale Boards, in denen sich die Teammitglieder ständig über den Status und die Ergebnisse ihrer Arbeit austauschen können, sowie Knowledge-Datenbanken, in denen Wissen jederzeit und für jedermann verfügbar ist.

Mitarbeiter müssen Ziele und Regeln kennen

Mitarbeiter sollten Ziele und Regeln für die Arbeit mit IT- und Kollaborations-Tools sowie Mentoren als Ansprechpartner kennen: „Jeder muss wissen, wo und wie Unterlagen und Ergebnisse in Knowledge- und Projekt-Datenbanken hinterlegt werden und welches Wording, welche Reaktionszeiten in der Kommunikation, auch bei Konflikten, üblich sind“, erklärt van der Markt. Und auch Zwischenmenschliches zählt: „Videokonferenzen vermitteln auch Mimik, Gestik und die Stimmungslage. Daneben sollte Raum für informelle Kommunikation ohne Ziel just for fun geschaffen werden, etwa die virtual coffee hour, als virtuelles Treffen an der Kaffeebar. Und wenigstens ein- bis zweimal pro Jahr sollte man sich persönlich treffen“, so Beraterin van der Markt.

Virtuelles Arbeiten stellte Unternehmen wie Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Um sie zu bewältigen, müssen vielfach neue Arbeitsabläufe und Strukturen geschaffen werden. Nur dann kann diese Veränderung gelingen.

10 Beliebte Tools für die Virtuelle Zusammenarbeit

1. Trello organisiert Projekte und einzelne Aufgaben nicht in Listen, sondern in Karteikarten, mit denen der User visuell interagieren kann.
2. Asana lässt Mutzer Projekten und Aufgaben folgen sowie die gesamte Projekthistorie durchsuchen. So bleibt man immer auf dem neusten Stand.
3. Wunderlist gehört mittlerweile zu Microsoft. Die App-Anwendungen sind auf Aufgabenverwaltung, Notizen, Dateianhänge und Kommentare reduziert und es gibt eine Business-Version.
4. Slack optimiert die Kommunikation in Arbeitsgruppen. Man kann Nachrichten austauschen, chatten sowie gemeinsam Dokumente bearbeiten und andere Online-Dienste integrieren.
5. EtherPad ist ein webbasierter Editor zur kollaborativen Bearbeitung von Texten durch mehrere Personen in Echtzeit. Alle Änderungen werden sofort für alle Teilnehmer sichtbar.
6. Evernote ermöglicht das Sammeln, Ordnen, Austauschen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten.
7. Dropbox dient der Online-Datenspeicherung, aber auch dem Austausch von Daten zwischen verschiedenen Personen und Geräten.
8. Flow ermöglicht es, Aufgaben in Listen zu gruppieren und taggen, mehrere User können eine Aufgabe gemeinsam bearbeiten und diskutieren sowie Dateien teilen.
9. Todoist lässt einen Projekte und Subprojekte sowie hierarchische Aufgaben anlegen und priorisieren, Dateien anhängen, Termine vergeben oder Reportings erstellen.
10. Conceptboard bietet „Online Whiteboards” mit einer unendlich große Arbeitsfläche, auf der Anwender Bilder und Dokumente (PDF, Excel, Word, etc.) platzieren und verwalten können. Es sind Text- und Audio-Chats sowie Video-Konferenzen möglich.

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